Selvitys: Yhdessä tekeminen on työtiloissa tärkeintä, toimintamalli monella hakusessa

Intranet, ryhmätyötilat vai digitaalinen työympäristö? Vaikka trendi on selkeästi, että mennään enemmän kohti yhtenäistä digitaalista työympäristöä, voidaan intra ja ryhmätyötilat edelleen nähdä erillisinä työkaluina, joilla on omat funktiot.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Eteenkin organisaatioissa, jossa tietotyöläiset ovat vähemmistössä, intra ja työtilat ovat selkeämmin omat kokonaisuutensa. Ryhmätyötiloja on kuitenkin käytössä lähes kaikissa organisaatioissa, riippumatta tietotyöläisten määrästä.

Yhdessä tekeminen työtilojen tärkein funktio

Työtiloissa korostuu kahdensuuntainen viestintä ja nimensä mukaisesti yhdessä tekeminen. Selvitykseemme mukaan, 83 prosentissa työtiloista on mahdollistettu dokumenttien yhteistyöstäminen ja sisältöä voi kommentoida 51 prosentissa työtiloista. Noin puolessa työtiloista on mahdollistettu tiimin tai ryhmän sisäinen viestintä ja keskustelu, ja yhtä monessa on vapaamuotoista keskustelua. Ryhmätyötiloja hyödynnetään myös tiedon ja osaamisen jakamiseen ja työtehtävien koordinointiin.

Ryhmätyötiloja käytetään pääasiallisesti projektiryhmien työskentelyyn (92 %) sekä yksikköjen tai tiimien sisäiseen työhön (88 %). Työtilat ovat usein myös ekstranetkäytössä – 65 prosenttiin työtiloista voi kutsua myös ulkopuolisia jäseniä.

Koska työn tekeminen on monessa organisaatiossa siirtynyt työtiloihin, on myös luontevaa, että työn tekemistä ohjeistetaan työtiloissa. Siinä, missä viestinnällisessä intranetissä on sisältöjä, jotka ovat kaikille työntekijöille samanlaisia, yli 30 prosenttia kyselyymme vastanneista organisaatioista jakaa työtiloissa rooli- tai ryhmäkohtaisia työohjeita. Työn sujuvoittamiseksi työtiloissa on myös usein oikopolkulinkkejä muihin järjestelmiin, eteenkin niihin, jotka koskevat vain tiettyä osaa työntekijöistä. 25 % kyselyyn vastanneista säilyttää laatujärjestelmädokumenttejaan työtiloissa ja noin joka kymmenennessä organisaatiossa työtiloissa julkaistaan eri prosessien tunnuslukuja.

Työtiloilla korvataan myös enenevissä määrin jaettuja verkkolevyjä yhteisen tiedon säilytyspaikkana.

Yksi teknologia ei kaikille riitä

Microsoft on Suomessa markkinajohtaja, ja valtaosalla organisaatioista on sekä intra, työtilat että sisäinen some ovat Microsoftin tuotteilla. Eteenkin tietotyövaltaisissa organisaatioissa O365 on hyvin vahvoilla, ja näissä organisaatioissa voidaan oikeasti puhua yhtenäisestä digitaalisesta työympäristöstä. Microsoft on ryhmätyötiloissa selkeästi vahvin, mm. lisenssimallin sekä ylivertaisten dokumentintyöstömahdollisuuksien vuoksi, mutta muitakin työtiloja on yhä runsaasti käytössä. Eteenkin Confluence, M-Files, ja Googlen G-Suite ovat suhteellisen hyvin edustettuina ja IBM Connections, Liferay ja Alfresco -työtiloja näkee vielä käytössä.

Todennäköisyys näiden muiden alustojen ryhmätyökäytölle on isompi, jos intra on rakennettu jollain muulla kuin SharePointilla, mutta myös O365 ja SharePoint-introjen rinnalla näkee erilaisia ryhmätyötilayhdistelmiä. Siinä, missä kaikenkokoiset organisaatiot rakentavat introjaan ja ryhmätyötilojaan Microsoftin SharePointin ja Teamsin varaan, varsinkin isoilla organisaatioilla on jo monipuolisempi teknologiapaletti käytössä.

Organisaatiot, joilla on viestinnälliset intrat tehty Drupalilla, Episerverillä tai Liferaylla on myös monipuolisesti erilaisia ryhmätyöteknologioita käytössä. Samalla organisaatioilla voi olla niin Confluence kuin erilaisia SharePoint -ryhmätyötiloja käytössä sekä Teamsiä pienemmillä ryhmillä ja laatudokumentit ja niiden hallinta esimerkiksi M-filesillä.

Räätälöinnit ja integraatiot harvinaisia

Eri ryhmätyöalustoja hyödynnetään enimmäkseen sellaisena, kuin ne ovat. Se, että monella organisaatiolla on useampi ryhmätyöväline käytössä, kielii siitä, että teknologia ja tuote valitaan tarpeiden mukaan, eikä samalla tuotteella yritetä ratkaista kaikkia tarpeita. Siksi on organisaatioita, joilla on esimerkiksi sekä Microsoftin Teams että SharePoint TeamSitet käytössä. Niillä on eri käyttötarkoituksensa. Yksinkertaisia työnkulkuja ja prosesseja on voitu rakentaa esimerkiksi SharePointin vakioratkaisuilla, mutta hyvin harva on rakentanut integraatioita muihin järjestelmiin (< 10 %) ja vielä harvempi tuo käyttäjälle ilmoituksia hänelle relevanteista muista järjestelmistä (< 4 %).

Työtilat ovat kaikille käyttäjille useimmiten myös samannäköisiä. Harva organisaatio on mahdollistanut oman työtilanäkymän personoinnin (20 %) ja suhteellisen harvassa on myös ne organisaatiot, jossa käyttäjä voi ylläpitää työtilassa omia linkkejä (30 %).

Toimintakulttuuri ja hallintamalli hakusessa

Monessa organisaatiossa kipuillaan vielä ryhmätyövälineiden mukanaan tuoman kulttuurinmuutoksen kanssa. Tietotyötä kun ei uudisteta sillä, että lanseerataan uudet työkalut ja siirretään dokumentit omilta koneilta ja verkkolevyiltä pilveen, vaan se vaatii johtamista, sitoutumista ja esimerkkejä. Ryhmätyön tekeminen pilviympäristössä tai työtiloissa ylipäätänsä on kulttuurillinen haaste monessa organisaatiossa. Moni kyselyyn vastannut kertookin, että työtilojen käyttötavat ovat hyvin hajanaiset ja hallintamalli kaipaa vielä kirkastusta. Vain noin kolmanneksella on työtilojen toimintatavat ja politiikat mietittynä.  Eri välineet tulisi roolittaa selkeästi, pelisäännöt pitää sopia ja henkilöstö tulee ohjeistaa ja kouluttaa. Eteenkin O365 -ympäristö tarjoaa runsaasti eri työkaluja, joita voidaan käyttää hyvin kirjavalla tavalla, jopa saman organisaation sisällä. Muutoksen johtaminen on haastavaa, ja useassa organisaatiossa ei ole riittävästi panostettu tähän.

Tietohallinto on useimmiten määritelty työtilojen omistajaksi, viestinnän ollen seuraavaksi suosituin omistajataho. Työtiloissa kyse ei kuitenkaan ole pelkästä teknisestä työvälineestä eikä myöskään sisäisestä viestinnästä, vaan toimintatavoista ja työn tekemisestä. Henkilöstöhallinto ja johto ovat hyvin harvoin vastuussa ryhmätyötiloista, vaikka tietyllä tavalla työn tekemisen ohjeistaminen kuuluisi luontevasti heille. Huolestuttavinta kuitenkin on, että lähes 13 % kyselyyn vastanneista organisaatioista kertoo, että mikään taho ei ole vastuussa työtiloista. Tältä osin työtilat ovat kuin villi länsi, joita kukin käyttää, miten itselleen parhaiten sopii.

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Camilla Heikkilä

VTM, IT-tradenomi Camilla Heikkilä on verkkopalvelusuunnittelun ja palvelukonseptien asiantuntija. Camilla konsultoi asiakkaita erityisesti julkisten ja sisäisten verkkopalveluiden ratkaisujen muotoilussa ja sisältökonseptoinnissa, sekä niiden hankintaan liittyvissä asioissa.

Camillalla on vahva viestinnällinen osaaminen ja hän auttaa kiteyttämään organisaation tarpeet ja sisällöt toimivaksi verkkosivukokonaisuudeksi, jossa myös loppukäyttäjän tarpeet on huomioitu. Teknisen osaamisen ansiosta, Camilla pystyy sujuvasti yhdistämään asiakkaan viestinnälliset tarpeet ja eri teknologioiden tarjoamat mahdollisuudet.

Palvelu- ja sisältökonseptien suunnittelun lisäksi, Camilla auttaa hankkeiden valmistelussa sekä optimaaliseen käyttäjäkokemukseen tähtäävien vaatimusten määrittelemisessä.

Camillalla on vuosien kokemus verkkopalveluiden suunnittelusta sekä sitä ennen yli kymmenen vuoden kokemus erilaisista verkkoviestintätehtävistä järjestösektorilla ja julkishallinnossa. Aikaisemman työuran aikana, Camilla on vastannut useasta verkkopalveluprojektista ja toiminut myös tuoteomistajan roolissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun