Digitaalisia työkaluja riittää – mutta mihin niitä hyödynnetään?

7.9.2020

Intranet ja digitaalinen työympäristö 2020 -selvityksemme yksi kärkitavoite oli kartoittaa mitä järjestelmiä suomalaisissa yrityksissä käytetään sisäiseen vuorovaikutukseen ja tiedonjakamiseen ja miten eri työkaluja hyödynnetään eri organisaatioissa.Kyselyn kiistattomasti selkein havainto on, että Microsoft Teams on tullut ja valloittanut markkinan. Teamsin käyttö on kahdessa vuodessa noussut räjähdysmäisesti ja Teams onkin valikoitunut ratkaisuksi hyvin monipuolisesti erilaisiin viestinnän ja vuorovaikutuksen sekä tiedonhallinnan ja työnohjaamisen käyttötarkoituksiin. Teamsin johtopaikan takana on kuitenkin lukuisia muita työkaluja, joista suurin osa kuuluu Microsoftin tuoteperheeseen.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Viestintä ja vuorovaikutus Teamsissa, Yammerissa ja WhatsAppissa

Teams on odotetusti yleisin organisaation sisäisen kommunikoinnin väline. Yli 70 prosenttia kyselyn vastaajista mainitsi Teamsia käytettävän oman tiimin sisäiseen yhteydenpitoon ja vertaistukeen. Toiseksi yleisin ryhmän sisäisen kommunikoinnin väline, Yammer, sai yli puolet vähemmän mainintoja. Yrityskäytössä vähintäänkin kyseenalainen, WhatsApp, oli kyselyn tulosten mukaan kolmanneksi suosituin tiimien sisäisen viestinnän kanava.

Teams ja Yammer ovat yleisimmät välineet tiedon jakamiseen myös eri organisaatioryhmien välillä. Perinteisesti organisaation sisäiseen viestintään hyödynnetty intranet oli katsauksessa kolmanneksi käytetyin kanava tiimirajat ylittävän viestinnän osalta.

Teamsin pikaviestintä- ja videoneuvottelutyökalut ovat myös enemmistön vastaajista käytössä. Pikaviestintään hyödynnetään myös mm. Skypea, WhatsAppia, Slackia, Yammeria ja Google Hangoutsia, mutta hyvin usein näitä mainittin käytettävän Teamsin rinnalla.

Samoin videoneuvotteluita varten organisaatioissa on rinnakkain käytössä useampia työkaluja. Laajemmin Teamsin ohella käytetään mm. Skypea ja Zoomia. Muita vastauksissa mainittuja videoneuvotteluratkaisuja olivat mm. Slack, GoToMeeting, Google Meet, AdobeConnect, Panopto ja Polycom Videomeeting.

Dokumenttien hallintaan hyvin vaihtelevia käytäntöjä

Myös tiedostojen yhteistyöstämiseen ja jakamiseen organisaation sisällä on käytössä useita eri työkaluja. Teamsin ja SharePoint-työtilojen yhdistelmä on yksi yleisesti käytetty ratkaisu. Jonkin verran mainintoja saivat myös mm. Google Drive, Confluence ja M-files.

Dokumenttien hallintaan liittyen organisaatioissa on kuitenkin selvästi vielä paljon kehitettävää. Selvitys osoittaa, että esimerkiksi Teamsin osalta juuri tiedostojen yhteistyöstäminen koetaan vielä haastavaksi. Lisäksi organisaatioiden käytössä on laaja valikoima työkaluja, kuten sähköposti, verkkolevyt, OneDrive, jotka vääriin käyttötarkoituksiin valjastettuina osaltaan hankaloittavat tiedonkulkua ja -jakamista. Sähköpostin ja OneDriven osalta ongelmana on etenkin henkilöihin ja käyttäjätileihin vahvasti sitoutuva malli, jossa henkilövaihdokset aiheuttavat haasteensa tiedonkulun ja tiedon löytymisen näkökulmasta.

Tukea työhön viestinnällisestä intrasta

Sisäisen viestinnän ja digitaalisten työvälineiden tehtävänä on myös tarjota alusta projektityölle sekä toimia kanavana työtä tukevan ohjeistuksen jakamiselle.

Työn ohjeistamiseen liittyen organisaatioiden viestinnällisten intranetien merkitys korostuu. Kyselyn tuloksissa intranet nousikin vahvasti Teamsin rinnalle vastaajien arvioidessa käytetyimpiä työkaluja sisäisten työohjeiden jakamiseen.

Sähköpostin merkitys sisäisessä viestinnässä on viime aikoina vähentynyt merkittävästi. Selvityksestä ilmenee kuitenkin, että 30 prosenttia vastaajista mainitsee sen edelleen yhtenä ohjeiden jakamisen välineenä. Jaetaanko tietoa kenties varmuuden vuoksi myös sähköpostilla, koska työntekijöiden ja kollegoiden tavoittaminen muissa kanavissa on edelleen epävarmaa?

Projektien johtamiseen ja tiedonhallintaan on käytössä monipuolinen valikoima erilaisia työkaluja. Microsoftin työkalut, Teams ja SharePoint, saivat kyselyssä jälleen eniten mainintoja. Vahvojen projektiorganisaatioiden käytössä on lisäksi erityisesti projektityötä tukevia työkaluja, kuten Confluence tai Jira. Muita mainittuja projektityön välineitä olivat muun muassa Trello, Slack, M-files, Harvest, Silverbucket, Reportronic, Asana, Flowdoc ja Orchidea.

Kulttuurin vahvistamiseen ja työilmapiiristä huolehtimiseen monta kanavaa

Avoimella ja aktiivisella sisäisellä viestinnällä on suuri merkitys organisaation kulttuuriin ja työviihtyvyyteen. Toimivilla viestinnän kanavilla ja selkeästi roolitetuilla digitaalisen työn työkaluilla voidaan varmistaa tasapuolinen ja ajantasainen viestintä ja vahvistaa organisaation sisäistä vuorovaikutusta.

Vastaajaorganisaatioissa yhteenkuuluvuuden tunteen lisäämisessä tukeudutaan vahvimmin Yammeriin, Teamsiin ja intranetiin, joissa avoimen tiedonjakamisen, keskusteluiden ja kommentoinnin avulla vahvistetaan vuorovaikutusta organisaation sisällä. Näiden lisäksi hyödynnetään monipuolisesti erilaisia muita välineitä ja kanavia, kuten esimerkiksi WhatsAppia, SharePointin työtiloja, Facebookia tai Slackia.

Selvityksen mukaan intranetit nähdään edelleen tärkeimpinä organisaatiokulttuurin vahvistajina. Kulttuurillisen yhteenkuuluvuuden ja me-hengen luomisessa myös Yammerin rooli korostuu. Teamsin merkitys organisaatiokulttuurin rakentamisen ja vahvistamisen näkökulmasta on tulosten perusteella melko pieni. Kuitenkin joka viides vastaajista mainitsee sen työkaluna myös organisaatiokulttuurin ylläpitoon ja vahvistamiseen.

Uudet työvälineet käyttöön tehokkaasti

Uudenlaisia työvälineitä ja toimintatapoja on otettu ahkerasti käyttöön organisaatioissa. Etenkin keväällä puhjennut koronaviruspandemia pakotti organisaatiot mukautumaan pikavauhdilla etätöihin, jolloin digitaalisten työympäristöjen ja -välineiden merkitys korostui entisestään.

Uusien, montaa käyttötarkoitusta palvelevien ja tehokkaiden työvälineiden, kuten Teamsin, käyttöönotto ei kuitenkaan ole vähentänyt käytössä olevien työkalujen määrää. Selkeän hallintamallin ja yhteisten pelisääntöjen puuttuminen voi osaltaan vaikuttaa siihen, ettei käyttöönotetuista työkaluista saada kaikkia tehoja irti. Osa työntekijöistä pitäytyy vanhoissa tutuissa työkaluissa ja toimintatavoissa, mikä aiheuttaa haasteita yhtenäisen viestintä- ja vuorovaikutusmallin toteutumisessa organisaatiossa.

Uusien työvälineiden käyttöönoton onnistumisen kannalta onkin ensisijaisen tärkeää, että kaikille on selvää, mitä työvälineitä organisaatiossa käytetään mihinkin käyttötarkoitukseen. Työkalujen tulee olla kunnossa, ja käyttäjille on oltava tarjolla sekä tukea tekniseen käyttöön että vinkkejä käytännön käyttötapauksiin. Tärkeää on myös, että organisaation johto on sitoutunut muutokseen ja, että uusia tapoja ja välineitä hyödynnetään aktiivisesti myös heidän toimestaan.

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Noora Linnermo

KTM Noora Linnermo on verkkopalvelustrategioiden ja palvelukonseptien asiantuntija. Noora konsultoi asiakkaita verkkopalveluiden konseptoinnissa, hankkeiden valmistelussa sekä optimaaliseen käyttäjäkokemukseen tähtäävien vaatimusten määrittelyssä.

Nooralla on vuosien kokemus erilaisten verkkopalveluhankkeiden johtamisesta ja hän osaa auttaa hankkeiden suunnittelussa huomioiden sekä organisaation, loppukäyttäjien että ylläpitäjien tarpeet. Noora osaa tukea verkkopalvelun koko organisaatiolle tuomien hyötyjen tunnistamisessa, hankkeen vaiheistuksessa ja tavoitteiden asetannassa.

Aiemmin työurallaan Noora on osallistunut verkkopalveluprojekteihin sekä tilaajan, toimittajan että konsultoivan asiantuntijan rooleissa. Projekteissaan hän on vastannut mm. tarvekartoituksista, toiminnallisista sekä teknisistä määrityksistä, käyttäjätestauksista ja käyttöönotoista sekä koulutuksista. Hän on toiminut myös teknisenä tuotepäällikkönä sekä järjestelmä- ja kehityspäällikkönä osallistuen organisaation IT-ratkaisuiden kokonaisvaltaiseen suunnitteluun ja kehitykseen.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun