Autamme vaativien ja laajojen hankkeiden valmistelussa. Viemme tehokkaasti läpi tietojärjestelmähankkeen esiselvityksen ja vaatimusten määrittelyn vaiheet. Prosessiin yhdistetään usein myös markkinavuoropuhelua ja neuvotteluja toimittajien kanssa.
Digipalvelun suunnittelu lähtee liikkeelle joko organisaation liiketoiminnallisten tavoitteiden kirkastamisella tai käyttäjien tarpeiden keräämisellä.
Ymmärrystä käyttäjien tarpeista syvennetään käyttäjäkeskeisillä menetelmillä, joiden avulla päästään hahmottamaan asiakkaiden näkökulma, odotukset ja toimintatavat. Tyypillisiä menetelmiä ovat käyttäjien haastattelut, kyselyt, ryhmäkeskustelut ja jopa ohjatut työpajat. Taustamateriaalina käytetään analytiikkadataa ja käyttäjäpalautteita.
Merkittävä osa North Patrolin projekteista on olemassa olevien järjestelmien tai digipalveluiden uudistamista, jolloin tyypillisesti tiedetään jo varsin paljon siitä, mikä toimii ja mikä ei toimi. Tämän tiedon kerääminen ja analysointi on keskeinen osa käyttäjäymmärryksen muodostamista.
Uudistuksissa käyttäjiltä ei kannata lähteä kysymään asioita myöskään liian aikaisin, vaan ensin voi olla perusteltua analysoida nykytilanne, tunnistaa nykytilanteen vahvuudet ja heikkoudet, ja vasta tämän jälkeen lähteä keskustelemaan käyttäjien kanssa, ovatko nämä samaa mieltä löydöksistä ja mitä muuta käyttäjät haluaisivat.
Liiketoiminnan tahtotilan selkeyttäminen alkaa yleensä avainhenkilöiden haastatteluilla ja taustamateriaaleihin tutustumisella. Kerättyä tietoa jalostetaan työpajoissa, joissa asiakkaan suunnitteluryhmä pääsee priorisoimaan ja yhdessä muotoilemaan liiketoiminnan tahtotilaa.
Tarvittaessa liiketoiminnan tahtotilaa voidaan myös validoida loppukäyttäjien tai asiakkaiden avulla: esimerkiksi käyttäjähaastatteluilla voidaan kerätä näkemyksiä erilaisista palveluskenaarioista. Näin saadaan jo hyvin aikaisessa vaiheessa tietoa siitä, miten asiakkaat kokevat liiketoiminnan suunnittelemat uudistukset tai uudet tuotteet tai palvelut.
North Patrolin kokemuksen mukaan on aivan ensisijaista, että riittävän aikaisessa vaiheessa suhteutetaan toisiinsa liiketoiminnan tarpeet ja käyttäjien odotukset. Näin voidaan löytää ne alueet, joissa tarpeet kohtaavat, ja joissa ne ovat ristiriidassa. Nämä ovat yleensä suunnittelutyön avainkohteita.
Joskus voi olla myös tärkeätä keskittyä toiminnallisuuksiin, jotka ovat liiketoiminnalle erittäin arvokkaita, mutta eivät välttämättä ole käyttäjien toivelistan kärjessä. Näiden osa-alueiden suunnitteluun voi olla hyödyllistä kiinnittää erityistä huomiota, jotta niistäkin saadaan konseptoitua ja muotoiltua käyttäjille kiinnostavia.
Konseptin muotoilu perustuu tyypillisesti yhteiskehittämiseen, jossa konsulttimme toimivat fasilitaattoreina ja asiantuntijoina. Digipalveluihin erikoistuneina suunnittelijoina emme odota asiakkaan keksivän meille, mitä saisi olla, vaan tuomme esimerkkien kautta esille vaihtoehtoja, joiden pohjalta fasilitoimme asiakkaan omaa ideointia.
Ratkaisun muotoilussa työstetään usein aiemmissa vaiheissa tunnistettuja käyttäjäsegmenttejä ja persoonia erilaisten kanvasharjoitusten avulla. Harjoituksilla pyrimme laajentamaan asiakasymmärrystä ja tunnistamaan, millä tavalla ja minkälaisilla sisällöillä voimme digipalvelussa vastata käyttäjien tarpeisiin ja toisaalta ohjata käyttäjiä haluamaamme suuntaan.
Teemme benchmarkkausta ja esittelemme vaihtoehtoisia skenaarioita, joita työstetään yhdessä eteenpäin askel askeleelta kohti konkretiaa. Esittelemme myös villejä ideoita ja haastamme ajattelemaan vaihtoehtoja niiden ilmeisimpien ulkopuolelta.
Työskentelyn aikana eri ideoita ja ratkaisuja priorisoidaan yhdessä, ja lopuksi jäljelle jäävät toteuttamiskelpoisimmat.
Tarvittaessa nostamme pöydeälle myös ikävät asiat: huomautamme mahdollisista riskeistä tai ristiriidoista, ja pyrimme pitämään myös asiakkaamme jalat maassa.
North Patrol dokumentoi suunnittelutyön vaatimusmäärittelyksi, joka auttaa kilpailutusvaiheessa ja toteutusvaiheen johtamisessa. Tyypillinen vaatimusmäärittely tarkentaa palvelukonseptin, sisältötyypit, toiminnallisuudet, teknologiaratkaisut, tekniset reunaehdot ja liittymät muihin järjestelmiin.
Vaatimusmäärittely voidaan luoda järjestelmätuotteista riippumattomaksi kuvaukseksi uuden palvelun ominaisuuksista. Kilpailutuksessa käytettävä vaatimusmäärittely kannattaa kuitenkin useimmiten tehdä valitun teknisen alustaratkaisun lähtökohdista käsin, hyödyntäen sen erityiskyvyykkyyksiä.
North Patrolin määrittelydokumentti on laadukas kirjallinen kuvaus toteutettavan palvelun olennaisista ratkaisuista: sen avulla saadaan realistisesti arvioituja tarjouksia toteutustyöstä ja se toimii kattavana tehtävälistana (’backlog’) toteutettavasta palvelukokonaisuudesta.
North Patrol on selvittänyt ja vertaillut asiakkailleen saatavilla olevia teknologioita, tuotteita, hintoja, osaamista, osaajaresursseja ja toimintakäytäntöjä kaikenlaisiin digipalveluihin. Kartoituksen keinot vaihtelevat laajoista RFI-kierroksista syväluotaaviin tuotevertailuihin.
Markkinakartoitus perustuu tyypillisesti North Patrolin asiantuntijoiden tekemään analyysiin sopivimmista järjestelmistä ja siihen voidaan liittää myös esimerkiksi demotapaamiset tai ratkaisun yksityiskohtiin liittyvät neuvottelut parhaiksi arvioitujen tuotetoimittajien kanssa. North Patrolin markkinakartoituksissa huomioidaan aina jossain määrin myös vaihtoehtoiset tavat ratkaista ongelma. Tämä voi tarkoittaa toisenlaisen järjestelmän suosittelua, tai ehdotuksia järjestelmän räätälöinnistä omaan käyttöön tai jopa palvelun ostamista täysin ulkoistettuna pakettiratkaisuna.
Markkinakartoitusta voidaan syventää RFI-kierroksella tai demo-/POC- tai pilottiasennuksilla, joiden tavoitteena on validoida markkinoilla olevien ratkaisujen soveltuvuus asiakkaan tilanteeseen ja vaatimuksiin. North Patrol on toteuttanut ja ollut mukana useissa erilaisissa demo- ja POC-prosesseissa erilaisille järjestelmille.
Kun ymmärretään vaatimukset ja markkinan tilanne, on oikea aika sovittaa ratkaisut osaksi asiakkaan kokonaisarkkitehtuuria ja suunnitella sopiva ratkaisuarkkitehtuuri tai vaihtoehtoiset arkkitehtuurit, jos sellaisia on tunnistettu.
Arkkitehtuurin suunnittelussa huomioidaan aina ympäröivä järjestelmäkokonaisuus, järjestelmän toteutettavuus ja elinkaarivaatimukset. Näiden perusteella usein tehdään joitakin ohjaavia rajauksia vaihtoehtoihin, kuten voidaanko hyödyntää esimerkiksi kansainvälisiä saas-ratkaisuja tai mikäli työ ohjaa kohti räätälöityjä ratkaisuja, voidaan arvioida näiden todennäköisiä loogisia arkkitehtuureja.
Teknologiavaihtoehtojen vertailu on tyypillisesti kaksivaiheinen prosessi, jonka ensimmäinen vaihe on potentiaalisimpien vaihtoehtojen kartoitus perustuen RFI (Request for Information) -kierrokseen. Tämän prosessin tavoitteena on tunnistaa kaikkein potentiaalisimmat toimijat ja kumppanit, joihin kohdistetaan toisessa vaiheessa tarkempi vertailu ja arviointi.
Toisessa vaiheessa on mukana tyypillisesti 2-3 vaihtoehtoista ratkaisumallia, joihin tutustutaan toimittajia haastattelemalla ja arvioimalla asiakaskohtaisia demo- ja POC-ratkaisuja. Tyypillisesti tässä vaiheessa neuvotellaan myös ratkaisujen lopullisesta hintatasosta, lisenssimalleista ja sopimuksellisista yksityiskohdista.
Arvioinnin lopuksi havainnot ja johtopäätökset kootaan yhteen ja esitellään asiakkaalle osana arvioinnin päätöspalaveria.
Teknologia- ja tuotevalintojen jälkeen suunnitellaan tyypillisesti hankkeen vaiheistus ja kokonaisaikataulu. Tätä työvaihetta kutsutaan usein myös tiekarttatyöksi, koska North Patrolin tapana on dokumentoida keskeiset päätökset ja aikataulut visuaaliseksi tiekartta-kuvaksi, jonka avulla on helppoa viestiä hankkeen aikatauluista ja tavoitteista.
Tiekartalle hahmotellaan hankkeeseen sisältyvät osaprojektit, näiden riippuvuudet toisistaan, projektien keskinäinen järjestys sekä niiden vaiheet, osapuolet ja virstanpylväät.
Osana hankkeen vaiheistuksen ja aikataulujen suunnittelua laaditaan tyypillisesti myös tarkempi kustannusarvio, joka sisältää ulkoisten kustannusten lisäksi myös sisäiset resurssitarpeet. Sisäisten resurssitarpeiden laskennassa North Patrol hyödyntää usein asiakkaan avainhenkilöitä, joiden avulla arvioidaan esimerkiksi tietojen migraation, käyttöönottojen ja sisäisen viestinnän vaatimaa aikaa.
North Patrolilla on toki käytössään myös paljon hiljaista tietoa, joka on kertynyt asiakasprojektien kautta. Realistista aikataulua ja vaiheistusta suunniteltaessa konsultit osaavat tuoda työhön ymmärryksensä siitä, miten projekteja kannattaa viedä läpi, ja mitä projektin onnistuminen vaatii asiakasorganisaatiolta.
Hankkeen valmisteluvaiheen lopuksi suunnitelmat dokumentoidaan ja esitellään. Ensin loppuraportti hiotaan suunnitteluryhmän kanssa laajemman jakelun vaatimaan muotoon.
Tyypillisesti esiselvityksen lopussa tehdään lopputuloksista kaksi eri versiota: tiivistetty versio johdolle sekä laajempi versio, joka antaa pohjaa seuraavien vaiheiden vaatimusmäärittelytyölle ja tekniselle suunnittelulle.
North Patrol pyrkii aina dokumentoimaan tekemänsä esiselvitystyön sellaisella tarkkuudella, että tehtyihin päätöksiin ja rajauksiin on mahdollista tutustua jälkikäteen ja arvioida päätöksiin vaikuttaneita tekijöitä. Usein laajojen räätälöityjen järjestelmien esiselvitysvaiheessa myös kerätään jo määrämuotoista vaatimuslistaa (vaikkapa excel-taulukkona), jotta siirtymä seuraaviin vaiheisiin on mahdollisimman saumatonta.
Arvostamiamme asioita ovat ammattimainen ote, omien näkemysten esiintuominen ja toisaalta asiakkaan aito kuuleminen ja asiakkaan tarpeen mukaan ratkaisun luominen. Ei tarvinnut turhia huolehtia, vaan North Patrol luotsasi kokonaisuuden loistavasti eteenpäin.
– Jouko Jylhä ja Marika Salmi, Ramirent
toukokuu 2023 –
Oikeusministeriön hallinnonalan verkkosivustouudistuksen esiselvitys
toukokuu 2023 –
Verkkopalvelujen kehittämissuunnitelman konsultointi
huhtikuu 2023 – kesäkuu 2023
Intranetin konsepti- ja teknologiavaihtoehtojen arviointi
huhtikuu 2023 –
Intranetin esiselvitys
helmikuu 2023 –
Partion digitaalisten palvelujen konseptointi, tiekartta, prosessien palvelumuotoilu, teknologiasuositukset
marraskuu 2022 – tammikuu 2023
Kirkon yhteisen verkkojulkaisualustan teknologiaselvitys
marraskuu 2022 – tammikuu 2023
Oikeusministeriön hallinnonalan intranet-esiselvityksen konsultointi
syyskuu 2022 – marraskuu 2022
Valtion kriisiviestinnän konseptimallien konsultointi
23.4.2024 – Tuija Latva
18.4.2024 – Noora Linnermo
16.4.2024 – Camilla Heikkilä
18.3.2024 – Sami Kalanen
28.2.2024 – Sami Kalanen
12.2.2024 – Mikko Jokela
8.2.2024 – Mikko Jokela
31.1.2024 – Perttu Tolvanen
Datakatsaus
6 viikkoa sitten
North Patrol analysoi kaikki vuonna 2023 tehdyt julkisia IT-hankintasopimuksia koskevat jälki-ilmoitukset. Analysoimme ja luokittelimme aineiston mm. hankinnan kohteen, tilaajaorganisaation, hankinnan arvon ja valittujen toimittajien osalta. Samalla arvioimme, kuinka aito ja avoin kilpailu toteutuu julkisissa IT-hankinnoissa.
Selvitys on jatkoa aiemmalle vuoden 2023 julkisia tarjouspyyntöjä ja osallistumispyyntöjä käsitelleelle IT-hankintailmoitusten datakatsaukselle.
10.10.2023 – Kouluttajat: Perttu Tolvanen ja Noora Linnermo
Hyvä vaatimusmäärittely auttaa parhaiden ja soveltuvimpien teknologiavaihtoehtojen arvioinnissa, on edellytys hyvälle kilpailutukselle ja toimii tukena toimittajan kanssa käytävissä neuvottelussa. Hyvin tehty vaatimusmäärittely mahdollistaa myös onnistuneen ensimmäisen vaiheen julkaisun aikataulussa ja budjetissa oli sitten kyse uuden kumppanin, oman kehitystiimin tai jo olemassa olevan ulkoisen toteuttajatahon kanssa tehtävästä toteutusprojektista.
Jos olet kiinnostunut kuulemaan lisää palveluistamme tai jos haluat meiltä tarjouksen, täytä yhteydenottolomakkeemme alla olevan linkin kautta.
Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.
Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.
Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.
Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.
Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.