Selvitys: Sisäiset uutiset ja palvelut sekä henkilöstöasiat ovat intran kivijalka

Intranetin käsite on laajentunut ja mielekkäämpää olisi ehkä puhua digitaalisesta työympäristöstä. Intranetin sisällöt eivät kuitenkaan ole mihinkään kadonneet ja organisaatioilla on edelleen tarve välittää yhteistä tietoa kaikille työntekijöille.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Viestinnällisen intran sisällöt kuvattuna. Kuvaukset avattu tekstissä.

Lähes kaikilla organisaatioilla on tähän tarkoitukseen käytössään viestinnällinen intranet, joko osana digitaalista työympäristöä tai täysin erillisenä palveluna. Selvityksemme vastaajista yli 95 % kertoi, että heillä on intranet olemassa.

Rajanveto viestinnällisen intranetin ja muiden työvälineiden välillä on haastava tehdä, eteenkin O365-ympäristössä, jossa eri osat nivoutuvat toisiinsa tiiviisti. Loppukäyttäjä mieltää kuitenkin edelleen usein käyttävänsä intraa. Intranettiä voidaankin tarkastella järjestelmien sijasta sisällön kautta.

Kun mietitään viestinnällisen intranetin sisältöjä, voimme ajatella, että sisältöjä on kolmenlaisia; on organisaatioon liittyvää tietoa ja ohjeistusta, on työsuhteeseen liittyvää tietoa ja ohjeistusta, ja on työn tekemiseen liittyvää tietoa ja ohjeistusta. Viestinnällinen intra voi sisältää kaikkia näitä tietosisältöjä tai vain yhden osan.

Intra pitää pintansa virallisena viestintäkanavana

Vaikka sisäinen some on yleistynyt, se ei ole syrjäyttänyt viestinnällistä intraa organisaation virallisena viestintäkanavana. Niistä vastaajista, joilla on viestinnällinen intranet käytössä, 96 prosenttia käyttää sitä sisäiseen uutisointiin ja tiedottamiseen. Vuorovaikutus näyttää kuitenkin siirtyvän yhä enemmän viestinnällisestä intranetistä sisäiseen someen. Jos lähdes kaikissa intraneteissä on uutisointia, vain 76 prosentilla on mahdollistettu sisällön kommentointi tai tykkääminen.

Myös työsuhteeseen ja organisaatioon liittyvät tiedot ovat hyvin yleistä intrasisältöä. Henkilöstöasioita ja ohjeita löytyy 96 prosentista introista ja sisäiset palvelut ja ohjeet on kuvattu 94 prosentissa introista. Organisaation perustiedot, strategia ja toimintaperiaatteet löytyy puolestaan 91 prosentista introista.

Intranet on opas ja ponnahduslauta muihin järjestelmiin

Suurimmassa osassa organisaatioista tieto jakautuu useaan eri järjestelmään. Parhaimmassa tapauksessa eri järjestelmien ja työkalujen roolit ovat selkeät, ja työntekijä tietää, mitä tietoa hänen kuuluu mistäkin hakea. Siinäkin tapauksessa, intranet toimii hyvin usein tiedon etsinnän aloituspisteenä ja ponnahduslautana muihin työkaluihin, sillä 91 prosenttia introista linkittää muihin käytössä oleviin järjestelmiin ja työkaluihin.

Järjestelmien kuvaukset ja ohjeet löytyvät 81 prosentista introista, joten jos työntekijä on pulassa eikä tiedä, mitä työkalua käyttää mihinkin tai miten, intra auttaa. Kattava sisäinen puhelinluettelo on monen työntekijän toivelistalla, ja sellainen löytyy 90 prosentista introista.

Intranet on yhteinen kaikille

Henkilökohtaisista työpöydistä haaveillaan aika ajoin, mutta harva lähtee profiloimaan sisältöjä käyttäjäryhmien mukaan tai tarjoamaan personointivaihtoehtoja. Yleisin malli on, että kaikille käyttäjille tarjotaan sama sisältö.

Järjestelmien pikalinkeissä näkyy eniten personointia. Vajaa 40 prosenttia introista tarjoaa käyttäjälle mahdollisuuden itse ylläpitää intrassa näkyviä pikalinkkejä. Uutisvirta profiloidaan käyttäjän mukaan reilussa kolmanneksessa introista, mutta varsinainen työpöydän tai etusivun personointi on mahdollista vain 16 prosentissa introista.

Työn tekemiseen liittyvä viestintä usein muualla

Jos organisaatioon liittyvät ja työsuhteeseen liittyvät tiedot ovat intran perussisältöjä, työn tekemiseen liittyvä tieto ja ohjeistus sijaitsee usein jossain muualla kuin viestinnällisessä intrassa. Vain 57 prosenttia viestinnällisistä introista sisältää eri tehtävien tai prosessien työ- ja toimintaohjeita. Tiimien sisäistä viestintää ja työtehtävien koordinointia tehdään vain noin 26 prosentissa introja ja liiketoimintajärjestelmät on integroitu vain noin joka viidenteen viestinnälliseen intraan.

Työn tekemiseen liittyvä tieto ja ohjeistus sekä viestintä on usein jossain muualla, kuin viestinnällisessä intrassa. Eteenkin työtilat ovat ottaneet tätä roolia yhä enemmän. Seuraavassa selvitysblogissa tarkastellaan tarkemmin, mihin ryhmätyötiloja tyypillisimmin käytetään.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: B2B-verkkokauppojen eri mallit ja menestystekijät (13.3.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Camilla Heikkilä

VTM, IT-tradenomi Camilla Heikkilä on verkkopalvelusuunnittelun ja palvelukonseptien asiantuntija. Camilla konsultoi asiakkaita erityisesti julkisten ja sisäisten verkkopalveluiden ratkaisujen muotoilussa ja sisältökonseptoinnissa, sekä niiden hankintaan liittyvissä asioissa.

Camillalla on vahva viestinnällinen osaaminen ja hän auttaa kiteyttämään organisaation tarpeet ja sisällöt toimivaksi verkkosivukokonaisuudeksi, jossa myös loppukäyttäjän tarpeet on huomioitu. Teknisen osaamisen ansiosta, Camilla pystyy sujuvasti yhdistämään asiakkaan viestinnälliset tarpeet ja eri teknologioiden tarjoamat mahdollisuudet.

Palvelu- ja sisältökonseptien suunnittelun lisäksi, Camilla auttaa hankkeiden valmistelussa sekä optimaaliseen käyttäjäkokemukseen tähtäävien vaatimusten määrittelemisessä.

Camillalla on vuosien kokemus verkkopalveluiden suunnittelusta sekä sitä ennen yli kymmenen vuoden kokemus erilaisista verkkoviestintätehtävistä järjestösektorilla ja julkishallinnossa. Aikaisemman työuran aikana, Camilla on vastannut useasta verkkopalveluprojektista ja toiminut myös tuoteomistajan roolissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun