Kun henkilöstöltä kysellään intranetin kehittämistarpeista, on yleisin vastaus se, että haun pitäisi olla parempi. Hakutoimintoa syytetään huonoksi, kun intrasta ei löydy mitään, ja kehittämisessä haluttaisiin panostaa siihen, että saadaan ”parempi hakumoottori”. Useimmiten kuitenkin huonosti toimivaan hakuun ovatkin syynä huonot sisällöt intranetissä. Miten niistä saataisiin parempia?
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
29.4.2024
Hakutoiminnallisuuden tekniseen kehittämiseen voidaan satsata satoja tuhansia euroja, mutta tilanne ei välttämättä parane yhtään. Jos intranetin sisällöt ovat puutteellisia ja väärin muotoiltuja, ei haun tekninen nokkeluus niitä paranna. Haku ei voi löytää sisältöjä, joita ei ole löydettävänä.
Pienimuotoisellakin laadullisella tutkimuksella voisi helposti syventää ymmärrystään henkilöstön tiedontarpeista, mutta kyllä siihen soveltuu ihan yleinen elämänkokemuskin. Mieti vakavasti, missä tilanteissa ja mihin käyttötarpeeseen työntekijät etsivät tietoa intrasta. Kun mielessä ovat nämä todelliset käyttäjät, on paljon helpompaa luoda ja muotoilla tietosisältöjä, jotka ovat henkilöstölle löydettäviä ja hyödyksi.
Oletko kirjoittanut asioista, joista työntekijät haluavat tietää?
Intraneteissä on hämmentävän yleistä se, että jokin arkipäiväinen, yleistasoinen tieto ei sisälly intranetin tietosisältöihin ollenkaan. Henkilöstö siis etsii intrasta tietoa, jota ei löydy, koska siitä ei ole kirjoitettu mitään. Intran ylläpitäjille ja sisällöntuottajille asia voi tuntua niin itsestäänselvältä tai karkealta tai maailmojasyleilevältä, että se ei oikein kuulu kenenkään vastuulle tai sitä ei tajuta kirjoittaa auki.
Esimerkkien antaminen tuntuu hölmöltä, mutta tarkoitan sellaisia kuin ”meillä on sopimusalennus alakerran kahvilaan”, tai ”jos aamulla on kuumetta, pitää..” tai ”joka vuosi pidetään ainakin joulujuhlat ja kesäjuhlat” tai ”matkalippujen kustannuksista ja päivärahoista tehdään matkalasku, muitten ostosten kuiteista tehdään kululasku”.
Kun intranetin sisältövastuulliset ovat tyypillisesti olleet talossa vuosikausia, tulee asioita kirjoittaneeksi toisille samanlaisille konkareille. Sisällöntuottajan pitäisi muistuttaa itseään siitä, että joka vuosi joku nuori tulee ensimmäistä kertaa työelämään, ja taloon tulee uusia työntekijöitä ihan muilta aloilta, ja aiemmin työurallaan ihmiset ovat törmänneet ihan erilaisiin käytäntöihin. Siis ”itsestäänselvyydetkin” pitäisi sanoa ääneen, ja ”kaikille selvät” asiat eivät ole kaikille selvillä.
Jos pläkkiselvien asioiden vääntäminen rautalangasta tuntuu turhauttavalta, voi itseään motivoida ajattelemalla, että se on suoraan pois muusta tukityöstä: kun työntekijät löytävät vastauksen kysymykseensä intrasta, samoihin kysymyksiin ei tarvitse olla jatkuvasti vastailemassa henkilökohtaisesti.
Mitä sanoja työntekijä käyttäisi?
Yleisin syy siihen, ettei intran haulla löydy mitään, on varmastikin käytetty hakutermi. Haku ei löydä mitään tietoa kalvopohjista, äitiyslomasta, YT-neuvotteluista, hammaslääkäristä tai aikuiskoulutusrahasta, jos niistä on kirjoitettu intrassa termeillä ”lomakkeisto”, ”vanhempainvapaa”, ”yhteistoimintamenettely”, ”suun terveydenhuolto” ja ”koulutustukioikeushakemus”.
Ymmärrettävästi intrassa on käytettävä virallisia termejä, joihin lainsäädännössäkin viitataan, mutta on täysin mahdotonta olettaa työntekijöiden tuntevan oikeita termejä. Siksi sivuilla on käytettävä ainakin kertaalleen sitä termiä, jonka työntekijä tuntisi, ja jonka hän siis hakukenttään kirjoittaa.
Odotamme tietysti jännittyneinä, miten tekoäly ihan pian ratkaisee kaikki nämä ongelmat, kun sen algoritmeilla ja semantiikalla pystytään vaivatta tarjoilemaan hakutulokseksi ”Vanhempainvapaa”-sivua, kun käyttäjä etsii äitiyslomaa.
Semanttista tekoälyä odotellessa etenkin suomenkielisissä introissa on syytä panostaa siihen, että sivuilta löytyy ihan tekstiksi kirjoitettuna se termi, jonka käyttäjät kirjoittavat hakuun.
Uutinen vs. pysyvä tieto
Tavallisesti viestinnällisessä intranetissä on kymmenittäin informatiivisia sisältösivuja, mutta sadoittain erilaisia uutisia, tiedotteita ja ilmoituksia. Koska ajankohtaisuuksia on paljon, niissä on myös paljon sanoja, jotka helposti osuvat haussa käytettyihin hakulauseisiin. Intran hakutuloksissa on siis tyypillisesti tosi paljon osumia uutisista.
Ja kun uutisia tuotetaan vuosittain paljon, on hyvin todennäköistä, että jokin uutinen, joka sivuaa käyttäjän etsimää hakusanaa (vaikka ”kesälomat” tai ”matkalaskut”), on tuoreempi dokumentti kuin intranetin toimitettu verkkosivu, joka käsittelee asiaa kattavasti. Niinpä uutiset on tuoreempina dokumentteina esitetty hakutuloksissa ennen sitä sisältösivua — haku toimii ihan oikein, kun tuoreempi osuma näytetään ennen vanhempaa sivua!
Käyttäjälle tämä priorisointi voi kuitenkin olla väärä: useammin käyttäjä etsii haulla sitä pysyvää ohjeistustietoa, kun ajankohtaisuudet löytyvät kyllä uutisarkistoa selailemalla. Ja ”kaiken maailman pikku-uutiset” hakutuloksissa tuntuvat turhilta ja vääriltä osumilta.
Uutiisin törmäämisen ongelman voisi kiertää huolehtimalla linkityksistä uutisartikkeleissa. Jos uutinen sivuaa kesälomia, kannattaa uutisen loppuun tökätä linkki, joka ohjaa sille ”Vuosilomat”-sivulle (jolla kesälomista puhutaan!). Näin intran käyttäjä löytää kesälomista kertovan sivun, vaikka päätyisikin haun kautta ensiksi uutiseen — tuoreeseen tai vanhentuneeseen sellaiseen.
Millä teknisillä ratkaisuilla hakua voisi parantaa?
Omalla työllään intranetin sisällöntuottajat pystyvät siis parantamaan tietojen löydettävyyttä huomattavasti. North Patrolin konsultit ovat aiemminkin jakaneet fiksuja neuvoja intranet-löydettävyyden parantamiseen:
- Perttu Tolvanen antaa vinkkejä otsikointiin, sivujen sisältörajauksiin ja tilannelähtöisyyteen: Intranetin hakukoneoptimointi
- Camilla Heikkilä tarkentaa osuvasti sanavalintojen, rakennejäsennyksen ja sisältöjen siivoamisen merkitystä: Miten parantaa intranet-sisältöjen löydettävyyttä?
Mutta jos olisi rahaa käytettäväksi niiden ”hakumoottorin” teknisten viilausten tekemiseen, miten hakukonetta voisi hienosäätää sisältöjen löydettävyyden parantamiseksi?
Kun valtaosa suomalaisista introista on rakennettu Microsoftin 365-pilveen, on hakutoiminnoissa nojattava järjestelmän tarjoamien vakiotoiminnallisuuksien säätämiseen. Sharepointin hakutoiminnallisuus on kuitenkin erinomainen hakuratkaisu, jossa on laajat kyvykkyydet sisältöjen etsimiseen, haarukointiin ja löytämiseen.
Jos intranetin alustana on jokin monipuolisempi julkaisujärjestelmä, on hakutoimintoa mahdollista konfiguroida laajemminkin.
Sharepoint-ympäristössäkin on mahdollista parantaa hakua tällaisin keinoin:
- Oletusarvoisen hakualueen laajentaminen: Kun Sharepoint-haku kohdistuu oletusarvoisesti käytössä olevan sivuston laajuuteen, on se mahdollista räätälöidä oletusarvoisesti koskemaan koko hubia eli yhteiseen keskussivustoon sisältyviä kaikkia sivustoja.
- Hakualueiden tai hakutulossuodattimien lisääminen: Sharepoint-haun hakutulosnäkymässä esitettäviin välilehtiin ja suodattimiin voidaan lisätä haluttuja sivustoja tai metatietoluokkia, joiden avulla intran käyttäjien on helpompaa rajata hakuaan tiettyihin intranet-sisältöihin tai vaikkapa suodattaa hakutuloksia kirjoittajan mukaan.
- Tärkeiden sivujen/sivustojen priorisointi hakutuloksissa: Sharepoint-hakuun voidaan luoda kirjanmerkkejä, jotka näytetään hakutulosten kärjessä silloin kun käyttäjä on hakenut kirjanmerkille määriteltyjä avainsanoja.
- Synonyymien käyttö: tietyin rajauksin Sharepoint-haulle voidaan määritellä synonyymilistauksia, jotta hakusanalla ’äitiysloma’ näytetään myös hakutuloksia aiheesta ’vanhempainvapaa’.
- Parhaiden hakukäytäntöjen opettaminen henkilöstölle: intranetin käyttöohjeisiin voidaan lisätä pieniä, helposti omaksuttavia vinkkejä siitä, kuinka esimerkiksi hakusanan katkaisu asteriskilla (kiinteistöhuol*) tai täsmällisen hakulauseen käyttö (”Nokian kaupunki”) helpottaa hakemista.
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat hakuratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset informaatioarkkitehtuurin ratkaisut, joiden avulla intran sisällöt ovat helposti löydettävissä.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
