Kuntien intranetit ovat staattisia, organisaatiotiedon kotipesiä. Ne ovat kaikille käyttäjilleen avoimia ja melko samanlaisia. Introissa ei keskustella eikä fiilistellä – niitä luetaan ja niistä siirrytään yhteisiin järjestelmiin. Kuntien viestinnällisillä intraneteillä on vankkumaton tiedon kertomisen tehtävä. Ne ovat sisäisen viestinnän ykköstietolähde, jossa kerrotaan keskeiset asiat koko kuntaorganisaation näkökulmasta ja joissain kunnissa huomioidaan myös toimialojen tarpeet.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
19.10.2020
Artikkeli perustuu Intranet ja digitaalinen työympäristö 2020 -selvityksen tuloksiin.
Kunnissa ollaan digitaalisen työympäristön rakentamisen alkuvaiheissa: koko organisaation näkökulmasta kollaboraation ja sisäisen keskustelun tarpeet on tunnistettu ja niitä täytetään Office 365 -tuotteilla.
Digitaalisen työympäristön kehittymistä koko organisaation tarpeisiin hidastaa laitteiden, osaamisen tai lisenssien puute. Näitä esteitä on kierretty sallimalla pienten käyttäjäryhmien itsenäisesti käyttöönottamat järjestelmät, suosimalla yhteiskäyttökoneita ja -tunnuksia sekä mahdollistamalla omien laitteiden käyttö.
Tietopankki ja laukaisualusta
Intraneteja käytetään organisaation sisäiseen viestintään – ohjeiden tietopankkina, uutiskeskuksena, laukaisualustana muihin järjestelmiin ja johdon viestintään.
Kuntien intrasisällöt ovat uutisia, ohjeita ja toimintaperiaatteita, organisaation perustietoja ja oikopolkuja.
Toimialakohtaisen välitetyn viestinnän tarve nousee, kun toimialoilla on eriytyneitä viestinnän tarpeita uutisten, muistioiden tai omien työvälineiden linkkien välitykseen.
Kuntien introissa ei niinkään jaeta työtehtäviä, julkaista asiakaspalautteita eikä välitetä fiiliksiä ja havaintoja toimintaympäristöstä. Niissä nähdään harvoin keskustelupalstoja, toimintaympäristön luotausta, palvelutietoja, mittareiden tai mediaseurannan tuloksia.
Tyypillisimmät toiminnallisuudet ovat haku, kommentointi ja videot.
Kuntien introihin ei ole tehty integrointeja muista järjestelmistä. Harvinaista on myös se, että käyttäjät itse pääsisivät vaikuttamaan siihen, mitä intranet-sisältöjä heille näkyy.
Kuntien intranetit ovat avoimia, mutta silti jopa puolella työntekijöistä ei sinne ole pääsyä. Suorittavaa työtä tekevillä ei ole pääsyyn tarvittavia laitteita tai lisenssejä. Tyypillisesti intranetia käytetään omalta työkoneelta tai yhteiskäyttöiseltä koneelta työpaikalta käsin.
Käytettyjä intranet-alustoja kunnissa ovat esimerkiksi Liferay, Episerver, SharePoint, Office 365, WordPress, Gemilo tai Innofactorin Prime.
Teams kunnissakin käytetyin
Etätyöskentelyyn, yhdessä tekemiseen ja vuorovaikutukseen käytetyt työkalut kunnissa ovat Teams, SharePoint-työtilat, sähköposti ja verkkolevyt. Vuorovaikutukseen käytetään Yammeria ja WhatsAppia; dokumenttien jakoon Google Drivea ja Dropboxia.
Digitaalisiin vuorovaikutus- ja tiedonjakovälineisiin ei ole pääsyä suorittavissa tehtävissä olevilla henkilöillä eikä organisaation ulkopuolisilla henkilöillä. Syynä tähän on laitteiden tai lisenssien puute tai organisaation sisäinen linjaus esimerkiksi tietoturvan näkökulmasta.
Digitaalisiin vuorovaikutus- ja tiedonjakovälineisiin päästään työpaikalta joko omalla työkoneella tai yhteiskäyttökoneella, mutta myös etänä työnantajien tarjoamilla laitteilla sekä mobiiliapplikaatioiden avulla.
”Juosten jalkautettu”
Kunnissa digitaalisista työympäristöistä on kokemusta jo pitkältä ajalta. Koronan myötä etätyökäytännöt laajenivat nyt kaikille niille, joiden työnkuva vain sen salli. Koronatoimien nopeus kiihdytti työkalujen käyttöä nopeasti laajemmalle joukolle, ja poikkeustilanne näyttäytyi Teams-kokousten suosiona.
Uusien välineiden käyttöä tuettiin ohjeistuksella, laitteistojen ja ohjeistojen päivityksellä, tuella, koulutuksilla, digilähettiläillä sekä aktiivisella viestinnällä. Nyt tekemiselle saatiin myös johdon tuki. Vaikka välineet otettiinkin ”juosten jalkauttamalla”, suunnitelmat ovat olleet taustalla.
Nykyiset välineet kuntoon ja käyttöön
Tulevien vuosien digitaalisen työympäristön kehittämiskohteita ovat tiedon löydettävyyden parantaminen, työvälineiden roolien ja käyttötarkoitusten kirkastaminen ja sisällön ajantasaisuuden varmistaminen. Kehittämistarpeita ei nähdä uusien pikaviestintyökalujen käyttöönotossa, työvälineiden karsimisessa tai työtilojen uudistamisessa.
Kun intranetin rooli on selkeä ja rajattu, siinä on hyvät puolensa. Koronakevään poikkeustilanteessa pelkistetty intranet toimi hyvin yhteisenä tietopankkina ja uutiskanavana. Se on toimintavarma ja tuettu. Kun se on itse luotu, se on myös omissa käsissä.
Intranetin staattisuudessa kääntöpuolena on se, että intranetissa on helposti vanhentuneita tietoja ja sen ajantasaisena pitäminen on suuri haaste isossa organisaatiossa, jossa tiedon määrä on valtava.
Kun intranet on pääasiassa tietopankki, se vieraannuttaa osaa työntekijöistä eikä intranetia koeta tarpeellisena.
Viestinnällinen, koko organisaation intranet ei voi vastata vuorovaikutuksen tarpeisiin, vaan siihen on oltava sitä varten luodut työkalut.
Digitaaliset välineet kaikkien saataville
Kuntaorganisaatiossa on paljon erilaisia käyttäjäryhmiä ja eri toimialat toimivat itsenäisesti. Työntekijöiden tarpeet digitaalisille välineille ovat erilaisia ja osalle työn luonteen vuoksi digitaalinen yhdessä tekemisen kulttuuri puuttuu. Nämä tekevät uuden omaksumisen kulttuurista on jäyhää.
Vaikka viestinnällisellä intranetillä on kunnissa vankka rooli, sähköposti ja verkkolevyt ovat vielä kunnissa voimissaan. Sisäisen viestinnän painopiste on kuitenkin siirtymässä intranetiin. Erilaisia digitaalisia työtapoja on käytetty pitkään etenkin asiantuntijatehtävissä, joten vuorovaikutus ja työntekeminen digitaalisilla välineillä on ollut pienempien ryhmien käytössä. Nyt kunnissa satsataan siihen, että koko digitaalinen työympäristö saataisiin kaikkien käyttöön.
Keskeisenä haasteena kuntien digitaalisten työympäristöjen kehittämisessä on tiedon saavutettavuus. Kaikilla työntekijöillä ei ole aikaa, laitteita tai pääsyä digitaalisen viestinnän äärelle. Muita ratkaistavia asioita on ydinorganisaatiosta ulkopuoliset käyttäjät sekä koulujen ja etenkin opettajien tilanne.
Kuntien toimintaan osallistuu liikelaitoksissa ja palvelujen tuottajina toimivia henkilöitä: ratkaistavana on, mitkä välineet ovat heille ja onko niissä tarvetta rajoittaa sisältöjä ja ryhmiä. Opettajien suhteen on ratkaistava se, ovatko opettajat samassa ympäristössä oppilaiden kanssa vai muiden työntekijöiden kanssa: samassa ympäristössä olo saattaa aiheuttaa haasteita sisältöjen näkyvyydelle ja useamman tunnuksen käyttö hankaloittaa välineiden käyttöä ja vaikuttaa siihen, mihin opettaja identifioituu.
Kun digitaalinen työympäristö koostuu monista eri välineistä, tärkeintä on, että ne on roolitettu hyvin, jotta kaikki tietävät mitä tehdään milläkin välineellä ja mikä on eri välineiden suhde toisiinsa.
Lue lisää: Intranetin suunnittelu – North Patrolin mallit ja menetelmät
Suunnittelemme toimivan intranetin
Digitaalisen työympäristön ratkaisuissa on työkaluvalintojen rinnalla aina kyse myös konsepteista, sisällöistä, strategiasta ja toimintakulttuurista. Intranetin suunnittelutyössä painottuu kokonaisuuden hahmottaminen ja hyvän sisältökonseptin luominen: digitaalisen työympäristön työkalujen keskinäiset roolit ja käyttötavat on kirkastettava.
Intranetit ja digitaaliset työympäristöt ovat North Patrolin konsulttien ydinosaamista. Suunnittelussamme lähtökohtana ovat aina sekä työntekijöiden tarpeet että organisaation tavoitteet ja toimintatavat. Autamme mahdollisimman hyvän työntekijäkokemuksen tarjoamisessa loppuun asti suunnitelluilla tiedonhallinnan, ryhmätyön ja yhteisöllisyyden luomisen ratkaisuilla.
Tutustu myös viimeisimpään intranet-selvitykseemme, joka sisältää runsaasti tietoa kotimaisten isojen organisaatioiden intranettien ja tiedonhallinnan tilasta.
Kirjoituksen tiedot perustuvat kokemukseemme kuntien kanssa työskentelystä sekä Intranet ja digitaalinen työympäristö 2020 -selvitykseen, jossa kartoitimme, mitä järjestelmiä suomalaisissa organisaatioissa käytetään sisäiseen vuorovaikutukseen. Kyselyyn vastattiin 12 kunnasta.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webinaari: CRM-järjestelmät Suomessa ja vinkit onnistuneeseen CRM-valintaan (7.5.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
