Vaatimusmäärittely

Digipalvelun suunnittelu lähtee liikkeelle joko organisaation liiketoiminnallisten tavoitteiden kirkastamisella tai käyttäjien tarpeiden keräämisellä.

Ymmärrystä käyttäjien tarpeista syvennetään käyttäjäkeskeisillä menetelmillä, joiden avulla päästään hahmottamaan asiakkaiden näkökulma, odotukset ja toimintatavat. Tyypillisiä menetelmiä ovat käyttäjien haastattelut, kyselyt, ryhmäkeskustelut ja jopa ohjatut työpajat. Taustamateriaalina käytetään analytiikkadataa ja käyttäjäpalautteita.

Merkittävä osa North Patrolin projekteista on olemassa olevien järjestelmien tai digipalveluiden uudistamista, jolloin tyypillisesti tiedetään jo varsin paljon siitä, mikä toimii ja mikä ei toimi. Tämän tiedon kerääminen ja analysointi on keskeinen osa käyttäjäymmärryksen muodostamista.

Uudistuksissa käyttäjiltä ei kannata lähteä kysymään asioita myöskään liian aikaisin, vaan ensin voi olla perusteltua analysoida nykytilanne, tunnistaa nykytilanteen vahvuudet ja heikkoudet, ja vasta tämän jälkeen lähteä keskustelemaan käyttäjien kanssa, ovatko nämä samaa mieltä löydöksistä ja mitä muuta käyttäjät haluaisivat.

Liiketoiminnan tahtotilan selkeyttäminen alkaa yleensä avainhenkilöiden haastatteluilla ja taustamateriaaleihin tutustumisella. Kerättyä tietoa jalostetaan työpajoissa, joissa asiakkaan suunnitteluryhmä pääsee priorisoimaan ja yhdessä muotoilemaan liiketoiminnan tahtotilaa.

Tarvittaessa liiketoiminnan tahtotilaa voidaan myös validoida loppukäyttäjien tai asiakkaiden avulla: esimerkiksi käyttäjähaastatteluilla voidaan kerätä näkemyksiä erilaisista palveluskenaarioista. Näin saadaan jo hyvin aikaisessa vaiheessa tietoa siitä, miten asiakkaat kokevat liiketoiminnan suunnittelemat uudistukset tai uudet tuotteet tai palvelut.

North Patrolin kokemuksen mukaan on aivan ensisijaista, että riittävän aikaisessa vaiheessa suhteutetaan toisiinsa liiketoiminnan tarpeet ja käyttäjien odotukset. Näin voidaan löytää ne alueet, joissa tarpeet kohtaavat, ja joissa ne ovat ristiriidassa. Nämä ovat yleensä suunnittelutyön avainkohteita.

Joskus voi olla myös tärkeätä keskittyä toiminnallisuuksiin, jotka ovat liiketoiminnalle erittäin arvokkaita, mutta eivät välttämättä ole käyttäjien toivelistan kärjessä. Näiden osa-alueiden suunnitteluun voi olla hyödyllistä kiinnittää erityistä huomiota, jotta niistäkin saadaan konseptoitua ja muotoiltua käyttäjille kiinnostavia.

Konseptin muotoilu perustuu tyypillisesti yhteiskehittämiseen, jossa konsulttimme toimivat fasilitaattoreina ja asiantuntijoina. Digipalveluihin erikoistuneina suunnittelijoina emme odota asiakkaan keksivän meille, mitä saisi olla, vaan tuomme esimerkkien kautta esille vaihtoehtoja, joiden pohjalta fasilitoimme asiakkaan omaa ideointia.

Ratkaisun muotoilussa työstetään usein aiemmissa vaiheissa tunnistettuja käyttäjäsegmenttejä ja persoonia erilaisten kanvasharjoitusten avulla. Harjoituksilla pyrimme laajentamaan asiakasymmärrystä ja tunnistamaan, millä tavalla ja minkälaisilla sisällöillä voimme digipalvelussa vastata käyttäjien tarpeisiin ja toisaalta ohjata käyttäjiä haluamaamme suuntaan.

Teemme benchmarkkausta ja esittelemme vaihtoehtoisia skenaarioita, joita työstetään yhdessä eteenpäin askel askeleelta kohti konkretiaa. Esittelemme myös villejä ideoita ja haastamme ajattelemaan vaihtoehtoja niiden ilmeisimpien ulkopuolelta.

Työskentelyn aikana eri ideoita ja ratkaisuja priorisoidaan yhdessä, ja lopuksi jäljelle jäävät toteuttamiskelpoisimmat.

Tarvittaessa nostamme pöydeälle myös ikävät asiat: huomautamme mahdollisista riskeistä tai ristiriidoista, ja pyrimme pitämään myös asiakkaamme jalat maassa.

Kun ymmärretään vaatimukset ja markkinan tilanne, on oikea aika sovittaa ratkaisut osaksi asiakkaan kokonaisarkkitehtuuria ja suunnitella sopiva ratkaisuarkkitehtuuri tai vaihtoehtoiset arkkitehtuurit, jos sellaisia on tunnistettu.

Arkkitehtuurisuunnittelussa huomioidaan aina ympäröivä järjestelmäkokonaisuus, järjestelmän toteutettavuus ja elinkaarivaatimukset. Näiden perusteella usein tehdään joitakin ohjaavia rajauksia vaihtoehtoihin, kuten voidaanko hyödyntää esimerkiksi kansainvälisiä saas-ratkaisuja tai mikäli työ ohjaa kohti räätälöityjä ratkaisuja, voidaan arvioida näiden todennäköisiä loogisia arkkitehtuureja.

Tyypillisesti ensimmäinen vaihe ennen varsinaisen vaatimusmäärittelyn koostamista on tunnistaa keskeiset tekniset vaatimukset, rajaukset ja reunaehdot, jotka liittyvät tavoiteltavan ratkaisun toteutukseen.

Tarvittaessa työtä voidaan syventää esimerkiksi RFI-kierroksella tai demo-/POC- tai pilottiasennuksilla, joiden tavoitteena on validoida markkinoilla olevien ratkaisujen soveltuvuus asiakkaan tilanteeseen ja vaatimuksiin. North Patrol on toteuttanut ja ollut mukana useissa erilaisissa demo- ja POC-prosesseissa erilaisille järjestelmille.