Selvitys: Sisäinen some monipuolistuu – Viestinnällinen intranet kapenee
Intranet ja digitaalinen työympäristö 2018 -selvityksessä tarkastelimme perinteisen viestinnällisen intranetin rinnalla myös työtiloja ja sisäistä somea. Sisäisen somen työkaluja hyödynnetään enenevissä määrin sellaiseen tiedon jakamiseen, joihin aiemmin viestinnällistä intranetiä pyrittiin räätälöimään. Digitaalinen työympäristö työkalumaistuu ja tiedonvälityksen vastuu laajenee koko henkilöstölle, silti viestinnällisen intranetin päätehtävänä pysyy työnantajan viestintä ja yhteisen tiedon välittäminen.
Tässä artikkelissa koonti digitaalisen työympäristön tyypillisimmistä rooleista ja tehtävistä.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
12.9.2018
Hanna P. Korhonen
Digitaalisen työympäristön roolit ja tehtävät
Digitaalinen työympäristö on organisaation sisäinen, verkkoon kytketty toimintaympäristö, jonka ydin muodostuu usein seuraavista kolmesta osakokonaisuudesta: viestinnällinen intranet strategiseen viestintään sekä ryhmätyötilat ja sosiaalinen vuorovaikutuskanava (”sisäinen some”) arkiseen digitaaliseen työskentelyyn ja tiedonjakoon.
Roolin ja tehtävien kysymyksellä tarkasteltiin koko digitaalista työympäristöä. Digitaalisen työympäristön tärkeimmät tehtävät ovat työnantajan viestintä ja yhteisen tiedon välittäminen, työtehtävien suorittamista tukevan tiedon välittäminen sekä organisaation yhteisten strategisten tavoitteiden ja kulttuurin tukeminen.
Viestinnällinen intranet
Viestinnällisen intran rooli kapenee. Aiemmin viestinnällisen intran osana olleet vuorovaikutteiset ominaisuudet siirtyvät sisäiseen someen ja työtiloihin. Kysymys nousee: Mikä on viestinnällisen intran rooli tulevaisuudessa? (Annan toisessa artikkelissa tähän kaksi vastausta.)
Viestinnällisen intranetin perusroolina pysyy työnantajan toimintatapojen ja ohjeistojen välittäminen henkilöstölle sekä virallinen sisäinen tiedottaminen ja uutisointi. Viestinnällinen intranet on usein myös keskeinen sisäisen digitaalisen työskentelyn aloituspiste, joka esimerkiksi linkittää muihin järjestelmiin ja tietokantoihin.
Viestinnällistä intraa hyödynnetään eniten seuraaviin tehtäviin:
96 % Henkilöstöasiat ja -ohjeet
96 % Sisäiset tiedotteet ja uutiset
94 % Sisäiset palvelut ja ohjeistot
91 % Organisaation perustiedot, strategia ja toimintaperiaatteet
91 % Linkit järjestelmiin
90 % Puhelinluettelo
81 % Järjestelmien kuvaukset ja ohjeet
76 % Sisällön kommentointi ja/tai tykkääminen
68 % Toimipaikkojen arkiset tiedot
66 % Tapahtuma- ja/tai koulutuskalenteri
65 % Laatujärjestelmädokumentit
Hälyttävää on se, että monet viestinnälliset intranetit pyörivät elinkaarensa lopussa olevian järjestelmien päällä, eikä niihin pääse käsiksi mobiililaitteilla yhtä näppärästi kuin esimerkiksi sisäiseen someen. (Teknologiasta tarkemmin toisessa artikkelissa.)
95 % kyselyvastaajistamme ilmoittaa, että heillä on viestinnällinen intranet. Sen omistaa tyypillisesti viestintäyksikkö.
Sisäinen some
Sosiaalinen vuorovaikutuskanava tai ”sisäinen some” mahdollistaa monensuuntaisen vuorovaikutteisen viestinnän, tiedon jakamisen, vertaistuen, työn koordinoinnin ja muilta oppimisen. Tämä sisäinen keskustelukanava voi olla osa viestinnällistä intranetiä, ilmetä ryhmätyötilojen osana, mutta kasvavassa määrin myös erillisenä kokonaisuutena.
Sisäisen somen työkaluja hyödynnetään enenevissä määrin sellaiseen tiedon jakamiseen, joihin aiemmin viestinnällistä intranetiä pyrittiin räätälöimään.
Sisäisen somen myötä tiedonvälityksen vastuu laajenee koko henkilöstölle. Tästä syntyy oivalluksia.
Varsinkin sisäinen some ei ole vain tietotyöläisten kanava. Suurin kasvu tulee operatiivisen henkilöstön työyhteisöviestinnän digitalisoinnista.
Sisäistä somea hyödynnetään eniten seuraaviin tehtäviin:
90 % Vapaamuotoinen keskustelu
88 % Vinkkien jakaminen
76 % Tunnelmien ja fiilisten jakaminen työarjesta
68 % Julkinen kannustaminen ja kiittäminen
57 % Vertaistuki/Kysymys–vastaus-palstat
54 % Sisäiset tiedotteet ja uutiset
52 % Havaintojen jakaminen toimintaympäristöstä
83 % kyselyvastaajistamme ilmoittaa, että heillä on sisäisen somen kanava (erillisenä tai osana viestinnällistä intraa tai ryhmätyötiloja). Sen omistaa tyypillisesti viestintäyksikkö.
Ryhmätyötilat
Ryhmätyötilat mahdollistavat tietotyön tekemisen ja informaation jakamisen tiimeissä, yksiköissä ja projekteissa. Työskentely ja ryhmien työyhteisöviestintä tapahtuu tarpeiseen dedikoiduilla työkaluilla, osana tai mahdollisesti täysin erillään intranetistä.
Ryhmätyötiloja hyödynnetään eniten seuraaviin tehtäviin:
88 % kyselyvastaajistamme ilmoittaa, että heillä on ryhmätyötilat. Sen omistaa tyypillisesti tietohallinto-/IT-yksikkö.
Intranet ja digitaalinen työympäristö 2018 -selvitys
Selvityksen tulokset perustuvat 125 verkkokyselyvastaukseen. Kysely oli avoinna 8.5.-10.6.2018. ja se oli kohdennettu organisaationsa intranetistä ja/tai digitaalisesta työympäristöstä vastaaville. Selvityksen teemoina ovat digitaalisen työympäristön roolit, tehtävät, ominaisuudet, teknologia sekä sen johtaminen ja kehittäminen. Selvitys toteutettiin nyt kolmannen kerran: vertailuaineistot ovat vuosilta 2014 ja 2016.
Digitaalinen työympäristö tarjoaa hyvin toteutettuna työntekijöille välineet viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, sisäiseen vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön. Intranet erityisesti on sisäisen viestinnän väline, mutta mahdollistaa myös työn johtamisen ja mahdollistaa osaamisen jakamisen ja sitouttaa työntekijöitä.
Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.
Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.
Emme myy koodausta emmekä lisenssejä
Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.
Realistisuus ja kaukonäköisyys
Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.
