Intranetit ovat tyypillisesti ”dokumentti-intensiivisiä”. Viestinnällisen intran tietosisällöt kun ovat pääosin erilaisia päivitettyjä ohjedokumentteja, esitysmateriaaleja, raportteja, kaavakkeita ja vastaavia asiakirjoja. Niitä tuntuu helpolta tuottaa ja julkaista intrassa erillisinä dokumentteina liitetiedostoina. Tiedon löydettävyyden kannalta kuitenkin liitetiedosto on huono vaihtoehto, ja usein kannattaisi nähdä se vaiva että tärkeän, toisille jaettavan tietosisällön muokkaa intraan verkkosivuksi.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
12.3.2024
Intranetit ovat tyypillisesti ”dokumentti-intensiivisiä”. Viestinnällisen intran tietosisällöt kun ovat pääosin erilaisia päivitettyjä ohjedokumentteja, esitysmateriaaleja, raportteja, kaavakkeita ja vastaavia asiakirjoja. Niitä tuntuu helpolta tuottaa ja julkaista intrassa erillisinä dokumentteina liitetiedostoina. Tiedon löydettävyyden kannalta kuitenkin liitetiedosto on huono vaihtoehto, ja usein kannattaisi nähdä se vaiva että tärkeän, toisille jaettavan tietosisällön muokkaa intraan verkkosivuksi.
Viestinnällisten intranettien ydinsisältöä ovat ohjeistukset: henkilöstöhallinnon, taloushallinnon, tietohallinnon, yksiköiden johtajien, viestinnän ja sisäisten tukiyksiköiden tuottamat ohjeet siitä, kuinka työntekijän tulee talossa toimia. Näitä ohjeita siis kirjoittaa kirjava porukka ympäri taloa omilla tekstinkäsittelyohjelmillaan.
Intranet on tyypillisesti myös ”arkistomappi”: sieltä löytyvät työtehtävien osana tuotettavat paperit ja raportit, katsaukset, Excel-laskelmat, Powerpoint-esitykset ja vastaavat aineistot, joita työntekijät ovat luoneet toimisto-ohjelmillaan. Usein ne on vielä pakattu lopullisena versiona pdf-muotoon.
Liitetiedoston julkaisu on helppoa
Jos tuo Wordilla, Excelillä tai Powerpointilla tuotettu ohjeistus tai materiaali pitää sitten saattaa työpaikalla muidenkin ihmisten tiedoksi, on aineiston julkaisemiseksi kaikkein helpoin vaihtoehto paiskata liitetiedosto intranettiin sellaisenaan.
Ja turha sitä on kiertää: valtaosa suomalaisten organisaatioiden aineistoista luodaan ja julkaistaan Microsoft-imperiumiin kuuluvilla tuotteilla. Suurin osa aineistoja on Office-dokumentteja. Microsoft on kaapannut myös monopolin intranet-alustoista, joten intranet-ympäristöinä ovat Sharepoint-sivustot ja Teams-kanavat.
Näihin molempiin sisältyvät oletusarvoiset dokumenttikirjastot tekevät omalta osaltaan liitetiedostojen julkaisun kutkuttavan helpoksi: ympäristöihin on paljon helpompaa ladata dokumentti kuin kirjoittaa sisältöä.
Dokumenttikirjasto on käytettävyydeltään kamala
Vaikka lähtökohtaisena ajatuksena olisi se, että sieltä kirjastostahan se sopiva dokumentti löytyy, kaikilla lienee kokemuksia siitä, miten kamalaa on etsiä jotakin tietoa dokumenttikirjastojen kätköistä.
Intranetit ja Teams-kanavat ovat pullollaan erilaisia ”Documents”- tai ”Files”-nimisiä kirjastoja, ja käyttäjän pitäisi oivaltaa, mistä kirjastosta lähtee tarvitsemaansa tietoa etsimään.
Kirjastoihin syntyy kansioita, ja niiden alikansioita, ja alikansioiden alikansioita, joiden aukiklikkailuun ja nimeämislogiikan tai hierarkian pähkäilyyn menee aika ja hermot. Dokumentit on nimetty miten sattuu, joten otsikosta ei pysty päättelemään, mitä kukin dokkari sisältää.
Tiedostojen aukominen (tai esikatselu) dokumenttikirjastosta on melko tuskaista ja huonosti hallittavaa. Kun tiedoston avaa lähteäkseen etsimään sen sivuilta tarvitsemaansa tietoa, siirtyy toimisto-ohjelmiston ympäristöön, jossa onkin jo unohtanut sen, missä kohdassa dokumenttikirjastoa olikaan, ja miksi.
Dokumenttikirjasto on hyvä väline materiaalien säilömiseen ja muokattavien dokkarien tallennukseen, mutta tietosisältöjen esittämisen välineenä se ei toimi.
Muokkaa tärkeästä tietosisällöstä verkkosivu!
Jos jokin tieto halutaan aidosti julkaista intranetissä henkilöstön luettavaksi, on se kirjoitettava verkkosivuksi viestinnälliseen intranettiin. Ohjeistuksen tai esityksen pääkohdat on kopioitava/muokattava tekstiksi sivulle, joka saa jonkin loogisen paikan intranetin sisältöhierarkiassa.
Sivulle on sujuvaa navigoida: intranetin valikoissa tai linkkilistoissa voidaan näyttää ohjaus tälle sivulle. Sivu on helppoa avata nopsasti, sen sisältöjä (vaikkapa väliotsikoita) on sujuvaa silmäillä aiheen ymmärtämiseksi, ja sivulta on helppoa siirtyä toiselle sivulle.
Sivuista muodostuu helposti selailtava sivusto, josta tietokokonaisuus on paljon selkeämpää hahmottaa kuin sirpaleisista liitetiedostoista. Tietosisältöjen (=sivujen) keskinäiset suhteet voidaan esittää sivuilla tekstien ja ristiinlinkitysten avulla: toimitetuilta sivuilta käyttäjä on helpompi ohjata hänen etsimänsä tiedon luo.
Sivu saa oman URLinsa, jota on selkeää käyttää tietoon ohjaavana linkkinä vaikkapa tiedotteessa, Teams-keskustelussa, sähköposti-ilmoituksessa tai intranetin muilla sivuilla. Tuo www-osoite pysyy samana, vaikka sivun sisältöä päivitettäisiin tai muokattaisiin.
Mitä haku löytää?
Microsoftin 365-ympäristössä haku tietysti löytää sivuja ja liitetiedostoja ihan yhtä hyvin ja yhtä huonosti. Usein liitetiedostot korostuvat hakutuloksissa, koska niistä löytyy paljon sanoja joihin hakutermi voi osua, ja intranetit ovat pullollaan liitetiedostoja. Intranetin sivu olisi kuitenkin useammin se osuma, jonka työntekijä haluaisi nähdä?
Jos intran käyttäjä etsii haulla vaikka ohjetta ”matkalaskun” tekemiseen, hän törmää epäilemättä hakutuloksissa viidakkoon erilaisia matkalaskupohjia, kenties eri ihmisten ja yksiköiden tekemiin matkalaskuihin, takavuosien tiedotteisiin matkalaskuista koronan aikaan tai jonkin toisen yksikön ainutkertaisen hankkeen ohjeeseen matkalaskun tekemisestä tuossa projektissa.
Miten käyttäjä löytäisi sen ”oikean”, pätevän, yleisen ohjeen matkalaskujen tekemisestä?
Jos se on muotoiltu sisältösivuksi, tämä ehkä erottuu edukseen hakutuloksista? Ja sisältösivulta ainakin pystyy tulkitsemaan, mihin tarkoitukseen ja missä kontekstissa tämä sisältö on julkaistu, jotta siitä voi päätellä, onko se omaan tarpeeseen relevantti tieto.
Mutta kun se sivun muotoilu on niin vaivalloista…
Kun henkilöstöhallinto, taloushallinto, tietohallinto jne. tuottaa tekstikappaleita ja muuta sisältöä arjessaan toimisto-ohjelmilla, on näiden tekstien muovaaminen intran verkkosivuiksi ymmärrettävästi haasteellinen ponnistus.
Sivujen luonti, tekstityylien muokkaus, elementtien taitto, linkitysten asettelu, metatietojen käsittely ja muut toimet, joita verkkosivun aikaansaaminen intranet-järjestelmällä edellyttää, eivät kuulu päivittäiseen arkityöhön hr:n, talouden tai IT:n hallintotiimeissä. On varsin ymmärrettävää, että koko henkilöstöä koskevan tiedon tuottajien rooliin ei oikein kuulu tuon tiedon verkkojulkaisu.
Mutta jonkun se muokkaus ja julkaisu kannattaisi tehdä! Wordilla tehdyn ohjeistuksen kopiointi ja muokkaus fiksuksi verkkosivuksi intraan saattaa viedä jopa tunnin tai pari — hektisessä arjessa voi tuntua, ettei siihen ole aikaa.
Mutta jonkun käyttämä parituntinen saattaa oikeasti säästää henkilötyökuukausia aikaa, kun jokaisen työntekijän ei tarvitse omalta kohdaltaan etsiä, aukoa ja tankata loputtomia liitetiedostoja. Vaikka varsinaista ROIta ei asiassa lähtisi kalkyloimaan, voi yleisellä elämänkokemuksella nähdä, miten paljon parempaa palvelua työntekijät saavat, kun heidän hermojaan ei koetella huonolla käytettävyydellä.
Ja verkkosivulta sisältöjen ajantasaisuus ja tietojen oikeellisuus on ylläpitäjille helpompaa tarkistaa kuin käymällä läpi kymmenen erilaista liitetiedostoa tai vanhaa uutista.
Ja kun lopullisena tavoitteena on kuitenkin se, että työntekijä toimisi oikein (= ohjeistuksen mukaan), on tavoitteeseen pääsy paljon todennäköisempää, kun ohjeistus on löydettävissä ja muotoiltu sellaiseen muotoon, että lukija ymmärtää sen. Eli helposti silmäiltäväksi, kontekstiltaan loogiseksi verkkotekstiksi.
Järjen käyttö on sallittua
Tätä ei nyt pidä ymmärtää niin, että intranetiin olisi käytettävyyden vuoksi käännettävä verkkosivuiksi ihan kaikki liitetiedostot. Tietenkin asiakirjat ovat se muoto, jossa tietotyötä tehdään, ja ”dokumentti-intensiiviset” intranetit vääjäämättä ovat pullollaan tiedostokirjastoja.
Pdf-muoto on monelle asiakirjalle ”lopullinen” julkaisumuoto, joka lukitsee dokumentin ulkoasun, sisällöt ja taiton tietyllä päivämäärällä leimattuna. Nämä pdf-liitteet ovat monen intran keskeistä antia eikä niitä voi korvata verkkosivuilla.
Kun henkilöstö hoitaa työtehtäviään kirjoittamalla erilaisia dokumentteja, on tämän tiedon tallentamisen kannalta välttämätöntä, että dokumentit on helppoa tallettaa johonkin yhteisesti jaettuun kirjastoon. ”Save as”-toiminnon helppous on edellytys sille, että dokumentteja ei säilötä omilla koneilla, vaan pistetään jakoon yhteisiksi tietoresursseiksi.
Näistä syistä intranetin käyttäjä on useinkin etsimässä intrasta jotain liitetiedostoa: mappina ja kirjastona toimiminen on intranetin rooleista tärkeimpiä. Kun viestinnälliseen intranetiin kirjoitetaan ja muokataan verkkosivuja, niiden tehtävänä olisikin ohjata käyttäjää löytämään nuo kirjastojen aarteet.
Intranetiin kirjoitetut ja muokatut verkkosivut ohjaavat tietosisältöjen pariin, selittävät niitä, auttavat ymmärtämään niitä ja tekevät selväksi, mikä on uusin, ajankohtaisin ja pätevin tieto.
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
