Microsoft Teamsin käyttö on räjähtänyt kahdessa vuodessa

Intranet ja digitaalinen työympäristö 2020-selvitys osoittaa, että mikään ei horjuta Microsoftin asemaa Suomessa – ero muihin teknologioihin vain kasvaa. Erityisesti Teamsin käyttö on suorastaan räjähtänyt kahdessa vuodessa. Kevään poikkeustila on myös muuttanut sisäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen käytäntöjä organisaatioissa, mutta kaikissa työpaikoissa toimintakulttuuri ei ole pysynyt teknisen kehityksen vauhdissa.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

North Patrol selvitti huhti-toukokuussa 2020 suomalaisten organisaatioiden sisäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen välineitä Intranet ja digitaalinen työympäristö 2020-kyselyllä. Laajaan kyselyyn osallistui yhteensä 111 vastaajaa erilaisista, pääosin suurikokoisista suomalaisista organisaatioista. Tämän kevään selvitys on jatkoa vuosina 2018, 2016 ja 2014 tehdyille selvityksille, ja vertailudata osoittaa selkeästi, että Microsoftin valta on Suomessa kiistaton.

– Suomessa Google ei pysty enää haastamaan Microsoftia. Atlassian pääsee Confluencen, Slackin sekä Jiran avulla lähimmäksi, mutta jää silti kovin kauas, toteaa teknologiakonsultti Perttu Tolvanen North Patrolista

Teams jyrää kaikilla rintamilla mutta sähköposti pitää vielä pintansa

Teamsin käyttö on kahdessa vuodessa moninkertaistunut. Vuonna 2018 vain 30 prosenttia vastaajista ilmoitti, että heillä on Teams käytössä, tänä vuonna Teamsiä käyttää jo 85 prosenttia vastaajista. Teamsiä käytetään ensisijaisena työkaluna tiedon ja tiedostojen jakamiseen organisaation sisällä, tiedostojen yhteismuokkaamiseen, projektityöhön ja työn hallintaan sekä vertaistukeen ja ryhmän sisäiseen kommunikaatioon.

Vaikka Teams on tullut uutena työkalupakkiin, se ei määrällisesti ole vähentänyt muita työkaluja ja lähes kaikissa organisaatioissa on useita eri vuorovaikutus- ja tiedonjakovälineitä käytössä. Noin puolessa vastaajaorganisaatioissa on käytössä SharePoint Online -työtilat ja Yammer, 37 prosenttia käyttää WhatsAppia, 23 prosenttia Confluencea ja 21 prosenttia Slackia. Videoneuvotteluissa Teamsin haastaa Zoom, jonka osuus on 22 prosenttia.

Suomi on ottanut hurjan digiloikan viimeisen parin vuoden aikana, mutta siihen nähden sähköpostin ja verkkolevyjen osuus tiedon välittämisessä ja säilyttämisessä on vielä huolestuttavan suuri. Sähköpostia käytetään sisäiseen tiedonjakoon vielä 84 prosentissa organisaatioissa ja verkkolevyt ovat käytössä 64 prosentissa organisaatioissa.

Yhdessä tekemisen ja vuorovaikutuksen välineet 2020 Teams 85 % Sähköposti 84 % Verkkolevyt 65 % Microsoft O365 SharePoint Online -työtilat 52 % Yammer 52 % WhatsApp 37 % Confluence 23 % Zoom 22 % Slack 21 % Trello 20 % Microsoft Uudet SharePoint on-premise -työtilat (2016 tai 2019) 19 % Moodle 19 % Google Drive 16 % Microsoft SharePoint on-premise -työtilat (2010 tai 2013) 15 % M-Files 15 % Facebookin suljetut ryhmät 14 % Dropbox 10 % Workplace by Facebook 4 %

Teamsin hallintamalli mietittävä ja käytännöistä sovittava

Kevään 2020 poikkeusolot ja etätyösuositukset ovat nopeuttaneet Teamsin käyttöönottoa monessa organisaatiossa. Osassa organisaatioista työvälineet ja toimintatavat olivat jo tuttuja, toisissa on jouduttu ottamaan haltuun uusia tapoja toimia.

Useat vastaajat kertovat, että Teamsin käyttö on etätyön myötä vahvistunut, osalla suorastaan räjähtänyt. Poikkeusaika on tehnyt etätyöstä laajassa mittakaavassa hyväksyttyä, mutta toimintatapoja haetaan vielä. Uusien työvälineiden käyttöönotto on pitkälti keskityynyt tekniseen osaamiseen, eikä toimintamalleja tai järjestelmien roolitusta ei ole aina ehditty miettiä.

Jotkut kokevat Teamsin sekavana ja monessa organisaatiossa ongelmana on, että välineitä on monta, eikä tiedetä, mitä kussakin kuuluisi tehdä.

– Monessa organisaatiossa on panostettu työvälineiden tekniseen käyttöönottoon ja sen tukemiseen, mutta yhteisten toimintatapojen jalkauttaminen on jäänyt kiireessä puolitiehen, sanoo verkkoviestinnän asiantuntija Camilla Heikkilä, North Patrolista.

Perttu Tolvanen vertaa Teamsin nousua SharePointin vallankumoukseen ja ennustaa moneen organisaatioon Teams-krapulaa.

– Eri järjestelmille on hyvä miettiä heti aluksi selkeät roolit ja hallintamallit, muuten ollaan nopeasti Teamsin suhteen tilanteessa, jossa sitä ei hallitse kukaan, Tolvanen toteaa.

Työkaluvetoinen digiloikka on nyt tehty

Selvitys osoittaa selkeästi, että Suomessa on tehty työkalulähtöinen digiloikka. Sähköpostista ja verkkolevyistä ollaan luopumassa sisäisessä yhteistyössä ja yhteistyö ja viestintä ei jää enää työkaluista kiinni. Työkaluja on tarjolla runsaasti, ehkä liikaakiin.

Suomalaisten organisaatioiden digitaalinen työympäristö on yksipuolistumassa entisestään, mikä ei välttämättä ole vain huonoa. Kun kaikki käyttävät samoja työvälineitä, yhteistyö yli organisaatiorajojen helpottuu. Sähköposti ei ole enää se ainoa tuttu väline organisaatioiden väliseen kommunikointiin.

Suunnittelemme toimivan intranetin

North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.

Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Camilla Heikkilä

VTM, IT-tradenomi Camilla Heikkilä on verkkopalvelusuunnittelun ja palvelukonseptien asiantuntija. Camilla konsultoi asiakkaita erityisesti julkisten ja sisäisten verkkopalveluiden ratkaisujen muotoilussa ja sisältökonseptoinnissa, sekä niiden hankintaan liittyvissä asioissa.

Camillalla on vahva viestinnällinen osaaminen ja hän auttaa kiteyttämään organisaation tarpeet ja sisällöt toimivaksi verkkosivukokonaisuudeksi, jossa myös loppukäyttäjän tarpeet on huomioitu. Teknisen osaamisen ansiosta, Camilla pystyy sujuvasti yhdistämään asiakkaan viestinnälliset tarpeet ja eri teknologioiden tarjoamat mahdollisuudet.

Palvelu- ja sisältökonseptien suunnittelun lisäksi, Camilla auttaa hankkeiden valmistelussa sekä optimaaliseen käyttäjäkokemukseen tähtäävien vaatimusten määrittelemisessä.

Camillalla on vuosien kokemus verkkopalveluiden suunnittelusta sekä sitä ennen yli kymmenen vuoden kokemus erilaisista verkkoviestintätehtävistä järjestösektorilla ja julkishallinnossa. Aikaisemman työuran aikana, Camilla on vastannut useasta verkkopalveluprojektista ja toiminut myös tuoteomistajan roolissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun