North Patrol on digipalvelujen ja tietojärjestelmien suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Muotoilemme ideoista vision ja palvelukonseptin, löydämme parhaat arkkitehtuuri- ja teknologiaratkaisut, suunnittelemme toimivan käyttökokemuksen ja kilpailutamme ihannekumppanin toteutustyöhön. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Data-analyysi: Julkishallinnon kilpailutuksista huomattava osuus (64 %) räätälöityjä tietojärjestelmiä
Tänäkin vuonna lähtöaineisto on hankittu HILMA-palvelun rajapintojen kautta ja suodatettu North Patrolin asiantuntijoiden toimesta. Lisäksi asiantuntijatyönä on tehty aineistolle useita luokitteluja, jotka avaavat tarkemmin hankintojen sisältöjä ja tyyliä.
Hankintamenettelyjen ja näihin liittyvien yksityiskohtien lisäksi tänä vuonna tehtiin uutena luokitteluna hankintojen jako eri tietojärjestelmä-genreihin, joten nyt on tarjolla myös sisällöllisesti enemmän tietoa siitä, minkä genren hankintoja nähdään eniten julkisella sektorilla.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Analyysin otos on 596 hankintailmoitusta, jotka kohdistuivat tietojärjestelmähankkeisiin vuonna 2021. Hankintojen kokoluokan kirjo on varsin suuri, noin kolme neljännestä ylitti EU-laajuisten hankintojen kynnysarvon, joten merkittävä osa hankinnoista on arvoltaan vähintään useiden satojen tuhansien eurojen hankintoja. Tämä on toki aivan tyypillistä tietojärjestelmien alueella, yleensä puhutaan sadoista tuhansista euroista per järjestelmä.
Tuloksia lukiessa on myös hyvä muistaa, että iso osa julkisen sektorin tietojärjestelmähankinnoista tapahtuu erilaisten puitesopimusten ja yhteishankintayksiköiden kautta. Esimerkiksi Valtori, Tiera, Sarastia ja Hansel ovat tunnettuja hankintayksiköitä, joiden kautta moni julkishallinnon toimija ostaa tietojärjestelmäosaamista, valmiita palveluita sekä projektimuotoisia hankkeita. Nämä yksiköt taas tyypillisesti kilpailuttavat isoja sopimuksia, joiden kestot voivat olla useita vuosia, jotkut hyvinkin pitkiä sopimussuhteita. Julkisuuslaki taas ei ulotu käytännössä näihin erillisiin yhtiöihin tai näiden tekemiin puitesopimuksiin, joten näistä ei ole saatavilla juurikaan tietoja julkisesti.
Yhteishankintayksiköidenkin kilpailutukset toki näkyvät HILMA-palvelussa aina sopimuskausien nivelkohdissa, joten vaikka sopimuskaudet voivat olla pitkiä, alkavat nekin sopimukset tyypillisesti avoimesta hankintailmoituksesta. Tietojärjestelmien puolella ei ole tiettävästi tutkittu tosin lainkaan sitä, kuinka laajasta markkinasta on käytännössä kysymys, kun puhutaan julkisyhteisöjen itsensä omistamilta yrityksiltä ostamisesta. Vuonna 2018 tehdyn valtioneuvoston tutkimuksen mukaan noin kolmasosa julkisista hankinnoista tehdään tällaisilta julkisyhteisöjen itsensä omistamilta yhtiöiltä (ilman julkista kilpailutusta). Tietojärjestelmien alueella voi osuus hyvinkin olla samansuuntainen.
North Patrolin motivaatio näiden tutkimusten tekemiseen on tuoda julki enemmän dataan perustuvaa tietoa liittyen tietojärjestelmien hankintoihin Suomessa. Julkiset tietojärjestelmähankinnat muodostavat erittäin merkittävän osan julkishallinnon vuosittaisista menoista, ja digitalisaation ollessa ajankohtainen aihe myös julkishallinnossa, on tietojärjestelmähankintojen laadukkaalla toteutuksella myös huomattava yhteiskunnallinen merkitys. North Patrol myös itse toimii hankintakonsulttina vaativien tietojärjestelmien alueella, joten tutkimusten analyysistä on hyötyä myös yhtiölle itselleen. Tutkimus on North Patrolin itsensä rahoittama.
Talous- ja toiminnanohjausjärjestelmät ovat isoin tietojärjestelmien kategoria
Tänä vuonna data luokiteltiin myös tietojärjestelmien aihealueisiin, jolloin nähtiin selvemmin, minkätyyppisiä tietojärjestelmiä julkinen sektori hankkii eniten. Isoimmaksi kategoriaksi tulivat talous- ja toiminnanohjausjärjestelmät (19 prosenttia), jotka ovatkin IT-alalla merkittävä kategoria, ja muodostavat ne myös julkishallinnossa erittäin ison kategorian. Julkishallinnossa tämän kategorian järjestelmät ovat myös usein erittäin räätälöityjä ratkaisuja, koska valmiita pakettiratkaisuja ei ole aina saatavilla virastoille tai yksiköille, joiden toimintaa ohjaa jokin varsin uniikki laki tai säädös. Näin verrattuna esimerkiksi yrityksiin, on tämä kategoria käytännössä varsin erilainen alue julkisella sektorilla.
Taloushallinnon saralla tosin ovat isossa roolissa myös erilaiset julkisten toimijoiden omistamat palveluyhtiöt, kuten Sarastia, Kuntien Tiera ja Monetra. Onkin todennäköistä, että juuri tällä tietojärjestelmien alueella on varsin paljon ostoja näiltä julkishallinnon omilta palveluyhtiöiltä. Täten tämä alue lienee käytännössä vieläkin isompi kuin mitä se tässä datassa näyttäytyy.
Toiseksi suurimmaksi kategoriaksi tuli julkinen web (13 prosenttia), jolla tässä selvityksessä tarkoitetaan julkisen sektorin verkkosivustoja ja avoimia asiointipalveluita. Pääasiallisesti tähän luokiteltiin avoimia tietosivustoja tai avoimia asiointipalveluita, joiden keskeinen tehtävä oli ohjata asiakas oikeaan asiointikanavaan. Julkisen sektorin monien toimijoiden ollessa nimenomaan palveluorganisaatioita, on luontevaa, että tämä alue on varsin suuri, koska asiakaspalvelun kanavina erilaisten verkkopalveluiden rooli on kasvanut jatkuvasti. Tällä alueella on myös varsin laaja yksityinen markkina erilaisia palveluntarjoajia, joten kilpailuttamisen hyödyt ovat selkeät. Esimerkiksi WordPress- ja Drupal -teknologioilla toteuttavia firmoja on useita kymmeniä, jotka ovat myös kokeneita julkishallinnon kumppaneita, joten on luontevaa, että tällä alueella asioita ostetaan avointen kilpailutusten kautta. Toki esimerkiksi valtion verkkosivustot menevät pääosin Valtorin tarjoaman YJA-alustan päälle, mutta muutoin markkina on aika vahvasti yksityisten toimijoiden kilpailukenttää.
Kolmanneksi suurimpana kategoriana olivat perustietotekniikkapalvelut (13 prosenttia), joihin tässä luokiteltiin pääasiassa laitteistoihin ja yksittäisten käyttäjien työasemaohjelmistoihin liittyvät hankinnat sekä näihin liittyvät tuki- ja huolenpitosopimukset. Myös tällä alueella valtion itsensä omistamat yhtiöt ovat isossa roolissa palveluntarjoajina, kuten Valtori ja Kuntien Tiera. Esimerkiksi Valtori on todella merkittävä toimija tällä alueella valtion yksiköiden suuntaan, ja todennäköisesti useimpien virastojen ja ministeriöiden perustietotekniikkapalvelut nojaavat täysin tai lähes täysin Valtorin tuottamiin tai välittämiin palveluihin.
Muita varsin merkittäviä kategorioita olivat dokumenttien hallinta ja arkistointi (9 prosenttia), raportointi- ja analytiikkapalvelut (9 prosenttia), asiointipalvelut ja verkkokauppa (7 prosenttia), SoTe-järjestelmät (6 prosenttia) ja oppimisympäristöt (5 prosenttia).
Näistä etenkin SoTe-järjestelmät lienevät esimerkki alueesta, joka on käytännössä varmasti paljon suurempi kuin mitä tämä data näyttää. Syy pieneen osuuteen on juurikin julkisyhteisöjen itsensä omistamissa yhtiöissä, joiden kautta menee merkittävä osa tämän alueen tietojärjestelmähankinnoista. Erityisesti viime aikoina, kun hyvinvointialueiden perustaminen on täytynyt tapahtua nopealla aikataululla, on tällä alueella turvauduttu paljon omien yksiköiden kautta tapahtuvaan järjestelmien ja palveluiden ostamiseen.
Räätälöidyt asiakaskohtaiset tietojärjestelmät hallitsevat (64 %) edelleen
Uusimmassa aineistossa räätälöidyt tietojärjestelmät hyppäsivät varsin isoon osuuteen hankintoja, vaikka luokitteluperiaatteet pidettiin samana. Hyppäys 38:sta prosentista peräti 64 prosenttiin on varsin suuri, ja voi selittyä luontaisella kausivaihtelulla, tai sitten kyse on pysyvämmästä trendistä. Vain kahden vuoden otoksen perusteella ei vielä voi kuitenkaan tehdä suuria johtopäätöksiä trendistä, mutta voi toki todeta, että vuonna 2021 julkishallinto on ostanut avoimilla kilpailutuksilla pääasiassa räätälöityjä asiakaskohtaisia tietojärjestelmiä.
Räätälöityinä järjestelminä pidettiin tässä selvityksessä kaikkia niitä hankintoja, jotka sisälsivät merkittävästi asiakaskohtaista räätälöinti- tai laajennustöitä, joten vaikka kyse olisi ollut jonkun tunnetun järjestelmän käyttöönotosta, on se voitu luokitella räätälöidyksi järjestelmäksi, jos osana hankintaa on ostettu huomattava määrä ohjelmistokehitystyötä mahdollisten räätälöintien ja integrointien toteutukseen.
Viime vuosina on toki tapahtunut paljon asioita, joiden kautta voi ymmärtää tätä trendiä. Moni tuotepohjainen ratkaisu on esimerkiksi siirtynyt yhä enemmän saas-tyyppiseksi palveluksi, jota ei ole mahdollista mukauttaa tai räätälöidä asiakaskohtaisesti. Erityisesti julkishallinnossa toivotaan tuotteisiin usein räätälöintejä, ja tämä muutos tiukempiin tuotepaketointeihin on voinut vaikeuttaa tuotepohjaisten ratkaisujen hankintaa. Toisaalta, valmisohjelmistoja ja myös saas-tyyppisiä ohjelmistoja ostetaan paljon myös puitejärjestelyiden ja sidosyksiköiden (kuten Valtori) kautta. Sama ilmiö selittänee myös lisensoitavien valmisohjelmistojen kapeata osuutta, nämä hankitaan julkishallinnossa muiden kanavien kautta.
Saas-tuotteiden laskusuhdanteeseen voi toki vaikuttaa myös EU:n ja USA:n välinen epäselvyys henkilötietojen käsittelystä. Epäselvä sopimuksellinen tilanne on tehnyt monet ostajat varovaisiksi amerikkalaisten tuotteiden suhteen, ja tämä on voinut jonkin verran lisätä kiinnostusta toteuttaa täysin räätälöityjä ratkaisuja, joiden kanssa operointi ja tietojen tallentaminen voidaan tehdä juuri kuten asiakas haluaa.
Teknologiavalinta on vuosikymmenen investointi
Teknologiaratkaisuissa ei kannata tehdä valintojaan kuumimpien trendien mukaan, vaan soveltuvuuden, skaalautuvuuden, ylläpitokokemuksen, yhteensopivuuden ja elinkaarikustannuksien ehdoilla. North Patrol auttaa näkemään teknologiavaihtoehtojen plussat ja miinukset puolueettomasti, konkreettisesti ja kaukonäköisesti.
Julkishallinto haluaa projekteja (82 prosenttia), mutta käytännössä henkilövuokraa asiantuntijoita
Vaikka räätälöityjen järjestelmien osuus on kasvanut, ei puhtaan henkilövuokrauksen määrä ole kasvanut. Tätä voi pitää jopa hieman yllättävänä trendinä, eli edelleen selvästi suurin osa hankinnoista tähtää projektimuotoiseen hankkeeseen, jolla on selvä aloituspiste ja päätöspiste.
Puhdasta henkilövuokrausta edustaa vain neljä (4) prosenttia hankinnoista.
Merkittävä osa projektikilpailutuksista ratkaistaan kuitenkin pääosin tarjotun tiimin ansioluetteloiden ja tarjottujen päivähintojen perusteella, joten vaikka hankintailmoitus puhuu projektista, on kyse käytännössä henkilövuokrauksesta. Merkittävä osa näistä hankinnoista on käytännössä puitesopimustyyppisiä järjestelyitä, joissa ostajat eivät ole kuvanneet tavoiteltavaa järjestelmää kovin tarkasti etukäteen, joskus eivät juuri millään tavalla.
Täten, vaikka julkilausuttuna tavoitteena on tehdä projektimainen tietojärjestelmäuudistus, tehdään sopimus kuitenkin resurssivuokraustyyppisenä sopimuksena. Tyypillisesti valitulla toimittajalla ei tällaisissa sopimuksissa ole minkäänlaista urakkavastuuta, vaan ainoastaan velvoite tarjota tiimi asiakkaan käyttöön ja lupa laskuttaa tuntipohjaisesti. Asiakas vastaa näissä käytännössä itse täysin siitä, miten projektimuotoinen hanke käytännössä on, ja mitä tiimi käytännössä tekee. Täten haave projektimuotoisesta hankkeesta tai käyttöönotosta voi toteutua, tai olla toteutumatta, mutta sopimuksellisesti kyse on harvoin urakkaluonteisesta hankinnasta.
Projektimuotoista hankintamallia voinee pitää lähinnä julkishallinnon kauniina tavoitteena, joka on kuitenkin varsin eriävä todellisuuden kanssa, eikä tämän datan perusteella ole ainakaan kovin helppoa arvioida syitä tähän ristiriitaan.
Avoin menettely on ylivoimaisesti suosituin menettely (81 %), mutta myös kirjavin käytännön toteutukseltaan
Hankintamenettelyjen yleisyyden tilasto on lähes muuttumaton edellisvuoteen verrattuna. Avoin menettely (81 %) on edelleen ylivoimaisesti eniten käytetty, mutta kuten edellisenkin vuoden analyysissä todettiin, on sen käytännön soveltaminen hyvin kirjavaa. Täten avointa menettelyä on ehkä jossain määrin vaikea edes ajatella kovin yksiselitteisenä menettelynä, koska käytännössä avoimen menettelyn avulla ostetaan hyvin monenlaisia asioita ja hyvin monenlaisten prosessien avustuksella. Myös hankintojen kokoluokka vaihtelee avoimen menettelyn hankinnoissa muutamista kymppitonneista aina jopa kymmenien miljoonien puitesopimuksiin.
Julkishallinnossa käytetään myös paljon markkinakartoituksia ja teknisiä vuoropuheluita, jolloin ennen avoimen menettelyn kilpailutuksen käynnistymistä, on saatettu käydä paljonkin neuvotteluita eri tahojen välillä, joten myös käytännön erot avoimen menettelyn ja neuvottelumenettelyjen välillä ovat joskus pienempiä, kuin mitä kilpailuttamisen teorian perusteella saattaisi päätellä.
Tämä voi osaltaan selittää sitä, miksi neuvottelumenettelyjen osuus on varsin kapea, vaikka nämä saavat esimerkiksi mediassa paljon huomiota osakseen. Erityisesti kilpailullinen neuvottelumenettely on edelleen yllättävän vähän käytetty menettely, vaikka siitä usein puhutaan tietojärjestelmäalan tapahtumissa ja koulutuksissa. Käytännössä moni hankintayksikkö tehnee neuvotteluja runsaasti ennen varsinaisen kilpailutusprosessin käynnistämistä, jolloin formaalimman neuvottelumenettely-tyyppisen hankintamenettelyn käyttö ei tunnu enää tarpeelliselta kilpailutusvaiheessa.
Tästä käytännöstä on varmasti monenlaisia mielipiteitä, mutta esimerkiksi tietojärjestelmien alueella ennakkoneuvottelut, perusteellinen esiselvitys, markkinakartoitus ja erilaiset tietopyyntökierrokset ovat hyvin suositeltavia käytäntöjä, koska Suomessa toimittajamarkkina on lähes kaikilla IT:n sektoreilla rajallinen, ja hankintayksikkö voi helposti päätyä rajaamaan tai suuntaamaan omaa kilpailutustaan tahtomattaan, jos ei tunne markkinaa etukäteen. On myös hyvin tyypillistä, että jos ei selvitetä markkinaa etukäteen, vaan nojataan pelkästään neuvottelutyyppisen hankintamenettelyn prosessiin, päädytään neuvottelemaan lähinnä erittäin isojen IT-toimittajien kanssa, joilla on parhaat resurssit osallistua tällaisiin prosesseihin.
Näin neuvottelumenettelyjen kapeata osuutta ei välttämättä pidä ajatella huonona tuloksena, vaan todellisuus voi olla juuri toisinpäin, mikäli ajatellaan hankintayksiköiden tekevän perusteellista pohjatyötä raskaiden neuvottelumenettelyjen sijasta.
Huoleton Hilma-kilpailutus?
Julkishallinnon kilpailutuksissa hankintalaki antaa omat reunaehtonsa tarjouskilpailun läpivientiin. North Patrolin vankka kokemus julkisten hankintojen konsultoinnissa vapauttaa sinut keskittymään digipalvelusi olennaisuuksiin, kun me huolehdimme lakisääteisten velvoitteiden täyttymisestä.
Pelkästään hinnalla ostaminen kasvoi (18% -> 30 %)
Edellisvuoden 18:a prosenttia arvioimme jo todella korkeaksi luvuksi, mutta nyt data kertoo varsin isosta noususta peräti 30:een prosenttiin. Tämä tilasto ei myöskään ole tulkinnanvarainen, koska se määritellään hankintailmoituksissa yksiselitteisesti.
Korkea prosentti tuntuu todella hurjalta, koska kun puhutaan laadukkaiden tietojärjestelmien ostamisesta, on vaikea kuvitella hyviä lopputuloksia saavutettavan arvioimalla vain ja ainoastaan hintaa. Toki voi olla joitain alueita, joissa ostajat ovat niin kokeneita ja niin osaavia laadun määrittelijöitä, että voivat määritellä uuden tietojärjestelmätarpeensa niin täydellisesti, että kilpailutuksessa voidaan pyytää toimittajilta vain hintalappua. Tämä tuntuu kuitenkin useimmilla tietojärjestelmien alueilla lähinnä Hollywoodissa kirjoitetulta tieteisfantasialta.
Paras selitys ilmiölle löytynee henkilöstövuokrauksesta, ja siitä, että merkittävä osa julkishallinnon ostamista on tällä hetkellä puitesopimusostamista, jota toteutetaan erittäin henkilövuokrauksen kaltaisesti. Tällöin ostajat saattavat olla hyvinkin täsmällisiä omien vaatimuksiensa kanssa, ja tällöin kilpailutukselle voi olla mahdollista määritellä pakolliset vaatimukset niin selkeästi, että itse kilpailutuksessa voidaan keskittyä vain hintaan.
Alan kannalta tällainen kehitys tietysti johtaa siihen, että julkishallinnon toimittajilla ei ole minkäänlaisia insentiivejä panostaa menetelmälliseen laadulliseen kehitykseen, vaan he keskittyvät vain rekrytoimaan sopivalla kokemuksella olevia ihmisiä ja välittämään näitä julkishallinnon projektien tarpeisiin, julkishallinnon itsensä johdettaviksi. Näin julkishallinnon tietojärjestelmähankkeet ovat yhä enemmän julkishallinnon itsensä johdettavia ja kehitys suuntautuu enemmän ja enemmän kohti inhouse-tyyppistä kehitystä, jossa ulkopuoliset toimittajat vain toimittavat resursseja.
Näin ainakin jos pelkällä hinnalla ostaminen jatkaa kasvuaan.
Pääteknologia rajataan hyvin harvoin, tarjoajat saavat ehdottaa
Pääteknologian rajaukseen liittyvä tilasto on hyvin samankaltainen edellisvuoden kanssa. On varsin harvinaista, että pääteknologia mainitaan suoraan hankintailmoituksessa.
Tämä ei kuitenkaan huomioi sitä todellisuutta, että käytännössä monen hankinnan liitetiedostoissa, kuten vaatimusmäärittelyssä tai arkkitehtuurikuvassa, saatetaan määrittää käytettävät teknologiat hyvinkin tarkasti. Tässä selvityksessä ei kuitenkaan ole käsitelty kaikkien hankintojen liitetiedostoja, vaan ainoastaan hankintailmoitukset.
Tästä tilastosta voidaan silti päätellä, että pääosin julkishallinnossa pyritään ostamaan tietojärjestelmiä tiettyihin tarpeisiin ja vaatimuksiin, ilman tiukkoja teknologialinjauksia. Tätä päätelmää tukee myös se todellisuus, että merkittävä osa hankinnoista on asiakaskohtaisesti räätälöitäviä tietojärjestelmiä, joissa saatetaan toki asettaa reunaehtoja (kuten sovelluksen toimintaympäristöksi Azure tai Amazonin AWS), mutta käytännössä valittava toimittaja tai tiimi saa ehdottaa hyödynnettäviä täsmällisiä teknologioita varsin vapaasti, kunhan ne vastaavat asetettuihin vaatimuksiin.
Vaatimusmäärittely on digiprojektissa keskeinen dokumentti, jonka avulla konkretisoidaan tietojärjestelmän tai verkkopalvelun suunnittelu, hahmotetaan tekniset ratkaisut, pyydetään toteuttajalta perusteltu työmäärä- tai kustannusarvio ja ohjataan ketterän toteutustyön työtehtäviä. North Patrolin vetämässä määrittelytyössä vaatimukset saadaan kirjattua laadukkaasti, asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti.
Julkishallinto ei osta valmistelua tai suunnittelua, vain toteutusta
Julkisiin tietojärjestelmähankkeisiin liittyvä erityispiirre on edelleen se, että julkishallinnossa ei isojakaan järjestelmähankkeita valmistella erillisinä projekteina tai erillisinä työvaiheina. Vain kolme (3) prosenttia hankintailmoituksista kohdistui pelkkään suunnittelu- tai valmistelutyöhön.
Pientä prosenttia ei voi myöskään selittää omien yhtiöiden tarjoamilla palveluilla. Julkishallinnon omat palveluyhtiöt eivät käytännössä tarjoa juurikaan suunnittelu- tai valmistelupalveluita omistajilleen, vaan keskittyvät toteutusprojekteihin ja valmiiden palveluiden tarjoamiseen. Täten kun puhutaan valmistelusta ja hankkeiden vaatimusten määrittelystä, nojaa julkishallinto lähes täysin virkamiesvalmisteluun. Tämä tilanne asettaa varsin korkeat osaamisvaatimukset virkamieskunnalle.
Tilanne olisi ehkä ymmärrettävämpi, jos julkishallinto olisi palkannut merkittävästi tietojärjestelmäasiantuntijoita viime vuosina, mutta käytännössä näin ei ole tapahtunut. Julkishallinto on kyllä pyrkinyt palkkaamaan tietojärjestelmähankkeiden projektipäälliköitä ja tuoteomistajia, mutta varsinaisia suunnittelun tai vaatimusmäärittelyn asiantuntijoita on julkishallinnossa hyvin vähän. Tästä tilanteesta seurausta lieneekin monien isojen tietojärjestelmähankkeiden erittäin heikko valmistelu, kuten on esimerkiksi Helsingin kaupungin Sarastia-hankkeen kohdalla todettu.
Tämä trendi on myös sikäli outo, että räätälöityjen ja asiakaskohtaisten tietojärjestelmien alueella valmistelu ja vaatimusmäärittely korostuvat, jolloin ostajien puolella tulisi olla erityisen hyvä ymmärrys ostettavan kohteen vaatimuksista. Nykytilanteessa moni iso toteutushanke alkaa käytännössä suunnitteluvaiheella, jossa ratkaisun toteuttava taho käytännössä johtaa myös suunnitteluvaihetta, vaikuttaen hankkeen laajuuteen ja kaikkiin tehtäviin ratkaisuihin.
Jos hankinnat kohdistuvat pääosin (97 %) toteutustiimeihin ja toteutusprojekteihin, on varsin todennäköistä, että monessa hankkeessa valmistelu ja suunnittelu ohitetaan hyvin nopeasti, tai tehdään heikolla osaamisella, koska useimmilla osapuolilla on paine edetä toteutusvaiheeseen mahdollisimman nopeasti.
Tietojärjestelmähankintojen arvioidut kokonaishinnat vaihtelevat laajalla skaalalla
Vain pieni osa hankintailmoituksista sisältää tietoja arvioiduista hankinnan kokonaishinnoista, mutta silti tulokset ovat hämmentävän samankaltaisia edellisvuoden kanssa. Joukossa on todella suuria hankintoja (yli 10 miljoonaa euroa) ja todella pieniä hankintoja (alle 100 000 euroa).
Tämä todellisuus tunnetaan IT-alalla tietysti varsin hyvin. Jopa samoja asioita voidaan saada aikaiseksi hyvin monenlaisilla hintalapuilla, ja usein hankintojen hintalappuun vaikuttaa erittäin merkittävästi se, kuinka paljon asiakas on tehnyt pohjatyötä ja kuinka selkeät vaatimukset asiakkaalla uutta järjestelmää kohtaan on.
Suurin osa sopimuksista toistaiseksi voimassa tai jatkettavissa (64 %)
Suurin osa tietojärjestelmähankinnoista tehdään toistaiseksi voimassa olevilla sopimuksilla tai sopimuksilla, jotka ovat jatkettavissa ensimmäisen määräajan jälkeen sovituin ehdoin. Vain 36 prosenttia hankintailmoituksista asettaa yksiselitteisen määräajan sopimuksen pituudeksi.
Yleensähän määräaikaisen sopimuksen vaatimus ei ole toimittajan eikä asiakkaan intressissä. Tyypillisesti on järkevämpää tehdä toistaiseksi voimassa oleva sopimus, vaikka hankintayksiköllä olisikin selkeä tahtotila kilpailuttaa hankinta uudestaan tietyn ajanjakson jälkeen. Tähän todellisuuteen peilaten, voi tuota 36:a prosenttia pitää jopa yllättävän korkeana prosenttina.
Toistaiseksi voimassa oleva tai jatkettavissa oleva sopimus on tyypillisesti myös asiakkaan etujen mukainen sopimusmalli, koska tällaisessa mallissa toimittajalla on insentiivi tuottaa palveluita hyvällä asiakastyytyväisyydellä, koska mikäli asiakas on tyytyväinen ensimmäisen sopimuskauden lopussa, voi sopimus jatkua vielä tämän jälkeenkin.
Kilpailutustyökalujen markkinassa Cloudia hallitsee edelleen (86 %)
Cloudiaon edelleen hallitseva työkalu kilpailutusten käytännön operointiin. HILMA:n osuus on jopa laskenut, mikä voi johtua juuri tarkastelujaksolla siihen tulleista isoista muutoksista.
Vuoden 2021 aikana julkaistujen uudistusten myötä HILMA-palveluhan on käytännössä lähestynyt Cloudiaa ominaisuuksiensa osalta, joten jatkossa on kiinnostavaa seurata, syökö valtion itsensä rahoittama HILMA-palvelu markkinaa kaupalliselta Cloudialta. Ainakin yksinkertaisempien hankintojen läpivienti on nykyisin aiempaa helpompaa pelkästään HILMA-palvelua hyödyntäen.
Lopuksi on syytä todeta, että käsitellyssä datassa on mukana myös hankintoja, joiden valmistelussa North Patrol on ollut mukana. Tällaiset hankinnat, joissa North Patrol on ollut valmisteluvaiheen konsulttina, suunnittelukonsulttina, vaatimusmäärittelijänä tai kilpailutuskonsulttina, muodostavat 2,5 prosentin osuuden datasta.
Mikäli haluat asiantuntevaa apua tietojärjestelmähankkeiden valmisteluun, suunnitteluun tai kilpailutukseen, ota yhteyttä meihin!
Huoleton Hilma-kilpailutus?
Julkishallinnon kilpailutuksissa hankintalaki antaa omat reunaehtonsa tarjouskilpailun läpivientiin. North Patrolin vankka kokemus julkisten hankintojen konsultoinnissa vapauttaa sinut keskittymään digipalvelusi olennaisuuksiin, kun me huolehdimme lakisääteisten velvoitteiden täyttymisestä.
Data kerättiin kevään 2022 aikana HILMA-palvelun rajapintaa hyödyntäen.
Pohjadataksi valikoitiin ICT-hankintoihin liittyvistä kategorioista kaikki soveltuvat, joiden perusteella saatiin pohjadata, josta sitten karsittiin esimerkiksi keskeytysilmoitukset, uudelleenjulkaistut ilmoitukset ja selvästi tietojärjestelmiin liittymättömät ilmoitukset.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme:
Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00).
Ilmoittaudu webinaariin
KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.
Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.
Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.
Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.
Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.
Emme myy koodausta emmekä lisenssejä
Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.
Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus
Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.
