Datakatsaus: Intranet ja digitaalinen työympäristö 2026

11.6.2026

Anna Availa

Selvityksen tuloksia käytiin läpi webinaarissamme 3.6.2026 ja arvioitiin, miten intranetit ja digitaalinen työympäristö tulee tulevaisuudessa muuttumaan etenkin tekoälyn näkökulmasta. Webinaarissa aiheesta keskustelivat ja esittivät väitteitä North Patrolin Anna Availa ja Perttu Tolvanen.

SharePointin asema on vakiintunut

Selvityksemme mukaan Microsoft SharePoint on edelleen selvästi yleisin viestinnällisten intranetien alusta (85 %). Pääosin SharePoint-intranetit ovat erillisiä intranetejä tai M365 SharePoint Online -intranetejä osana Teamsejä. Muilla teknologioilla – kuten julkaisujärjestelmillä (WordPress, Drupal, Liferay) ja valmiilla intranet-tuotteilla (Happeo, Fresh) –  tehdään edelleen intranetejä, mutta niiden osuus on pieni.

SharePointin asema on jo pitkään ollut vahva, eikä markkinassa näy merkittäviä muutoksia. Verrattuna vuoden 2024 tilanteeseen Microsoft SharePoint-intranetien osuus vain vahvistunut, ja paikallisesti asennetun SharePoint On-Premisen osuus on pienentynyt edelleen.

Intranet on yhteisen tiedon keskus

Intranet toimii ensisijaisesti koko organisaation yhteisen tiedon lähteenä. Sen keskeisiä käyttötarkoituksia ovat koko henkilöstön ohjeistaminen (96 %), ajankohtaisviestintä (96 %) ja reitti muihin järjestelmiin (90 %).

Ohjeistuksesta intranetissä välitetään koko organisaation henkilöstö-, toiminta-, it-, viestintä- ja taloushallinnon ohjeita 90 %:sti, kun taas yksikkö- ja tiimikohtaiset ohjeistukset tehdään Teamsissa 85 %:sti. Viestinnässä intranet toimii erityisesti koko organisaatiota koskevien uutisten kanavana (94 %), kun taas kohdennettu yksiköiden ja ryhmien viestintä ja vapaamuotoinen viestintä tapahtuu pääosin Teamsissä (n. 80 %).

Kun tärkeä viesti pitää välittää koko organisaatiolle, kanava on intranet. Kun halutaan viestiä nopeasti ja kohdennetusti, käytetään Teamsia. Kun taas viestitään vapaamuotoisesti, otetaan käyttöön pikaviestimet kuten Slack (7 %), Signal (21 %) ja WhatsApp (24 %).

Intranet on erityisesti paikka, josta työntekijä löytää vastaukset kysymyksiin “miten toimimme” ja “mitä minun tulee tietää.
– kyselyvastaaja

Digitaalinen työympäristö osa Microsoft 365 -ekosysteemiä

Valtaosa organisaatioista rakentaa digitaalisen työympäristön osaksi Microsoft 365 -ekosysteemiä, jossa SharePoint ja Teams muodostavat tiiviin kaksikon, jota täydentää SharePointin työtilat (72 %), OneDrive (82 %) ja Viva Engage (37 %).

Digitaalisessa työympäristössä jako työvälineiden kesken on selkeä, sillä eri välineet täydentävät toisiaan osana samaa digitaalista työympäristöä. Eri työvälineillä on omat roolinsa: intranet toimii yhteisen tiedon ja ohjeiden kotina; Teams tukee yhteistyötä ja arjen tekemistä. Tämä työnjako näkyy erityisesti siinä, että tiimi- ja projektikohtainen työskentely on siirtynyt vahvasti Teamsiin. Henkilöitä (81 %) ja tehtäviä (79 %) johdetaan Teamsissa. Organisaation yhteenkuuluvuutta lisätään niin intranetissä kuin Teamsissa (73 %).

Intranet, Teams, Copilot, Outlook, Office-ohjelmat ja Viva Engage muodostavat tiiviin kokonaisuuden ja niiden hyödyntämistä pyritään tehostamaan jatkossa entistä paremmin.
– kyselyvastaaja

Koko digitaalinen työympäristö ei ole Suomessa pelkän Microsoftin hallussa: M365 muodostaa usein rungon, mutta sen rinnalla käytetään runsaasti muita työkaluja projektinhallintaan, fasilitointiin, pikaviestintään, asiakirjahallintaan, asiakkuudenhallintaan, HR-prosesseihin ja toimialakohtaisiin tarpeisiin. Esimerkiksi projektihallintaan käytettyjä välineitä ovat mm. Jira, Trello ja Monday; yhteistyöhön ja fasilitointiin mm. Miro, Howspace ja Mentimeter.

Intranet ei ole katoamassa

Intranetin asema organisaatioissa on vakaa, sillä suurin osa vastaajista arvioi käytön jatkuvan nykyisellään (61 %) ja kolmaosa pyrkii lisäämään intranetin käyttöä (27 %). Vain 9 % vastaajista arvioi, että intranetin merkitys tulee vähenemään, ja 3 % että siitä luovuttaisiin kokonaan.

Intranet ei ole katoamassa, vaan sen rooli on selkeytynyt virallisen ja rakenteisen tiedon kotipesänä ja kapeutunut Teamsin käyttöönoton myötä, kun vuorovaikutus on siirtynyt Teamsiin.

Trendi sosiaalisesta intranetistä voinee haudata. Intranet on palannut menneeseen rooliinsa.
– kyselyvastaaja

Tulevaisuudessa intranetin rooli näyttää keskittyvän entistä vahvemmin pysyvän tiedon hallintaan, koko organisaation ohjeiden, uutisten ja palvelukuvausten keskittämiseen ja tiedon löydettävyyden parantamiseen.

Tekoäly on osa arkea

Vuoden 2026 selvityksessä tekoäly näkyy jo vahvasti arjen työssä. Tekoälyn käyttö on laajaa, sillä 90 % vastaajien organisaatioista hyödyntää generatiivista tekoälyä ja lähes puolet (45 %) käyttää omia tekoälyagentteja. Tekoäly ei ole enää yksittäinen kokeilu, vaan osa päivittäistä työtä.

Tekoälyä hyödynnetään työn tukena sisällöntuotannossa ja tekstien muokkauksessa, tiedonhauissa, ideoinnissa ja tiedon analysoinnissa. Vastaajat hyödyntävät eniten näissä tehtävissä maksullista Copilotia (n. 70 %) ja muuta kielimallia (n. 40 %).

Maksullisen Copilotin käytössä on eroja eri organisaatioiden kesken, sillä julkkishallinnossa käyttö on vielä valmistelevaa – pilotointia ja vaiheittain laajenevaa. Yrityksissä Copilotin odotetaan lisäävän työn tekemisen tehokkuutta ja niissä tekoälyn käyttämisessä on vähemmän hallinnollisia esteitä kuin julkisissa organisaatioissa.

Organisaatiomme on niin suuri, että on mahdotonta tietää, millä kaikilla tavoilla tekoälyä käytetään.
– kyselyvastaaja

Selvityksen perusteella tekoälyn käytetään organisaatioissa paljon, mutta käyttö on hajautunut niin työvälineiden ja käyttökohteiden kesken. Tällä hetkellä tekoälyn käyttö ei ole yksittäisten työkalujen varassa, vaan sitä käytetään monissa tekoälysovelluksissa. Tekoäly ei ole enää vain tulevaisuuspuhetta. Se on osa työntekoa, mutta ei vielä kovin yhtenäistä tai strategisesti hallittua.

Tekoälyn käytön haasteet liittyvät luottamukseen

Tekoälyn yleistyminen tuo mukanaan haasteita, jotka liittyivät luottamukseen, osaamiseen sekä odotusten ja kustannusten hallintaan. Vastaajat nostivat etenkin esille tiedon laadun ja oikeellisuuden (79 %), tietoturvan ja tietosuojan (75 %) sekä osaamisen (64 %). Julkisen sektorin vastaajilla korostuivat etenkin tietoturva ja -suoja sekä tekoälyyn liittyvät eettiset kysymykset. Lisäksi lisenssit koetaan kalliiksi ja investointipäätöksiä jarruttaa epävarmuus.

Tekoälyyn kohdistuu paljon odotuksia, mutta samalla organisaatioissa tunnistetaan hyvin sen riskit: halutaan nopeampaa löydettävyyttä, parempia hakuja ja automatisoituja vastauksia, mutta ei haluta menettää intranetin luotettavuutta. Intranetin arvo on perustunut luottamukseen: työntekijä luottaa siihen, että intranetissä olevat ohje on ajantasainen ja oikein.

On haastavaa pysyä perässä tekoälyn kehityksessä, kun kuitenkin pitäisi tehdä linjauksia ja ohjeita sen käytöstä organisaatiossa.
– kyselyvastaaja

Organisaatiot kehittävät parhaillaan käytäntöjä, joilla tekoälyn käyttöä voidaan hallita ja hyödyntää vastuullisesti. Tekoälyä aiotaan lisätä asteittain: ottaa pilotit laajempaan käyttöön, lisätä Copilotin ja muiden lisenssien määrää sekä luoda yhteistä visiota, hallintamallia ja ohjeistusta.

Tekoälyä halutaan jatkossa kehittää tekoälyagenttien hyödyntämiseen, prosessien automatisointiin ja tekoälyn integroimiseen osaksi intranetiä ja muita järjestelmiä. Tekoäly nähdään keskeisenä keinona parantaa työn sujuvuutta ja tiedon löydettävyyttä.

Kehittämisessä korostuvat löydettävyys, roolitus ja hallittu tekoäly

Selvityksen perusteella digitaalisen työympäristön ja intranetin kehittämisessä korostuvat kolme teemaa:

1. Tiedon löydettävyys: Tiedon löytäminen on edelleen keskeinen haaste, johon haetaan ratkaisuja erityisesti hakutoimintojen ja tekoälyn avulla. Käyttäjät eivät enää välttämättä halua hakea tietoa, vaan he odottavat, että haku tai ai-assistentti auttaa kokoamaan vastauksen.
2. Työkalujen roolitus: Organisaatiot pyrkivät selkeyttämään eri työvälineiden käyttötarkoituksia, edistämään niiden tehokasta käyttöä ja vähentämään päällekkäisyyttä. Työkalujen roolitus ei tarkoita enää vain intranetin ja muun digitaalisen työympäristön työkalujen työnjakoa. Nyt pitää hahmottaa muut järjestelmät, joita työntekijät käyttävät omassa työssään ja jotka muodostavat yhteisen tietovaraston.  
3. Tekoälyn hyödyntäminen: Tekoälyn käyttöä halutaan laajentaa hallitusti huomioiden sekä hyödyt että riskit. Tekoälyn hyödyntämisessä ei ole kyse vain siitä, otetaanko Copilot käyttöön. Kyse on siitä mihin tekoälyä kannattaa käyttää, missä tiedon lähteet sijaitsevat, kuka vastaa tiedon laadusta ja millä tavalla varmistetaan luotettavasta vastauksesta käyttäjälle.

Väite 1: Jatkossa ei ole yhtä samanlaista intranetiä

Perinteisesti intranet on ollut melko yhtenäisesti määriteltävissä: se on organisaation sisäinen verkkopalvelu, jossa ovat ohjeet, palvelut, uutiset ja linkit yhteisiin järjestelmiin sekä yhteisöllisiä toiminnallisuuksia.

Kun intranetejä tarkastellaan niiden tehtävien mukaan, voidaan intranetit nähdä

• edelleen perinteisinä viestinnällisinä intraneteinä
• hybrideinä, joissa intranetin perusta on olemassa, mutta osa tehtävistä hoidetaan esimerkiksi Teamsissa ja muissa työkaluissa
• hajautettuina, jossa erillistä intranet-sivustoa ei välttämättä ole, vaan intranetin tehtävät jakautuvat eri järjestelmiin.

Organisaation koko vaikuttaa paljon siihen, mikä malli on sopivin. Pienissä organisaatioissa erillistä intranet-sivustoa ei välttämättä tarvita, jos tiedon jakaminen, viestintä ja yhteistyö sujuvat muutenkin. Aikaisemmin 100–200 hengen organisaatio saattoi pärjätä ilman perinteistä intranetiä, mutta nyt jo 400–500 hengen organisaatio voi joissain tilanteissa tulla toimeen hajautetummalla mallilla.

Isommissa organisaatioissa intranetin tarve säilyy vahvempana. Mitä suurempi, monimutkaisempi ja hajautuneempi organisaatio on, sitä enemmän tarvitaan paikkaa, jossa kaikille yhteinen tieto on löydettävissä ja hallittavissa.

Väite 2: Löydettävyys muuttuu ja tehostuu

Perinteinen intranet-haku antaa käyttäjälle listan tuloksia, ja käyttäjän tehtäväksi jää avata dokumentteja, vertailla tuloksia, tulkita sisältöjä ja päätellä, mikä vastaus on oikea. Tekoälyn myötä tästä mallista ollaan siirtymässä kohti hakua, joka kokoaa, suodattaa ja tiivistää vastauksen käyttäjän puolesta.

Tämä muutos on käyttäjäkokemuksen kannalta iso. Käyttäjän ei tarvitse enää välttämättä tietää, onko tieto intranet-sivulla, dokumenttikirjastossa, HR-ohjeessa vai jossain muussa järjestelmässä. Parhaimmillaan haku toimii assistentin tavoin: se etsii, käsittelee ja tarjoaa valmiiksi jäsennellyn vastauksen.

Tekoälyllä tehostettu haku ei ole vielä tällä hetkellä täydellinen. Suurin ongelma toimimattomuuteen on organisaatioiden omat tietovarastot. Jos sama ohje löytyy 17 versiona eri paikoista, tekoäly ei aina pysty päättelemään, mikä versio on oikea.

Siksi yhden kaiken kattavan yleishaun sijaan lupaavampi suunta voi olla täsmähaku. HR-haku, ohjehaku, tuotetietohaku tai muu rajattu hakusovellus toimii paremmin, koska konteksti ja tietopohja voidaan rajata. Mitä parempi ja selkeämpi tietopohja, sitä paremmat mahdollisuudet tekoälyllä on antaa hyödyllisiä vastauksia.

Väite 3: Keskitettyjen ja laadukkaiden tietovarastojen merkitys kasvaa

Tekoäly ei tee huonosta tiedosta hyvää. Jos organisaatiossa on päällekkäisiä dokumentteja, vanhoja versioita, epäselviä omistajuuksia ja hajanaisia sisältöjä, tekoäly ei automaattisesti ratkaise ongelmaa. Pahimmillaan se vain tekee sekavasta tietomassasta nopeammin käytettävää – mutta ei sen luotettavampaa, jos tietovarastossa on valtava määrä päällekkäistä, vanhentunutta ja ristiriitaista sisältöä.

Jatkossa on tärkeää luoda laadukkaita ja kuratoituja tietovarastoja. Esimerkiksi HR voi ylläpitää omaa luotettua tietopankkiaan, johon kootaan keskeiset ohjeet, lomakkeet, periaatteet ja vastaukset yleisiin kysymyksiin. Tätä tietovarastoa voidaan käyttää sekä ihmisten että tekoälyratkaisujen pohjana. Käyttäjä ei välttämättä näe kaikkea taustalla olevaa tietoa, mutta saa luotettavamman vastauksen sen varaan rakennetun palvelukerroksen kautta.

Tämä korostaa edelleen sisältösuunnittelun, tiedon omistajuuden ja toimituksellisen työn merkitystä: jonkun pitää omistaa ja vastata tiedosta.

Väite 4: Digitaalisten työympäristöjen heterogeenisyys jatkuu edelleen

Vaikka moni organisaatio kuvaa itseään Microsoft-organisaatioksi, todellinen työvälineympäristö on usein paljon kirjavampi. M365:n rinnalla on HR-järjestelmiä, CRM-ratkaisuja, ERP-järjestelmiä, asianhallintasovelluksia, projektityökaluja, raportointiratkaisuja, tietovarastoja, pikaviestimiä ja erilaisia toimialakohtaisia sovelluksia.

Tekoäly ei vähennä tätä kirjavuutta, vaan todennäköisesti lisää sitä. Organisaatioihin syntyy tekoälyratkaisuja eri puolilla: osa on keskitetysti hankittuja, osa tiimien itse rakentamia, osa valmiiden järjestelmien sisään tulevia ja osa yksittäisten asiantuntijoiden kokeiluja.

Intranetistä ei tule yhtä kaiken hallitsevaa käyttöliittymää koko organisaation tietoon ja tekoälyyn. Moni tekoälyratkaisu on siellä siellä, missä data ja prosessit muutenkin ovat. HR-kysymyksiin vastaava ai-botti voi olla luontevammin HR-järjestelmässä kuin intranetissä. Projektitiedon assistentti voi olla projektityökalussa. Asiakkuustiedon tekoäly voi olla CRM:ssä. Intranet voi toimia näiden rinnalla kuratoidun ja yhteisen tiedon kotina ja ponnahduslautana, mutta se ei yksin hallitse koko digitaalista työympäristöä.

Väite 5: (Älykäs) sähköposti on hyvä asia

Sähköpostia on vuosien varrella parjattu paljon, eikä täysin syyttä. Sähköpostitulva kuormittaa käyttäjiä ja hukuttaa olennaisen epäolennaiseen. Kuten selvityskin osoitti, se on kuitenkin ainoa keino tavoittaa kaikki organisaatioiden työntekijät.

Jos intranetin rooli keskittyy entistä enemmän pysyvään tietoon, ohjeisiin ja tietopankkiin, täytyy työntekijöiden olla perillä siitä, mitä organisaatiossa tapahtuu ja mikä on tärkeää.

Tässä sähköposti voi toimia majakkana. Se tulee käyttäjän luo eikä vaadi, että käyttäjä tietää, mistä tieto pitäisi hakea. Tekoäly voi tehdä sähköpostista julkaisijalleen aiempaa kiinnostavamman kanavan: uutiskirjeitä voidaan tiivistää, kohdentaa ja varioida eri ryhmille ilman kohtuutonta lisätyötä viestinnälle.

Parhaimmillaan sähköposti toimii intranetin jatkeena. Intranetissä on luotettava tieto, ja sähköposti auttaa viemään olennaisen tiedon käyttäjän eteen oikeaan aikaan – automaattisesti ja älykkäästi.

Tarvitsetko tukea intranetin tai digitaalisen työympäristön kehittämiseen?

Intranetin suunnittelun tarve ei ole vähenemässä, vaan päinvastoin: kun työkalujen määrä kasvaa, tekoälyratkaisut lisääntyvät ja tieto hajautuu eri järjestelmiin, tarvitaan entistä selkeämpää suunnittelua. Tekoäly muuttaa intranetejä varmasti, mutta se ei poista perustyötä. Luotettava tieto, selkeä roolitus, hyvä löydettävyys ja käyttäjän arjen ymmärtäminen ovat edelleen intranetin kehittämisen ydintä.

Jos organisaatiossanne mietitään intranetin ja digitaalisen työympäristön kehittämistä, North Patrol auttaa mielellään.

Kuinka selvitys tehtiin?

Intranet ja digitaalinen työympäristö -selvitys tehtiin jo seitsemättä kertaa suomalaisten organisaatioiden digitaalisten työympäristöjen ja työvälineiden kartoittamiseksi.

Selvitys perustuu 67 organisaation verkkokyselyvastauksiin, jotka kerättiin keväällä 2026. Kysyttäviä kohtia muokattiin hieman edellisistä vuosista ja tällä kertaa kyselyssä selvitettiin muun muassa viestinnällisten digityön työvälineitä ja työkalujen roolitusta organisaatioissa, viestinnällisen intranetin teknologiaa ja tulevaisuutta sekä tekoälyn hyödyntämistä ja sen haasteita.

Selvitykseen vastasi monipuolinen joukko erityyppisiä organisaatioita. Mukana oli yrityksiä (16 %), kuntia ja kaupunkeja (28 %), oppilaitoksia (16 %), muita julkishallinnon organisaatioita mm. valtionhallinnosta (33 %) sekä järjestöjä (5 %).

Selvitykseen osallistuneiden organisaatioiden henkilöstömäärät jakautuivat seuraavasti: alle 50 työntekijää (8 %), 50 – 149 työntekijää (10 %), 150 – 499 työntekijää (24 %), 500 – 1 999 työntekijää (21 %), 2 000 – 10 000 työntekijää (32 %) ja yli 10 000 työntekijää (5 %).

North Patrol rahoitti ja toteutti selvityksen itsenäisesti.

Katso webinaarimme Intranet ja digitaalinen työympäristö vuonna 2026 -selvityksen tuloksista!

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

• Datakatsaukset
• Intranetit ja digitaaliset työympäristöt
• Tekoäly
• Webinaarit ja koulutukset
• Microsoft 365