North Patrol avustaa asiakkaitaan verkkopalveluiden suunnittelussa, vaatimusten määrittelyissä ja kilpailutusten läpiviennissä. Tässä artikkelissa käsittelemme oppilaitossivustojen toteutusprojektien hintatietoja anonymisoituna koosteena. Suurin osa artikkelin hintatiedoista on käytännössä julkista tietoa, koska hankintojen vertailumuistioissa julkaistaan yleensä laajasti hintatiedot ja niiden keskeiset perusteet.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
14.2.2022
Vertailimme 11 oppilaitossivuston kilpailutuksia viiden viime vuoden ajalta. Kilpailutuksiin osallistuttiin 56 tarjouksella, joita annettiin 3–8 kappaletta per kilpailutus, keskimäärin tarjouksia tuli noin viisi kappaletta. Näihin 11 kilpailutukseen osallistui yhteensä 28 eri toimittajaa, joista osa vastasi useampaan kuin yhteen tarjouspyyntöön – maksimissaan kahdeksaan kilpailutukseen. Kilpailutuksista kahdeksassa oli pyydetty tarjoamaan Drupalia, yhdessä Episerveriä (Optimizely) ja kahdessa WordPressiä.
Artikkelissa esitetyt hinnat koskevat verkkosivuston toteuttamista, eivätkä ne sisällä ylläpito- ja käyttöpalvelun kustannuksia. Hankinnat kohdistetaan pääasiallisesti verkkosivustojen käyttöliittymien suunnitteluun ja tekniseen toteutukseen yhteistyössä asiakkaan kanssa. Useimmissa tapauksissa sivustojen konseptit ja tekniset vaatimukset on jo suunniteltu ja määritelty osana esiselvitys- ja konseptointivaihetta. Tässä suunnittelu- ja vaatimustyössä on North Patrol ollut asiakkaan kumppanina kaikissa kilpailutuksissa. Kilpailutusten läpiviennissä North Patrolin rooli on vaihdellut, riippuen asiakkaan omien hankintaihmisten osallistumisesta. Sisältöjen suunnittelu ja sisältöjen syöttö taas on tyypillisesti kokonaan asiakkaan projektitiimin vastuulla.
Kuusi kilpailutusta toteutettiin EU-kynnysarvon ylittävänä, neljä kansallisen kynnysarvon ylittävänä kansallisena kilpailutuksena ja yksi kilpailutus oli kansallisen kynnysarvon alittava hankinta, joka toteutettiin niin sanottuina minikilpailutuksina. Oppilaitossivustojen kilpailutukset vastaavat julkisten kilpailutusten mittaluokkaa, sillä yli 60 prosenttia tietojärjestelmähankinnoista tehdään Suomessa EU-kynnysarvon ylittävinä kilpailutuksina.
Projektien hinnat ja työmääräarviot vaihtelevat paljon
Tarjottujen projektien koko vaihteli paljon. Pienimmillään oppilaitossivustojen toteutusprojektin työmääräksi arvioitiin keskimäärin pienimmillään 60 henkilötyöpäivää ja suurimmillaan 507. Kaikkiaan eri projekteille tarjottu haitari oli 42–678 henkilötyöpäivää. Näin ollen myös projektien kustannusarvio vaihteli paljon. Oppilaitossivustojen keskimääräinen tarjottu projektin hinta-arvio oli 156 916 €. Edullisin tarjous oli 34 670 € ja kallein 550 200 €. Mediaani asettui 137 025 € hintaan.
Oppilaitossivustojen keskimääräinen tuntihinta on 96 €. Vaikka pienimmällä 43 €:n ja suurimmalla 120 €:n tuntihinnalla on iso ero, keskimääräiset tuntihinnat projekteittain asettuvat sadan euron kummallekin puolen. Taulukon lukuja tutkiessa ei kannata tehdä liian suoria johtopäätöksiä lukujen riippuvuuksista, sillä esimerkiksi ääripäiden tuntihinnat eivät löydy ääripäiden toteutusprojekteista. Tuntihinnoissa ei myöskään ole eroa toteutettavalla teknologialla.
| Keskiarvo | Pienin | Suurin | |
| Toteutusprojektin hinta | 156 916 € | 34 670 € | 550 200 € |
| Toteutuksen työmäärä | 226 htp | 42 htp | 678 htp |
| Tuntihinta | 96 € | 43 € | 120 € |
Tämäntyyppinen kustannusarvioiden kirjo ei ole tietojärjestelmien alueella poikkeavaa, pikemminkin tyypillistä. Työmäärien ja kustannusten jakautuminen on linjassa aiempienkin North Patrolin tekemien hintakatsauksien kanssa (esimerkiksi 2016, 2019).
Kustannusarviot ja annetut tuntihinnat voivat vaihdella erittäin merkittävästi, vaikka hankinnat olisi valmisteltu hyvin ja toimittajilla on varsin samankaltainen käsitys tavoiteltavasta projektista. North Patrolin suunnittelemat ja valmistelevat kilpailutukset ovat tyypillisesti hyvin perusteltuja, jolloin tarjoajilla on tavallista paremmat lähtökohdat ymmärtää, millaista projektia ja lopputulosta tavoitellaan.
Hinta ei yksin ratkaise voittajaa
Kun tarjousten työmäärien erot ovat suuret, tulee itse tarjousten arviointiin ja soveliaimman kumppanin valintaan paneutua huolella. Kaaviossa 1 esitetään yhtenäisellä viivalla voittanut tarjous ja pisteillä alin ja ylin tarjous. Samasta projektista annettu kustannusarvio vaihtelee paljon. Hintahaarukka on vähimmillään puolitoistakertainen ja suurimmillaan yli kolminkertainen, jolloin esimerkiksi samaan kilpailutukseen annettu alin tarjous oli 93 938 € ja korkein 320 100 €.
Kuvio 1 kertoo, että alin tarjous voitti näistä 11 kilpailutuksesta yhdessä ja korkein yhdessä. Voittaneiden tarjousten keskiarvo oli 163 084 € ja kaikkien tarjousten keskiarvo 156 916 €.
Kilpailutuksissa arvioitiin hinnan lisäksi laadullisesti ratkaisukuvauksia ja toimitussuunnitelmaa, joten hinnan painotus jäi usein laatuarvioinnin alle. Tyypillisesti kilpailutuksissa laadun painoarvo asettuu 60–70 prosentin välille, jolloin hinnan painoarvoksi jää 30–40 prosenttia. Laadun arvioinnissa ratkaisukuvausta painotetaan noin 40 prosenttia ja toimitussuunnitelmaa noin 20 prosenttia. Asiakastyytyväisyyden ja tarjotun tiimin kompetenssin arviointia käytettiin yhdessä kilpailutuksessa. Tyypillisesti North Patrol käyttää näitä ja muita työläämpiä laatuarvioinnin malleja vasta isompien hankintojen kilpailutuksissa.
Laadullisesti ratkaisukuvauksia ja toimitussuunnitelmia arvioidaan tarjotun ratkaisun ja toimintamallin kattavuutta ja soveltuvuutta, teknisten ratkaisujen ja toteutusprojektin suunnitelmallisuutta sekä asiakaslähtöisyyttä ja ymmärrettävyyttä. Vertailuhinnan saamiseksi ynnätään toteutusprojektin lisäksi kaikki juoksevat kulut käyttö- ja ylläpitopalveluineen neljältä vuodelta. Laadullisille kriteereille ja hinnalle asetetaan painoarvot ja kokonaisedullisuus määräytyy vertailupisteiden perusteella.
North Patrolin useimmiten käyttämässä kilpailutusmallissa korostuvatkin vastaukset ratkaisukuvauksiin, joiden avulla toimittajat todistavat kyvykkyytensä, ymmärryksensä ja kokemuksensa osaavana teknisenä ratkaisutoimittajana. Ratkaisukuvauskysymyksiin valitaan tyypillisesti osa-alueita, jotka ovat juuri kyseisen oppilaitoksen sivuston toteutuksen kannalta keskeisiä. Toimitussuunnitelmaan liittyvissä kysymyksissä taas painottuvat juuri kyseisen oppilaitoksen toivomat asiat yhteistyölle ja jatkuvalle kehittämiselle. Yhdessä nämä varmistavat, että valittu toimittaja on ymmärtänyt hyvin tavoiteltavan kokonaisuuden ja pystyy myös kuvaamaan esittämänsä ratkaisut valittuihin osa-alueisiin.
Tyypillisesti hinnan rooli korostuu tällaisissa kilpailutuksissa vasta tilanteessa, jossa useampi toimittaja pystyy todistamaan olevansa laadullisesti erittäin korkealla tasolla. Mikäli useampi toimittaja on hyvin lähellä toisiaan laatupisteissä, voittajan ratkaisee näiden toimittajien antamat hinta-arviot.
Projektihintaan vaikuttavat tekijät
Tyypilliselle oppilaitossivustolle ei voi antaa tarkkaa hintaa, koska ne ovat aina omanlaisia oman tarpeensa mukaisesti. Nämä 11 kilpailutettua oppilaitossivustoa ovat hyvin erilaisia toisiinsa verrattuina. Työmäärät ovat hyvin erilaisia, jos oppilaitossivustoon tehdään paljon integraatioita taustajärjestelmiin, toteutus on vaiheistettu pidemmälle ajalle tai sivusto on konseptillisesti esitemäinen tai verkkokauppamainen.
Koska tarpeet ovat erilaisia, on myös toteutusten arvioidut työmäärät ja sitä kautta kustannukset hyvin erilaisia. Räätälöintiä tyypillisesti vaativat integraatiot esimerkiksi tutkimus- tai opintotietojärjestelmiin; migraatio esimerkiksi vanhojen tiedotteiden siirtoon; käyttöliittymä ja sisällönsyöttönäkymät kuten sivupohjat, sisältötyypit ja lohkot sekä yksityiskohdat, joita voivat olla taksonomien lisääminen mediatiedostoihin tai dynaamisen uutisnosteen muokkaus.
Oppilaitoksen koko ei kerro verkkosivustoratkaisun tarpeesta. Näissä kilpailutetuissa oppilaitosten verkkosivustoprojekteissa on mukana ammatillisia oppilaitoksia, ammattikorkeakouluja ja yliopistoja, joiden opiskelija- ja työntekijämäärä vaihtelivat suuresti.
Lisäksi avoimessa kilpailutuksessa arvioituun projektihintaan vaikuttavat myös monet tekijät kuten asiakkaan ilmaisemien vaatimusten täsmällisyys, projektin selkeä rajaus tai arviointikriteerien painotukset. Toki North Patrol pyrkii konsultointityössään aina saamaan vaatimusmäärittelyn ja hankinnan kohteen mahdollisimman yksiselitteiseksi, mutta joskus esimerkiksi kireä valmistelun aikataulu tai asiakkaan asiantuntijoiden kiireet voivat pakottaa tilanteeseen, jossa joitakin hankinnan osa-alueita ei ole kuvattu ihanteellisella tarkkuudella. Täten myös North Patrolin konsultoimissa hankinnoissa voivat valmistelun tarkkuus ja hankinnan kohteen ennakoitavuus toimittajan näkökulmasta vaihdella jonkin verran.
Oppilaitokset ovat valmiita satsaamaan sivustoihinsa
Kilpailutilanne oppilaitossektorilla on monelta osin vastaavan tyyppinen kuin kuntamarkkinassa, joskin muutamin eroin. Kuntasivustojen toteutusprojektin keskiarvo on 81 458 €, joten siihen markkinaan verrattuna oppilaitossivustojen keskiarvohinta on lähes kaksinkertainen. Tähän on muutamia selviä syitä.
Ensinnäkin oppilaitossivustojen teknologiavalinta on useammin Drupal, jonka keskimääräiset pystytyksen vaatimat työmäärät ovat huomattavasti WordPress-sivustoja isompia. Drupalin valinta perustuu oppilaitoskentässä usein sen parempiin integraatiokyvykkyyksiin, käyttöoikeuksien hallintamalliin ja verkkokauppatoteutuksen tarpeeseen. Oppilaitosten verkkopalveluiden rakentamiseen ja ylläpitoon osallistuu tyypillisesti enemmän ihmisiä kuin kuntasivustojen. Toiseksi oppilaitossivut nähdään strategisemmassa roolissa: verkkopalvelu on uusien asiakkaiden (opiskelijoiden) hankintakanava ja koulutuksia halutaan tarjota verkkokauppamaisesti.
Koska oppilaitokset näkevät verkkopalvelut kriittisempinä oman toimintansa kannalta, ne vaativat niiltä enemmän ja ovat valmiita satsaamaan ja maksamaan laadukkaasta toteutuksesta enemmän. Jo suunnittelu- ja valmisteluvaiheeseen panostetaan useita kymmeniätuhansia euroja. Toisaalta perusteellinen valmistelu voi nostaa toimittajien arvioimia toteutusvaiheen hintoja, mutta käytännössä huoli ei ole suuri, mikäli kilpailutukseen osallistuu riittävän moni tarjoaja.
Ostajan näkökulmasta tällainen markkina tarjoaa mahdollisuuksia, mutta sisältää myös riskejä. Esimerkiksi osaavia Drupal-toimistoja ei ole Suomessa kymmenittäin, vaan enemmänkin kourallinen. Tämä on toki hyvä tilanne ostajan kannalta, mutta tässä on myös riskinsä: jos kilpailutus on toimittajien mielestä omituinen tai sisältää heidän kannaltaan ongelmallisia vaatimuksia, voi osa toimittajista jättää tarjoamatta ja tarjousten määrä jää pieneksi. Tämä todellisuus korostaa hyvän kilpailutuksen merkitystä, ja sitä että hankinta osataan rakentaa siten, että se on houkutteleva kaikille markkinan toimijoille.
Asian positiivisena kääntöpuolena on se, että mikäli kilpailutuksessa onnistutaan, on tällaisessa markkinassa mahdollista saada korkeaa laatua kustannustehokkaaseen hintaan. Isoja Drupal-asiakkuuksia ei ole tarjolla toimittajille joka kuukausi, joten kiinnostava asiakkuus ja hyvä kilpailutus voi tuottaa erittäin hyviä tuloksia.
Oppilaitossivustojen markkina toimii
Näihin 11 kilpailutukseen osallistui yhteensä 28 eri toimittajaa, joista osa osallistui useampaan kuin yhteen tarjouskilpailuun. Kaksi toimittajaa osallistui jopa 8 kilpailutukseen. Voittajiksi näissä kilpailutuksissa selviytyi 6 eri toimittajaa. Osallistujien ja tarjousmäärän puolesta kilpailutukset ovat olleet onnistuneita, koska yleensä julkishallinnon tarjouskilpailuihin tulee jopa vain 1–2 tarjousta. Asiakkaiden kannalta tämä kertoo hyvästä markkinatilanteesta, jonka ansiosta todennäköisesti voittajaksi valikoituu se paras mahdollinen kumppani.
Markkinassa käytävästä kilpailusta kertoo myös tarjottujen hintojen suuri kirjo, joten oppilaitossivustojen toimittajien välillä käydään kovaa kilpailua. Moni North Patrolin asiakas tiedostaa tämän, ja siksi oppilaitossivustojen kilpailutuksissa laadullisten tekijöiden painoarvo on varsin korkea. Toimittajaksi halutaan mieluummin realistisella hinta-arviolla oleva kokenut toimittaja kuin erittäin alhaisella tarjouksella voittanut tarjoaja.
Hyvän ostajan kannattaakin oppilaitossivustojen kohdalla pysähtyä miettimään ensin mitä on ostamassa ja minkälaisen kumppanin haluaa. Laadukkaan lopputuloksen varmistamiseksi kannattaa tavoiteltava kokonaisuus ja kohteena olevat sivustot myös suunnitella varsin hyvin ennen kilpailutusta, jotta itse kilpailutuksessa voidaan keskittyä toimittajien osaamisen laatuarviointiin ja itse projektissa voidaan myös noudattaa kilpailutuksessa luvattuja ratkaisumalleja.
