Edellisestä O365-hintakatsauksesta alkaa olla jo tovi aikaa ja O365-ympäristö on kokenut tässä välissä melkoisen mullistuksen. On aika tarkastella, mitä Office 365 -intranet nyt maksaa ja mikä on muuttunut edellisen katsauksen jälkeen. Projektien koot ja hinnat näyttäisivät ainakin olevan taas kasvussa.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
9.12.2019
Koostimme tähän artikkeliin hinnat yhdeksään edellisen hintakatsauksen jälkeen julkaistuun Office 365 -intranet-tarjouspyyntöön saaduista tarjouksista vuosilta 2016-2019. Tarjouspyyntöihin tuli yhteensä 43 tarjousta 13 eri toimittajalta.
Katsauksessa oli siis mukana varsin hyvä kattaus Suomen Office 365 -toimittajia. Katsauksen tarjouskilpailuihin vastanneet suomalaiset toimistot olivat (aakkosjärjestyksessä) Atea Finland, CGI Suomi, Cloudriven, Digital Illustrated, HiQ Finland, Innofactor, KnowIT, Sininen Meteoriitti, Solu Digital, Sulava ja Tieto. Tällä kertaa mukana oli myös muutama kansainvälinen tarjoaja, Predica ja Sigma-Bool.
Artikkelissa mainitut hinnat ovat arvonlisäverottomia eikä niissä ole huomioitu Office 365 -lisensseistä aiheutuvia kustannuksia.
Jälleen kerran vaihteluväli projektien kokoluokissa ja hinnoissa on ollut melkoinen.
Alkuinvestoinnit intranettiin 25 000 – 149 000 euroa
O365-intranetin voi edelleen saada suhteellisen edullisesti. Katsauksemme edullisimmassa tarjouksessa investoinnin osuus kokonaisuudesta oli 24 870 euroa, mikä on intranet-projektiksi vielä varsin maltillinen. Kalleimmillaan investoinnin osuus oli 148 969 euroa, keskiarvon ollessa 67 836 euroa.
Pienimmät toteutusprojektit muodostuivat lähinnä toimittajan oman tuotteistetun konseptin lisensseistä, konseptin mukaisesti vakioidun O365-intranetin käyttöönotosta sekä varsin maltillisesta määrästä pienkehitystä. Työläimmät projektit taasen edellyttivät jo melkoista määrää räätälöintejä, kuten metatietomallien muokkaamista, omien modernien web-osien rakentamista sekä räätälöityjen sivustopohjien ja luontiskriptien laatimista.
Neljän vuoden kokonaiskustannukset 85 000 – 409 000 euroa
Neljän vuoden kokonaiskustannuksissa, johon mukaan on laskettu investoinnin lisäksi ylläpitomaksut ja muut toistuvat kustannukset, kustannushaarukka on melko huimat 85 065 – 408 697 euroa, keskiarvon ollessa 149 503 euroa.
| Pienin | Keskiarvo | Suurin | |
|---|---|---|---|
| Toteutuksen työmäärä | 22 htp | 76 htp | 261 htp |
| Alkuinvestointi | 24 870 € | 67 863 € | 148 969 € |
| Toistuvat kustannukset (4 vuotta) | 49 058 € | 81 640 € | 265 298 € |
| 4 vuoden kokonaiskustannukset | 85 065 € | 149 503 € | 408 697 € |
Budjettiin pitää siis edelleenkin varata toteutuskustannusten lisäksi vähintään toinen mokoma ylläpitoon.
Hinnat ja työmäärät nousseet edellisestä katsauksesta
Edellisen katsauksen lukuihin verrattuna tarvittavat alkuinvestoinnit ovat kasvaneet keskimäärin 30 %, toistuvat kustannukset 23 % ja neljän vuoden kokonaiskustannukset 26 %. Tuntihinnoissa nousua on keskimäärin 10 %. Eli melko selkeää hintojen nousua on havaittavissa kautta linjan.
Työmäärien keskiarvo on noussut 21 % edelliseen vertailuun verrattuna, joten näyttää myös siltä, että moderniin maailmaan siirtyminen on tuonut lisää kompleksisuutta toteutusprojekteihin.
On toki huomattava, että O365-ympäristö on tässä välissä kokenut todella ison murroksen, ja intranet-projektitkin ovat usein keskenään hyvin erilaisia, joten luvut eivät tietenkään ole täysin vertailukelpoisia keskenään. Mutta keskiarvoista kun puhutaan, niin trendin se kyllä kertoo.
Suunta kääntymässä taas kohti raskaita SharePoint-toteutuksia
Oheiseen olevaan kuvaajaan on kerätty katsauksen tarjouspyynnöistä investointien ja juoksevien kulujen keskiarvot projekteittain. Projektit on esitetty aikajärjestyksessä.
Kuvaajasta voi havaita, että vuoden 2018 aikana O365-introjen hintojen keskiarvo alkoi pudota selvästi, kääntyäkseen taas nousuun vuoden 2019 puolella. Tähän on varmasti vaikuttanut paljon SharePoint Onlinen kehitysvaiheet.
Vuoden 2018 aikana siirtymävaihe moderneihin sivustoihin oli jo hyvässä vauhdissa, mutta modernit web-osat olivat vielä melko lailla raakileita. Räätälöinteihin ei kuitenkaan haluttu lähteä, toisaalta koska osaamista ei vielä juuri ollut, ja toisaalta koska ilmassa oli paljon odotuksia siitä, että valmiskomponentit tulisivat aivan pian ratkaisemaan asiat siten, että räätälöintejä ei edes tarvittaisi. Eli projektit olivat pitkälti vain O365-ympäristön käyttöönottoja, ilman suurempia räätälöintejä.
Vuoden 2019 aikana alustan räätälöitävyys on parantunut huomattavasti ja toimittajien räätälöintiosaaminen on myös kohentunut merkittävästi. Asiakkaatkin ovat ehkä jo hieman kyllästyneet odottelemaan puuttuvia ominaisuuksia valmisratkaisuihin, joten kynnys räätälöinteihin on sitäkin myötä madaltunut. Samalla projektien kokokin on alkanut taas kasvaa, kun räätälöintien tekemistä ei enää niin arastella.
Asiakkaiden vaatimustaso noussut, markkina kaventunut
Projektien koon kasvaminen kertoo ainakin jonkin verran siitä, että asiakkaiden vaatimustaso on pikemminkin noussut kuin laskenut. Suoraan paketista otetut web-osat eivät sellaisenaan ole useinkaan vastanneet riittävän hyvin tarvetta, joten aika perustoiminnallisuuksiltakin kuulostavia toiminnallisuuksia on jouduttu toteuttamaan räätälityönä. Tässä suhteessa onneksi kehitys menee koko ajan eteenpäin alustan kehittyessä.
Kasvaneet luvut kertonevat myös siitä, että räätälöintien tekeminen on muuttunut vaikeammaksi. Kokemattomamman kehittäjän on ollut vaikeampi tietää, mitä asioita kannattaa räätälöidä ja miten. Ja erityisesti, mihin ei ainakaan kannata kajota. Tätä ajatusta tukee myös se, että aikaisemmin tarjouskilpailuihin saatiin keskimäärin enemmän tarjouksia. Edellisessä katsauksessa tarjousten määrä per tarjouskilpailu oli keskimäärin 7,4 nyt tuo keskiarvo oli 4,7 tarjousta. Tekeminen tuntuu vaativan yhä enemmän erityisosaamista, jota ei ihan joka kioskista enää löydy.
North Patrolin havainnot markkinasta ovat tämän tilaston kanssa samansuuntaisia. Markkina on hieman kaventunut, kun asiakkaat preferoivat kokeneita toimistoja ja asiantuntijatkin haluavat työskennellä mieluiten toimistoissa, joissa on paljon osaavia kollegoita.
Hyvän tarjouksen tekeminen on työlästä
Olemme kuulleet myös kommentteja toimittajilta siitä, että tarjouspyyntöihin vastaaminen on kovin raskas prosessi, mikä varmasti myös osaltaan rokottaa vastaamisintoa. Erityisesti julkishallinnon kilpailutuksissa hankintamenettely ja organisaatioiden sisäiset hankintaohjeet ohjaavat kuitenkin usein siihen, että lopputuloksista ja kokonaiskustannuksista on oltava hyvin selkeä käsitys jo hankintavaiheessa. Silloin tarjouksiltakin pitää edellyttää tiettyä laatutasoa, ja asiakkaan tarpeiden konkreettisen sisäistämisen pitää niistä näkyä. Toimittajien näkökulma tässä on kuitenkin helppo ymmärtää.
Huoleton Hilma-kilpailutus?
Julkishallinnon kilpailutuksissa hankintalaki antaa omat reunaehtonsa tarjouskilpailun läpivientiin. North Patrolin vankka kokemus julkisten hankintojen konsultoinnissa vapauttaa sinut keskittymään digipalvelusi olennaisuuksiin, kun me huolehdimme lakisääteisten velvoitteiden täyttymisestä.
Kaiken ei tarvitse valmistua kerralla
Me North Patrolissa pyrimme aina asiakkaan kanssa rajaamaan ensimmäisen vaiheen kokonaisuuden mahdollisimman järkevän kokoiseksi. Kaiken ei ole pakko valmistua kerralla, ja vaiheittainen kehittäminen sopiikin intranet-maailmaan hyvin. Yhä useammin ostetaankin napakka perusprojekti ja monia tärkeitäkin toimintoja jätetään jatkokehitysvaiheeseen. Tästä mallista olemmekin kirjoittaneet erillisen jutun. Vaikka jutun näkökulma onkin isot web-projektit, samaa ajattelua sovellamme myös intranet-hankkeissa. Eikä tavoitehintamallilla kilpailutus ole lainkaan vierasta myöskään intranet-puolella.
Ennakkosuunnittelun tärkeys korostuu entisestään
Modernin O365-intranetin voi siis edelleen saada melko edullisesti, ainakin jos tyydytään pääosin valmiisiin ratkaisuihin. Mutta jos pakettiratkaisut eivät tunnu riittävän, hintalappukin voi äkkiä pompsahtaa. Räätälöinnit voivat helposti haukata leijonanosan koko toteutusprojektin kustannuksista, joten sille tielle kannattaa lähteä vasta tarkan harkinnan jälkeen. Ensin kannattaa miettiä huolella, mitkä vaatimukset ovat oikeasti kriittisiä ja mistä voidaan mahdollisesti tinkiä. Ja onko O365:n ekosysteemiin tehty räätälöinti oikea ratkaisu vai löytyisikö sellainen jopa O365-ekosysteemin ulkopuolelta.
Tarjousten laatutaso korkea ja kilpailu kovaa
Kuten aikaisemmissa katsauksissamme olemme jo todenneet, tarjouskilpailuissamme ei menestytä pelkällä hinnalla. Eniten painoa on laatukriteereillä, joissa korostuvat asiakkaan tilanteen ja tarpeiden huomioiminen. Erityisesti julkishallinnon hankinnoissa korostuu se, että tarjoajat vastaavat juuri siihen, mitä pyydetään, koska neuvottelumahdollisuutta ei tarjousvaiheessa juuri ole.
O365-intranetien osalta Suomessa on erinomainen tilanne, sillä osaavia toimittajia on paljon. Osaaminen ja panostukset O365-tekemiseen näkyvät myös tarjouksissa, sillä tarjousten laatu oli tässäkin vertailussa erittäin korkealla tasolla. Voittaneissa tarjouksissa korostui hyvä tasapaino hinnan ja laatukriteerien kanssa, kuten tietysti kuuluikin. Kärjen osalta kilpailu on kuitenkin kovaa, ja aina rannalle jää myös hyviä tarjouksia.
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Intranet ja digitaalinen työympäristö 2024 -selvityksen tulokset (11.9.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
