North Patrol teki neljännen kerran analyysin julkisista IT-hankinnoista Suomessa. Selvitys kattoi kaikki tietojärjestelmiä, IT-palveluja ja -laitehankintoja koskevat julkiset hankintailmoitukset. North Patrol on asiantuntijatyönä analysoinut ja luokitellut aineiston mm. hankinnan kohteen, tilaajaorganisaatioiden, hankinnan arvon ja hankintamenettelyjen osalta.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
28.2.2024
Selvityksessä käytiin läpi kaikki 11855 Hilma-palvelussa vuonna 2023 julkaistua hankintailmoitusta, joista poimittiin hankinnan kohdetta kuvaavien CPV-koodien perusteella tarkempaan analyysiin yhteensä 832 hankintailmoitusta, jotka koskivat IT-hankintoja.
CPV-koodit sisältävät useita tuhansia eri nimikkeitä, joista IT-hankintoihin liittyviä on noin 600. CPV-luokitteluja käytetään hankintailmoituksissa epäyhteneväisesti, eivätkä ne aina kuvaa hankinnan sisältöä kovin tarkasti. Raportoinnin selkeyttämiseksi hankintailmoitukset luokiteltiin tässä selvityksessä niiden ylätason päänimikkeiden mukaisesti suurempiin luokkiin.
Ylivoimaisesti yleisimmäksi IT-hankintojen kohteeksi nousivat CPV-luokituksen perusteella tietotekniset palvelut, kuten ohjelmistojen kehittäminen ja tuki- ja ylläpitopalvelut. Näiden pääasiassa henkilötyötä sisältävien hankintojen osuus oli 62 % kaikista IT-hankinnoista. Henkilötyötä ostetaan sekä projektimuotoisina hankintoina että henkilöresurssihankintoina hankintayksiköiden omaan työnjohtoon. Tietoteknisiin palveluhankintoihin voi henkilötyön lisäksi sisältyä myös esim. käyttöpalveluiden tai palveluihin liittyvien ohjelmistolisenssien hankintaa. Tietoteknisten palveluiden suhteellinen osuus kaikista IT-hankinnoista oli hieman laskenut vuodesta 2022, jolloin niiden osuus oli peräti 72 %.
Seuraavaksi eniten IT-hankintailmoituksia vuonna 2023 tehtiin erilaisten ohjelmistojen ja tietojärjestelmien hankinnoista (20 %). Tähän kategoriaan kuuluvat mm. erilaisten valmisohjelmistojen lisenssit ja käyttöönotto. Kategorian hankintoihin sisältyi usein myös ohjelmiston käyttöönottoon liittyvää projektityötä sekä järjestelmän käyttöön liittyviä tuki- ja käyttöpalveluita ja palvelinhankintoja.
Runsas kymmenesosa hankintailmoituksista koski erilaisten IT-laitteiden hankintaa. Toimisto- ja ATK-laitteiden hankinnat (6 %) koostuivat pääasiassa erilaisten tietokoneiden ja niiden lisälaitteiden hankinnoista. Viestintä- ja tietoliikennelaitteiden (4 %) hankintoihin sisältyi mm. erilaisten tietoverkkolaitteiden ja mobiililaitteiden hankintoja.
Hankinnan kohde
Koska julkisten hankintojen CPV-luokitus ei anna tarkkaa kuvaa hankinnan käyttökohteesta, luokiteltiin hankinnan kohde asiantuntijatyönä myös manuaalisesti niiden pääasiallisen aihealueen mukaan. Luokittelu tehtiin pääosin Hilma-palvelussa kuvatun hankinnan kuvauksen perusteella. Aihealueen perusteella tehdystä luokittelusta voidaan selvästi havaita, että julkisia IT-hankintoja tehdään hyvin laajalla kirjolla hyvin erilaisiin tarpeisiin.
Suurimpana hankinnan aihealueena erottuvat talous-, toiminnanohjaus- ja HR-järjestelmät, joiden osuus hankinnoista oli yhteensä 14 %. Nämä järjestelmähankinnat vaihtelevat valmisohjelmistojen käyttöönotosta hyvinkin räätälöityihin asiakaskohtaisiin ratkaisuihin.
Toiseksi suurin hankintojen aihe olivat erilaiset perustietotekniikkapalvelut (12 %). Näihin hankintoihin kuului laaja kirjo erilaisia lähitukeen, järjestelmä- ja palvelunhallintaan sekä liittyviä asiantuntijapalveluita sekä perustietotekniikan ohjelmisto- ja järjestelmähankintoja.
Sosiaali- ja terveysalan järjestelmät olivat kolmanneksi suurin aihealue, ja niiden osuus vuoden 2023 hankintailmoituksista oli 10 %. Sote-alan IT-hankintojen suurehko määrä selittyy suurelta osin uusien hyvinvointialueiden toiminnan käynnistämiseen liittyvillä hankinnoilla.
Julkiset verkkopalvelut, verkkoviestintä ja -markkinointi nousi vuonna 2023 neljänneksi suuremmaksi IT-hankintojen aihealueeksi 7 % osuudella hankintailmoituksista.
Seuraavaksi yleisimmät hankintojen aihealueet olivat 6 % osuuksilla koulutusalan järjestelmät sekä tietokone- ja mobiililaitehankinnat.
Verrattuna vuoteen 2022, suhteellisesti eniten laskenut hankintojen aihealue oli tietoturva ja pääsynhallinta, jonka osuus laski vuoden 2022 hankintojen 7 prosentin osuudesta 4 prosenttiin vuonna 2023.
Hankintoja tekevät organisaatiot
Kunnat ja kuntien liitelaitokset tekivät määrällisesti eniten julkisia IT-hankintailmoituksia. Näiden osuus kaikista IT-hankinnoista oli 23 %. Yksittäisistä organisaatioista eniten IT-hankintoja teki Helsingin kaupunki ja sen liikelaitokset ja yhtiöt, joiden osuus oli yhteensä noin 5 % kaikista hankintailmoituksista. Helsinki oli eniten IT-hankintailmoituksia tehnyt organisaatio myös vuonna 2022.
Paljon IT-hankintailmoituksia (17 %) tekivät myös erilaiset yhteishankintayksiköt tai vastaavat palveluyksiköt, kuten Istekki, Hansel, 2M-IT ja Sansia.
Valtionhallinnon ja valtion laitosten osuus IT-hankinnoista oli 15 % ja muiden valtion liikelaitosten ja vastaavien valtion omistamien yksiköiden osuus oli 11 % hankinnoista.
Sote-alan organisaatioiden osuus hankintailmoituksista oli 13 %. Koulutusalan organisaatiot, kuten yliopistot, ammattikorkeakoulut ja koulutuskuntayhtymät, tekivät yhteensä 11 % IT-hankintailmoituksista.
Seuraavassa taulukossa on listattu eniten IT-hankintailmoituksia vuonna 2023 julkaisseet organisaatiot (vähintään 6 hankintailmoitusta).
| # | Tilaajaorganisaatio | Hankintailmoitusten määrä |
|---|---|---|
| 1 | Helsingin kaupunki ja sen liikelaitokset ja yhtiöt | 40 |
| 2 | Istekki Oy | 22 |
| 3 | Väylävirasto | 18 |
| 4 | HUS-yhtymä | 14 |
| 5 | Kansaneläkelaitos | 12 |
| 6 | Sansia Oy | 11 |
| 7 | Oulun yliopisto | 10 |
| 8 | Hansel Oy | 10 |
| 9 | Veikkaus Oy | 10 |
| 10 | Yleisradio Oy | 10 |
| 11 | 2M-IT Oy | 9 |
| 12 | Kanta-Hämeen hyvinvointialue | 9 |
| 13 | Päijät-Hämeen hyvinvointialue | 9 |
| 14 | Verohallinto | 9 |
| 15 | Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy | 9 |
| 16 | Oulun kaupunki | 9 |
| 17 | Suomen Erillisverkot Oy | 8 |
| 18 | DigiFinland Oy | 8 |
| 19 | Puolustusvoimien logistiikkalaitos | 8 |
| 20 | Keski-Uudenmaan hyvinvointialue | 8 |
| 21 | Liikenne- ja viestintävirasto | 8 |
| 22 | Turun kaupunki | 7 |
| 23 | Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue | 7 |
| 24 | CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy | 7 |
| 25 | Certia Oy | 6 |
| 26 | Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori | 6 |
| 27 | Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne Oy | 6 |
| 28 | Fingrid Oyj | 6 |
| 29 | Jyväskylän Ammattikorkeakoulu Oy | 6 |
| 30 | Metsähallitus | 6 |
| 31 | LapIT Oy | 6 |
Hankinnan arvo
Hankintojen ennakoituja arvoja ei ole pakko julkaista, ja vain noin joka kolmas on ilmoittanut hankinnan arvon hankintailmoituksen yhteydessä. Hintojen osalta on siis kyse melko pienestä otoksesta.
Hankintailmoitusten hinta-arvioiden vaihteluväli oli erittäin laaja. Hinta-arvioiden mediaani oli 564 000 euroa, mutta niiden keskiarvo oli peräti 11,6 miljoonaa euroa muutaman erittäin suuren hankinnan takia. Arvoltaan suurin hankinta oli huikeat 1,1 miljardia euroa, kun pienin ilmoitettu hankinta oli 19 000 euroa. Valtaosa suurimmista hankinnoista oli erilaisia puite- tai DPS-järjestelyjä.
Kaikista IT-hankintailmoituksista 69 prosenttia oli tehty kansallisen kynnysarvon ylittävinä EU-laajuisina kilpailutuksina. Tämä indikoi, että noin kaksi kolmasosaa hankinnoista on hinnaltaan suuria eli satojen tuhansien tai miljoonien suuruusluokkaa.
Seuraavassa taulukossa on listattu hankintailmoituksessa ilmoitetun hankinnan arvon perusteella 25 suurinta julkista IT-hankintaa vuonna 2023 (yli 8 miljoonan euron hankinnat).
DPS-järjestelyillä suuri osuus hankintojen arvosta
Valtaosa julkisen sektorin tietojärjestelmähankinnoista tapahtuu erilaisten DPS-järjestelyiden ja puitesopimusten kautta. Näitä järjestelyjä tekevät erityisesti erilaiset yhteishankintayksiköt, kuten Hansel, Valtori ja Tiera, mutta niitä tekevät myös muut organisaatiot, kuten valtion virastot, kunnat ja hyvinvointialueet.
Järjestelyjen sisällä tehdyt suuretkaan hankinnat eivät näy Hilmassa julkisina hankintailmoituksina, vaan ne ovat julkisia ainoastaan järjestelyyn osallistuville organisaatioille. Puite- ja DPS-järjestelyiden kilpailutukset näkyvät HILMA-palvelussa julkisina hankintailmoituksina ainoastaan sopimuskausien päättyessä, tyypillisesti neljän vuoden välein. Vuoden 2023 IT-hankintailmoituksista 11 prosentissa oli kyse puitesopimuksen kilpailuttamisesta ja 2 prosentissa dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) perustamisesta.
Puitesopimusten ja DPS-järjestelyiden osuus hankinnoista on käytännössä selvästi suurempi kuin niiden määrällisestä osuudesta hankintailmoituksista voisi päätellä, sillä niiden euromääräinen koko on tyypillisesti paljon suurempi kuin muiden hankintojen. Ilmoitettujen DPS-hankintojen arvo oli keskimäärin 22,8 miljoonaa euroa ja puitejärjestelyiden arvo 4,8 miljoonaa euroa, kun muiden hankintailmoitusten keskimääräinen arvo oli 2 miljoonaa euroa.
Hankintojen ilmoitettujen arvojen perusteella DPS-järjestelyjen osuus IT-hankintojen euromääräisestä arvosta oli 73 %, puitesopimusten 13 % ja kaikkien muiden hankintojen 14 %. Pelkästään Hanselin DPS-järjestelyiden arvo oli yksistään 70 % kaikkien IT-hankintailmoitusten ilmoitettujen arvojen summasta vuonna 2023.
Edellä mainituissa luvuissa on huomioitava, että ennakoitu arvo oli ilmoitettu vain noin kolmanneksessa hankintailmoituksista, mutta DPS- ja puitejärjestelyjen painotus on joka tapauksessa erittäin vahva julkisissa IT-hankinnoissa. Myös North Patrolin aiemmasta julkisten IT-hankintojen jälki-ilmoituksia koskevassa datakatsauksesta voidaan nähdä, että lähes kaikki suurimmat hankinnat tapahtuvat puite- ja DPS-järjestelyjen kautta.
Hankintamenettely
Hankintamenettelyjen osalta IT-hankintailmoitusten tilasto on lähes muuttumaton North Patrolin aiempiin selvityksiin verrattuna.
Avoin menettely (81 %) on edelleen ylivoimaisesti eniten käytetty hankintamenettely julkisissa IT-hankintailmoituksissa. Avoin menettely on yksinkertainen ja se soveltuu monenlaisiin hankintoihin.
Rajoitetun menettelyn 9 prosentin osuutta voidaan pitää jopa melko korkeana. Osa luvusta selittyy sillä, että kaikki DPS-hankintailmoitukset näkyvät aineistossa rajoitetun menettelyn hankintoina.
Neuvottelumenettelyiden käyttö julkisissa IT-hankinnoissa on edelleen melko vähäistä. Neuvottelumenettelyn osuus on 6 % ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn 4 %. Tämä johtunee näiden hankintojen työläydestä ja niiden vaatimasta avointa menettelyä pidemmästä kalenteriajasta.
Innovaatiokumppanuus on vähän käytetty hankintamenettely. Vuonna 2023 sitä käytettiin ainoastaan yhdessä hankintailmoituksessa.
Valintaperusteet
24 prosenttia IT-kilpailutuksista ratkaistaan pelkästään hinnalla. Osalle IT-hankinnoista onkin kuvattavissa melko tarkat vaatimukset (esim. laitteet ja lisenssit), mutta pelkkää hintakriteeriä on käytetty myös melko monimutkaisissa hankinnoissa, joissa tarjoajilla on varmasti myös laatueroja. Usein hintavertailuissa on myös käytetty ainoastaan työn tuntihintaa, ei lopputulosten hintaa. Pelkällä hinnalla ratkaistavien kilpailutusten osuus on jopa hieman yllättäen kasvanut vuodesta 2022, jolloin se oli 18 %.
Valtaosassa kilpailutuksista (76 %) vertailuun vaikuttaa sekä tarjouksen hinta että laatu. Laadulliset vertailuperusteet ovat kilpailutuksissa hyvin kirjavia. Osassa vertailussa pisteytetään esim. pelkästään tarjottujen henkilöiden työkokemusta ja referenssejä, mutta toisissa taas arvioidaan hyvinkin tarkasti tarjotun ratkaisun ominaisuuksia ja toimittajan toimitussuunnitelmaa.
North Patrol suosittelee, että kilpailutuksissa käytettäisiin vertailuperusteena aina sekä laatukriteereitä että hankinnan kokonaishintaa. Autamme asiakkaitamme määrittelemään hankinnan kohteen sekä laadimme kilpailutukseen soveltuvan hinnoittelumallin ja relevantit laatukysymykset.
Sopimuksen kesto
56 prosenttia tietojärjestelmähankinnoista tehtiin toistaiseksi voimassa olevilla sopimuksilla tai sopimuksilla, jotka ovat jatkettavissa ensimmäisen määräajan jälkeen sovituin ehdoin.
44 prosenttia hankintailmoituksista asettaa yksiselitteisen määräajan sopimuksen pituudeksi. Tätä voi pitää yllättävän korkeana osuutena, sillä yleensä tiukasti määräaikaisen sopimuksen vaatimus ei ole toimittajan eikä asiakkaan intressissä, koska se voi pakottaa kilpailutuksiin silloinkin, kun yhteistyötä voitaisiin muuten jatkaa vanhan sopimuksen puitteissa.
Määräaikaisten sopimusten määrä on noussut hieman vuodesta 2022, jolloin niiden osuus oli 42 %.
Kilpailutustyökalut
Cloudian osuus julkisten kilpailutusten hallinnoinnissa on vahva. IT-hankinnoissa sen osuus on 89 prosenttia. Mercellin omistamalla Cloudialla näyttää edelleen olevan lähes monopoliasema julkishallinnon organisaatioiden hankintajärjestelmänä.
Hilman suora käyttö IT-hankintailmoitusten tekemisessä on hieman noussut edellisestä vuodesta, ja sitä käytetään nyt 10 % hankinnoista. Hilmaan on viime vuosina tullut runsaasti kilpailutusten toteutusta tukevia toiminnallisuuksia, ja hankintojen läpivienti on nykyisin aiempaa helpompaa pelkästään Hilma-palvelua hyödyntäen.
Taustaa selvitykselle
Tässä artikkelissa käsitelty data on kerätty HILMA-palvelun avoimen rajapinnan avulla. Tietojärjestelmiin kohdistuvat vuoden 2023 hankintailmoitukset on suodatettu North Patrolin aiempien julkisten hankintojen datakatsausten tavoin CPV-luokitusten mukaisesti. Selvitys kattoi kaikki tietojärjestelmiä, ICT-palveluja ja -laitehankintoja koskevat julkiset hankintailmoitukset. North Patrol on asiantuntijatyönä analysoinut ja luokitellut aineiston raportissa käsiteltyjen näkökulmien osalta.
North Patrol on toteuttajista riippumaton asiantuntijayhtiö, joka auttaa asiakkaita suunnittelemaan tietojärjestelmiä ja kilpailuttamaan toteutuskumppaneita. North Patrolilla on ollut merkittävä konsulttirooli noin kahdessa prosentissa tämän selvityksen kilpailutuksessa tai kilpailutuksen hankevalmistelussa. Pienempiä toimeksiantoja North Patrol on ollut tekemässä useammalle kymmenelle julkishallinnon organisaatiolle.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
