North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Erityisesti WhatsAppin käyttö on ollut korona-aikana paljon tapetilla monessa organisaatiossa. Tässäkin blogissa siitä kirjoitettiin viime vuonna, ja aiheeseen tarttui moni mediakin. Esimerkiksi YLE kirjoitti WhatsAppin ongelmista tietoturvan näkökulmasta.
WhatsApp on hyvä esimerkki työkalusta, joka voi olla valtava ongelma tai aivan toimiva palanen organisaation digityöympäristössä. Kaikki riippuu siitä mihin työkalua käytetään, miten sitä käytetään ja ketkä käyttävät – ja onko organisaation digitaalinen työympäristö kokonaisuutena toimiva. Moni organisaatio onkin nyt koronapandemian aikana herännyt työkalujen roolituksen ja pelisääntöjen merkitykseen.
Liika rajoittaminen johtaa varjoratkaisuihin
Moni organisaatio on ajautunut esimerkiksi WhatsAppin kanssa ongelmiin, koska oma tietoturvapolitiikka ja käytössä olevat työkalut ovat kategorisesti kieltäneet kaikki muut kuin organisaation viralliset työkalut. Työntekijöiden kuitenkin pitää pystyä tekemään työtehtäviään, viestimään ja jakamaan tietoa, ja jos viralliset työkalut eivät riitä, ottavat työntekijät käyttöön itse valitsemiaan työkaluja. Nämä itse valittavat työkalut taas yleensä ovat niitä työkaluja, jotka ovat tuttuja yksityiselämästä.
Täten moni organisaatio on itse aiheuttanut WhatsApp-ongelman, kun ei ole tarjonnut riittävän kyvykkäitä työkaluja omalle henkilöstölleen.
Sama ilmiö on myös monien muiden työkalujen kohdalla. Jos dokumentteja ei saa jaettua helposti kollegoille tai yhteistyökumppaneille, käytetään jakamiseen helposti sähköpostia tai kuluttajaratkaisuja.
Jos kiellät, tarjoa vaihtoehtoja ja ymmärrä käyttötilanne
Hyvien vaihtoehtojen tarjoaminen on ehdottomasti tärkein ratkaisu tilanteeseen, jossa joku osa organisaatiosta on ryhtynyt käyttämään työkalua, joka ei ole organisaation näkökulmasta järkevä ratkaisu.
Tällaisessa tilanteessa on myös hyvä tutustua kyseisen ryhmän tarpeisiin astetta paremmin, koska aina esimerkiksi WhatsAppin käyttö ei kerro siitä, että tarvittaisiin uusi chat-työkalu. Kyse voi olla työvuoroista, dokumenttien jakamisesta tai asiakasviestinnästä, eikä parempi chat-työkalu ole näissä tilanteissa välttämättä se oikea ja kestävä ratkaisu. Oikea ratkaisu voi olla vaikka parempi työkalu työvuorojen koordinointiin ja sijaisjärjestelyjen hoitamiseen.
Jos sallit, keskustele ja ohjeista käyttö
WhatsAppinkin käyttö voi olla järkevää joissain tilanteissa, joissa esimerkiksi asiakkaat preferoivat työkalua, ja työntekijöidenkin näkökulmasta nopea viestintä on helpointa tehdä juuri kyseisellä työkalulla.
Tällöin on tärkeätä keskustella näiden työntekijöiden kanssa ja luoda periaatteet siihen missä tilanteissa kyseistä työkalua voi käyttää ja millaista tietoa siellä voi jakaa. Jos organisaatiossa esimerkiksi on käytössä Teams, ja joissain tilanteissa WhatsApp on myös sallittu, on tärkeätä linjata näiden kahden työkalun eri käyttötarkoitukset, jotta ei synny päällekkäistä käyttöä.
Liiallinen vapaus johtaa sekamelskaan
Osa organisaatioista on myös havainnot ongelmat, jotka seuraavat vastakkaisesta mallista. Jos esimerkiksi Teamsin käyttöönotto on tehty vauhdikkaasti ja organisaatiossa on kannustettu käyttämään Teamsia mihin tahansa käyttötarkoituksiin, on seurauksena monessa paikassa ollut melkoinen Teams-kaaos, jossa dokumentit ovat jatkuvasti hukassa, ja ihmiset joutuvat viestimään samoista asioista moneen Teams-ryhmään.
Tämäkin ilmiö on tuttu jo verkkolevyjen ajoista. Kun kaikki saivat luoda uusia kansioita ja rajoittaa niiden käyttöoikeuksia miten tahansa, oli seurauksena yleensä viidakko josta uudet työntekijät eivät löytäneet enää yhtään mitään. Hyvin mietityt rajat ovatkin aivan keskeinen asia myös käytettävyyden näkökulmasta. Kun rajat ovat järkevät ja ymmärrettävät, on työkalua helpompi käyttää ja kokonaisuus pysyy hallinnassa useiden vuosien ajan.
Kaikki työkalut tarvitsevat roolituksen ja käyttöperiaatteet
Toimiva digityöympäristö rakentuu aina useista eri työkaluista. Joskus jollain työkalulla voi olla toki suuri rooli (Suomessa esimerkiksi SharePoint aiemmin, nykyisin usein Teams). Koronapandemian myötä moni näistäkin organisaatioista on kuitenkin ottanut käyttöön paljon muitakin työkaluja. Näin moni on havainnut, että jokaisella työkalulla tulee olla oma, määritelty ja viestitty roolinsa osana kokonaisuutta. Jos roolitusta ei viesti organisaatiolle, keksitään työkalulle usein käyttötarkoituksia, jotka voivat olla päällekkäisiä muiden työkalujen kanssa tai jopa jonkinlaista työkalun väärinkäyttöä.
Käytännössä tämä roolitus vaatii tiivistä yhteistyötä viestinnän, IT:n ja usein myös HR:n kanssa. Esimerkiksi kollegani Camilla Heikkilä on todennut tämän yhteistyön olevan keskeisin asia matkalla kohti toimivaa digityöympäristöä, jossa jokaisella työkalulla on oma roolinsa.
Lopputulos on aina yhdistelmä rajoituksia ja mahdollistamista
Digitaaliset työympäristöt ovat lopulta varsin erilaisia eri organisaatioiden välillä, vaikka työkalut olisivat hyvin samoja. Erilaiset tarpeet, erilaiset roolit ja erilaiset linjaukset työkalujen käytöstä voivat johtaa kohtuullisen erilaisiin ”pelikirjoihin”. Tässä ei ole mitään pahaa. Päinvastoin, on todennäköisesti merkki hyvin mietitystä kokonaisuudesta, jos organisaatio on päätynyt luomaan paljon omia linjauksia ja pelisääntöjä siihen miten työkaluja juuri tässä organisaatiossa käytetään.
Lopputulos on myös aina yhdistelmä rajoittavia sääntöjä sekä kannustavaa koulutusta ja ohjeistusta. Tällä tavalla syntyy toimiva digityöympäristö, joka on sekä tietoturvallinen kokonaisuus että tehokas organisaation työskentelyn mahdollistaja.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme:
Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00).
Ilmoittaudu webinaariin
Lue palveluistamme
Pyydä tarjous
