YLE selvitti Whatsappin käytön linjauksia organisaatioissa

Kesällä Kauppalehti, Talouselämä ja Tivi kirjoittivat North Patrolin selvityksen yllättävistä tuloksista liittyen Whatsappin käytön yleisyyteen organisaatioiden sisäisessä viestinnässä. Nyt syksyllä YLE jatkoi aiheesta kattavalla jutulla, johon toimittajat selvittivät myös lukuisten organisaatioiden sisäisiä Whatsapp-linjauksia.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Lue YLE:n artikkeli: "Organisaation näkökulmasta Whatsapp on katastrofi", sanoo digikonsultti – mahdoton hallinnoitava, silti käytössä työpaikoilla - YLE Uutiset (2020)

Suomessakin moni organisaatio on ryhtynyt toimiin Whatsappin käytön rajoittamiseksi, kuten YLE:n jutusta selviää. Esimerkiksi valtion tietojärjestelmiä pyörittävä Valtori on kieltänyt työntekijöiltään työasioiden käsittelyn Whatsappissa. Tulli sallii käytön, mutta on kieltänyt luottamuksellisen tai salassa pidettävän tiedon käsittelyn. Poliisin työpuhelimiin Whatsappia ei voi edes asentaa.

Mikkelin kaupunki on keväällä kieltänyt Whatsappin käytön, mutta sallii silti käytön erityistapauksissa. YLE selvitti myös muiden kuntien linjauksia, ja monissa kunnissa oli ainakin tiedostettu Whatsappin ongelmat. Esimerkiksi ryhmien perustamisen kieltäminen on hyvä peruslinjaus, koska Whatsapp-ryhmien ylläpitäjät ovat käytännössä henkilörekisterien ylläpitäjiä. Esimerkiksi opettajat voivat olla vanhempien perustamassa ryhmässä jäsenenä, mutta eivät ylläpitäjänä, koska tällöin heistä tulisi rekisterinpitäjiä.

Täysi kieltäminen on harvoin mahdollista

Whatsappin käytön kieltäminenhän on monella tapaa hankalaa, eikä usein täyskielto ole edes järkevää, koska monessa työroolissa on mentävä asiakkaiden preferenssien mukaan, ja tällöin Whatsappin käyttö voi olla perusteltua.

On siis täysin mahdollista ottaa Whatsappin käyttöön löysempi linja ja luottaa työntekijöiden tilannetajuun.

Pidemmän päälle tällainen malli tuskin kuitenkaan tulee kantamaan, saatika yleistymään. Ennemmin tai myöhemmin tapahtuu inhimillisiä virheitä ja luottamuksellisia tietoja käsitellään väärässä kanavassa. On ylipäätään erikoinen linjaus, että sallitaan työkäytössä joku suljettu viestintäkanava, mutta ei sallita kaikista asioista puhumista.

Onkin todennäköistä, että yhä useampi organisaatio rajaa Whatsappin vain erikoistilanteisiin, kuten esimerkiksi tapaamisajankohdasta sopimiseen asiakkaan kanssa. Pysyväisluonteiset ryhmät ja toistuvat keskustelut työasioista tulee hoitaa muissa työkaluissa.

Whatsappin järkevyydestä keskustelu menee todennäköisesti nopeasti ohi

Whatsappin työkäytön järkevyydestä käytävä keskustelu todennäköisesti menee ohi melko nopeasti. Emmehän chattaile lääkäreidenkään kanssa Whatsappilla, vaan käytämme tietoturvallisia työterveystalojen omia appeja (joiden taustalla on joku tuotteistettu, täysin organisaation hallinnassa oleva chat-työkalu). Kun organisaatiot saavat enemmän näitä omia työkaluja käyttöön, vähenee myös tarve käydä Whatsapp-keskusteluja.

Omassa hallinnassa olevia työkaluja on kuitenkin tarjolla runsaasti. Esimerkiksi avoimen lähdekoodin Rocket.chat tai kotimainen Ninchat pyörittävät Suomessa monenlaisia chat-ratkaisuja ja tarjoavat työntekijöille turvalliset kanavat sisäisiin keskusteluihin. Näiden työkalujen etuna on myös se, että kaikki käsitellyt tiedot saadaan pidettyä kotimaan rajojen sisällä.

Tunnettujen amerikkalaisten chat-työkalujen turvallisuustaso on korkea

Käytännössä myös Microsoftin Teams ja nykyisin Salesforcen omistama Slack tarjoavat luotettavan vaihtoehdon sisäisiin keskusteluihin, vaikka tietojen tallennuksen osalta ei välttämättä pysytäkään kotimaan rajojen sisäpuolella. On kuitenkin todennäköistä, että jossain vaiheessa EU ja USA pääsevät yhteisymmärrykseen henkilötietojen siirron edellytyksistä, joten liiallinen amerikkalaisten järjestelmien mustamaalaus ei ole järkevää.

On toki totta, että kesästä saakka on oltu oudossa sopimuksettomassa tilassa Privacy Shield -sopimuksen osalta, mutta erikoinen tilanne tuskin kestää loputtomiin.

Suurimmalle osalle organisaatioista tärkeintä on käyttää työkalua, joka on omassa hallinnassa ja jonka tietojen tallennusta pystyy kontrolloimaan. Datan sijainti ei ole useimmille organisaatioille kynnyskysymys.

Lue YLE:n artikkeli: "Organisaation näkökulmasta Whatsapp on katastrofi", sanoo digikonsultti – mahdoton hallinnoitava, silti käytössä työpaikoilla - YLE Uutiset (2020)

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Digitaalinen työympäristö tarjoaa hyvin toteutettuna työntekijöille välineet viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, sisäiseen vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön. Intranet erityisesti on sisäisen viestinnän väline, mutta mahdollistaa myös työn johtamisen ja mahdollistaa osaamisen jakamisen ja sitouttaa työntekijöitä.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

Tämä on North Patrol

Meitä on kymmenen konsulttia, olemme kokeneita suunnittelijoita ja teknologia-asiantuntijoita. Olemme vuosittain suunnittelemassa ja valmistelemassa yli 50:a erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmää. Asiakastyytyväisyytemme on erittäin korkea (9,5/10), ja monia asiakkaitamme olemme auttaneet jo useiden erilaisten digipalveluiden uudistamisessa.

Lue lisää yrityksestämme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Erikoistumme suunnitteluun

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta, emme lisenssejä

    Moni ohjelmistotalo suosittelee asiakkailleen ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä ei ole näin. Meiltä ei voi ostaa toteutusprojektia, meillä ei ole kumppanuuksia teknologiatoimittajien kanssa. Meidän näkökulma markkinaan on laaja-alainen, kuten asiakkaillakin on syytä olla. Tavoitteena on aina löytää parhaiten sopiva ratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen koodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Olemme realistinen ja kaukonäköinen

    Suunnittelemme palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Meille tärkeätä on ratkaisujen toteutettavuus, hyvien kumppaneiden olemassaolo ja kustannusten ennustettavuus.

Siirry takaisin sivun alkuun