Kesällä Kauppalehti, Talouselämä ja Tivi kirjoittivat North Patrolin selvityksen yllättävistä tuloksista liittyen Whatsappin käytön yleisyyteen organisaatioiden sisäisessä viestinnässä. Nyt syksyllä YLE jatkoi aiheesta kattavalla jutulla, johon toimittajat selvittivät myös lukuisten organisaatioiden sisäisiä Whatsapp-linjauksia.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
7.12.2020
Suomessakin moni organisaatio on ryhtynyt toimiin Whatsappin käytön rajoittamiseksi, kuten YLE:n jutusta selviää. Esimerkiksi valtion tietojärjestelmiä pyörittävä Valtori on kieltänyt työntekijöiltään työasioiden käsittelyn Whatsappissa. Tulli sallii käytön, mutta on kieltänyt luottamuksellisen tai salassa pidettävän tiedon käsittelyn. Poliisin työpuhelimiin Whatsappia ei voi edes asentaa.
Mikkelin kaupunki on keväällä kieltänyt Whatsappin käytön, mutta sallii silti käytön erityistapauksissa. YLE selvitti myös muiden kuntien linjauksia, ja monissa kunnissa oli ainakin tiedostettu Whatsappin ongelmat. Esimerkiksi ryhmien perustamisen kieltäminen on hyvä peruslinjaus, koska Whatsapp-ryhmien ylläpitäjät ovat käytännössä henkilörekisterien ylläpitäjiä. Esimerkiksi opettajat voivat olla vanhempien perustamassa ryhmässä jäsenenä, mutta eivät ylläpitäjänä, koska tällöin heistä tulisi rekisterinpitäjiä.
Täysi kieltäminen on harvoin mahdollista
Whatsappin käytön kieltäminenhän on monella tapaa hankalaa, eikä usein täyskielto ole edes järkevää, koska monessa työroolissa on mentävä asiakkaiden preferenssien mukaan, ja tällöin Whatsappin käyttö voi olla perusteltua.
On siis täysin mahdollista ottaa Whatsappin käyttöön löysempi linja ja luottaa työntekijöiden tilannetajuun.
Pidemmän päälle tällainen malli tuskin kuitenkaan tulee kantamaan, saatika yleistymään. Ennemmin tai myöhemmin tapahtuu inhimillisiä virheitä ja luottamuksellisia tietoja käsitellään väärässä kanavassa. On ylipäätään erikoinen linjaus, että sallitaan työkäytössä joku suljettu viestintäkanava, mutta ei sallita kaikista asioista puhumista.
Onkin todennäköistä, että yhä useampi organisaatio rajaa Whatsappin vain erikoistilanteisiin, kuten esimerkiksi tapaamisajankohdasta sopimiseen asiakkaan kanssa. Pysyväisluonteiset ryhmät ja toistuvat keskustelut työasioista tulee hoitaa muissa työkaluissa.
Whatsappin järkevyydestä keskustelu menee todennäköisesti nopeasti ohi
Whatsappin työkäytön järkevyydestä käytävä keskustelu todennäköisesti menee ohi melko nopeasti. Emmehän chattaile lääkäreidenkään kanssa Whatsappilla, vaan käytämme tietoturvallisia työterveystalojen omia appeja (joiden taustalla on joku tuotteistettu, täysin organisaation hallinnassa oleva chat-työkalu). Kun organisaatiot saavat enemmän näitä omia työkaluja käyttöön, vähenee myös tarve käydä Whatsapp-keskusteluja.
Omassa hallinnassa olevia työkaluja on kuitenkin tarjolla runsaasti. Esimerkiksi avoimen lähdekoodin Rocket.chat tai kotimainen Ninchat pyörittävät Suomessa monenlaisia chat-ratkaisuja ja tarjoavat työntekijöille turvalliset kanavat sisäisiin keskusteluihin. Näiden työkalujen etuna on myös se, että kaikki käsitellyt tiedot saadaan pidettyä kotimaan rajojen sisällä.
Tunnettujen amerikkalaisten chat-työkalujen turvallisuustaso on korkea
Käytännössä myös Microsoftin Teams ja nykyisin Salesforcen omistama Slack tarjoavat luotettavan vaihtoehdon sisäisiin keskusteluihin, vaikka tietojen tallennuksen osalta ei välttämättä pysytäkään kotimaan rajojen sisäpuolella. On kuitenkin todennäköistä, että jossain vaiheessa EU ja USA pääsevät yhteisymmärrykseen henkilötietojen siirron edellytyksistä, joten liiallinen amerikkalaisten järjestelmien mustamaalaus ei ole järkevää.
On toki totta, että kesästä saakka on oltu oudossa sopimuksettomassa tilassa Privacy Shield -sopimuksen osalta, mutta erikoinen tilanne tuskin kestää loputtomiin.
Suurimmalle osalle organisaatioista tärkeintä on käyttää työkalua, joka on omassa hallinnassa ja jonka tietojen tallennusta pystyy kontrolloimaan. Datan sijainti ei ole useimmille organisaatioille kynnyskysymys.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Intranet ja digitaalinen työympäristö 2024 -selvityksen tulokset (11.9.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
