YLE selvitti Whatsappin käytön linjauksia organisaatioissa

Kesällä Kauppalehti, Talouselämä ja Tivi kirjoittivat North Patrolin selvityksen yllättävistä tuloksista liittyen Whatsappin käytön yleisyyteen organisaatioiden sisäisessä viestinnässä. Nyt syksyllä YLE jatkoi aiheesta kattavalla jutulla, johon toimittajat selvittivät myös lukuisten organisaatioiden sisäisiä Whatsapp-linjauksia.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Lue YLE:n artikkeli: "Organisaation näkökulmasta Whatsapp on katastrofi", sanoo digikonsultti – mahdoton hallinnoitava, silti käytössä työpaikoilla - YLE Uutiset (2020)

Suomessakin moni organisaatio on ryhtynyt toimiin Whatsappin käytön rajoittamiseksi, kuten YLE:n jutusta selviää. Esimerkiksi valtion tietojärjestelmiä pyörittävä Valtori on kieltänyt työntekijöiltään työasioiden käsittelyn Whatsappissa. Tulli sallii käytön, mutta on kieltänyt luottamuksellisen tai salassa pidettävän tiedon käsittelyn. Poliisin työpuhelimiin Whatsappia ei voi edes asentaa.

Mikkelin kaupunki on keväällä kieltänyt Whatsappin käytön, mutta sallii silti käytön erityistapauksissa. YLE selvitti myös muiden kuntien linjauksia, ja monissa kunnissa oli ainakin tiedostettu Whatsappin ongelmat. Esimerkiksi ryhmien perustamisen kieltäminen on hyvä peruslinjaus, koska Whatsapp-ryhmien ylläpitäjät ovat käytännössä henkilörekisterien ylläpitäjiä. Esimerkiksi opettajat voivat olla vanhempien perustamassa ryhmässä jäsenenä, mutta eivät ylläpitäjänä, koska tällöin heistä tulisi rekisterinpitäjiä.

Täysi kieltäminen on harvoin mahdollista

Whatsappin käytön kieltäminenhän on monella tapaa hankalaa, eikä usein täyskielto ole edes järkevää, koska monessa työroolissa on mentävä asiakkaiden preferenssien mukaan, ja tällöin Whatsappin käyttö voi olla perusteltua.

On siis täysin mahdollista ottaa Whatsappin käyttöön löysempi linja ja luottaa työntekijöiden tilannetajuun.

Pidemmän päälle tällainen malli tuskin kuitenkaan tulee kantamaan, saatika yleistymään. Ennemmin tai myöhemmin tapahtuu inhimillisiä virheitä ja luottamuksellisia tietoja käsitellään väärässä kanavassa. On ylipäätään erikoinen linjaus, että sallitaan työkäytössä joku suljettu viestintäkanava, mutta ei sallita kaikista asioista puhumista.

Onkin todennäköistä, että yhä useampi organisaatio rajaa Whatsappin vain erikoistilanteisiin, kuten esimerkiksi tapaamisajankohdasta sopimiseen asiakkaan kanssa. Pysyväisluonteiset ryhmät ja toistuvat keskustelut työasioista tulee hoitaa muissa työkaluissa.

Whatsappin järkevyydestä keskustelu menee todennäköisesti nopeasti ohi

Whatsappin työkäytön järkevyydestä käytävä keskustelu todennäköisesti menee ohi melko nopeasti. Emmehän chattaile lääkäreidenkään kanssa Whatsappilla, vaan käytämme tietoturvallisia työterveystalojen omia appeja (joiden taustalla on joku tuotteistettu, täysin organisaation hallinnassa oleva chat-työkalu). Kun organisaatiot saavat enemmän näitä omia työkaluja käyttöön, vähenee myös tarve käydä Whatsapp-keskusteluja.

Omassa hallinnassa olevia työkaluja on kuitenkin tarjolla runsaasti. Esimerkiksi avoimen lähdekoodin Rocket.chat tai kotimainen Ninchat pyörittävät Suomessa monenlaisia chat-ratkaisuja ja tarjoavat työntekijöille turvalliset kanavat sisäisiin keskusteluihin. Näiden työkalujen etuna on myös se, että kaikki käsitellyt tiedot saadaan pidettyä kotimaan rajojen sisällä.

Tunnettujen amerikkalaisten chat-työkalujen turvallisuustaso on korkea

Käytännössä myös Microsoftin Teams ja nykyisin Salesforcen omistama Slack tarjoavat luotettavan vaihtoehdon sisäisiin keskusteluihin, vaikka tietojen tallennuksen osalta ei välttämättä pysytäkään kotimaan rajojen sisäpuolella. On kuitenkin todennäköistä, että jossain vaiheessa EU ja USA pääsevät yhteisymmärrykseen henkilötietojen siirron edellytyksistä, joten liiallinen amerikkalaisten järjestelmien mustamaalaus ei ole järkevää.

On toki totta, että kesästä saakka on oltu oudossa sopimuksettomassa tilassa Privacy Shield -sopimuksen osalta, mutta erikoinen tilanne tuskin kestää loputtomiin.

Suurimmalle osalle organisaatioista tärkeintä on käyttää työkalua, joka on omassa hallinnassa ja jonka tietojen tallennusta pystyy kontrolloimaan. Datan sijainti ei ole useimmille organisaatioille kynnyskysymys.

Lue YLE:n artikkeli: "Organisaation näkökulmasta Whatsapp on katastrofi", sanoo digikonsultti – mahdoton hallinnoitava, silti käytössä työpaikoilla - YLE Uutiset (2020)

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun