9 vinkkiä digitaalisen työympäristön käyttöönottoon

Kun organisaatio on ottamassa käyttöön uusia työvälineitä sisäiseen viestintään, vuorovaikutukseen tai esimerkiksi dokumenttien hallintaan, tyypillinen tapa on ajatella muutosta teknisenä käyttöönottoprojektina. Uudet työvälineet ”rollataan” ulos eli laitetaan saataville. Pahimmassa tapauksessa saatesanoilla, tuossa on työvälineet, älkää rikkoko itseänne.

Mikään tekninen ratkaisu ei ole itsessään hopealuoti, vaan uudet työvälineet edellyttävät myös, että niitä opitaan käyttämään, ja mieluiten samalla tavalla. Vaikka uudet työvälineet olisivat helppoja ottaa teknisesti haltuun, vanhat tavat istuvat usein tiukassa. On toki niitä työntekijöitä, jotka innolla hyppäävät uuteen, mutta suurin osa on vähintään hiukan vastentahtoisia muutoksen edessä, eikä työtapojen muutos käy käden käänteessä.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Miten sitten saada myös toimintakulttuuri muuttumaan uusien työvälineiden myötä? Olemme keränneet yhteen hyväksi havaittuja tapoja digitaalisten työkalujen käyttöönottoon ja koonneet niistä yhdeksän vinkkiä:

1. Viestintä, IT ja HR yhdessä suunnittelemaan

Digitaalisen työympäristö ei ole vain IT:n tai viestinnän vastuulla. Yhteinen digiryhmä johon kuuluu viestintä, IT ja usein myös HR on monessa organisaatiossa todettu hyväksi ja tehokkaaksi tavaksi lähestyä digitaalisen työympäristön kehittämistä. Vastuu kannetaan yhdessä, ja parhaimmassa tapauksessa kehitystyön keskiössä on työntekijä ja hänen tarpeensa, eikä yksittäiset työvälineet. Uusien työvälineiden myötä vastuun jakaminen selkeästi eri ryhmille ei myöskään enää onnistu kuten ennen. Intranet ja muut digitaalisen työympäristön välineet nivoutuvat entistä tiiviimmin yhteen, eikä niitä voida suunnitella ja kehittää omina saarekkeinaan.

2. Ota työntekijät mukaan miettimään jalkautusta

Teknisen käyttöönoton lisäksi pitää miettiä, miten eri työvälineitä otetaan käyttöön ja erityisesti mihin tarkoituksiin. Vaikka erillinen digiryhmä olisi olemassa, työntekijät on hyvä ottaa mukaan suunnittelemaan käyttötapauksia ja jalkautusta.

3. Syö elefantti osissa

Aina ei kannata tehdä suurta harppausta kerralla. Kokonaisuus on hyvä hahmottaa, mutta kaikkea ei tarvitse samaan aikaan. Tehdään sen sijaan tiekartta, joka on omalle organisaatiolle realistinen. Tiekartalle piirretään maali, ja askeleet, joilla sinne päästään. Tärkeää on myös tunnistaa, mikä on oman organisaation lähtötaso, eikä pyrkiä heti täydelliseen työtapojen muutokseen.

Jos esimerkiksi sisäisiä uutisia on totuttu jakamaan sähköpostilla, voidaan jakaa sähköpostilla linkit intranetissä sijaitseviin uutisiin. Pienempien ryhmien kesken voidaan sopia, että sisäisesti viestitään esim. Teamsissä sähköpostin sijaan. Pikkuhiljaa Teamsin chatistä tulee sisäisen sähköpostin korvike. Dokumenttien yhteismuokkaus voi olla haaste, jos on totuttu, ettei omaa keskeneräistä työtä jaeta muille. Tapaa voi harjoitella ensin oman pienemmän tiimin kanssa. Jos dokumenttien tallentaminen pilveen tuntuu haastavalta, esimerkiksi SharePointin dokumenttikirjastoja voi synkronoida omalle koneelle, jolloin työtiloissa tai Teamsissä sijaitsevia dokumentteja voi käyttää samalla tavalla kuin verkkolevyjä.

4. Pilotoi työvälineet

Kun käyttötapaukset ovat selvillä ja niihin on valittu sopiva työkalu, otetaan pienempi ryhmä testaamaan työvälineitä ennen laajempaa käyttöönottoa. Pilottivaiheessa saadaan usein arvokasta informaatiota, ja käyttötapauksetkin voivat muuttua. Todetaan, että työkalua kannattaisi ehkä lähestyä toisesta kulmasta.

5. Rekrytoi championeja, digiluotseja ja mentoreita

Hyvin monessa onnistuneessa käyttöönottoprojektissa on hyödynnetty erilaisia championeja, luotseja tai mentoreita. Kun ensin on ajettu pienempi ryhmä sisään uusiin toimintatapoihin, voivat he auttaa jalkauttamaan uusia työtapoja näyttämällä mallia ja toimimalla aktiivisesti uusissa työvälineissä.

6. Johto näyttämään mallia

Jos johto on sitoutunut muutokseen, sillä on paremmat mahdollisuudet onnistua. Johto voi myös toimia pilottiryhmänä – uudet toimintatavat jalkautetaan ensin johdolle, joka näyttää muille mallia.

7. Tarjoa teknistä tukea ja ohjeistoa

Vaikka toimintatapojen muutos on avainasemassa onnistuneessa käyttöönotossa, työvälineet on myös otettava teknisesti haltuun. Teknistä tukea tulee olla saatavilla silloin, kun työntekijä sitä tarvitsee. Hyväksi havaittu tapa on tehdä ohjevideoita, jotka ovat tarjolla katsottavaksi sopivalla ajalla, esimerkiksi intranetissä.

8. Järjestä käyttötapauskohtaisia infotilaisuuksia

Yhteiset tekniset ohjeet pureutuvat usein siihen, miten joitain välinettä yleisesti käytetään. Sen lisäksi on hyvä järjestää käyttötapauskohtaisia infoja, jossa käydään läpi, miten työvälinettä parhaiten hyödynnetään eri tilanteisiin

9. Tarjoa apua ja vertaistukea

Matkan varrella tarvitaan tukea ja opastusta. Tuen ei tarvitse aina olla IT:n tarjoamaa, vaan vertaistuki on usein toimivampaa ja nopeampaa. Joissain organisaatioissa on perustettu sisäinen ”helpdesk” esimerkiksi Yammeriin tai muuhun keskustelukanavaan, jossa championit, digiluotsit ja muut työvälinettä hyvin käyttävät voivat jakaa vinkkejä ja apuja muille. Apua voi tarjota myös videon välityksellä tai chatissä, esimerkiksi niin, että kerran viikossa järjestetään avoin ”kyselytunti”, jossa voi esittää kysymyksiä ja saada vastauksia heti.

Onko teidän organisaatiossanne keksitty joitain muita hyviä tapoja tukea digitaalisten työvälineiden käyttöönottoa? Kommentoi ihmeessä, niin saadaan koottua hyvä vinkkilista kaikille heille, jotka suunnittelevat uusien välineiden käyttöönottoa

Muita aiheeseen liittyviä kirjoituksia tässä blogissa:

Camilla Heikkilä

VTM, IT-tradenomi Camilla Heikkilä on verkkopalvelusuunnittelun ja palvelukonseptien asiantuntija. Camilla konsultoi asiakkaita erityisesti julkisten ja sisäisten verkkopalveluiden ratkaisujen muotoilussa ja sisältökonseptoinnissa, sekä niiden hankintaan liittyvissä asioissa.

Camillalla on vahva viestinnällinen osaaminen ja hän auttaa kiteyttämään organisaation tarpeet ja sisällöt toimivaksi verkkosivukokonaisuudeksi, jossa myös loppukäyttäjän tarpeet on huomioitu. Teknisen osaamisen ansiosta, Camilla pystyy sujuvasti yhdistämään asiakkaan viestinnälliset tarpeet ja eri teknologioiden tarjoamat mahdollisuudet.

Palvelu- ja sisältökonseptien suunnittelun lisäksi, Camilla auttaa hankkeiden valmistelussa sekä optimaaliseen käyttäjäkokemukseen tähtäävien vaatimusten määrittelemisessä.

Camillalla on vuosien kokemus verkkopalveluiden suunnittelusta sekä sitä ennen yli kymmenen vuoden kokemus erilaisista verkkoviestintätehtävistä järjestösektorilla ja julkishallinnossa. Aikaisemman työuran aikana, Camilla on vastannut useasta verkkopalveluprojektista ja toiminut myös tuoteomistajan roolissa.

Digitaaliset työympäristöt

Digitaalinen työympäristö tarjoaa hyvin toteutettuna työntekijöille välineet viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, sisäiseen vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön. Intranet erityisesti on sisäisen viestinnän väline, mutta mahdollistaa myös työn johtamisen ja mahdollistaa osaamisen jakamisen ja sitouttaa työntekijöitä.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun