WhatsApp pitää pintansa organisaation epävirallisena viestintäkanavana, osoittaa tuorein digitaalisia työympäristöjä käsittelevä selvityksemme. Vaikka WhatsApp ei kuulu organisaation virallisiin työvälineisiin, sitä käytetään paljon muiden työvälineiden rinnalla erityisesti työntekijöiden kahdenväliseen viestintään. Sen lisäksi, että WhatsAppista on tullut tekstiviestin korvike myös työkäytössä, sitä käytetään myös ryhmien ja tiimien sisäiseen viestintään, mikä ei ole pelkästään hyvästä.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
28.6.2022
Kaksi vuotta sitten edellisen kerran tekemämme selvitys organisaatioiden digitaalisista työympäristöistä osoitti, että Teams on tullut ryminällä työpaikkojen ykköstyökaluksi. Sen monipuolisuudesta huolimatta, Teams ei ratkaise kaikkia organisaation tarpeita, ja jo kaksi vuotta sitten nähtiin, että myös WhatsApp nousi käytetyimpien työvälineiden joukkoon työpaikoilla.
Sekä Teams että WhatsApp näyttävät vakiinnuttaneen asemansa organisaatioiden työkalupakissa. Tämän vuoden selvityksemme mukaan, huikeat 36 % organisaatioista käyttää WhatsAppia täydentämään niin Teamsiä, Yammeria, Slackiä, GoogleChatia kuin Facbook for Workplacea. WhatsAppia käytetään sekä organisaatioissa, jossa on paljon tietotyöläisiä, että organisaatioissa, joissa tietotyöläiset ovat vähemmistössä.
WhatsAppin käyttöön on monta hyvää syytä – ja muutama huono
WhatsAppia käytetään ensisijaisesti työntekijöiden kahdenkeskiseen viestintään mutta WhatsAppia käytetään myös viestimään koko tiimille. Ryhmien tai tiimien sisäisessä viestinnässä WhatsApp on 11 prosentilla neljänneksi suosituin työväline Teamsin (87 %), sähköpostin (46 %) ja SharePointin avulla tapahtuvan viestinnän (esim. uutisointi ja kommentointi, 13 %) jälkeen.
Syitä WhatsAppin käyttöön on useita, ja yksi niistä on, että kaikilla organisaation työntekijöillä ei ole muita viestintään soveltuvia ”virallisia” työvälineitä käytössä. WhatsApp on erityisen yleinen kaupunkiorganisaatioissa (30 %), jossa kaikilla työntekijöillä ei ole Teamsiä käytössä, vaikka se organisaation työkalupakkiin kuuluukin.
Vaikka työntekijällä olisikin Teams, jonka chattitoimintoa voi käyttää WhatsAppin tavoin, näillä työntekijöillä ei välttämättä ole omaa työpuhelinta tai puhelinta työetuna, jolloin heitä ei tavoita Teamsillä kuin silloin harvoin, kun sattuvat tietokoneen ääressä istumaan. Näin ollen WhatsAppista on tullut kätevin tapa tavoittaa työkaverit koska käytännössä ”jokaisella on se”. WhatsApp-viestit ovat syrjäyttäneet tekstiviestit.
Teams on digityöympäristön kiistaton kuningas (88 %), mutta yllättävän moni organisaatio käyttää Teamsiä vajaateholla, esimerkiksi vain kokouksiin, eikä sen chattitoiminto ei ole vielä laajasti levinnyt. Jos tiimi on ehtinyt ottaa WhatsAppin käyttöön jo ennen Teamsin käyttöönottoa, siitä poisoppiminen ja siirtyminen käyttämään Teamsin chattia tai ryhmien kanavia ei ole kovin yksinkertaista, vaikka ne soveltuisivat moneen käyttötarkoitukseen ja monelta riskiltä vältyttäisiin näitä käyttämällä.
WhatsApp voi tietyissä tapaukissa myös olla paras tapa tavoittaa kollegat, joilla on Teams tai Slack aktiivisessa käytössä. Kun viestitulva Teamsissä tai Slackissa hipoo pilviä, yllättävän moni kytkee näistä notifikaatiot pois päältä puhelimessa. Kun yksi työkalu rämettyy, siirrytään toiseen ja koska moni nykypäivän tietotyöläinen välttää soittamista kuin ruttoa, WhatsApp voi hyvinkin olla se ainoa tapa saada nopeasti kollegan huomio.
WhatsAppin yrityskäytössä piilee aina riski
Vaikka selvityksemme mukaan WhatsAppia käytetään lähinnä tekstiviestin korvikkeena kahdenväliseen viestintään, ja ryhmienkin kesken arkiseen viestintään, kuten esimerkiksi logistiikan hoitamiseen ja lounastreffien sopimiseen, rajanveto sen välillä, mikä on ”hyväksyttävää” WhatsApp-viestintää ja mikä ei ole, on vaikea tehdä.
Vaikka selvitykseen osallistuneet kaikki tähdensivät, että WhatsApp ei ole organisaation hyväksymä työväline, jossa kommunikoidaan työhön liittyviä asioita ja sitä käytetään epäviralliseen viestintään, rajanveto on hyvin haastavaa ja työntekijältä voi helposti lipsahtaa WhatsAppiin sellaisia asioita, joista ei siellä pitäisi viestiä.
WhatsAppin suurimpia ongelma yrityskäytössä on se, että WhatsAppin ryhmiä hallinnoidaan käsin. Ei ole olemassa mitään teknistä ratkaisua siihen, että yksittäinen käyttäjä saadaan poistettua organisaation WhatsApp-ryhmistä silloin, kun työntekijä poistuu palveluksesta. WhatsApp on sidottu puhelinnumeroon, ja tänä päivänä on hyvin yleistä, että puhelinnumero jää käyttäjälle myös työsuhteen päätyttyä. On aivan mahdollista, että työntekijällä on pääsy vanhan työnantajan WhatsApp-ryhmiin myös sen jälkeen, kun hän on vaihtanut työnantajaa, ellei kukaan ole häntä ryhmästä muistanut poistaa.
Jos puhelinnumero on ollut sidottu työpuhelimeen, joka jää työnantajalle työsuhteen päätyttyä, niin silloin riski ei ole samaa luokkaa, mutta koska WhatsAppin idea työkäytössä on se, että työntekijät saadaan kiinni myös silloin, kun ei työpuhelin satu olemaan käsillä, hyvin usein henkilökohtainen numero päätyy tiimin WhatsApp-ryhmään.
Vaikka yllä mainittua riskiä pystyttäisiinkin taklaamaan sisäisillä prosesseilla (mikä on kyllä hankalaa), suurempi haaste liittyy siihen, että viestihistoriat jäävät käyttäjälle talteen hänen niin halutessaan. Jos työntekijä on kytkenyt WhatsAppissa varmuuskopiot päälle, niin hänelle jää yrityksen viestit talteen vaikka hänet ryhmästä poistetaan.
Niin kauan, kun keskustelut koskevat lounaspaikan valintaa tai sitä, kenen vuoro on ostaa kahvia toimistolle, tällä ei ole merkitystä, mutta jos on sattunut vaikka asiakkaiden ovikoodeja tai muuta organisaation operatiiviseen toimintaan liittyvää jakamaan ryhmässä, niin ongelma on jo paljon isompi, kuten esimerkiksi tietosuojavaltuutettu pääsi huomauttamaan.
Jos WhatsAppia on käytetty yhteistyökumppaneiden kanssa viestimiseen, mitä myös tapahtuu, niin silloin myös tämä keskustelu jää työntekijälle, eikä organisaatiolle, siinä tapauksessa, että työntekijä vaihtaa tehtäviä.
Pyhitetään vapaa-ajan sovellukset yksityiselämän käyttöön
Vaikka WhatsAppin käytölle on selkeitä käyttökohteita, on hyvä huomioida, että kaikki työntekijät eivät halua sitä työasioihin käyttää. Kun etätöiden myötä työn ja vapaa-ajan raja on entisestään hämärtynyt ja näiden kahden erottaminen on tietotyöläisille haastavaa, työ- ja vapaa-ajan viestinnän yhdistäminen ei ainakaan selkeytä palettia.
Moni mieltää WhatsAppin henkilökohtaiseksi viestintäkanavaksi, jota käytetään perheen, ystävien ja harrastusporukoiden kesken. Samaan viestitulvaan ei haluta työasioita nousevan. Ihan samalla tavalla, kun monella on työsähköposti ja henkilökohtainen sähköposti erillään, olisi syytä löytää vaihtoehtoisia tapoja tavoittaa kollegat kuin yksityiskäyttöön tarkoitettu WhatsApp.
Ei ole ensimmäinen kerta, kuin yksityiskäyttöön tarkoitetut sovellukset leviävät työkäyttöön. Niin kävi myös Facebookille, jonne alettiin perustaa ryhmiä myös työasioihin liittyen. Facebook yritti saada yritysten viestintää siirrettyä heidän omaan Workplaceen, siinä kuitenkin onnistumatta. Workplace ei ole ottanut tuulta alleen ja selvityksemme mukaan sitä käyttää vain murto-osa organisaatioista.
Siinä missä Facebookin yrityskäytöstä on (pääosin) päästy eroon esimerkiksi Teamsin avulla, samaan pitäisi pyrkiä WhatsAppin kanssa. Valitettavasti WhatsAppin yritystili toimii yhtä huonosti työntekijöiden väliseen ja tiimien sisäiseen viestintään kuin kuluttaja-WhatsApp, sillä myös se on sidottu puhelinnumeroon (ja luotu kuluttajien ja yrityksen väliseen viestintään). Ratkaisu voi tässäkin tapauksessa olla Teams.
Vaikka Teams ei mikään hopealuoti ole, niin siinä on olemassa useita eri vaihtoehtoja viestintään (chat ja kanavien keskustelut) ja oikeushallinta pysyy organisaation hyppysissä. Jos jostain syystä Microsoftin lisenssien hankkiminen kaikille työntekijöille ei ole perusteltu, on myös muita sovelluksia yrityskäyttöön, joilla voidaan viestiä ei-tietotyöläisille, yhtenä esimerkkinä vaikka SpeakApp.
WhatsAppin käyttöä ei kitketä kieltämällä se, vaan pitää tarjota vaihtoehtoisia, yrityksen näkökulmasta parempia ratkaisuja, ja systemaattisesti tehdä töitä niiden jalkauttamiseksi.
