WhatsApp on uusi tekstari − nyt myös työkäytössä

WhatsApp pitää pintansa organisaation epävirallisena viestintäkanavana, osoittaa tuorein digitaalisia työympäristöjä käsittelevä selvityksemme. Vaikka WhatsApp ei kuulu organisaation virallisiin työvälineisiin, sitä käytetään paljon muiden työvälineiden rinnalla erityisesti työntekijöiden kahdenväliseen viestintään. Sen lisäksi, että WhatsAppista on tullut tekstiviestin korvike myös työkäytössä, sitä käytetään myös ryhmien ja tiimien sisäiseen viestintään, mikä ei ole pelkästään hyvästä.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Kaksi vuotta sitten edellisen kerran tekemämme selvitys organisaatioiden digitaalisista työympäristöistä osoitti, että Teams on tullut ryminällä työpaikkojen ykköstyökaluksi. Sen monipuolisuudesta huolimatta, Teams ei ratkaise kaikkia organisaation tarpeita, ja jo kaksi vuotta sitten nähtiin, että myös WhatsApp nousi käytetyimpien työvälineiden joukkoon työpaikoilla.

Sekä Teams että WhatsApp näyttävät vakiinnuttaneen asemansa organisaatioiden työkalupakissa. Tämän vuoden selvityksemme mukaan, huikeat 36 % organisaatioista käyttää WhatsAppia täydentämään niin Teamsiä, Yammeria, Slackiä, GoogleChatia kuin Facbook for Workplacea. WhatsAppia käytetään sekä organisaatioissa, jossa on paljon tietotyöläisiä, että organisaatioissa, joissa tietotyöläiset ovat vähemmistössä.

WhatsAppin käyttöön on monta hyvää syytä – ja muutama huono

WhatsAppia käytetään ensisijaisesti työntekijöiden kahdenkeskiseen viestintään mutta WhatsAppia käytetään myös viestimään koko tiimille. Ryhmien tai tiimien sisäisessä viestinnässä WhatsApp on 11 prosentilla neljänneksi suosituin työväline Teamsin (87 %), sähköpostin (46 %) ja SharePointin avulla tapahtuvan viestinnän (esim. uutisointi ja kommentointi, 13 %) jälkeen.

Syitä WhatsAppin käyttöön on useita, ja yksi niistä on, että kaikilla organisaation työntekijöillä ei ole muita viestintään soveltuvia ”virallisia” työvälineitä käytössä. WhatsApp on erityisen yleinen kaupunkiorganisaatioissa (30 %), jossa kaikilla työntekijöillä ei ole Teamsiä käytössä, vaikka se organisaation työkalupakkiin kuuluukin.

Vaikka työntekijällä olisikin Teams, jonka chattitoimintoa voi käyttää WhatsAppin tavoin, näillä työntekijöillä ei välttämättä ole omaa työpuhelinta tai puhelinta työetuna, jolloin heitä ei tavoita Teamsillä kuin silloin harvoin, kun sattuvat tietokoneen ääressä istumaan. Näin ollen WhatsAppista on tullut kätevin tapa tavoittaa työkaverit koska käytännössä ”jokaisella on se”. WhatsApp-viestit ovat syrjäyttäneet tekstiviestit.

Teams on digityöympäristön kiistaton kuningas (88 %), mutta yllättävän moni organisaatio käyttää Teamsiä vajaateholla, esimerkiksi vain kokouksiin, eikä sen chattitoiminto ei ole vielä laajasti levinnyt. Jos tiimi on ehtinyt ottaa WhatsAppin käyttöön jo ennen Teamsin käyttöönottoa, siitä poisoppiminen ja siirtyminen käyttämään Teamsin chattia tai ryhmien kanavia ei ole kovin yksinkertaista, vaikka ne soveltuisivat moneen käyttötarkoitukseen ja monelta riskiltä vältyttäisiin näitä käyttämällä.

WhatsApp voi tietyissä tapaukissa myös olla paras tapa tavoittaa kollegat, joilla on Teams tai Slack aktiivisessa käytössä. Kun viestitulva Teamsissä tai Slackissa hipoo pilviä, yllättävän moni kytkee näistä notifikaatiot pois päältä puhelimessa. Kun yksi työkalu rämettyy, siirrytään toiseen ja koska moni nykypäivän tietotyöläinen välttää soittamista kuin ruttoa, WhatsApp voi hyvinkin olla se ainoa tapa saada nopeasti kollegan huomio.

WhatsAppin yrityskäytössä piilee aina riski

Vaikka selvityksemme mukaan WhatsAppia käytetään lähinnä tekstiviestin korvikkeena kahdenväliseen viestintään, ja ryhmienkin kesken arkiseen viestintään, kuten esimerkiksi logistiikan hoitamiseen ja lounastreffien sopimiseen, rajanveto sen välillä, mikä on ”hyväksyttävää” WhatsApp-viestintää ja mikä ei ole, on vaikea tehdä.

Vaikka selvitykseen osallistuneet kaikki tähdensivät, että WhatsApp ei ole organisaation hyväksymä työväline, jossa kommunikoidaan työhön liittyviä asioita ja sitä käytetään epäviralliseen viestintään, rajanveto on hyvin haastavaa ja työntekijältä voi helposti lipsahtaa WhatsAppiin sellaisia asioita, joista ei siellä pitäisi viestiä.

WhatsAppin suurimpia ongelma yrityskäytössä on se, että WhatsAppin ryhmiä hallinnoidaan käsin. Ei ole olemassa mitään teknistä ratkaisua siihen, että yksittäinen käyttäjä saadaan poistettua organisaation WhatsApp-ryhmistä silloin, kun työntekijä poistuu palveluksesta. WhatsApp on sidottu puhelinnumeroon, ja tänä päivänä on hyvin yleistä, että puhelinnumero jää käyttäjälle myös työsuhteen päätyttyä. On aivan mahdollista, että työntekijällä on pääsy vanhan työnantajan WhatsApp-ryhmiin myös sen jälkeen, kun hän on vaihtanut työnantajaa, ellei kukaan ole häntä ryhmästä muistanut poistaa.

Jos puhelinnumero on ollut sidottu työpuhelimeen, joka jää työnantajalle työsuhteen päätyttyä, niin silloin riski ei ole samaa luokkaa, mutta koska WhatsAppin idea työkäytössä on se, että työntekijät saadaan kiinni myös silloin, kun ei työpuhelin satu olemaan käsillä, hyvin usein henkilökohtainen numero päätyy tiimin WhatsApp-ryhmään. 

Vaikka yllä mainittua riskiä pystyttäisiinkin taklaamaan sisäisillä prosesseilla (mikä on kyllä hankalaa), suurempi haaste liittyy siihen, että viestihistoriat jäävät käyttäjälle talteen hänen niin halutessaan. Jos työntekijä on kytkenyt WhatsAppissa varmuuskopiot päälle, niin hänelle jää yrityksen viestit talteen vaikka hänet ryhmästä poistetaan.

Niin kauan, kun keskustelut koskevat lounaspaikan valintaa tai sitä, kenen vuoro on ostaa kahvia toimistolle, tällä ei ole merkitystä, mutta jos on sattunut vaikka asiakkaiden ovikoodeja tai muuta organisaation operatiiviseen toimintaan liittyvää jakamaan ryhmässä, niin ongelma on jo paljon isompi, kuten esimerkiksi tietosuojavaltuutettu pääsi huomauttamaan

Jos WhatsAppia on käytetty yhteistyökumppaneiden kanssa viestimiseen, mitä myös tapahtuu, niin silloin myös tämä keskustelu jää työntekijälle, eikä organisaatiolle, siinä tapauksessa, että työntekijä vaihtaa tehtäviä.

Pyhitetään vapaa-ajan sovellukset yksityiselämän käyttöön

Vaikka WhatsAppin käytölle on selkeitä käyttökohteita, on hyvä huomioida, että kaikki työntekijät eivät halua sitä työasioihin käyttää. Kun etätöiden myötä työn ja vapaa-ajan raja on entisestään hämärtynyt ja näiden kahden erottaminen on tietotyöläisille haastavaa, työ- ja vapaa-ajan viestinnän yhdistäminen ei ainakaan selkeytä palettia.

Moni mieltää WhatsAppin henkilökohtaiseksi viestintäkanavaksi, jota käytetään perheen, ystävien ja harrastusporukoiden kesken. Samaan viestitulvaan ei haluta työasioita nousevan. Ihan samalla tavalla, kun monella on työsähköposti ja henkilökohtainen sähköposti erillään, olisi syytä löytää vaihtoehtoisia tapoja tavoittaa kollegat kuin yksityiskäyttöön tarkoitettu WhatsApp.

Ei ole ensimmäinen kerta, kuin yksityiskäyttöön tarkoitetut sovellukset leviävät työkäyttöön. Niin kävi myös Facebookille, jonne alettiin perustaa ryhmiä myös työasioihin liittyen.  Facebook yritti saada yritysten viestintää siirrettyä heidän omaan Workplaceen, siinä kuitenkin onnistumatta. Workplace ei ole ottanut tuulta alleen ja selvityksemme mukaan sitä käyttää vain murto-osa organisaatioista.

Siinä missä Facebookin yrityskäytöstä on (pääosin) päästy eroon esimerkiksi Teamsin avulla, samaan pitäisi pyrkiä WhatsAppin kanssa. Valitettavasti WhatsAppin yritystili toimii yhtä huonosti työntekijöiden väliseen ja tiimien sisäiseen viestintään kuin kuluttaja-WhatsApp, sillä myös se on sidottu puhelinnumeroon (ja luotu kuluttajien ja yrityksen väliseen viestintään). Ratkaisu voi tässäkin tapauksessa olla Teams.

Vaikka Teams ei mikään hopealuoti ole, niin siinä on olemassa useita eri vaihtoehtoja viestintään (chat ja kanavien keskustelut) ja oikeushallinta pysyy organisaation hyppysissä. Jos jostain syystä Microsoftin lisenssien hankkiminen kaikille työntekijöille ei ole perusteltu, on myös muita sovelluksia yrityskäyttöön, joilla voidaan viestiä ei-tietotyöläisille, yhtenä esimerkkinä vaikka SpeakApp.

WhatsAppin käyttöä ei kitketä kieltämällä se, vaan pitää tarjota vaihtoehtoisia, yrityksen näkökulmasta parempia ratkaisuja, ja systemaattisesti tehdä töitä niiden jalkauttamiseksi.

Suunnittelemme toimivan intranetin

North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.

Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Camilla Heikkilä

VTM, IT-tradenomi Camilla Heikkilä on verkkopalvelusuunnittelun ja palvelukonseptien asiantuntija. Camilla konsultoi asiakkaita erityisesti julkisten ja sisäisten verkkopalveluiden ratkaisujen muotoilussa ja sisältökonseptoinnissa, sekä niiden hankintaan liittyvissä asioissa.

Camillalla on vahva viestinnällinen osaaminen ja hän auttaa kiteyttämään organisaation tarpeet ja sisällöt toimivaksi verkkosivukokonaisuudeksi, jossa myös loppukäyttäjän tarpeet on huomioitu. Teknisen osaamisen ansiosta, Camilla pystyy sujuvasti yhdistämään asiakkaan viestinnälliset tarpeet ja eri teknologioiden tarjoamat mahdollisuudet.

Palvelu- ja sisältökonseptien suunnittelun lisäksi, Camilla auttaa hankkeiden valmistelussa sekä optimaaliseen käyttäjäkokemukseen tähtäävien vaatimusten määrittelemisessä.

Camillalla on vuosien kokemus verkkopalveluiden suunnittelusta sekä sitä ennen yli kymmenen vuoden kokemus erilaisista verkkoviestintätehtävistä järjestösektorilla ja julkishallinnossa. Aikaisemman työuran aikana, Camilla on vastannut useasta verkkopalveluprojektista ja toiminut myös tuoteomistajan roolissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun