North Patrol on digipalvelujen ja tietojärjestelmien suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Muotoilemme ideoista vision ja palvelukonseptin, löydämme parhaat arkkitehtuuri- ja teknologiaratkaisut, suunnittelemme toimivan käyttökokemuksen ja kilpailutamme ihannekumppanin toteutustyöhön. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Kuntien digitaaliset asiointipalvelut – nykyisistä ratkaisuista tulevaisuuden visioihin
Kunnat ovat jo pitkällä erilaisten asiointipalvelujen suhteen. Digitaalisten asiointipalveluiden kenttä on kasvanut ja monimuotoistunut vuosi vuodelta. Kehitys on ollut nopeaa, mutta samalla palvelukentän hajanaisuus on tuonut haasteita niin käyttäjälle kuin palvelun tarjoajalle.
Kuntalaisille tarjotaan yhä kehittyneempiä ja monipuolisempia tapoja hoitaa arkipäiväisiä – ja viranomaisasioitaan. Kuntalaiset ovat tottuneita asiointipalvelujen käyttäjiä – ja he osaavat myös vaatia niiltä.
Tässä kirjoituksessa vilkaistaan ensin nykytilannetta ja sitten nostetaan esille muutamia seikkoja, joiden merkitys tulee kasvamaan, kun siirrytään kohti asioinnin parempaa palvelu-, ylläpito- ja hallinnointikokemusta.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Kunnissa asiointipalvelut rakentuvat palvelupolkujen ympärille. Palvelupolkujen ytimessä ovat palvelusivut, joihin on koottu kaikki tarpeellinen tieto kyseisestä palvelusta. Käyttäjä laskeutuu palvelusivulle tunnistamalle tilanteen tai teeman, johon asiointi liittyy. Tilanne voi olla esimerkiksi päiväkotiin ilmoittautuminen ja teema vapaa-ajan palvelut. Tilanteita ja teemoja kootaan erilaisille koonti- ja etusivuille, jonne käyttäjä saapuu ja silmäillee ne läpi. Palvelusivulta käyttäjä ohjataan asiointipalveluun, joka on joko kunnan omassa verkkosivustossa tai siihen linkitetyssä ulkoisessa, kolmannen osapuolen palvelussa.
Kouvolassa Tilavaraukset-palvelusivu on palvelupolun alkupiste, johon on koottu yleisesti tilavarauksiin liittyvät asiat. Polku jatkuu Liikuntatilojen varaaminen -sivulle, josta pääsee jatkamaan polulla Timmiin selaamaan tai varaamaan tiloja.
Usein kunnan verkkosivustolta löytyy lisäksi ”Asiointi”-koontisivu, joka kokoaa oikopolut kaikkeen asiointiin – ovat ne se sitten palvelupisteitä, puhelinpalveluita tai sähköisiä palveluja.
Espoon kaupungilla Asiakaspalvelu ja asiointi -koontisivulle on koottu erilaiset tavat asioita, josta ohjataan eteenpäin esimerkiksi verkkoasioinnin koontisivulle ja siitä edelleen erillisiin asiointisovelluksiin.
Tekninen toteutus useasta palasta
Kunnat hyödyntävät erilaisia teknisiä ratkaisuja asiointipalveluiden toteuttamiseen. Kattava asiointipalvelukokonaisuus muodostuu usein monista erillisistä osista, sillä markkinoilla ei ole yhtä järjestelmää, joka tarjoaisi kaikki tarvittavat ratkaisut valmiina. Lisäksi asiointipalvelujen kokonaisuus ja toteutustavat vaihtelevat kunnittain, eikä yhtenäistä toimintamallia ole vakiintunut.
Kunnat suosivat erityisesti SaaS-palveluita (Software as a Service), jotka on suunniteltu ratkaisemaan tarkasti rajattuja tarpeita. Esimerkkejä tällaisista palveluista ovat Lupapiste rakennuslupa-asioihin ja Timmi tilavarausten hallintaan.
Osana asiointipalveluita on usein pääsynhallinta, jossa käyttäjän tunnistautuminen toteutetaan yleisesti Suomi.fi-palvelun avulla, mikä takaa turvallisuuden ja sujuvan asioinnin.
Kun Kajaanissa on tarve ilmoittautua esiopetukseen, tunnistaudutaan kaupungin varhaiskasvatuspalveluihin ensin Suomi.fi-palvelun kautta.
Laaja kenttä toimintoja ja toimijoita
Kuntien asiointipalvelut kattavat laajan valikoiman toimintoja, joiden toteuttamiseen käytetään usein vakiintuneita kumppaneita.
Alla on muutamia esimerkkejä keskeisistä asiointipalveluista ja niiden toteutukseen yleisesti käytetyistä ratkaisuista:
Luvat ja hakemukset: Rakennuslupien hakemiseen, esim. Lupapiste
Ilmoitusten jättäminen: Tapahtumien ilmoittamiseen, esim. Eventz Today
Ostaminen: Kunnan tuotteiden, liikuntapalvelujen tai dokumenttien ostaminen, esim. Woocommerce
Palaute ja yhteydenotto: Palautteet katujen kunnossapidosta, esim. Trimble tai viestittely koulun kanssa, esim. Wilma
Varaaminen: Kirjojen varaamiseen, esim. Finna
Ajanvaraus: Ajanvaraus rakennustarkastajan tapaamiseen esim. Outlook
Ilmoittautuminen: Kansalaisopiston kurssille ilmoittautumiseen, esim. Hellewi
Sähköiset päätökset ja asiakirjat: Päätösasiakirjojen lukemiseen, esim. Tweb
Tietopalvelut: Maankäytön ja kaavoituksen tarkasteluun, esim. Sitowise.
Kuntalaisvaikuttaminen: Aloitteiden tekemiseen, esim. Kuntalaisaloite.
Kalajoella voi varata rakennustarkastajalta tai lupasihteeriltä neuvontaa varaamalla heiltä ajan Outlookin avulla.
Kurkistus kristallipalloon
Asiointipalvelut ovat kunnissa jo pitkällä, joten digitaalisen asioinnin elinkaarella voidaan siirtyä kohti seuraavia tasoja. Tulevaisuuden kehityskohteita voivat olla esimerkiksi:
Verkkosivuston kehittämistä
Palvelupolkujen selkeyttäminen: Käyttöliittymien hienosäätö ja selkeiden ohjeiden lisääminen palvelupolun eri vaiheisiin tekevät asioinnista käyttäjäystävällisempää. Yhtenäinen asiointielementtien muotoilu helpottaa käyttäjien navigointia, ja visuaaliset ohjeet, kuten videot, ovat tarpeellisia lisäyksiä.
Asiointipalvelujen kohdentaminen: Palveluiden automaattinen tarjoaminen kunkin käyttäjän tarpeisiin esimerkiksi verkkokäyttäytymisen perusteella. Esimerkiksi vanhemmille, jotka käyttävät Wilmaa säännöllisesti, voidaan tarjota suora linkki etusivulta.
Markkinointiautomaatio: Asiakastiedon hallinnan ja segmentoinnin hyödyntäminen mahdollistaa kohdennetumman viestinnän, ei vain markkinoinnin tarpeisiin, vaan myös henkilökohtaisempaan asiakaspalveluun.
Asiakkuuspalvelunrakentaminen: Asiointipalvelut muodostuvat yhden ison asiakkuuspalvelun, jossa kirjautunut käyttäjä näkee oman asiointitilanteensa ja saa itselle sopivia palvelusuosituksia koko palvelukirjosta.
Kumppanin kanssa kehitettävää
Saavutettavuus ja kieliversiot: Kaikkien asiointipalveluiden saavutettavuuden ja monikielisyyden takaaminen, jotta ne vastaavat kunnan pääsivuston palvelulupausta, jolloin kaikkien asiointipalvelujen tulee olla käytettävissä valituilla kielillä ja saavutettavia kaikille käyttäjäryhmille.
Tietoturva: Vahvan tunnistautumisen käyttöönotto suojaa käyttäjien henkilötietoja ja lisää luottamusta asiointipalveluihin.
Mobiilisovellukset: Tarjotaan asiointikohtaisia mobiilisovelluksia niille käyttäjille, jotka käyttävät tiettyjä palveluita usein. Koko kunnan laajuisten sovellusten sijasta keskitytään verkkosivustojen mobiiliversioiden käytettävyyteen.
Asiointi osana muuta kehitystä
Integraatiot: Keskitetyn integraatiokerroksen avulla voidaan hallita eri asiointipalvelujen rajapintoja keskitetysti ja tehokkaasti, mikä yksinkertaistaa palvelukokonaisuuden ylläpitoa.
Ympäristöystävällisyys: Digitaaliset palvelut eivät ainoastaan vähennä paperinkäyttöä, vaan ne voivat myös tukea resurssitehokkuutta esimerkiksi jätteiden kierrätyksessä.
Yhteishankkeet: Kunnat voivat kehittää ja hankkia asiointipalveluita yhdessä, mikä tekee kalliista ja resursseja vievistä ratkaisuista mahdollisia myös pienemmille kunnille. Yhteistyö muiden kuntien kanssa yleistyy jatkuvasti.
Muita asiointia käsitteleviä kirjoituksia sivustollamme
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme:
Webinaari: Miten chatbot istuu palvelukonseptiisi? (23.4.2025 klo 10:00).
Ilmoittaudu webinaariin
FM, KK Anna Availa on verkkoviestinnän sekä sisäisten ja ulkoisten verkkopalvelujen asiantuntija. Anna konsultoi asiakkaita verkkohankkeiden valmistelussa, vaatimusten määrittelyssä ja konseptisuunnittelussa.
Anna on työskennellyt verkkoviestinnän parissa useissa organisaatioissa julkisella ja yksityisellä sektorilla. Yritysten ja kaupunkiorganisaation viestintäpäällikkönä hän on kehittänyt voimakkaasti verkkoviestintää ja luonut organisaatioiden sähköisen viestinnän kokonaisuuksia, joista ovat löytyneet verkkopalvelujen ja introjen lisäksi muun muassa verkkolehdet, -vuosikertomukset ja -lehdet sekä sisäiset ja ulkoiset sosiaaliset mediat.
Annalla on parinkymmenen vuoden ajalta kokemusta lukuisista järjestelmistä, teknologioista ja toimittajista. Johtoryhmätyöskentely useissa organisaatioissa on antanut ymmärryksen siitä, miten liiketoimintaa tuetaan verkkoviestinnän keinoin.
Työssään Anna on vastannut viestintäjärjestelmistä ja toiminut useissa eri rooleissa kehittäessään ja ylläpitäessään niitä niin projektien vetäjänä kuin sisällöntuottajana.
Autamme laajojen tietosivustojen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Muotoilemme konseptin, tietorakenteet, käyttökokemuksen ja toiminnot hyötypalveluksi, jota on miellyttävä käyttää, helppoa ylläpitää ja kustannustehokasta kehittää koko elinkaarensa ajan.
Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.
Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.
Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.
Emme myy koodausta emmekä lisenssejä
Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.
Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus
Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.
