Kävimme alkuvuodesta 2021 läpi Suomen 30 asukasluvultaan suurimman kaupungin verkkopalvelut ja selvitimme, millainen digitaalisen asioinnin tilanne niissä on. Selvityksen edetessä kävi hyvin nopeasti ilmi, että asiointipalveluiden osalta monessa kaupungissa on päädytty hyvin samanlaisiin teknisiin ratkaisuihin. Ja useimmiten hyvä näin. Prosessitkin ovat tyypillisesti kunnissa hyvin samanlaisia, joten miksi keksiä pyörää aina uudestaan. Täysin riskitöntä se ei kuitenkaan aina ole. Tässä blogijutussa keskitytään tarkastelemaan, minkälaisten valmisratkaisujen päälle kaupungit ovat digitaalisia asiointipalveluitaan perustaneet ja hieman myös sitä, keiden tekemillä tuotteilla niitä on tehty.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
5.8.2021
Verkkopalveluita uudistettaessa kaupungeissa tehdään yhä useammin selkeä rajaus itse tuotettavien verkkopalveluiden ja ulkopuolisten kolmansien osapuolien palveluiden välille. Julkaisujärjestelmiä käytetään viisaasti siihen tarkoitukseen, johon ne on kehitetty, eli työkaluna laadukkaan ja saavutettavan verkkosisällön tuotantoon ja esittämiseen. Samalla sähköisen asioinnin mahdollistamiseksi hankitaan vakiintuneita valmisratkaisuja, jotka on kehitetty palvelemaan nimenomaan kyseistä tarkoitusta.
Kärjessä Omakanta, Kelan asiointipalvelut ja Kuntalaisaloite
Suosituimmat kolmansien osapuolten toteuttamat asiointiratkaisut ovat varmasti ainakin niminä suurelle osalle tuttuja. Tässä joukossa olevat sähköiset asiointipalvelut ovat myös tyypillisesti otettavissa käyttöön melko suoraviivaisesti. On turha ryhtyä tekemään tai hankkimaan omaa järjestelmää tarpeeseen, johon löytyy jo valmis ja tarpeet täyttävä valmisratkaisu. Esimerkiksi reseptin uusimisesta kaupungin on kyllä tarpeen sivuillaan kertoa, mutta varsinaisen asioinnin osalta helpointa on linkittää käyttäjä suoraan Kelan tuottamaan Omakantaan. Vastaavasti erilaiset tukiasiat hoituvat luontevimmin Kelan omilla sivuilla ja kuntalaisaloitteen teko siihen tarkoitukseen varta vasten laaditussa, oikeusministeriön tuottamassa valtakunnallisessa Kuntalaisaloite-palvelussa.
Myös Timmi, Finna, Wilma ja Lupapiste erittäin suosittuja
Tuttuja nimiä kaupunkien sivustoilla ovat myös mm. Timmi Software Oy:n Timmi-tilanvarausjärjestelmä ja Kansalliskirjaston hallinnoima kirjastopalveluiden asiointiratkaisu Finna. Myös nykyisin Visman hallinnoima, Primus- ja Kurre-oppilashallinto-ohjelmien web-liittymä Wilma sekä rakennetun ympäristön lupien hakemiseen tarkoitettu, Cloudpermit Oy:n Lupapiste-palvelu ovat juntanneet itsensä tukevasti kaupunkien asiointipalveluiden alustoiksi.
Kaupunkien sisäiset prosessit määrittävät kuntalaisellekin tarjottavat työkalut
Suosituimpien sähköisten palveluiden joukosta selkeästi erottuva ryhmä ovat palvelut, jotka ovat onnistuneet juurruttamaan itsensä tietylle toimialueelle tai tiettyihin prosesseihin niin tukevasti, että muiden järjestelmien on hyvin vaikea niiden kanssa kilpailla. Yhteistä näille palveluille on, että kaupunkilaiselle näkyvä asiointipalvelu voi olla vain pieni osa laajasta kokonaisuudesta, jolla hallitaan useita kaupungin sisäisiä prosesseja.
Toimitiloihin ja asuntoihin liittyviä palveluita hallitsevat Tampuuri ja Hakosalo
Vuokra-asuntojen esittelysivuja on tehty monenlaisilla ulkoasuilla ja tekniikoilla, mutta kun hakuprosessissa etenee, taustalta löytyy yli puolella kaupungeista sama, nykyisin Visma Tampuuri Oy:n ylläpitämä Tampuuri-kiinteistönhallinnan ohjelmisto. Vastaavasti yritysten toimitiloja selaillessa 40 % kaupungeista vastaan tulee jokin versio Hakosalo Oy:n toimitilaratkaisusta. Monessa kaupungissa järjestelmät ovatkin olleet jo niin pitkään käytössä ja prosessit niin syvälle niihin integroituna, että muut vaihtoehdot eivät oikein tule edes kyseeseen.
Trimble ja Sitowise hallitsevat karttapalveluita
Kaupunkien karttapalvelut ovat taasen jakautuneet Suomessa käytännössä kahteen leiriin. Muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta tässä kartoituksessa mukana olleet kunnat olivat kaikki joko Trimble– tai Sitowise -leirin edustajia, Trimblen pitäen kärkipaikkaa 60 % osuudellaan. Tämäkin selittyy helposti sillä, että kyseisiin alustoihin on paketoitu runsaasti erilaisia kaupungin asumis- ja ympäristöasioihin liittyviä peruspalveluita, kuten maankäytön suunnittelua, lupa-asioita, tonttien hakuprosesseja, palautteiden käsittelyä ym. Kaupunkilaisille esitettävät kartat ovat näistä vain jäävuoren huippu. Ja kaupungin näkökulmasta, yhden järjestelmäkokonaisuuden hankinnalla tulee kuitattua kerralla monta prosessien sähköistämisen vaatimusta, vaikka se sitten maksaisikin vähän enemmän.
Sote-asiointia hallitsevat TietoEVRY:n Lifecare ja Effica sekä CGI:n Omni360
Noin 50 % kaupungeista hoitaa sote-palveluiden ajanvaraukset Terveytesi.fi-palvelussa, joka on TietoEVRYn Lifecare-potilastietojärjestelmän päälle rakennettu käyttöliittymä. Lifecare taasen on Effican seuraaja, joka sekin on vielä hyvin laajasti edustettuna myös tässä kartoituksessa. Effican vanhempaan selainkäyttöliittymään tosin törmää enempikin varhaiskasvatus- ja koulutus -toimialan palveluissa, vaikkapa sähköisen päivähoitohakemuksen palvelualustana. Noin kolmannes kunnista hoitaa sekä sote-palveluiden että varhaiskasvatuksen ja koulutuksen asioinnit sote.easiointi.fi-palvelussa, jonka takaa löytyy CGI:n sosiaali- ja terveyspalvelujen palvelualusta OMNI360.
Monella alueella on myös tehty päätös tarjota sähköisiä palveluja keskitetysti kuntayhtymän sote-sivujen kautta. Esimerkki tällaisesta on vaikkapa Keski-Uudenmaan sote, johon kuuluu Hyvinkää ja viisi muuta sen lähialueen kuntaa. Kuntayhtymienkin sote-palveluiden taustalta löytyy usein jokin valmisjärjestelmä, kuten Keusotellakin Klinik Healthcare Solutions Oy:n yleisesti käytössä oleva terveysalan verkkopalvelu Klinik Pro.
Mielenkiintoinen nosto ns. ”isojen asiointiteemojen” joukosta on myös CGI:n toteuttama Kulutus-Web-palvelu, jossa voi helposti ilmoittaa vesimittarinsa lukemat. Palvelu on käytössä melkeinpä puolessa tämän otoksen kaupungeista. Ja järkeväähän se onkin, sillä mittarilukemat on ilmoitettava 1–2 kertaa vuodessa ja prosessi on aika lailla sama kaikkialla.
Toimittajariippuvuus on aina myös iso riski
Sähköisen asioinnin toteuttaminen verkkosivuston ulkopuolisilla ratkaisuilla on usein toimiva ja hyvä ratkaisu juuri kuntaorganisaatioiden kannalta, koska asiointiprosessit ovat hyvin samankaltaisia kaikilla kunnilla. Tietyt perusratkaisut on mietitty valmisratkaisuissa jo moneen kertaan, eikä asiointiprosessien suunnitteluun tarvitse käyttää niin paljon aikaa. Organisatorisestikin tämä malli sopii hyvin, sillä asiointi ei todennäköisesti ole verkkosivuston sisällöistä vastaavan viestintäorganisaation vastuulla, vaan esimerkiksi ICT-yksiköllä.
Se, että riippuvuus yksittäisiin ratkaisuihin ja toimittajiin on joillain alueilla todella suuri, on kuitenkin huomionarvoinen asia. Mitä syvemmälle kaupungin prosesseihin asiointipalvelu lonkeronsa ulottaa, sitä tukevammin sitoudutaan myös palvelualustaa tuottavaan yritykseen ja sen kykyyn kehittää ja ylläpitää kokonaisuutta. Lisensointimallista riippuen valmisratkaisukin voi tulla yllättävän kalliiksi, eikä asiointisovelluksen toimittajan vaihtaminen myöhemmin välttämättä suju helposti, jos sellaiseen tulee tarvetta.
Kuntayhteistyössä on paljon potentiaalia, mutta se tarvitsee myös selkeät vastuunkantajat
Valmisratkaisuissa vaihtoehtoja on usein tarjolla hyvin niukasti, eikä uuden asiointipalvelun rakentaminen ole useinkaan halpa ja helppo harjoitus. Valtakunnallisia ja julkisrahoitteisia ratkaisuja on onneksi jo jonkin verran tarjolla. Kuntayhteistyönä kehitettävät yhteiskäyttöiset ratkaisut voisivat myös olla yksi mahdollisuus vähentää riippuvuutta yksityiseen sektoriin ja jonkin verran näitä näkeekin. Hyvää esimerkkiä tässä näyttävät parhaillaan Espoo ja Tampere, jotka pilotoivat avoimeen lähdekoodiin pohjautuvaa varhaiskasvatuksenohjausjärjestelmä eVakaa. Järjestelmän käyttöä on tarkoitus laajentaa lähivuosina myös Ouluun ja Turkuun. Tämänkaltaisia hankkeita toivoisi näkevän enemmänkin. Lisätietoa eVakasta löytyy mm. Kuntaliiton sivuilta (https://www.kuntaliitto.fi/ajankohtaista/2020/varhaiskasvatuksen-vuorovaikutusta-kotien-kanssa-kehitetaan-digitalisaation).
Valitettavan usein yhteishankkeet kuitenkin tuntuvat kuivuvan kasaan viimeistään siinä vaiheessa, kun ensimmäiset käyttöönotot on tehty ja rahoitusta pitäisi löytää myös jatkuvuuden varmistamiseen ylläpidon ja jatkokehityksen osalta. Tärkeää onkin löytää näille hankkeille selkeät vastuutahot, jotka huolehtivat kehitystyön rahoituksesta, koordinoinnista ja työn tulosten jakelusta myös tulevaisuudessa.
Kaipaatko neuvoa verkkopalvelu-uudistukseesi tai digitaalisen asioinnin suunnitteluun? Ota yhteyttä North Patroliin!
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
