Hyvällä uudistuksen valmistelulla vältytään hutiratkaisuilta

Tietojärjestelmähankinnat ovat lähes aina sen kokoluokan investointeja, että olisi hyvä varmistaa, että investointi kohdistuu oikein. Hankkeen valmistelu kannattaa aina, riippumatta siitä, ollaanko ostamassa valmista tuotetta, toteutusprojekteja vai resursseja. Hyvällä valmistelulla vältämme virhehankintoja ja laastariratkaisuja, ja samalla varmistetaan, että eurot kohdistuvat oikeaan asiaan.  Tähän tulee avuksi hankkeen esiselvitys. Esiselvityksellä varmistetaan, että ollaan ratkaisemassa oikea ongelma ja myös, että ratkaistaan se oikein ja laadukkaasti.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Tarpeet ensin, ratkaisu sitten

Tyypillisesti esiselvitysvaihe aloitetaan kartoittamalla tarpeet. Ensimmäinen kysymys onkin usein, mitä haluamme saavuttaa uudistuksella tai investoinnilla? Vasta toinen kysymys on, miten me pääsemme tavoitteeseen. Tarpeita on sekä loppukäyttäjillä että palvelun tuottavalla organisaatiolla. Verkkopalvelua ei rakenneta eikä tietojärjestelmää hankita pelkästään loppukäyttäjän tarpeisiin, vaan sillä tulee olla myös organisaation kannalta joku funktio, ja tämä on erityisen tärkeä kirkastaa esiselvityksellä. Miksi ylipäätänsä haluamme laittaa eurojamme johonkin uuteen järjestelmään?

Tarpeita voidaan kartoittaa hyvin monella eri tavalla. Käyttäjien tarpeita voidaan selvittää mm. kohderyhmähaastatteluin, erilaisin kyselyin tai tutkimalla organisaation saamia palautteita ja tilastoja. Organisaation tarpeita ja tavoitteita puolestaan kartoitetaan esimerkiksi avainhenkilöhaastatteluilla, nykyratkaisuja analysoimalla sekä peilaamalla olemassa olevia ratkaisuja strategiaan ja liiketoiminnan tavoitteisiin. Esiselvitysvaiheeseen voi myös sisältyä laajempaa palvelumuotoilua mutta näin ei aina ole.

Tarpeiden tunnistaminen on kaiken pohja, mutta tarpeista ei voida vetää suoraa viivaa ratkaisuun, sillä harvoin on olemassa vain yksi tapa ratkaista ongelmaamme tai päästä tavoitteisiimme. Juuri meille soveltuvaa ratkaisua voi haarukoida kahdella tapaa – joko niin, että otetaan valmis tuote, ja tarkastellaan, miten tämä vastaa meidän tarpeisiimme, tai niin, että tarpeista johdetaan palvelukonsepti, ja lähdetään tarkastelemaan, mitä ratkaisuja tai vaihtoehtoja on tarjolla, joilla palvelukonsepti voidaan toteuttaa.

Palvelukonseptin kirkastaminen onkin yksi vaihe esiselvityksessä, ja se on erityisen tarpeellista silloin, kun ollaan hankkimassa verkkopalvelun toteutusta projektina. Verkkokauppahankinnoissa puolestaan tuotteet ja niiden ominaisuudet ovat usein lähtökohtana, vaikka niissäkin palvelukonseptia voidaan hyvin pohtia. Räätälöidyissä järjestelmissä tai asiointipalveluissa lähtökohtana on taas usein käyttäjien palvelupolkujen mallinnukset ja näistä johdettavat vaatimukset järjestelmälle.

Samalla kun suunnitellaan palvelukonseptia, tulee priorisoitavaksi mitkä tarpeistamme ja vaatimuksistamme on toista tärkeämpiä. Kaikkea kun ei voi saada ja toisaalta tarpeet ja vaatimukset voivat olla toistensa kanssa ristiriidassa niin, että toimivan kokonaisuuden aikaansaamiseksi on jostain luovuttava.

Markkinatuntemus on avainasemassa

Riippumatta siitä, olemmeko ostamassa asiakaskohtaista toteutusprojektia jonkun tuotteen päälle, vai jotain valmista ratkaisua, meidän on tunnettava ja arvioitava vaihtoehdot, ennen kuin hankintaan kannattaa lähteä. Ellei hyvää markkinatuntemusta ole päässyt kertymään, on markkinakartoitus paikallaan.

Kun tarjonta on tiedossa, eri vaihtoehtoja on hyvä myös vertailla. Markkinoilla olevia ratkaisuja ei kuitenkaan ole mielekästä vertailla keskenään tyhjössä, vaan vaihtoehtoisia ratkaisuja tulisi aina punnita omia tarpeita ja suunniteltua ratkaisua vasten. Ratkaisut voivat paperilla olla yhtä hyviä, mutta ydinkysymys on, kuinka hyvin ne soveltuvat niin suunniteltuun palvelukonseptiin, tarpeisiin, olemassa olevaan järjestelmäarkkitehtuuriin ja budjettiin? Ratkaisuvaihtoehtoja arvioidessa on hyvä myös tarkastella toimittajakenttää – onko riskinä toimittajalukko, vai onko riittävästi toimittajia tarjolla, jotta saadaan kunnon kilpailu aikaiseksi?

Tässä vaiheessa on hyvä tarkastella myös omia resursseja ja miettiä, minkälaista yhteistyötä halutaan. Kuinka paljon apuja tarvitaan esimerkiksi käyttöönottoon ja jatkokehitykseen? Riittääkö meille, että toimittaja tekee projektin tai hoitaa tuotteen käyttöönoton, jonka jälkeen perävalot vilkkuvat, vai haluammeko ennemmin löytää pitkäaikaisen kumppanin?

Tiekartta auttaa aikataulujen ja resurssien hahmottamisessa

Jos toiveena on, että toteutusprojekti tai uuden tietojärjestelmän käyttöönotto menee mahdollisimman sujuvasti, kannattaa esiselvitysvaiheessa vielä pysähtyä pohtimaan hankkeen läpivientiä ja kokonaisaikataulua.

Tiekartta on hyvä apu silloin, kun on tarve hahmottaa esimerkiksi projektin läpiviennin eri vaiheita ja niiden suhteita toisiinsa. Projektin – tai hankinnan – ulkopuolella voi olla asioita, jotka vaikuttavat aikatauluun, ja nämä saadaan hyvin tiekartalle näkyviin. Näin voidaan ennakoida sellaiset päätökset, muutokset ja resurssitarpeet, jotka vaikuttavat uuden järjestelmän tai esimerkiksi verkkopalvelun toteutukseen, eikä aseteta alkuun epärealistisia aikatauluja, joista joudumme kuitenkin tinkimään.

Tiekartta ei ole sama kuin tarkka projektisuunnitelma, vaan ylätason kuva siitä, mitä tarvitaan milloinkin ja mitä pitää tehdä ennen kuin jokin toinen asia on mahdollinen.

Hyvä suunnitelma maksaa itsensä takaisin

Hyvin valmisteltu hanke sujuvoittaa lopulta myös koko hankintaprosessia ja auttaa oikean hankintamenettelyn valinnassa. Lisäksi esiselvitykseen ja hankkeen valmisteluun panostettu aika ja raha, maksavat itsensä helposti takaisin, kun toteutus lähtee heti liikkeelle oikeilla raiteilla.

Hyvä valmistelu ja esiselvitys ei myöskään ole millään tavalla este ketterälle toteutukselle, joka on tänä päivänä tietojärjestelmähankkeissa käytännössä de facto toimintatapa. Hyvällä alkuvaiheen pohjatyöllä varmistetaan, että tekeminen saadaan ohjattua heti alusta oikeaan suuntaan. Muutaman kuukauden ylimääräinen valmistelu alkuun harvoin harmittaa, kun näin vältytään monelta hutiratkaisulta.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Camilla Heikkilä

VTM, IT-tradenomi Camilla Heikkilä on verkkopalvelusuunnittelun ja palvelukonseptien asiantuntija. Camilla konsultoi asiakkaita erityisesti julkisten ja sisäisten verkkopalveluiden ratkaisujen muotoilussa ja sisältökonseptoinnissa, sekä niiden hankintaan liittyvissä asioissa.

Camillalla on vahva viestinnällinen osaaminen ja hän auttaa kiteyttämään organisaation tarpeet ja sisällöt toimivaksi verkkosivukokonaisuudeksi, jossa myös loppukäyttäjän tarpeet on huomioitu. Teknisen osaamisen ansiosta, Camilla pystyy sujuvasti yhdistämään asiakkaan viestinnälliset tarpeet ja eri teknologioiden tarjoamat mahdollisuudet.

Palvelu- ja sisältökonseptien suunnittelun lisäksi, Camilla auttaa hankkeiden valmistelussa sekä optimaaliseen käyttäjäkokemukseen tähtäävien vaatimusten määrittelemisessä.

Camillalla on vuosien kokemus verkkopalveluiden suunnittelusta sekä sitä ennen yli kymmenen vuoden kokemus erilaisista verkkoviestintätehtävistä järjestösektorilla ja julkishallinnossa. Aikaisemman työuran aikana, Camilla on vastannut useasta verkkopalveluprojektista ja toiminut myös tuoteomistajan roolissa.

Tietosivustot

Autamme laajojen tietosivustojen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Muotoilemme konseptin, tietorakenteet, käyttökokemuksen ja toiminnot hyötypalveluksi, jota on miellyttävä käyttää, helppoa ylläpitää ja kustannustehokasta kehittää koko elinkaarensa ajan.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun