Datakatsaus: Paljonko kuntasivustot maksavat?

26.11.2021

Anna Availa

Kilpailutuksista kahteen pyydettiin tarjoamaan Drupalia ja 13:een WordPressiä. WordPress-kilpailutuksiin osallistui yhteensä 29 tarjoajaa, joista 12 osallistui useampaan kuin yhteen kilpailutukseen. Kahteen Drupal-kilpailutukseen osallistui viisi eri toimittajaa, joista kaksi osallistui kumpaankin. 

Artikkelissa esitetyt hinnat koskevat verkkosivuston toteuttamista, eivätkä ne sisällä ylläpito- ja käyttöpalvelun kustannuksia. Hankinnat kohdistetaan pääasiallisesti verkkosivustojen käyttöliittymien suunnitteluun ja tekniseen toteutukseen yhteistyössä asiakkaan kanssa. Useimmissa tapauksissa sivustojen konseptit ja tekniset vaatimukset on jo suunniteltu ja määritelty osana esiselvitys- ja konseptointivaihetta. Sisältöjen suunnittelu ja sisältöjen syöttö taas on tyypillisesti kokonaan asiakkaan projektitiimin vastuulla. 

13 kilpailutusta toteutettiin kansallisen kynnysarvon ylittävänä kansallisena kilpailutuksena ja kaksi kilpailutusta oli kansallisen kynnysarvon (60 000 euroa) alittavia hankintoja, jotka toteutettiin niin sanottuina minikilpailutuksina. Vaikka yli 60 prosenttia tietojärjestelmähankinnoista tehdään Suomessa EU-kynnysarvon ylittävinä kilpailutuksina, ovat kuntien verkkosivustouudistukset tyypillisesti sen verran pienempiä projekteja, että nämä tehdään useimmiten kansallisina kilpailutuksina.

Projektien hinnat ja työmääräarviot vaihtelevat paljon 

Tarjottujen projektien koko vaihteli paljon. Pienimmillään kuntasivustojen toteutusprojektin työmääräksi arvioitiin keskimäärin 37 henkilötyöpäivää ja suurimmillaan 205 henkilötyöpäivää. Kaikkiaan eri projekteille tarjottu haitari oli 19–294 henkilötyöpäivää. Näin ollen myös projektien kustannusarvio vaihteli paljon. Kuntasivustojen keskimääräinen tarjottu projektin hinta-arvio oli 81 458 €. Edullisin tarjous oli 12 250 € ja kallein 256 032 €. 

Kuntasivustojen toteutukseen tarjottu keskimääräinen tuntihinta oli 100 €. Vaikka pienimmällä 48 €:n ja suurimmalla 177 €:n tuntihinnalla on iso ero, keskimääräiset tuntihinnat projekteittain asettuvat sadan euron kummallekin puolen. Taulukon lukuja tutkiessa ei kannata tehdä liian suoria johtopäätöksiä lukujen riippuvuuksista, sillä esimerkiksi ääripäiden tuntihinnat eivät löydy ääripäiden toteutusprojekteista. Tuntihinnoissa ei myöskään ole eroa mainittavaa eroa toteutettavalla teknologialla. 

Tämäntyyppinen kustannusarvioiden kirjo ei ole tietojärjestelmien alueella poikkeavaa, pikemminkin tyypillistä. Työmäärien ja kustannusten jakautuminen on linjassa aiempienkin North Patrolin tekemien hintakatsauksien kanssa (esimerkiksi 2016, 2019).

Kustannusarviot ja annetut tuntihinnat voivat vaihdella erittäin merkittävästi, vaikka hankinnat olisi valmisteltu hyvin ja toimittajilla on varsin samankaltainen käsitys tavoiteltavasta projektista. North Patrolin suunnittelemat ja valmistelevat kilpailutukset ovat tyypillisesti hyvin perusteltuja, jolloin tarjoajilla on tavallista paremmat lähtökohdat ymmärtää, millaista projektia ja lopputulosta tavoitellaan.

Hinta ei yksin ratkaise voittajaa 

Kun tarjousten työmäärien erot ovat suuret, tulee itse tarjousten arviointiin ja soveliaimman kumppanin valintaan paneutua huolella. Kaaviossa 1 esitetään yhtenäisellä viivalla voittanut tarjous ja pisteillä alin ja ylin tarjous. Samasta projektista annettu kustannusarvio vaihteli paljon. Hintahaarukka oli vähimmillään puolitoistakertainen ja suurimmillaan yli kolminkertainen, jolloin esimerkiksi samaan kilpailutukseen annettu alin tarjous oli 40 410 € ja korkein 127 125 €.   

Kuvio 1 kertoo, että alin tarjous voitti näistä 15 kilpailutuksessa kahdessa ja korkein kolmessa. Voittaneiden tarjousten keskiarvo oli 82 400 € ja kaikkien tarjousten keskiarvo 81 457 €.

Kilpailutuksissa arvioitiin hinnan lisäksi laadullisesti ratkaisukuvauksia ja toimitussuunnitelmaa, joten hinnan painotus jäi usein laatuarvioinnin alle. Tyypillisesti kilpailutuksissa laadun painoarvo asettuu 60–70 prosentin välille, jolloin hinnan painoarvoksi jää 30–40 prosenttia.  Laadun arvioinnissa ratkaisukuvausta painotetaan noin 40 prosenttia ja toimitussuunnitelmaa noin 20 prosenttia. Asiakastyytyväisyyden ja tarjotun tiimin kompetenssin arviointia ei käytetty näissä kilpailutuksissa. Tyypillisesti North Patrol käyttää näitä ja muita työläämpiä laatuarvioinnin malleja vasta isompien hankintojen kilpailutuksissa. 

Laadullisesti ratkaisukuvauksia ja toimitussuunnitelmia arvioidaan tarjotun ratkaisun ja toimintamallin kattavuutta ja soveltuvuutta, teknisten ratkaisujen ja toteutusprojektin suunnitelmallisuutta sekä asiakaslähtöisyyttä ja ymmärrettävyyttä. Vertailuhinnan saamiseksi ynnätään toteutusprojektin lisäksi kaikki juoksevat kulut käyttö- ja ylläpitopalveluineen neljältä vuodelta. Laadullisille kriteereille ja hinnalle asetetaan painoarvot ja kokonaisedullisuus määräytyy vertailupisteiden perusteella.  

North Patrolin useimmiten käyttämässä kilpailutusmallissa korostuvatkin vastaukset ratkaisukuvauksiin, joiden avulla toimittajat todistavat kyvykkyytensä, ymmärryksensä ja kokemuksensa osaavana teknisenä ratkaisutoimittajana. Ratkaisukuvauskysymyksiin valitaan tyypillisesti osa-alueita, jotka ovat juuri kyseisen kunnan sivuston toteutuksen kannalta keskeisiä. Toimitussuunnitelmaan liittyvissä kysymyksissä taas painottuvat juuri kyseisen kunnan toivomat asiat yhteistyölle ja jatkuvalle kehittämiselle. Yhdessä nämä varmistavat, että valittu toimittaja on ymmärtänyt hyvin tavoiteltavan kokonaisuuden ja pystyy myös kuvaamaan esittämänsä ratkaisut valittuihin osa-alueisiin.

Tyypillisesti hinnan rooli korostuu tällaisissa kilpailutuksissa vasta tilanteessa, jossa useampi toimittaja pystyy todistamaan olevansa laadullisesti erittäin korkealla tasolla. Mikäli useampi toimittaja on hyvin lähellä toisiaan laatupisteissä, voittajan ratkaisee näiden toimittajien antamat hinta-arviot. 

Projektihintaan vaikuttavat tekijät 

Tyypilliselle kuntasivustolle ei voi antaa tarkkaa hintaa, koska sivustot ovat aina omanlaisia kunnan tarpeen mukaan. Nämä 15 kilpailutettua kuntasivustoa ovat hyvin erilaisia toisiinsa verrattuina: yhdessä näistä kilpailutettiin samalla verkkosivusto ja intranet, toisessa pääsivuston lisäksi lukuisia erillissivustoja ja kolmannessa kompakti peruskunnan sivusto. Samankaltaisista tehtävistä huolimatta kuntien verkkopalveluiden kokonaisuudet vaihtelevat paljon kunkin kunnan tarpeiden mukaan.

Koska tarpeet ovat erilaisia, on myös toteutusten arvioidut työmäärät ja sitä kautta kustannukset hyvin erilaisia. Kustannuksia lisääviä osa-alueita ovat esimerkiksi vaativat integraatiot tapahtumakalenteriin tai yhteystietojärjestelmään; migraatio vanhojen tiedotteiden siirtoon; teemat erillissivustoille; räätälöidyt sovellukset asiointipalveluihin; käyttöliittymä ja sisällönsyöttönäkymät kuten sivupohjat, sisältötyypit ja lohkot sekä yksityiskohdat, joita voivat olla ”Lähetä kuva” -toiminnallisuus tai dynaamisen uutisnosteen muokkaus.

Kunnan koko ei myöskään kerro verkkosivustoratkaisun tarpeesta. Näissä kilpailutetuissa kuntaprojekteissa on mukana pieniä, muutaman tuhannen asukkaan kuntia ja suuria kymmenien tuhansien asukkaiden kaupunkeja. Toki pienemmälle kunnalle riittää yksinkertaisempi sivusto, jossa ei ole paljon erillissivustoja, mutta isommallakin kaupungilla voi olla tarve kompaktiin peruskunnan sivustoon, jos toimintaympäristö on sellainen, että esimerkiksi matkailun ja elinkeinoelämän tarpeet hoidetaan muilla sivustoilla. Pieni kunta voi jopa niputtaa hankintaan monia sellaisia osa-alueita, jotka iso kunta hoitaa erillisten yhtiöiden tai järjestelmien kautta.

Lisäksi avoimessa kilpailutuksessa arvioituun projektihintaan vaikuttavat myös monet tekijät kuten asiakkaan ilmaisemien vaatimusten täsmällisyys tai onko projekti rajattu selkeästi sekä edellä esitetyt arviointikriteerien painotukset.

Kuntasektorin kova kilpailu

Näihin 15 kilpailutukseen osallistui yhteensä 34 eri toimittajaa, joista osa osallistui useampaan kuin yhteen tarjouskilpailuun. Yksi toimittaja osallistui jopa 11 kilpailutukseen. Voittajiksi näissä kilpailutuksissa selviytyi seitsemän eri toimittajaa. Osallistujien ja tarjousmäärän puolesta kilpailutukset ovat olleet onnistuneita, koska yleensä julkishallinnon tarjouskilpailuihin tulee jopa vain 1–2 tarjousta. Asiakkaiden kannalta tämä kertoo hyvästä markkinatilanteesta, jonka ansiosta todennäköisesti voittajaksi valikoituu se paras mahdollinen kumppani. 

Markkinassa käytävästä kilpailusta kertoo myös tarjottujen hintojen suuri kirjo: osa tarjoajista pyrkii pääsemään kuntamarkkinaan mukaan niin sanotusti hinnalla millä hyvänsä. Kuntasivustojen toimittajien välillä käydään kovaa kilpailua, kun moni digitoimisto tavoittelee osuuttaan kuntien verkkosivustoprojekteista. Moni North Patrolin asiakas tiedostaa tämän, ja siksi kuntasivustojen kilpailutuksissa laadullisten tekijöiden painoarvo on varsin korkea. Toimittajaksi halutaan mieluummin realistisella hinta-arviolla oleva kokenut toimittaja kuin erittäin alhaisella tarjouksella voittanut tarjoaja.

Ostajan näkökulmasta tällainen markkina on aina varsin vaativa kohde, ja edellyttää laadukasta valmistelutyötä ja kilpailutusta, jotta toteutuksen laatuun ja kustannuksiin liittyviä riskejä voidaan pienentää. Asian positiivisena kääntöpuolena on se, että mikäli kilpailutuksessa onnistutaan, on tällaisessa markkinassa mahdollista saada korkeaa laatua kustannustehokkaaseen hintaan. WordPressillä kuntasivustoja tehtäessä tilanne onkin hyvä, sillä olemme tunnistaneet jo yli 40 eri toteuttajaa, joilla on hyvä toimialan tuntemus sivustojen tekemiseen.

Hyvän ostajan kannattaakin kuntasivustojen kohdalla pysähtyä miettimään ensin mitä on ostamassa ja minkälaisen kumppanin haluaa. Laadukkaan lopputuloksen varmistamiseksi kannattaa tavoiteltava kokonaisuus ja kohteena olevat sivustot myös suunnitella varsin hyvin ennen kilpailutusta, jotta itse kilpailutuksessa voidaan keskittyä toimittajien osaamisen laatuarviointiin ja itse projektissa voidaan myös noudattaa kilpailutuksessa luvattuja ratkaisumalleja. 

Kuntasivustojen markkina on hyvä esimerkki hyvin toimivasta markkinasta, joka toisaalta vaatii paljon ostajalta, mutta vastineeksi antaa mahdollisuuden hyvään laatuun järkevällä hinnalla. 

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

• Datakatsaukset
• Julkisten hankintojen konsultointi
• Kuntien digipalvelut
• Tietosivustot
• Drupal
• WordPress