Vuokra-asuntoja tarjoava M2-Kodit teetti loppuvuodesta 2019 silloiseen verkkopalveluunsa käytettävyystestauksen, jonka löydösten perustella päätettiin toteuttaa kokonaisvaltainen uudistusprojekti. Sivusto oli monelta osin vanhentunut ja markkinointiin sekä sisältöjen optimointiin liittyvät hankaluudet turhauttivat. Päätöksentekoon vaikutti olennaisesti myös asiakaskunnasta saatu palaute: sivusto koettiin haasteelliseksi omaksua.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
6.9.2021
ARA-sääntely haastoi verkkopalvelukonseptia
M2-Kodit on Y-Säätiö-konsernin omistama, voittoa tavoittelematon yhtiö, joka keskittyy ARA-vuokra-asumiseen. M2-Kodeilla on yli 10 500 vuokra-asuntoa ympäri Suomea. Tällä hetkellä asuntokohteita on yhteensä 30 paikkakunnalla.
Yksi ARAn eli Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksen tehtävistä on tukea kohtuuhintaisten vuokra-asuntojen rakentamista. ARA-vuokra-asunnoista perittävät vuokrat ovat säädeltyjä ja asukasvalintoja ohjaavat erityisesti kunnittain vaihtelevat varallisuusrajat sekä asunnontarpeen kiireellisyys. Asukasvalinnat tehdään siis aina tarveharkinnan perusteella.
M2-kodit puolestaan halusi tuoda uuteen verkkopalveluun verkkokauppamaisuutta. Asuntokohteiden selailun tuli olla helppoa ja asuntoja koskevan tiedon etsiminen sekä asuntohakemuksen lähettäminen tuli olla vaivatonta. Mobiilikäytön nousun myötä verkkopalvelusta halutiin rakentaa mahdollisimman käytettävä ja saavutettava.
Keskeisenä konseptuaalisena haasteena olikin yhdistää ARA-prosessin edellyttämä muodollisuus sekä moderni, verkkokauppamainen käyttökokemus.
Valmistelusta toteutukseen
”Päädyimme verkkopalvelu-uudistukseen arvioituamme teettämämme käytettävyystestauksen havaintoja”, kertoo Y-Säätiön viestintä- ja markkinointijohtaja Laura Penttilä. ”Olimme jo aiemmin tunnistaneet useita kehityskohteita, mutta käyttäjien kokemukset ja niiden analysointi sysäsi lopullisesti projektin liikkeelle.”
Uuden verkkopalvelukonseptin suunnitteluun kaivattiin myös ulkopuolista tukea. Kumppaniksi valikoitui North Patrol, jonka kanssa uutta kokonaisuutta alettiin jäsentämään. Työn aikana kirkastui, että uudella verkkopalvelulla halutaan palvella erityisesti kahta tärkeintä kohderyhmää: Asuntoa tarvitsevia henkilöitä eli hakijoita, sekä jo M2-Kodeilla asuvia asukkaita.
Näiden kohderyhmien tarpeet poikkeavat toisistaan merkittävästi. Asunnon hakijoille tärkeitä on löytää kiinnostava asunto ja tehdä asuntohakemus mahdollisimman sujuvasti. Vastaavasti nykyisiä asukkaita pyritään ohjaamaan aiempaa paremmin tiedon äärelle. Nykyisten asukkaiden palvelukokemukseen liittyy olennaisesti myös erillisen OmaM2-asiointipalvelun kehittäminen.
Valitun konseptin pohjalta laadittiin tarkemmat vaatimusmäärittelyt ja käynnistettiin kilpailutus verkkosivustouudistuksesta.
North Patrol jatkoi M2-Kotien apuna kilpailutuksessa ja kumppanivalinnan loppuunsaattamisessa.
Tarjouskilpailun parhaat ehdokkaat olivat hyvin tasavertaisia ja jokaisella oli omat vahvuutensa. Lopulta jo aiemmin M2-Kotien verkkopalvelun toimittajakumppanina toiminut Trimedia tuntui luontevimmalta vaihtoehdolta myös jatkossa. Toimintaympäristön tuntemus sekä ennen kaikkea kokemus keskeisenä taustajärjestelmänä toimivan kiinteistöalan toiminnanohjausjärjestelmän integraatiosta vakuuttivat valintatilanteessa.
Tekninen riippuvuus toiminnanohjausjärjestelmästä tunnistettiin jo hyvissä ajoin kehityksen rajoitteeksi ja tätä riippuvuutta haluttiin integraatioiden modernisoinnin myötä vähentää. ”Integraatio toiminnanohjausjärjestelmän kanssa oli odotetusti haastavaa, mutta mitään todella isoja esteitä ei lopulta tullut eteen. Kumppanimme oli toteuttanut vastaavan hankkeen aiemmin, mikä helpotti heidän työtään.”, avaa Laura projektin teknistä toteutusta.
Kumppaneiden merkitys
Uudistettu M2-Kotien verkkopalvelu julkaistiin alkukesästä 2021. Vaikka lopulta uudistuksen läpivientiin meni hieman odotettua enemmän aikaa, on Laura erittäin tyytyväinen lopputulokseen:
”Koko projekti tehtiin alusta loppuun etänä koronavuoden aikana. Siitäkin syystä olen todella ylpeä lopputuloksesta ja kiitollinen siitä porukasta, jonka positiivisella energialla ja tsemppaamisella haasteiden edessä homma saatiin tähän pisteeseen.”
Lopputuloksen aikaansaamiseksi tarvittiin usean toimijan apua ja toimijoiden välistä yhteistyötä. ”Onnistuimme hyvin monen toimijan välisessä yhteistyössä, joka ei aina ole näin helppoa”, iloitsee Laura. Trimedia saa Lauralta kiitosta joustavuudestaan, tehokkuudestaan sekä asiakaspalveluasenteestaan. North Patrolin ja toteuttajakumppanin lisäksi tekemiseen osallistuivat myös visuaalisen ilmeen suunnitellut bränditoimisto Berry Creative, digimarkkinointitoimisto sekä toiminannaohjausjärjestelmän toimittajan edustajat.
”Emme olisi saaneet yhtä hyviä lähtökohtia ilman ulkopuolisia asiantuntijoita.”, toteaa Laura.
Tulevaisuudessa sivustoa tullaan jatkokehittämään aktiivisesti. Mobiilikäytettävyyteen ja saavutettavuuden huomioimiseen tullaan kiinnittämään erityistä huomiota. ”Teemme käytettävyystestausta, jonka perusteella toteutamme käytettävyyteen ja saavutettavuuteen liittyviä parannuksia. Lisäksi kehitämme sivustoa kuukausittain asiakkailta ja työntekijöiltä tulleen palautteen perusteella.”, avaa Laura.
Liiketoiminnan näkökulmasta yksi keskeinen seurattava mittari on vastaanotettujen asuntohakemusten määrä, jonka toivotaan luonnollisesti nousevan. Lisäksi uudistusprojektin myötä M2-Kodit on muuttanut omaa tekemisen malliaan kohti ketterämpää jatkuvaa kehitystä.
Vinkit onnistuneeseen uudistusprojektiin
Lopuksi Laura nostaa esiin kolme omiin kokemuksiinsa perustuvaa vinkkiä vastaavaa uudistusprojektia suunnitteleville:
- Perusteellinen suunnittelu, konseptointi ja vaatimusmäärittely kannattaa. Se on projektin tärkein osa, johon täytyy satsata aikaa ja rahaa riittävästi.
- Kilpailuta toimijat ja valitse sellainen kumppani, joka on paitsi osaava myös mukava. On tärkeää, että kumppanin kanssa on helppoa asioida, koska vietätte paljon aikaa ja ratkaisette ongelmia yhdessä. Kannattaa tavata toteutuskumppani henkilökohtaisesti ennen lopullista päätöksentekoa.
- Kuunnelkaa omaa organisaatiota joka vaiheessa ja sitouttakaa projektiin kyselyillä, haastatteluilla, työpajoilla, testauksilla jne. Varsinainen oman organisaation projektitiimi kannattaa silti pitää melko tiiviinä.
Projektin tiedot
Pääteknologia: WordPress
Hankkeen kokoluokka: 100 000 € – 200 000 €
Projektin aikataulu
- Marraskuu 2019: Käytettävyystestaus (Vincit)
- Helmi-toukokuu 2020: Verkkopalvelun konsepti ja vaatimusmäärittely (North Patrol)
- Touko-syyskuu 2020: Kilpailutuksen läpivienti ja kumppanivalinta (North Patrol)
- Lokakuu 2020 – kesäkuu 2021: Toteutusprojekti (tekninen toteutus: Trimedia, visuaalinen suunnittelu: Berry Creative)
Laadukkaaseen vaatimusmäärittelyyn kannattaa panostaa
Vaatimusmäärittely on digiprojektissa keskeinen dokumentti, jonka avulla konkretisoidaan tietojärjestelmän tai verkkopalvelun suunnittelu, hahmotetaan tekniset ratkaisut, pyydetään toteuttajalta perusteltu työmäärä- tai kustannusarvio ja ohjataan ketterän toteutustyön työtehtäviä.
North Patrolin vetämässä määrittelytyössä vaatimukset saadaan kirjattua laadukkaasti, asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti, ja lopputuloksena syntyy työn johtamiseen soveltuva vaatimusmäärittely.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webinaari: CRM-järjestelmät Suomessa ja vinkit onnistuneeseen CRM-valintaan (7.5.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
