Korviini on kantautunut viime viikkoina jälleen uusia huhuja siitä, että intranet on jo täysin passé, kun sen on korvannut Yammer, Slack, Hipchat, Facebook tai muu sisäinen some-ympäristö. Jo vuosien ajan – aina siitä lähtien kun ’enterprise social networking’ nousi kuumaksi näkökulmaksi – on joku silloin tällöin ilmoittanut, että intranet on kuollut. Tai ainakin haisee oudolta, koska tuo entinen ’viestinnällinen intranet’ on alkanut tuntua niin mahdottoman muinaiselta ja epäkiinnostavalta.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
20.2.2018
Nyt erilaisten organisaatioiden sisäisen viestinnän vastuullisten keskuudessa on herännyt hätää siitä, ovatko he aivan jälkijunassa ja muinaismuiston äärellä, kun joutuvat pohtimaan intranet-ratkaisujaan. Siihen tahtoisin rauhoitella, että hätää ei ole: intranet on vahvasti elossa, joskin uudelleenmäärittelyn kohteena.
Sisäinen some on arjessa tärkein tiedonkulun kanava
Organisaatioiden sisäisessä viestinnässä on kiistatta käynyt niin, että suurin osa arkisesta tiedonkulusta, vertaistuesta, tilannetiedotuksesta, tiimityöstä, uusien ideoiden jakamisesta, ad hoc -ongelmiin ratkaisun etsimisestä, asennejohtamisesta ja me-hengen rakentamisesta voidaan tehokkaimmin hoitaa sisäisellä some-kanavalla.
Arkityössä tuntuu vääjäämättä siltä, että talon some-ympäristö on ”ainoa” olennainen viestintäkanava, jota kannattaa päivittäin seurata. Tunne on oikea: sisäinen some on korvaamaton vuorovaikutuksen mahdollistaja, kynnyksen madaltaja, osallisuuden tuottaja ja oikea-aikaisen tiedonkulun tehostaja.
Jossain täytyy olla tietovarasto pysyville, kaikkia koskeville sisällöille
Mutta ei siitä päästä mihinkään, että jokaisessa organisaatiossa on edelleen hoidettava ainakin nämä asiat:
- Jossain kanavassa on annettava organisaation viralliset hallinnolliset viestit eli hoidettava ”virallinen uutisointi”, jonka on erotuttava arkisesta keskusteluvirrasta. Näitä uutisia on tyypillisesti päästävä jäsentyneesti etsimään ja palauttamaan mieleen useiden kuukausienkin päästä.
- Jossain on esitettävä organisaation viralliset toimintaohjeet (henkilöstöohjeet, tietohallinnon ohjeet, palkkalaskennan ohjeet, työsuhteen ehdot jne.), joiden on oltava koko henkilöstölle selkeästi löydettävissä. Nämä on jäsennettävä löydettävään muotoon, ja näistä on pystyttävä erottamaan se, mikä on viimeisin ja virallinen, ajantasaisesti noudatettava ohje.
- Jonnekin täytyy kerätä koko organisaatiota koskevat asiakirjat: dokumenttipohjat, työohjedokumentit, henkilöstölomakkeet, suunnitelmat, raportit ja vastaavat kaikkien silloin tällöin etsimät dokumentit, joiden on löydyttävä niiden teeman mukaan. Vaikka nämä asiakirjat olisivat jossakin ”intrasta” erillisessä dokumenttienhallintajärjestelmässä, niiden löydettävyys täytyy varmistaa, ja henkilöstöä on ohjeistettava käyttämään dokumentteja oikein. Tähän metatasoiseen ohjeistamiseen ja tulkitsemiseen erillinen dokumenttienhallintajärjestelmä harvoin antaa valmiuksia.
Näiden välttämättömien tehtävien hoitamiseen soveltuu todella huonosti (ainakin nykymuodoissaan) sisäinen some-kanava, joka pohjautuu ”Facebook-tyyppiseen” kommenttivirtaan.
Niinpä näitä tehtäviä varten organisaatioissa tarvitaan ihan sitä vanhanaikaista ”viestinnällistä sisäistä verkkosivustoa” ja ”työtilasivustoja” työryhmien dokumenteille/ohjeille/yhteistyölle. Ja näiden sisältöjen tarjoamiseen käytetään käyttöliittymiä, jotka muistuttavat yllättävän paljon ”perinteistä intranettiä”.
Mutta ”intranet” ei välttämättä enää ole vain yksi palvelu, vain yksi sivusto, vain yksi järjestelmä, vain yhdessä www-osoitteessa.
Mitä intranetillä tarkoitetaan?
Isossa murroksessa ja uudelleenmäärittelyn kohteena onkin se, mitä ”intranet” tarkoittaa. Lienee turhaa ryhtyä saivartelemaan siitä, mitä tähän termiin ”organisaation lähiverkosta” semanttisesti sisältyy, kun jokaisessa organisaatiossa voidaan kuitenkin ihan omien lähtökohtien mukaan päättää, mitkä ovat ”intranetin” roolit ja tehtävät talossa (katso vaikkapa viime kyselymme tuloksien yhteenvedosta).
Intranetin ”lähiverkko” voi sisältää erilaisia järjestelmiä ja palveluja, jotka hoitavat eri tehtäviä ja ehkä linkittyvät toisiinsa (tai sitten eivät), ja henkilöstö voi lähestyä näitä palveluja erilaisista käyttöliittymänäkymistä, joista joitakin sanotaan intranetiksi, ja joitain ei. Sisäinen some voidaan käsittää osaksi intranetiä, tai sitten ei.
Trendin harjalla onkin puhe ”digitaalisesta työntekijäkokemuksesta”, joka nivoo yhteen kaikki henkilöstön käytössä olevat sisäiset tietojärjestelmät – selainkäyttöiset järjestelmät, mobiiliappsit, asiakasohjelmistot ja toiminnalliset sovellukset. Sisäisen viestinnän näkökulmasta joudutaan pohtimaan sitä, millaisen yhtenäisen viestin nämä eri järjestelmät välittävät työnantajaorganisaation hengestä, tavoitteista, arvoista ja toiminnasta. Ja myös millä tavoin henkilöstöä halutaan motivoida, osallistaa, johtaa, kannustaa tai auttaa arkityössä näiden verkkopalvelujen avulla.
”Digitaaliseen työntekijäkokemukseen” sisältyy kyllä paljon sellaisiakin palveluja tai järjestelmiä, joita olisi harhaanjohtavaa kutsua ”intranetin” osaksi. Erilaiset operatiiviset järjestelmät, työkalut tai toiminnanohjausjärjestelmät mielletään ihan eri asiaksi kuin intranet, joka käsitetään pikemminkin henkilöstön keskinäisen viestinnän tai ”tietojenkäsittelytoimien” ympäristöksi.
Intranetissä viestitään, tuotetaan ja tehdään töitä
Intranet ei siis enää ole se yksi verkkosivusto, joka sisältää ylhäältä alaspäin annettua tietoa henkilöstön luettavaksi.
Nykyisissä intraneteissä viestitään moneen suuntaan, niissä tuotetaan yhdessä dokumentteja ja niissä tehdään töitä. Hanna P. Korhonen on esittänyt sisältökonseptoinnin avuksi oivaltavan viitekehyksen intranetin kolmesta funktiosta, joita ovat työntekijyyden, työtehtävien suorittamisen ja ryhmätyön tukeminen.
Ehkä tälle nykyaikaisella tavalla ymmärretylle intranetille pitäisi keksiä jokin uusi nimitys, jotta termi ei aiheuttaisi sekaannusta? ”Sähköinen työpöytä” tai ”digitaalinen työympäristö” lienevät ihan yhtä hämmentäviä? Nimitettiin intranetiä miksi tahansa, kuolleena sitä ei ainakaan voida pitää.
