Asianajajaliitto.fi-uudistuksen menestysresepti

Suomen Asianajajaliitto täytti täydet 100 vuotta, ja juhlavuoden kunniaksi haluttiin myös verkkopalveluun löytää uusi konsepti ja ilme.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

30.9.2019

Virpi Blom

Vauhtia ja vaaratilanteita sisältäneen projektin lopputuloksena syntyi kaikki suuret odotukset lunastava uusi sivusto Asianajajaliitto.fi. Projektipäällikkönä toiminut viestintäjohtaja Sari Krappe kertoo nyt kuusi kovaa faktaa, jotka sisäistämällä vastaavanlaista uudistusprojektia vetävä voi tuntuvasti parantaa onnistumisen mahdollisuuksiaan.

1. Vaatimusmäärittelyn budjettia on puolustettava

Sari on kokenut konkari, joka on viime vuosien aikana vienyt läpi useamman verkkopalvelu-uudistuksen eri organisaatioissa. Niinpä hänelle oli tuttu rutiini mennä johtoryhmään esittelemään ehdotus budjetista, joka käytetään hankinnan valmisteluun ja konseptisuunnitelman sekä vaatimusmäärittelyyn laatimiseen. Yllätyksenä ei tullut myöskään se, että johto ihmettelee, miksi rahaa pitäisi käyttää ”pelkkien suunnitelmien” laatimiseen – eikö pitäisi vain ryhtyä tekemään?

Pitkän kokemuksensa myötä Sari on oivaltanut, miten kriittisen tärkeää on saada suunnittelutyö oikeille raiteille ennen työn kilpailuttamista: uuden verkkopalvelun pihvi on löydettävä ja kohdeyleisöt on tunnistettava, palvelutavoitteet on asetettava ja vaatimukset on pystyttävä määrittelemään, jotta uudistustyöhön löydetään oikeat järjestelmävalinnat ja osuva toteuttajakumppani.

Tähän vaiheeseen panostetut kustannukset tulevat moninkertaisina takaisin, kun kaikki osapuolet tietävät, mitä ollaan tekemässä, mitkä ovat tavoitteet ja mikä hommassa on tärkeintä. Vain huolellisella suunnittelulla voidaan löytää soveltuvin tekninen alusta, paras yhteistyökumppani, hyvä etukäteissuunnitelma toteutettavasta kokonaisuudesta ja realistinen kustannusarvio hankkeelle.

Johdolle pitää myydä määrittelyvaiheen hyödyt, jotka eivät välttämättä avaudu helposti. Asianajajaliiton johtoryhmä vakuuttui määrittelyvaiheen tarpeellisuudesta ja valitsi North Patrolin konsultikseen laatimaan verkkopalvelu-uudistuksesta konseptisuunnitelman ja vaatimusmäärittelyn.

2. Toimittajaehdokkaat on tavattava

Vaikka Asianajajaliiton tarjouspyyntöön saatiin selkeitä ja yksityiskohtaisia tarjouksia, Sari kertoo, miten valintaprosessin kannalta oli aivan olennaista tavata kärkitarjoajat henkilökohtaisesti. Vasta yhteisen pöydän ympärillä keskustellessa voi todeta sen, ovatko osapuolet samalla aaltopituudella.

Asianajajaliitto oli jo poiminut mielestään selkeän voittajatarjouksen, jossa tarjouspyynnön tarpeet oli ymmärretty hyvin ja hinta oli kohdillaan. Tapaamisessa tarjoajayrityksen esitys olikin epäselvä, projektiryhmä ei vakuuttanut ja projektin tavoitteet näyttivät olevan täysin hakusessa. Niinpä ennakkosuosikki päätyikin tapaamisen perusteella kumppaniehdokkaiden häntäpäähän.

Sen sijaan Creuna esitteli projektitiimin, jonka asiantuntijat tekivät vaikutuksen osaamisellaan, näkemyksillään, vuorovaikutustaidoillaan ja meiningillään. Asianajajaliitto tuli täysin vakuuttuneeksi siitä, että heidän projektinsa olisi hyvissä käsissä tämän tiimin kanssa. Niinpä Creuna valittiin yhteistyökumppaniksi, vaikka tarjouksen hintalappu oli hieman korkeampi kuin mihin oli varauduttu.

3. Haaveet on suhteutettava budjettiin

Ainahan uuden verkkosivuston halutaan olevan upea, monipuolinen, virheetön ja täynnä nokkelia ominaisuuksia. Kun kuitenkin budjetit ovat rajallisia, ei kaikkia toiveita ole realistista saada toteutetuksi käytössä olevalla budjetilla. Pelkästään halpaa hintaa ei kuitenkaan kannata tavoitella, koska laadulla on hintansa. Asianajajaliitto halusi 100-vuotistaipaleensa juhlistamiseksi näyttävän verkkouudistuksen, joten tämän toiveen valossa punnittiin myös budjetin kipurajaa.

Monenlaisia verkkopalvelu-uudistuksia nähtyään Sari on oppinut priorisoimaan tavoitteita suhteessa niiden kustannuksiin: jos jotain päätetään tehdä, se tehdään hyvin. Ja jos jokin nice-to-have -ominaisuus uhkaa tulla puolivillaisesti tehdyksi, siitä on parempi luopua. Moitteettomasti toimiva Audi on parempi ostos kuin rikkinäinen Ferrari. Niinpä myös jotkin uuteen Asianajajaliitto.fi-palveluun suunnitellut toiminnot päätettiin jättää sivuun, jotta toteutettu kokonaisuus on kaikilta osin moitteeton.

4. Sitoutuneet osaajat asiakkaan avainrooleihin

Aivan olennainen tekijä verkkopalvelu-uudistuksen onnistumisessa on se, että organisaatiosta löytyy resurssit projektin avainrooleihin. Ilman oikeita ihmisiä selkeästi vastuutetuissa rooleissa ottamassa sitoutuneesti vastuun kantaakseen ei ole edellytyksiä edetä projektissa tavoitteellisesti ja tuloksellisesti.

Sari näkee mihin tahansa verkkopalveluprojektiin kriittisen tärkeinä nämä roolit:

  1. Vastuullinen projektipäällikkö, joka koko ajan näkee metsän puilta. Projektipäällikkö pitää tavoitteet kirkkaana mielessään ja tekee jatkuvasti priorisointia verkkopalvelun ominaisuuksista, joihin panostetaan tavoitteiden mukaisesti. Päätöksenteko, tilanteen kokonaiskuva ja konseptuaaliset linjaukset rakennettavasta palvelusta ovat projektipäällikön harteilla, ja näihin täytyy siis myös löytyä osaamista.
  2. Tuotantovastuullinen ”webmaster”, joka ottaa haltuun julkaisujärjestelmän tekniset ominaisuudet. Jonkun täytyy olla se vastuullinen käsipari, jolla on sekä viestinnällistä että teknistä näppäryyttä vastata teknisen toteutuksen testaamisesta, sisällönsyötön koordinoinnista ja viimeistelyistä. Tämä rooli vaatii jäätävää kärsivällisyyttä, sillä testaamisen jälkeen on vielä testattava uudestaan ja uudestaan.

Näissä avainrooleissa toimiminen vaatii aikaa! Linjatöiden on väistyttävä, kun verkkopalveluprojekti on päällä. Ja ainakaan mitään muuta projektia tai ylimääräistä tehtävänantoa ei pidä näiden vastuullisten kuormaan laittaa verkkopalvelu-uudistuksen aikana. Tiukimmissa aikatauluvaiheissa pitänee jopa suhtautua hyväksyvästi ilta- ja yötöihin.

Ihannetapauksessa asiakkaan projektitiimissä on myös visualisti: asiantuntija, joka on kyvykäs ajattelemaan ulkoasua, muotokieltä ja visuaalisia ratkaisuja.

Näin saadaan useammat silmäparit huolehtimaan uuden verkkopalvelun kokonaisuudesta, mutta vastuut sen syntymisessä ovat selkeästi erilliset: sisällön viestinnällinen kärki (projektipäällikkö), sisällön tuotanto (webmaster) ja sisällön muotoilu (visualisti) hoidetaan eri voimin. Tällä selvällä vastuunjaolla taataan myös se, että projektiin osallistuvat hoitavat sovussa oman tonttinsa eivätkä astele toistensa varpaille.

5. Toteuttajakumppanin avainhenkilöiden pysyvyys

Verkkopalveluprojektia ostettaessa, käynnistettäessä ja suunniteltaessa siirtyy toteuttajakumppanille valtava määrä olennaista tietoa asiakkaan tavoitteista, prioriteeteista, käytännön reunaehdoista ja pahimmista kauhuskenaarioista. Hyvän toimittajan vastuuhenkilöt tallettavat nämä seikat sydämeensä ja ottavat ne ohjenuorikseen toteutustyössä – eksplisiittistä ”dokumentaatiota” siitä ei juuri synny.

Jos toimittajan avainroolissa oleva henkilö vaihtuu, kaikki tuo hiljainen tieto katoaa projektista. Toimittajan avainhenkilön vaihtuminen on aina kriisin paikka projektissa: Sari on todennut kerta toisensa jälkeen, miten tärkeää on suhtautua henkilövaihdoksiin vakavasti. Se ei suju ”siinä sivussa vähitellen sisäänajaen”.

Jos toimittajan avainhenkilö vaihtuu, olisi aina syytä tarttua johonkin muutostenhallintakäytäntöön. Uusi henkilö on perehdytettävä projektin tavoitteisiin ja prioriteetteihin samanlaisella tarkkuustasolla, jolla asiat on käsitelty projektin käynnistysvaiheessa. Ymmärrettävästi toimittaja ei haluaisi käyttää tähän työtunteja, jotka eivät mahdu budjettiin, ja tilaaja ei haluaisi maksumieheksi tällaisesta työstä, joka ei johdu asiakkaasta.

Sari on oppinut sen läksyn, että jos tässä kohdassa pihistellään, kerjätään vaikeuksia. Avainhenkilön vaihtuminen on vakava riski, johon on varauduttava, ja kun riski toteutuu, syntyy kriisi joka on hoidettava. Jo sopimukseen olisi syytä kirjata jokin toimintatapa, johon ryhdytään tämän riskin laukeamisessa, ja lisäkustannukset uuden henkilön sisäänajosta voidaan vaikkapa jakaa puoliksi toimittajan kanssa.

6. Testaa ennen sisällönsyöttöä

Verkkopalvelun lopullisia sisältöjä ei kannata ryhtyä syöttämään järjestelmään, joka ei ole vielä kunnossa.

Aikataulun hallinnan kannalta voi tuntua järkevältä vaihtoehdolta se, että rakennetaan sivuston sivuja pikkuhiljaa, ja sittenhän ne järjestelmän korjaukset tai uudet ominaisuudet tulevat kaikille sivuille, kun ne valmistuvat… Todellisuudessa julkaisujärjestelmän ominaisuuksien korjailut vaikuttavat todennäköisesti sivuihin niin, että kaikki tehty työ menee vähän uusiksi, jos sivupohjia joudutaan vielä korjailemaan ja muokkaamaan.

Niinpä kaikki järjestelmän ominaisuudet olisi syytä katselmoida ja testata toimiviksi ennen kuin varsinaiseen sisällönsyöttöön ryhdytään. Asianajajaliiton kompastuskivenä olivat XLIFF-tiedostoina käännätetyt kieliversiot, joiden julkaiseminen aiheutti kaikkien sisältösivujen kappalejakojen korruptoitumisen. Koska aikataulusta ei voitu joustaa, jouduttiin kieliversioiden korjaaminen hoitamaan viikonlopputöinä kilpajuoksuna kesälomien alkamisen kanssa.

Yllätyksiin ja resurssien venymisvalmiuksiin on todellakin varauduttava.

Kaikkineen uudesta Asianajajaliitto.fi-palvelusta tuli komea, ja kaikki ovat lopputuloksesta niin ylpeitä, että ylimääräinen työkuorma ja kustannukset on helppoa todeta kannattaviksi. Onnistumisen takasi hyvä tiimi, yhteen hiileen puhaltaminen ja johdon vankkumaton tuki hankkeelle.

”Ruorista on pidettävä tiukasti kiinni, jotta pysytään oikeassa kurssissa. Raskas laiva lähtee niin helposti kääntymään väärään suuntaan. Meille tuon oikean suunnan varmisti heti aluksi laadittu hyvä konseptisuunnitelma ja vaatimusmäärittely.”

Hankkeen tiedot

Asianajajaliitto.fi + Jäsensivusto Asianajajalle

Teknologia-alusta: WordPress

  • Touko-kesäkuu 2018 – Konsepti ja vaatimusmäärittely (North Patrol)
  • Heinä-elokuu 2018 – Kilpailutus ja toimittajavalinta (North Patrol)
  • Elo-syyskuu 2018 – Visuaalinen kokonaisilme (Asianajajaliitto)
  • Lokakuu 2018-toukokuu 2019 – Toteutus (Creuna)
  • Tammi-toukokuu 2019 – Sisällönsyöttö ja viimeistelyt (Asianajajaliitto)
  • Toukokuu 2019 – Julkaisu

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Verkkosivustojen personointi suhteessa tietosuojaan ja evästeohjeistuksiin (27.3.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Virpi Blom

FM Virpi Blom on verkkopalvelustrategioiden, käyttökokemuksen ja palvelukonseptien asiantuntija. Virpi konsultoi asiakkaitaan strategisten linjausten, konseptoinnin, määrittelyn ja suunnittelun kysymyksissä. Hänen erityisosaamistaan on verkkopalvelujen hyötyodotusten kirkastaminen, positiivisen käyttäjäkokemuksen varmistaminen sekä hankittavien ratkaisujen konseptointi ja määrittely siten, että niin loppukäyttäjien kuin ylläpitäjienkin tarpeet täyttyvät.

Virpin 25-vuotinen kokemus verkkopalvelujen suunnittelusta sisältää satojen internet-, intranet- ja extranet-palvelujen määrittelyä, suunnittelua, toteutusta, käytettävyystestausta ja kehittämistä. Aiemmissa työpaikoissaan hän on mm. toiminut johtavana konsulttina, konsultoinut verkkopalvelujen suunnittelua ja toteutusta lukuisissa eri rooleissa ja vetänyt User Experience -tiimiä.

Tietosivustot

Autamme laajojen tietosivustojen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Muotoilemme konseptin, tietorakenteet, käyttökokemuksen ja toiminnot hyötypalveluksi, jota on miellyttävä käyttää, helppoa ylläpitää ja kustannustehokasta kehittää koko elinkaarensa ajan.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun