Työntekijöiden profiilisivut intranetin hittisovelluksena

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 12 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

”Tyypillisen viestinnällisen intranetin” sisältämät elementit ovat kehittyneet varsin hitaasti vuosien varrella, mutta viime vuosina erityisesti henkilöprofiilisivut ovat vakiinnuttaneet paikkansa uutena osa-alueena intraneteissa.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Tähän ovat vaikuttaneet myös intranet-tuotteiden (kuten Microsoft SharePoint ja Atlassian Confluence) parantuneet toiminnallisuudet liittyen henkilöprofiilisivuihin. Yhä useampi organisaatio onkin luopunut aiemmin yleisistä erillisistä puhelinluettelo-sovelluksistaan ja ryhtynyt käyttämään intranetin hakukonetta henkilötietojen hakemiseen.

Esimerkiksi Nordean intranetin henkilöhakemistosta on kirjoitettu J. Boyen blogissa alkuvuodesta erittäin hyvä artikkeli. Artikkelissa on myös tarkka kuvakaappaus Nordean henkilöprofiilisivun mallista, joten tästä voi katsoa esimerkkiä myös omaa hanketta varten. Nordean intranetin tekninen toteutus on varsin raskaan sarjan työkaluilla (Oracle WebLogic Portal ja hakukoneena Autonomy IDOL), mutta käytännössä henkilöprofiilisivujen konsepti on hyvin samankaltainen myös muilla järjestelmillä toteutettuna. Esimerkiksi SharePointin MySite-malli on hyvin samankaltainen Nordean esimerkin kanssa. Keskeisiä osa-alueita ovat henkilön perustiedot, henkilön erikoisosaaminen ja kokemus sekä organisaatiokaaviotieto.

Visuaalisen ulkoasun osalta intraneteissa on myös yleensä syytä mennä käytettävän tuotteen tarjoaman mallin mukaan. Esimerkiksi SharePoint ja Confluence sisältävät kumpikin omanlaisen mallin profiilisivusta, ja kummassakaan tapauksessa järjestelmän omaa mallia ja tapaa ei ole suositeltavaa lähteä suunnittelemaan uusiksi (esimerkki SharePoint, esimerkki Confluence).

Ulkoasua isompia kysymyksiä ovatkin tietojen saatavuuteen ja omistajuuteen liittyvät kysymykset. Näiden selvittelyyn kannattaakin varata intranet-projektissa reilusti aikaa. Keskeiset henkilötiedot kun ovat yleensä jossain organisaation käyttämässä henkilötietojärjestelmässä, ja intranet-järjestelmään nämä tulee hakea sieltä integraation kautta. Joskus henkilötietojärjestelmä on jo liitetty aiemmin organisaation käyttäjähakemistoon (yleensä Active Directory) jolloin tiedot saattavat tulla ilman eri ponnistuksia. Henkilötietojärjestelmiä on kuitenkin hyvin erilaisia, ja eri organisaatiot ovat ottaneet käyttöön yleensä hieman erilaisia kokoonpanoja näistä järjestelmistä (etenkin isojen järjestelmien kohdalla, kuten SAP:in ja Oraclen tuoteperheiden kohdalla).

Joskus nämä henkilötietojärjestelmät saattavat myös sisältää kilpailevia henkilötietosivu-toimintoja ja jopa organisaatiokaavioita. Tällöin intranet-projektin puitteissa joudutaan keskustelemaan eri järjestelmien työnjaosta. Käytännössä henkilötietojärjestelmät kannattaa lähes aina pitää taustajärjestelmänä, jota käytetään vain erikoistilanteissa – ja esimerkiksi ihmisten löytäminen ja tietojen selailu ei saisi edellyttää henkilötietojärjestelmään siirtymistä. Omien tietojen päivittäminen taas on usein loogista tehdä suoraan henkilötietojärjestelmässä, koska vaikkapa lomien merkkaaminen voi olla hyvinkin monimutkainen toimenpide johon kannattaa tarjota suoraan henkilötietojärjestelmän oma käyttöliittymä.

Yleensä intranet-projekteissa henkilötietosivujen toteutus onkin mielekkäimpiä osa-alueita, koska sen hyödyt ovat suuret ja samalla saadaan parannettua henkilötietojen laatua organisaation tietojärjestelmissä. Näin myös henkilöstöosasto on usein motivoitunut työskentelemään hankkeen eteen. Intranet-projektin ei kuitenkaan kannata pyrkiä tekemään asioita, jotka jo hoituvat paremmin henkilöstötietojärjestelmän avulla. Siksi työntekijöiden profiilisivujen rakentaminen vaatii hyvää yhteistyötä henkilötietojärjestelmän omistajien ja henkilöstöosaston kanssa.

Yhteenveto: Työntekijöiden profiilisivut ovat yksi keskeinen osa-alue 2010-luvun intranet-projektissa, ja näihin liittyy jo varsin järkeviä vakiintuneita käytänteitä. Syntyneistä käytänteistä huolimatta profiilisivujen tietojen ajantasaisuus ja ylläpito ovat asioita joihin kannattaa varata palaveriaikaa sisäisesti sekä budjetoida myös rahaa mahdollisesti tarvittaviin taustajärjestelmäparannuksiin.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: B2B-verkkokauppojen eri mallit ja menestystekijät (13.3.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun