Vaatimusmäärittely on kuvaus järjestelmän tai palvelun tavoitteista, toiminnallisista ja ei-toiminnallisista vaatimuksista sekä toteutuksen reunaehdoista. Se toimii tärkeänä viestintävälineenä omalle organisaatiolle dokumentoiden yhteisen ymmärryksen siitä, mitä ollaan tekemässä. Siihen pohjautuen voidaan lähteä suunnittelemaan toteutusta ja palastelemaan tekemistä sopiviksi osakokonaisuuksiksi. Toteuttajakumppania haettaessa, vaatimusmäärittely toimii tarjousten ja tarjousvertailun pohjana sekä sopimusvaiheen juridisena dokumenttina, joka määrittää hankittavan kokonaisuuden.
Vaatimusmäärittelyllä on monta roolia ja myös sen muoto ja laajuus muovaantuu matkalla ideasta toteutukseen.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Ideointi- ja visiointivaiheessa järjestelmäuudistusta ja siihen liittyviä alustavia ajatuksia kuvataan monella eri tavoin, esimerkiksi erilaisin visiokartoin. Mikäli organisaation käyttämät kehittämisen menetelmät, projektin laajuus tai projektin laaja-alaiset vaikutukset muihin järjestelmiin tai kokonaisarkkitehtuuriin sitä edellyttävät, voidaan jo tässä vaiheessa joutua tekemään tarkempaa tarpeiden ja vaatimusten dokumentointia.
Esiselvitys- ja konseptointivaiheessa kuvataan jo konkreettisempia tavoitteita ja ylätason konseptia ja vaiheistusta. Suunnittelutyön pohjalta voidaan jo kirjata ylös millaista konkreettista palvelua ollaan tekemässä ja kenelle sekä millaisia reunaehtoja on tunnistettu joko konseptuaalisesta, teknisestä tai toiminnallisuuksien näkökulmasta. Tässä kohtaa syntyy jo varsinaisen vaatimusmäärittelyn ensimmäiset versiot tai ainakin sellaista dokumentaatiota, joka myöhemmin tarkentuessaan muuntuu määrittelyksi. Konseptointivaiheen tavoitteena on tunnistaa millaisista rakennuspalikoista palvelukokonaisuus muodostuu ja millaisia toiminnallisuuksia siihen ainakin tarvitaan. Tässä vaiheessa sanallistetaan myös millaisia palvelun sisältöjä tarvitaan ja vähintään ylätasolla se, millaisia käyttökokemukseen tai ylläpitoon liittyviä vaatimuksia palveluun kohdistuu. Ideoiden esittämistä ja hahmottamista voidaan tukea suuntaa antavilla visualisoinneilla tai karkeilla rautalankamallinnuksilla. Konseptointivaiheessa tehdään usein myös alustavaa suunnitelmaa hankkeen läpiviennistä ja vaiheistuksesta.
Alkuvaiheen suunnitteluun ja tavoitteiden ja suunnitelmien laadukkaaseen dokumentoimiseen kannattaa panostaa. Se helpottaa mm. kokonaisuudesta kommunikointia ja konseptuaalisten linjausten validointia ja toimii päätöksenteon tukena. Myös arkkitehtuuri- ja teknologiavalintojen tueksi tarvitaan jo melko aikaisessa vaiheessa vähintään ylätasoisia vaatimusmäärittelyjä.
Selkeisiin suunnitelmiin ja määrittelyihin on hyvä tukeutua myös hankkeen budjettia ja resursointia pohdittaessa. Visiointivaiheessa hankkeen kustannuksia arvioidaan yleisesti osana laajempaa pitkän aikavälin kehitysbudjettia. Konseptointivaihe ja syntyvät alustavat määrittelyt antavat mahdollisuuden vähintään ylätason projektibudjetin hahmotteluun. Hyvin määriteltyjä palvelukokonaisuuksia on helpompi vertailla esimerkiksi samasta kehitysbudjetista kilpailevien projektien priorisoinnista päätettäessä.
Toteutusvaiheen menetelmistä riippumatta, oikealla tasolla tehty vaatimusmäärittely edesauttaa hankkeen onnistumista. Myös ketterä kehittäminen edellyttää aina valmistelua ja suunnittelua.
Projektista toteutettavaksi kokonaisuudeksi
Mikäli toteutuksesta vastaava tiimi on jo olemassa, heitä voidaan osallistaa hyvin aikaisessakin vaiheessa hankkeen vaatimusmäärittelyyn ja määrittelyiden validointiin. Joka tapauksessa, mitä tarkemmin toteutettava kokonaisuus on kuvattuna, sitä täsmällisempiä työmäärä-, aikataulu- ja kustannusarvioita toteutuksesta pystytään antamaan ennen varsinaisen toteutuksen käynnistämistä.
Mikäli hanke edellyttää toteuttajakumppanin kilpailuttamisen, vaatimusmäärittely on yksi tärkeimmistä hankinta-asiakirjoista. Sen pohjalta toimittajia voidaan pyytää suunnittelemaan tekniset ratkaisuehdotuksensa, ja antamaan arvioita tai sitovia tarjouksia hankkeen työmääristä ja kustannuksista. Uutta toteuttajakumppania kilpailutettaessa, hyvin tehty vaatimusmäärittely jättää vähemmän varaa mm. ”varmuuden varaksi hinnoittelulle”.
Tässä vaiheessa vaatimusmäärittelyyn tarvitaan jo tarkempi kuvaus uudistuksen taustoista ja tavoitteista, uuden palvelun roolista ja tehtävistä sekä konkreettisista käyttäjätarpeista. Toteutusvaiheen käynnistämisen tueksi on kuvattava riittävällä tarkkuudella myös toiminnalliset ja tekniset vaatimukset sekä käyttökokemuksen avainkohdat.
Esimerkiksi verkkopalveluprojekteissa olisi hyvä dokumentoida mm. julkaisuun ja ylläpitoon tarvittavat toiminnallisuudet, navigointi- ja sisältölogiikat sekä tekniseen toteutukseen vaikuttavat, esimerkiksi käyttäjähallintaan, hakuihin, kieliversiointiin tai integraatioihin liittyvät vaatimukset ja muut tekniset reunaehdot.
Tilanteen mukaan vaatimusmäärittelyä kirjoitettaessa on pohdittava, miten kuvataan se, mitä ollaan hankkimassa ja millainen lopputuloksesta halutaan. Mitä rajauksia voidaan jo tehdä liittyen eri teknologioihin? Mitä halutaan ja pystytään sanomaan tavoitearkkitehtuurista? Kuinka paljon tilaa halutaan jättää toteuttajien kanssa tehtävälle määrittelyiden tarkennukselle? Lisäksi etenkin julkisissa hankinnoissa on tarkkaan määritettävä, miten toimittajien tarjousten laatua tullaan arvioimaan ja tullaanko vertailussa käyttämään sellaisia malleja, jotka edellyttävät vastausten peilaamista vaatimusmäärittelyyn?
Vaatimusmäärittelystä työjonoksi ja toimivaksi palveluksi
Kun tekninen toteutus viimein käynnistyy, tehtyjä suunnitelmia täytyy lähteä sanoittamaan teknisestä toteutuksesta vastaavalle tiimille. Hyvin tehty vaatimusmäärittely toimii erinomaisena pohjana tälle dialogille. Teknisen toteuttajatiimin osaaminen ja kädenjälki saadaan mukaan viimeistään määrittelyiden tarkennusvaiheessa. Silloin suunnittelijoiden ja toteuttajien kesken linjataan, miten määritelty kokonaisuus konkreettisesti toteutetaan, millaisissa vaiheissa kokonaisuutta kannattaa lähteä toteuttamaan, millaisia keskinäisiä riippuvuuksia eri toiminnallisuuksilla ja osakokonaisuuksilla on sekä millaista osaamista ja resursseja tarvitaan eri vaiheissa.
Vaiheistuksen ja määrittelyiden tarkentuessa vaatimuksia lähdetään pilkkomaan konkreettisiksi työstettäviksi kokonaisuuksiksi. Ketterän kehityksen menetelmiä noudatellen tässä vaiheessa vaatimukset päätyvät tehtäviksi kehityksen työjonoon. Ensimmäiseksi toteutukseen etenevistä vaatimuksista luodaan hyvinkin tarkat käyttäjätarinat (user story). Myöhemmin toteutettavia ja vielä toistaiseksi ylätasolla kuvattuja ominaisuuksia voidaan vielä tässä vaiheessa kuvata isompina kokonaisuuksina (epic, feature).
Vaatimusmäärittelydokumentti jää toteutuksen käynnistyessä usein taustamateriaaliksi, eikä sitä ole enää järkevää yrittää pitää ajan tasalla määrittelyiden tarkentuessa. Se voi edelleen toimia tuoteomistajan tai projektipäällikön tarkistusdokumenttina, jota vasten voidaan arvioida, millaisista alkuolettamuksista lähdettiin liikkeelle ja toisaalta mitä lopulta jäi käteen. Vaatimusmäärittelyyn kuvattuja käyttötapauksia voidaan myös mahdollisesti hyödyntää esimerkiksi hyväksyntätestausvaiheessa tai käyttöönoton tai käyttäjäkoulutusten suunnittelussa.
Laadukkaaseen vaatimusmäärittelyyn kannattaa panostaa! Autamme dokumentoimaan digipalvelusuunnitelmat tehokkaasti ja tuloksellisesti. Huippuasiantuntemuksellamme tuotetaan laadukkaat vaatimusmäärittelyt, joihin sisältyvät konseptikuvaukset, tekniset vaatimukset, ei-toiminnalliset vaatimukset ja liittymät muihin järjestelmiin.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme:
Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00).
Ilmoittaudu webinaariin
KTM Noora Linnermo on verkkopalvelustrategioiden ja palvelukonseptien asiantuntija. Noora konsultoi asiakkaita verkkopalveluiden konseptoinnissa, hankkeiden valmistelussa sekä optimaaliseen käyttäjäkokemukseen tähtäävien vaatimusten määrittelyssä.
Nooralla on vuosien kokemus erilaisten verkkopalveluhankkeiden johtamisesta ja hän osaa auttaa hankkeiden suunnittelussa huomioiden sekä organisaation, loppukäyttäjien että ylläpitäjien tarpeet. Noora osaa tukea verkkopalvelun koko organisaatiolle tuomien hyötyjen tunnistamisessa, hankkeen vaiheistuksessa ja tavoitteiden asetannassa.
Aiemmin työurallaan Noora on osallistunut verkkopalveluprojekteihin sekä tilaajan, toimittajan että konsultoivan asiantuntijan rooleissa. Projekteissaan hän on vastannut mm. tarvekartoituksista, toiminnallisista sekä teknisistä määrityksistä, käyttäjätestauksista ja käyttöönotoista sekä koulutuksista. Hän on toiminut myös teknisenä tuotepäällikkönä sekä järjestelmä- ja kehityspäällikkönä osallistuen organisaation IT-ratkaisuiden kokonaisvaltaiseen suunnitteluun ja kehitykseen.
Autamme laajojen tietosivustojen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Muotoilemme konseptin, tietorakenteet, käyttökokemuksen ja toiminnot hyötypalveluksi, jota on miellyttävä käyttää, helppoa ylläpitää ja kustannustehokasta kehittää koko elinkaarensa ajan.
Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.
Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.
Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.
Emme myy koodausta emmekä lisenssejä
Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.
Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus
Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.
