Hankintalaki säätelee julkishallinnon hankintaprosessia, joten myös verkkopalveluhankinnoissa on huomioitava laissa kuvatut pelisäännöt. Olemme koonneet tähän artikkeliin hankintalain keskeisimmät soveltamisohjeet siitä näkökulmasta, että hankinnan kohteena on verkkopalvelun suunnitteluun tai toteuttamiseen liittyvä projekti.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
6.6.2023
Hankinnan vaiheet
- Hankinnan suunnittelu →
- Hankintamenettelyn valinta→
- Hankinnan kohteen määrittely →
- Tarjouspyynnön laatiminen →
- Julkinen kilpailutusprosessi →
1. HANKINNAN SUUNNITTELU
Ennen varsinaiseen ”hankintaan” eli kilpailutukseen ryhtymistä on syytä tarkistaa, että käytössä on riittävä määrä tietoa tärkeimmistä prosessiin vaikuttavista seikoista:
- projektin tausta ja tarve
- tavoitteet ja vaatimukset
- alustava palvelukonsepti
- kustannusarvio
- projektin hyödyt ja kannattavuus
- projektin vaiheistus ja aikataulu
- projektin resursointi, organisointi ja hallinta
Seuraavissa luvuissa törmäät niihin kysymyksiin, joihin pitäisi vastaus olla selvitettynä ennen kilpailutuksen käynnistämistä.
Mitä ollaan ostamassa?
Verkkopalveluprojekti lähtee tavallisesti liikkeelle tarpeesta uudistaa tai laajentaa nykyistä verkkosivustoa. Uudistustarpeet voivat liittyä palvelun sisältöihin, konseptiin, käyttöliittymiin, toiminnallisuuksiin, tekniseen alustaan tai kaikkiin näihin. Lähtökohtana voi myös olla idea aivan uudenlaisesta palvelumuodosta uusille kohderyhmille. Ostavan organisaation kannattaa analysoida huolellisesti, mikä uudistuksen todellinen tavoite on. Mitä ongelmaa pyritään korjaamaan? Millaisia käyttäjäryhmiä palvelulla tavoitellaan? Millaisia hyötyjä siitä on tarkoitus saada irti?
Käyttäjien palvelutarpeen vaatimukset sekä organisaation hyötytarpeet tulisi konkretisoida kuvaukseksi siitä, mitä hankittavalta verkkopalvelulta vaaditaan. Tämä kuvaus on vaatimusmäärittely, joka on kilpailutuksessa olennaisin ”ostoslista” vertailukelpoisten tarjousten saamiseksi.
| 1. Kuinka tarkasti hankinnan kohde pystytään kuvaamaan? | |
|---|---|
| Vaatimukset on dokumentoitu | → Toteutustyön kilpailuttamiseen voidaan ryhtyä |
| Tiedämme suunnilleen mitä tahdomme, mutta vaatimuksia ei ole kirjattu | → Ennen kilpailutusta pitää laatia vaatimusmäärittely |
| Meillä on paljon ideoita, mutta emme tiedä, mitä niistä lähtisimme viemään eteenpäin | → Ensimmäisenä kannattaa käynnistää konseptisuunnittelun projekti |
Millaista yhteistyökumppania tarvitset?
Jos tilaajaorganisaatio on kirkastanut käsityksensä hankittavasta verkkopalvelusta vaatimusten määrittelyn tasolle, hankitaan palvelun suunnittelu- ja toteutustyö samalta kumppanilta yhden kilpailutuskierroksen kautta.
Silloin kun uusi verkkopalvelu edellyttää aivan uudenlaisia, luovia suunnitteluratkaisuja ja ulkoasuun tai käyttökokemukseen liittyvien WOW-efektien tavoittelua, on tyypillistä viedä uudistus läpi kahdessa vaiheessa: ensin kilpailutetaan ja hankitaan konseptisuunnittelu, ja sen lopputulosten mallinnusten pohjalta kilpailutetaan ja hankitaan verkkosivuston tekninen toteutus.
Paljonko ostoksesta kannattaa maksaa?
Verkkopalveluhankinnalle tulee varata riittävä budjetti, jossa on huomioitu myös varsinaisen tietojärjestelmän lisäksi tulevat kustannukset, kuten käyttäjäkoulutus. Budjetissa kannattaa myös varautua pieniin kustannusarvion ylityksiin ja muihin projektin aikana ilmeneviin lisämenoihin.
Esiselvitysvaiheessa toimittaja ja käytettävät ohjelmistot eivät yleensä ole vielä tiedossa. Kustannuksia ja työmääriä voi kuitenkin haarukoida esimerkiksi vertaamalla projektia muiden vastaavien projektien kustannuksiin tai pyytämällä sitoumuksettomia kustannusarvioita eri toimittajilta.
Suurimpia kustannuseriä tyypillisessä verkkopalveluprojektissa ovat:
- Verkkopalvelun määrittely ja suunnittelu
- Teknisen toteutuksen projektityö
- Ohjelmistolisenssit
- Sisällön tuottaminen
- Käyttäjien koulutus
- Ylläpito- ja käyttöpalvelukustannukset (lasketaan esim. 4 vuodelle)
Oman organisaation henkilöresurssit ovat usein pullonkaula verkkopalveluhankkeissa. Budjetointivaiheessa kannattaakin ottaa huomioon myös oman organisaation työstä aiheutuvat kustannukset, vaikka niitä ei tarvitse laskea mukaan hankintalain mukaiseen hankinnan arvoon.
| 2. Mikä on hankinnan koko- ja hintaluokka? | |
|---|---|
| Emme tiedä, mitä hankinta voisi maksaa | → Esiselvityksenä tarvitaan kustannusarvio ennen kilpailutukseen ryhtymistä |
| Hankinta on arviomme mukaan alle 60 000 euroa. | → Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava kilpailutus, jolloin hankintalaki ei määrää tarjouskilpailun muotoa |
| Hankinnan hinta ylittää 60 000 euroa. | → Kilpailutus on vietävä läpi hankintalain mukaisilla menettelyillä, sujuvimmin ”avoimella menettelyllä” |
| Hankinnan hinta ylittää 500 000 euroa. | → Hankintamenettelynä monimutkaiselle kokonaisuudelle on syytä harkita ”kilpailullista neuvottelumenettelyä” |
Kun projektin kustannukset ovat selvillä, on niitä syytä vertailla saavutettaviin hyötyihin. Jos projektin hintalappu vaikuttaa kohtuuttoman suurelta, täytyy harkita myös sitä vaihtoehtoa, että hanke hylätään kannattamattomana. Hyödyllistä on myös punnita vaihtoehdot, joilla kustannuksia voidaan pienentää: esimerkiksi uuden julkaisujärjestelmän hankinta voidaan mahdollisesti korvata nykyjärjestelmän faceliftillä. Tai toteutettavasta kokonaisuudesta voidaan pudottaa pois toimintoja, jotka kasvattavat kustannuksia.
Verkkopalveluprojektilla tavoitellut hyödyt ovat yleensä laadullisia, minkä vuoksi investoinnin kannattavuuden hyötylaskelmaa on vaikeaa palauttaa rahalliseen arvoon. Tämän tyyppisiä hyötyjä ovat mm. organisaation imagon paraneminen, parempi sisäisen tiedon kulku, asiakastyytyväisyyden kasvattaminen tai tiedon ajantasaisuuden takaaminen. Näille voidaan kuitenkin laskea myös euromääräisiä hyötyjä, kuten työvoimakustannusten säästö prosessien tehostamisella tai säästöt painatus- ja postituskustannuksissa korvaamalla perinteisiä viestintämuotoja verkkopalveluilla.
Vaiheistus, aikataulu, organisoituminen
Verkkopalveluprojektille asetetaan kovin usein ulkoisia aikataulupaineita ilman realistista suunnittelua: toiminnanjohtaja toivoo että uusi sivusto julkaistaan ”vuodenvaihteeseen mennessä”, tai palvelu on uusittava ”virastojen yhdistämisen yhteydessä”. Epärealistinen aikataulu johtaa tavallisesti kaoottisen projektiin tai puolivillaisiin lopputuloksiin. Hanketta suunniteltaessa tulisi pyrkiä siihen, että projektin aikataulu on toteuttamiskelpoinen, ja projektin eri vaiheille on varattu riittävästi aikaa.
Projektinaikaiset ongelmat ja muutokset venyttävät helposti projektin aikataulua. Aikatauluihin jo suunnitteluvaiheessa jätetty joustovara takaa sen, ettei yksittäisen vaiheen viivästyminen vaaranna koko projektin aikataulua. Liian kireässä aikataulussa on riskinä myös se, että se johtaa usein joidenkin projektiin kuuluvien tehtävien laiminlyöntiin aikataulun kirimiseksi projektin aikana. Usein liian tiukka tavoiteaikataulu johtaa esimerkiksi siihen, että verkkopalvelua ei ehditä testaamaan kunnolla, vaan se otetaan käyttöön keskeneräisenä. Voiko ylimalkaisesti heitetyn deadlinen pitäminen olla tuon riskin arvoista?
Jos projekti on aikataulukriittinen (= deadline ei jousta), täytyy toteutettava kokonaisuus rajata tai vaiheistaa siten, että tarvittavat työtehtävät pystytään viemään läpi tavoiteaikataulussa.
Aikataulutuksen realistisuuteen ja projektisuunnitteluun sisältyy olennaisesti myös oman organisaation työvoiman saatavuus. Organisaatiosta on löydettävä ja vastuutettava projektiryhmä, jonka työajasta ja kalentereista on irrotettava tarvittava määrä aikaa projektin hallintaan ja ohjaamiseen, suunnittelutyöhön osallistumiseen, sisällöntuotantoon ja testaukseen. Myös projektinaikainen viestintä ja verkkopalvelu-uudistuksen lanseeraus niin organisaation sisällä kuin ulospäin vaativat yllättävän paljon resursseja.
| 3. Miten projekti organisoidaan? | |
|---|---|
| Meillä on hyvin vähän henkilöresursseja projektin läpivientiin, joten ostamme mielellään ”avaimet käteen” -toimituksen | → Kilpailutuksessa kiinnitetään huomiota projektinhallintaan ja kokonaisvastuulliseen projektipäällikköön |
| Olemme organisoineet innokkaan projektiryhmän ja resursoineet projektipäällikön, joka osallistuu aktiivisesti projektin hallinnointiin ja koordinointiin | → Kilpailutuksessa voidaan suosia vaikkapa ketteriä projektimalleja, jos vaatimusmäärittely on riittävällä tasolla |
| Emme ole suunnitelleet oman organisaatiomme työpanosta projektissa | → Esiselvityksenä ennen kilpailutusta kannattaa laatia suunnitelma omista henkilöresursseista, aikatauluista ja organisoitumisesta |
Millaisia tuotevaihtoehtoja on tarjolla?
Hankintalain säätelemien hankintamenettelyjen kantavana ideana on se tasapuolisuuden periaate, että kun kilpailutus on käynnistetty, ei valintaan saa enää vaikuttaa mikään muu kuin kirjallisissa tarjouksissa kuvatut vastaukset tarjouspyynnössä esitettyihin kysymyksiin. Jos hankintayksikkö haluaa tutustua käytännössä vaikkapa markkinoilla oleviin julkaisujärjestelmiin tai toimittajien tyypillisesti käyttämiin projektimalleihin, on nämä taustoittavat tiedot kerättävä ennen kilpailutuksen käynnistämistä.
Verkkopalveluhankkeessa voidaan ennen kilpailutusta rajata järjestelmätuote, jolla projekti halutaan toteutettavan. Rajaukselle on kuitenkin oltava selkeät perustelut, jotka voivat nojata vaikkapa järjestelmän ominaisuuksiin, tietohallinnon standardeihin, organisaation tietojärjestelmäarkkitehtuuriin tai olemassa oleviin järjestelmiin liittyviin kytköksiin. Rajauksista huolimatta hankintayksikön on huolehdittava siitä, että valitulle ratkaisulle on riittävä määrä potentiaalisia toimittajia kilpailutuksen järjesteämistä varten.
| 4. Onko tekninen alusta tiedossa? | |
|---|---|
| Kyllä, olemme valinneet alustan ja julkaisujärjestelmän | → Määrittely ja kilpailutus voidaan tehdä alustavalintaan peilaten |
| Alustan valinta on osa kilpailutusta | → Vaatimusmäärittely ja kilpailutus laaditaan tuoteriippumattomasti |
Kun riittävät esiselvitykset hankinnan reunaehdoista on tehty, voidaan siirtyä valitsemaan verkkopalveluhankinnan edellyttämää menettelytapaa.
Esiselvitysprojekti
Jos organisaatiossa ei ole riittävästi resursseja tai kompetenssia löytämään vastauksia edellä esitettyihin kysymyksiin, voidaan organisaatiossa viedä asiantuntijavetoisesti läpi esiselvitysprojekti, jossa ulkoinen asiantuntijataho etsii vastaukset menetelmällisesti ja tavoitteellisesti.
Esiselvityksessä määritellään liiketoiminnan asettamien vaatimusten perusteella verkkopalveluprojektin tavoitteet ja laajuus. Jo hanketta suunniteltaessa voidaan asettaa mittarit, joiden avulla verkkopalvelun tavoitteiden toteutumista arvioidaan sen valmistuttua. Toinen keskeinen tehtävä esiselvitysvaiheessa on luoda taloudelliset ja aikataululliset raamit projektin toteutukselle.
Esiselvityksen avulla organisaation johto voi arvioida konkreettisesti verkkopalvelulta odotettuja hyötyjä ja sen toteutuksen kustannuksia sekä tunnistaa eri kehittämiskohteiden prioriteetit. Ilman johdon sitoutumista projektin menestyksekäs läpivieminen ja sen tavoitteiden saavuttaminen on epätodennäköistä. Hyvin laadittu esiselvitys on arvokas väline päätöksenteossa, kun päätetään käynnistetäänkö verkkopalveluhanke vai ei, ja missä muodossa se viedään läpi.
Julkishallinnon toimijat voivat hankkia esiselvitysprojektin kansallisen kynnysarvon alittavalla kilpailutuksella, jos projektissa on kyse laajuudeltaan tyypillisestä verkkopalvelun esiselvityksestä.
2. HANKINTAMENETTELYN VALINTA
Julkishallinnon on kilpailutettava ostamansa palvelut hankintalain mukaisesti. Hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Tarjouskilpailuun on kutsuttava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä tarjoajia todellisen kilpailun varmistamiseksi.
Verkkopalveluprojektin hankintamenettelyn valintaan vaikuttaa pääsääntöisesti hankinnan arvo (jolla tarkoitetaan hankinnan arvonlisäverotonta kokonaisarvoa).
Hankintalaki kuvaa EU-kynnysarvon (hankintayksiköstä riippuen joko 140 000 € tai 215 000 €) ylittävissä kilpailutuksissa käytettävät vaihtoehtoiset hankintamenettelyt. Kansallisten kynnysarvojen ylittävien, mutta EU-kynnyksen alittavien hankintojen osalta hankintalaissa ei määritellä käytettävää kansallista hankintamenettelyä, vaan hankintayksikkö voi halutessaan käyttää samanlaisia menettelyjä kuin EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa, mukauttaa niitä tai se voi käyttää myös sellaista menettelyä, jonka se on itse määritellyt.
Käytännössä yleisimmät verkkopalveluhankintoihin soveltuvat vaihtoehdot voidaan kuvata seuraavasti:
| Kansallisen kynnysarvon alittava kilpailutus (alle 60 000 €) | Hankintalaki ei määrää tarjouskilpailun muotoa. Ostaja voi kilpailuttaa hankinnan parhaaksi katsomallaan prosessilla. Hankintayksikön on kuitenkin noudatettava oman organisaation ohjeita ja sääntöjä. |
| Avoin menettely (yli 60 000 €) | Julkinen kilpailutus, johon kaikki voivat osallistua – tarjoajien määrää ei voida ennakolta rajata. Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö julkistetaan HILMA-järjestelmässä. Hankintapäätös tehdään tarjouspyynnössä esitettyjen valintakriteerien perusteella. Jos hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon (hankintayksiköstä riippuen joko 140 000 € tai 215 000 €), on tarjousten tekemiselle varattava lain määäräämä, hieman pidempi tarjousaika. Mikäli hankinnan arvo alittaa EU-kynnysarvon, antaa hankintalaki mahdollisuuden mukauttaa menettelyä hankintayksikön tarpeisiin. |
| Kilpailullinen neuvottelumenettely (raskaampi malli, jota kannattaa soveltaa monimutkaisiin ja suuriin hankintoihin, esim. yli 500 000 €) | Hankintailmoituksella haetaan halukkaita tarjoajia neuvottelumenettelyyn. Hankintayksikkö valitsee hankintailmoituksessa esitetyin kriteerein ne toimittajat, jotka saavat neuvottelukutsun ja tarjouspyynnön luonnoksen. Neuvotteluun voi sisältyä useita tarjouskierroksia ja neuvotteluja hankinnan kohteesta ja tarjouspyynnön sisällöstä. Neuvotteluissa etsitään haluttu ratkaisumalli (tai –mallit) ja tämän pohjalta pyydetään lopulliset tarjoukset. Hankintapäätös tehdään lopullisessa tarjouspyynnössä esitettyjen valintakriteerien perusteella (eli tarjouksista ei enää neuvotella). |
Julkisia hankintoja koskeva hankintalaki tarjoaa myös mahdollisuuden ”Rajoitettuun menettelyyn”, jossa tarjoajaehdokkaita pyydetään julkisella hankintailmoituksella ilmaisemaan halukkuutensa osallistua tarjouskilpailuun, ja osallistumishakemuksensa jättäneiden joukosta valitaan objektiivisin kriteerein ne toimittajat, jotka voivat vastata tarjouksellaan heille toimitettuun tarjouspyyntöön. Tätä hankintamallia ei verkkopalveluprojekteissa voi mitenkään suositella käytettäväksi, sillä se vie paljon aikaa, on asiakirjojen laadinnan näkökulmasta työläs ja byrokraattinen, ja tämän vaivan vastineeksi ei kuitenkaan tarjoudu mahdollisuutta kerätä ehdokkaista yhtään enempää tietoa kuin avoimen menettelyn mukaiset kirjalliset tarjoukset.
Yksi hankintalain tarjoama kilpailutusvaihtoehto on myös ”Neuvottelumenettely”, jossa julkisella hankintailmoituksella haetaan halukkaita tarjoajia, ja osallistumishakemuksen jättäneistä ehdokkaista valitaan tarkoin soveltuvuuskriteerein vähintään kolme, jotka saavat tarjouspyynnön ja neuvottelukutsun. Neuvottelumenettely on todella aikaavievä, ja neuvotteluista dokumentoitavien muistioiden laatiminen on työlästä. Lisäksi hankintalaki antaa hyvin tiukat kriteerit sille, millaisin perustein neuvottelumenettely voidaan ottaa hankintamalliksi. Näistä syistä myöskään neuvottelumenettelyn käyttö verkkopalveluprojektien hankinnassa ei ole käytännössä perusteltua.
Hankintalain kuvaamista vaihtoehdoista avoin menettely on siis yleensä toimivin, nopein ja tehokkain ratkaisu verkkopalveluprojektien hankintaan (kun ne ylittävät kansallisen kynnysarvon). Vain harvinaislaatuisen mutkikkaissa, suurissa ja innovaatioihin pohjautuvissa verkkopalveluhankinnoissa saattaa olla hyödyllistä viedä hankinta läpi kilpailullisella neuvottelumenettelyllä.
Hankintalain säädöksien mutkia on yritetty suoristaa kilpailuttamalla erilaisia määräaikaisia puitejärjestelyjä: kilpailutuksen kautta valitaan tietyin kriteerein joukko toimittajatahoja, joiden kanssa solmitaan puitesopimus palvelujen tarjoamisesta julkishallinnon toimijoille. Kun hankintayksikkö tarvitsee puitejärjestelyn sisältämiä palveluja, voidaan kilpailuttaminen viedä läpi lyhemmässä ajassa ja vähemmän säädellysti puitesopimuksen solmineiden toimittajatahojen keskuudessa.
Viime vuosina julkisissa hankinnoissa on yleistynyt myös dynaamisten hankintajärjestelmien käyttö. Dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS) on rajatun menettelyn ja puitejärjestelyn eräänlainen välimalli, joka sopii organisaatioille, jotka tekevät paljon samankaltaisia hankintoja, mutta eivät halua sitoutua tiettyyn toimittajaan. Yksittäisen verkkopalveluprojektin kannalta tämä menettely on kuitenkin turhan raskas, mutta sen käyttö voi olla mieleksästä, mikäli hankintaksiköllä on vuosien mittaan odotettavissa useita samankaltaisia kilpailutuksia.
Verkkopalveluhankintojen kannalta tunnetuin julkishallinnon yhteiseen käyttöön sovituista dynaamisista hankintajärjestelmistä on Hansel Oy:n IT-konsultoinnin DPS, joka sisältää erilaisia tietoteknisiä suunnittelu-, hallinnta- ja toteutuspalveluja. Hanselin puitejärjestely soveltuu kuitenkin melko huonosti tyypilliseen verkkosivuston uudistamisen projektiin: Hansel-kilpailutuksessa puitejärjestelyyn on valikoitu ensisijaisesti teknisesti orientoituneita IT-toimittajia (ja osaajia). Niinpä Hanselin IT-puitesopimusten piiristä löytyy huonosti toimittajataloja, joilla olisi vahvaa verkkoviestinnän osaamista.
Puitesopimus- tai DPS-järjestelyn kautta kilpailutettu hankinta antaa usein lopputulokseksi aika rajallisen määrän ehdokkaita, ja johtaa luonteensa vuoksi helposti monimutkaisiin alihankintaketjutuksiin. Koska hankintalain säädösten noudattaminen ei ole mitään rakettitiedettä, on julkisen avoimen kilpailuttamisen välttely lopulta aivan turhaa.
Seuraavista luvuista löydät käytännölliset kilpailutusohjeet, jotka soveltuvat nimenomaan verkkopalveluprojekteihin.
Huoleton Hilma-kilpailutus?
Julkishallinnon kilpailutuksissa hankintalaki antaa omat reunaehtonsa tarjouskilpailun läpivientiin. North Patrolin vankka kokemus julkisten hankintojen konsultoinnissa vapauttaa sinut keskittymään digipalvelusi olennaisuuksiin, kun me huolehdimme lakisääteisten velvoitteiden täyttymisestä.
Kansallisen kynnysarvon alittava kilpailutus
Mikäli hankinnan arvonlisäveroton arvo jää alle 60 000 euron, ei siihen sovelleta hankintalain velvoitteita. Näistä puhutaan usein pienhankintoina. Julkishallinnon toimijoilla voi kuitenkin olla omia sisäisiä sääntöjään ja ohjeitaan, joiden mukaisesti kilpailutukset on vietävä läpi.
Verkkopalveluihin liittyvistä projekteista kansallisen kynnysarvon alle jäävät tyypillisesti:
- Esiselvitysprojektit
- Konseptisuunnitteluprojektit
- Vaatimusmäärittelyprojektit
- Pienten verkkosivustojen toteutusprojektit
- Verkkokampanjoiden tai kampanjasivustojen toteutusprojektit
Pienten verkkosivustojen toteutusprojektien arvoa laskettaessa on kuitenkin laskelmaan sisällytettävä toteutetun kokonaisuuden ylläpitokustannukset sopimuskaudella (yleensä 4 vuotta), mikäli ne hankitaan samalta toimittajalta. Pienhankintojen piiriin soveltuvat tyypillisesti vain ne verkkopalveluprojektit, joissa verkkopalvelun toteuttajataholta hankittavat hosting- ja ylläpitokustannukset jäävät minimaalisiksi.
Myös kansallisen kynnysarvon alittavissa pienhankinnoissa on järkevää laatia huolellisesti tarjouspyyntödokumentaatio, joka erittelee hankittavan palvelun, vaatimukset toimittajalle sekä tarjousten vertailuperiaatteet. Tarjouspyynnöt lähetetään tarkoituksenmukaisesti valituille toimittajaehdokkaille – nyrkkisääntönä pidetään yleensä vähintään neljää, viittä eri toimittajaa, jotta kilpailutuksen kautta voidaan hahmottaa tarjoajakenttää.
Tarjousten laatimiselle tulisi antaa vähintään 2–3 viikkoa aikaa, jotta tarjoajaehdokkaat ennättävät suunnitella laadukkaan, paneutuneen tarjouksen. Tarjoukset vertaillaan tarjouspyynnössä esitettyjen kriteerien mukaisesti ja tämän pohjalta valitaan projektiin soveltuvimmat ehdokkaat.
Pienhankinnoissa kannattaa hyödyntää mahdollisuus kutsua ehdokkaat esittelemään tarjouksensa, jotta kasvokkaisessa tapaamisessa voidaan saada tarkempi kuva toimittajan työtavoista tai tarkentaa vaa’ankielikysymyksiä, jotka vaikuttavat toimittajan valintaan.
Avoin menettely
Mikäli verkkopalveluprojektin arvo ylittää kansallisen kynnysarvon (60 000 €), on kilpailutuksessa käytettävä hankintalain mukaisia hankintamenettelyjä, joista suoraviivaisin on avoin menettely.
Avoimessa menettelyssä tarjouspyyntöjä ei lähetetä itse valituille ehdokkaille, vaan hankinnasta ilmoitetaan julkisesti HILMA-järjestelmässä (http://www.hankintailmoitukset.fi/) , ja kaikki halukkaat saavat osallistua tarjouskilpailuun. Kun hankintailmoitus on julkaistu HILMAssa, voidaan tarjouspyyntö myös lähettää erikseen soveliaaksi katsotuille toimittajaehdokkaille. Hankintayksikön on kuitenkin otettava mukaan kilpailutukseen kaikki siihen osallistuneet ehdokkaat.
Avoimessa hankintamenettelyssä pyritään varmistamaan tarjoajien tasapuolinen kohtelu sillä periaatteella, että tarjoajien kanssa ei neuvotella tarjoajakohtaisesti, vaan kaikille tarjoajille annetaan samat tiedot tarjouspyyntöön sisältyvistä taustoista ja tarkentaviin lisäkysymyksiin annetuista vastauksista. Toimittajavalinta tehdään ainoastaan tarjousdokumenttien perusteella, tarjouspyynnössä esitettyjen kriteerien pohjalta.
Mikäli hankinnan arvo alittaa EU-kynnysarvon, antaa hankintalaki mahdollisuuden mukauttaa hankintamenettelyä, mikä mahdollistaa esim. toimittajien tapaamiseen osana valintaprosessia. Hankintayksikön on tällöinkin kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja syrjimättömästi, ja tapaamisten merkitys ja arviointikriteerit on kuvattava yksiselitteisesti tarjouspyynnössä.
Tarjousaikaa ei ole säädetty kansallisten hankintojen osalta, mutta laadukkaiden tarjousten varmistamiseksi tarjoajille olisi hyvä jättää ainakin 3-4 viikkoa aikaa laatia tarjouksiaan verkkopalveluprojekteista.
Mikäli verkkopalveluprojektin arvo ylittää EU-kynnysarvon, hankinnasta ilmoitetaan EU-laajuisesti ja avoimena menettelynä tehtävään hankintaan sovelletaan EU-direktiivin mukaisia määräaikoja. Tällä hetkellä EU-kynnysarvo on 135 000 € valtion keskushallintoviranomaisille (kuten ministeriöt ja niiden alaiset virastot) ja 209 000 € muille julkisille hankintayksiköille. Mikäli EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on ilmoitettu HILMAssa, ja tarjouspyyntödokumentit ovat sähköisesti saatavilla sekä tarjoukset voi jättää sähköisesti , on tarjousaikaa varattava tarjoajille vähintään 30 päivää.
Laajojen verkkopalveluprojektien kilpailutusaikataulun suunnittelussa on syytä pitää mielessä tämä lakisääteinen n. 5 viikon vastausaika tarjousten tekemiselle.
Lisäksi kilpailutuksen aikatauluissa tulee huomioida ns. odotusaika: kun hankintapäätös on tehty ja ilmoitettu tarjoajille sähköisesti, voidaan hankintasopimus tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua tiedoksiannosta.
Kilpailullinen neuvottelumenettely
Kilpailullinen neuvottelumenettely on tarkoitettu käytettäväksi sellaisissa hankinnoissa, joissa hankinnan kohteena oleva kokonaisuus vaatii niin monimutkaisia ja innovatiivisia ratkaisuja, että niiden määrittely etukäteen on käytännössä mahdotonta. Verkkopalveluprojekteissa tällaisia voivat olla esimerkiksi moniulotteiset asiointi- tai vuorovaikutuspalvelut, joihin sisältyy monitoimittajamallilla hankittavia innovaatioita.
Kilpailullinen neuvottelumenettely on kaksivaiheinen: ensimmäisessä vaiheessa etsitään neuvottelujen kautta tarpeeseen haluttu ratkaisumalli, ja toisessa vaiheessa tarjoajia pyydetään tekemään ratkaisumalliin perustuva tarjouksensa.
Tätä menettelyä käytettäessä HILMA-järjestelmään jätetään hankintailmoitus, jossa kuvataan hankintaa koskevat tarpeet ja vaatimukset. Toimittajia pyydetään ilmoittautumaan ehdokkaaksi tarjouskilpailuun, ja saatujen osallistumishakemuksien perusteella tehdään esivalinta niistä tarjoajista, joille esitetään neuvottelukutsu ja tarjouspyynnön luonnos. Neuvotteluvaiheessa kunkin tarjoajan kanssa käydään läpi tämän esittämiä ratkaisuvaihtoehtoja ja tarkennetaan niistä se ratkaisumalli, johon lopullinen tarjouspyyntö kohdistuu.
Tarjouspyyntöä tarkennetaan neuvotteluissa, ja kun neuvottelut on päätetty, esitetään ehdokkaille lopullinen tarjouspyyntö neuvotelluista toteutusmalleista. Tähän tarjouspyyntöön saaduista tarjouksista valitaan projektin toimittaja.
Tavanomaisissa verkkopalveluprojekteissa verkkoteknologiat, julkaisujärjestelmät, käyttöliittymätoiminnot ja selainpohjainen vuorovaikutteisuus ovat niin selkeästi ennakoitavissa, että kilpailullisen neuvottelumenettelyn edellytykset eivät juurikaan täyty. Monimutkaisetkin verkkopalvelukokonaisuudet ovat tavallisesti niin riittävällä tasolla määriteltävissä, että niiden hankinta avoimella menettelyllä on perusteltua vertailukelpoisten tarjousten saamiseksi.
Kilpailullista neuvottelumenettelyä voidaan kuitenkin harkita niissä tapauksissa, kun verkkopalveluprojekti on arvoltaan suuri, toiminnallisuuksiltaan monimutkainen ja sidosryhmiltään hajanaisesti organisoitunut. Tätä kaksivaiheista hankintamenettelyä valitessa tulee kuitenkin huomioida kilpailutuksen vaatima läpimenoaika. Prosessi käynnistyksestä sopimusneuvotteluihin sisältää hankintailmoituksen, osallistumishakemuksien käsittelyn, neuvottelukierrokset, tarjouspyynnön tarkentamisen ja tarjousvertailun, mikä kestää hyvinkin 4–6 kuukautta. Monivaiheisuuden vuoksi prosessi on hyvin raskas niin tilaajille kuin toimittajillekin.
3. HANKINNAN KOHTEEN MÄÄRITTELY
Kilpailutusta käynnistettäessä on tärkeää esittää tarjoajaehdokkaille riittävän tarkka ja yksiselitteinen kuva siitä, mitä ollaan hankkimassa. Verkkopalvelua hankittaessa tuleekin tavoitellusta verkkopalvelusta tarjota vaatimusmäärittely tai konseptisuunnitelma, joka kuvaa toteutettavan WWW-palvelun sisällöt, toiminnallisuudet ja teknisen toteutuksen reunaehdot.
Konseptisuunnitelma
Konseptisuunnitelmalla tarkoitetaan yleensä sellaista kuvausdokumenttia, joka keskittyy verkkosivuston käyttökokemuksen tai käyttöliittymämallien hahmotteluun. Tyypillisesti se esittää rautalankamallinnuksina palvelun erilaisten näyttötyyppien sisältämät sisällöt ja elementit, joita voidaan tarkentaa sanallisilla huomautuksilla sisältödatan lähteistä tai elementteihin liittyvistä toiminnallisuuksista. Konseptisuunnitelmassa voi myös olla palvelustrategisia linjauksia verkkopalvelun tavoitteista, kohderyhmistä tai käyttötavoista sekä sisältösuunnittelua kuvaavia sivukarttoja tai rakennehierarkian esityksiä.
Konseptisuunnitelman esittämiin käyttöliittymämallinnuksiin saattaa sisältyä verkkopalvelun visuaalinen ilme tai sen graafiset soveltamisohjeet, mutta usein konseptisuunnitelma laaditaan pelkistettynä mallinnuksena ilman graafisia elementtejä.
Yhä enemmän konseptisuunnitelmia laajennetaan myös prototyypeiksi, jotka tarkentavat käyttöliittymien ulkoasun, sisältöelementit, sivutyypit, linkitykset ja toiminnallisuudet selainkäyttöisenä demonstraationa. Esimerkiksi käyttöliittymien responsiivista mukautumista onkin vaikeaa dokumentoida muulla tavoin.
Konseptisuunnitelman tasolla oleva kuvaus verkkosivuista on hankintaa varten riittävä dokumentaatio silloin, kun hankinnan kohteena on suhteellisen yksinkertainen ja tyypillinen markkinointiviestinnällinen sivusto, jonka toiminnallisuudet, ylläpito ja tekniset reunaehdot ovat yleisimpien julkaisujärjestelmien vakio-ominaisuuksin toteutettavissa. Vain verkkopalvelun esitystapoihin keskittyvä dokumentti saattaa kuitenkin jättää tarkentamatta joitakin teknisiin ratkaisuihin liittyviä taustatietoja, jotka ovat toimittajaehdokkaille olennaisia teknisen toteutuksen arviointia varten. Tästä syystä hankinnan läpiviemisessä on suositeltavampaa laatia verkkopalvelusta vaatimusmäärittelyn tasoinen dokumentti.
Vaatimusmäärittely
Vaatimusmäärittely voi dokumenttina olla tiivis luettelo verkkopalvelulta vaadituista ominaisuuksista, tai se voi olla hyvinkin laaja sanallinen kuvaus palvelun kaikista ulottuvuuksista, jotka on konkretisoitu mallinnuksin tai layout-kuvin. Määrittely voi olla hyvin yleisluonteinen ylätason kuvaus siitä, mitä verkkopalvelun toteutukselta odotetaan, tai toisessa ääripäässään se voi olla yksityiskohtainen tarkennus siitä, millä tavoin ja millä järjestelmäratkaisulla kukin verkkopalvelun elementti toteutetaan.
Julkisissa kilpailutuksissa kannattaa toteutuksen yksityiskohdat jättää mahdollisimman paljon päätettäviksi toteutusprojektissa. Määrittelyä ei siis ole syytä tehdä kovin yksityiskohtaisella tasolla, vaan dokumentissa kannattaa keskittyä kuvaamaan tilaajan odotuksia, tavoitteita, priorisointeja ja periaatteita. Jotta teknisiltä toimittajaehdokkailta saataisiin perustellut ja osuvat arviot verkkopalveluprojektin optimaalisista toteutusratkaisuista, työmääristä ja kustannuksista, on vaatimusmäärittelyssä hyvä esittää jonkinlainen karkea kuvaus näistä ulottuvuuksista:
- Uudistuksen tausta ja tavoitteet, konsepti-idea, kohderyhmät ja palvelutavoitteet
- Verkkopalvelun sisältökokonaisuus: sisältörakenne ja sisältötyypit
- Käyttöliittymäperiaatteet: navigointilogiikka, käyttöliittymien elementit, käytettävyysvaatimukset
- Sisältötyyppien tarkennus: sivupohjat, artikkelityypit, käyttöliittymäelementit ja näiden ylläpito
- Toiminnallisuudet: haut, listaukset, tietokannat, ohjelmallisesti muodostettavat elementit ja näiden ylläpito
- Tekniset reunaehdot: teknologiaratkaisut, suorituskyky, selainyhteensopivuus, liittymät muihin järjestelmiin
Mikäli hankittavan verkkopalvelukokonaisuuden konseptista tai vaatimuksista ei ole riittävää dokumentaatiota, voidaan hankinta käynnistää kilpailuttamalla sopiva toimittajataho laatimaan konseptisuunnitelma tai vaatimusmäärittely pienimuotoisessa erillisprojektissa. Julkishallinnon toimijat voivat tavallisesti tehdä tämän kilpailutuksen pienhankintana kansallisen kynnysarvon alittavana kilpailutuksena.
Kun riittävä dokumentaatio verkkopalvelusta on valmiina, sitä voidaan käyttää kilpailutuksessa tarjouspyynnön liitteenä.
Vaatimusmäärittely on digiprojektissa keskeinen dokumentti, jonka avulla konkretisoidaan tietojärjestelmän tai verkkopalvelun suunnittelu, hahmotetaan tekniset ratkaisut, pyydetään toteuttajalta perusteltu työmäärä- tai kustannusarvio ja ohjataan ketterän toteutustyön työtehtäviä. North Patrolin vetämässä määrittelytyössä vaatimukset saadaan kirjattua laadukkaasti, asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti.
4. TARJOUSPYYNNÖN LAATIMINEN
Toimittajilta saatavien tarjousten laatu vaihtelee suuresti sen mukaan, miten hyvä tarjouspyyntö heille on jätetty. Huolellisesti laadittu tarjouspyyntö lisää todennäköisyyttä saada osuvia tarjouksia, joiden pohjalta voidaan tehdä pitäviä projektisopimuksia ja päästä onnistuneeseen lopputulokseen.
Kun hankintalaki rajaa hankintayksikön mahdollisuuksia neuvotella toimittajien kanssa tarjousten sisällöstä, on ensiarvoisen tärkeää, että tarjouspyyntöön on kirjattu kaikki ne vaatimukset ja vertailukriteerit, joiden nojalla tarkoitukseen parhaiten soveltuva toimittaja voidaan valita.
Tarjouspyynnössä on kuvattava, millä perusteilla tarjouksia tullaan vertailemaan ja mitkä tekijät vaikuttavat toimittajavalintaan. Tyypillisiä vertailukriteereitä ovat tarjouksen vastaavuus määrittelyihin, projektisuunnitelman ja palvelukuvausten laatu sekä hankinnan kokonaiskustannukset. Pelkkä hinta on harvoin järkevä valintakriteeri verkkopalveluprojekteissa, sillä eri toimittajien ratkaisumallit poikkeavat merkittävästi toisistaan.
Kun vaatimusmäärittely tai konseptisuunnitelma kuvaa vaatimukset hankittavalle lopputulokselle, on tarjouspyynnöstä käytävä ilmi ostajan vaatimukset hankittavalle projektille, toimittajan työtehtäville, osaamiselle ja työtavoille. Yhdeksi hankinnan kohteeksi ja toimittajalta odotettavaksi tehtäväksi on aina syytä kirjata lisätyöt ja jatkokehitystyöt, joiden tarjoamisen ja hinnoittelun periaatteista sovitaan sopimuskaudelle. Tämä mahdollistaa sen, että hankintayksikkö voi sopimuskaudella saada yllättäviin tarpeisiinsa lisätöitä ilman uutta kilpailuttamista.
Tarjouspyyntöön voidaan kirjata tarjoajaa ja ehdotettua ratkaisua koskevia ehdottomia vaatimuksia, jotka voivat liittyä vaikkapa toimittajan tunnuslukuihin, referensseihin, projektitiimin kokoonpanoon, ehdotettujen henkilöiden työkokemukseen tai teknologiavalintoihin. Nämä vaatimukset sekä ohjaavat toimittajia tarjoamaan toivottua ratkaisua että rajaavat pois sellaiset toimittajat ja ratkaisut, jotka eivät vastaa tilaajan edellyttämiä kriteereitä.
Tarjouspyyntödokumentin tulee antaa yksiselitteiset ohjeet siitä, mitä tarjousten halutaan sisältävän. Hyvä tarjouspyyntö on laadittu niin, että myös tarjoajan tarpeet on huomioitu, eikä siihen vastaamisesta tehdä tarpeettoman työlästä.
Tarjouspyynnöstä tulisi ilmetä ainakin:
- Perustiedot hankinnan tekevästä organisaatiosta
- Hankintamenettelyn kuvaus
- Hankinnan kohteen kuvaus
- odotettujen lopputulosten kuvaus (vaatimusmäärittely/palvelukonsepti liitteenä)
- toimittajalta edellytettävät tehtävät ja palvelut
- toimitusaikataulu / vaiheistus / sopimuksen kesto
- Tarjoajaa ja tarjouksen kohdetta koskevat soveltuvuusvaatimukset
- Toimitukseen ja ylläpitopalveluihin liittyvät sopimusehdot
- Tarjoukselta edellytetty sisältö, muoto ja kieli
- Kuvaus tarjousten vertailu- ja valintakriteereistä
- Ohjeet tarjouksen jättämiseen
- määrä-aika tarjouksen tekemiselle
- voimassaoloaika
- toimitusosoite
- Yhteystiedot lisätietojen pyytämiselle
EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa tarjouspyyntöön pitää liittää yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD), jolla tarjoajat vastaavat taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, teknistä soveltuvuutta, ammatillista pätevyyttä ja muita soveltuvuusvaatimuksia koskeviin kysymyksiin.
Mikäli hankintayksiköllä on käytössään valmiita tarjouspyyntöpohjia, niitä kannattaa soveltaa, jotta hankintalain muotovaatimukset täyttyvät. Yleiset tarjouspyyntömallit eivät kuitenkaan yleensä sellaisenaan sovellu verkkopalveluhankintojen tekemiseen, vaan tarjousdokumentin tarkka sisältö kannattaa aina räätälöidä hankinnan kohteen mukaisesti.
Kaksivaiheisessa kilpailutuksessa (kuten kilpailullinen neuvottelumenettely) ensimmäinen osallistumiskutsu voi kuvata hankittavan kokonaisuuden vähän karkeammin tai yleistasoisemmin, mutta myöhemmissä vaiheissa niissäkin on lopulta laadittava yksityiskohtainen tarjouspyyntö ehdokkaiden vastattavaksi.
5. JULKINEN KILPAILUTUSPROSESSI
Kun hankinnan kohde on kuvattu riittävällä tasolla, ja tarjouspyyntö laadittu, voidaan kilpailutus käynnistää. Tässä on kuvattu verkkopalveluprojektin kilpailutusprosessi sen yleisimmässä muodossa eli avoimen menettelyn mukaisesti.
Prosessin erillisinä vaiheina erottuvat:
Hankintailmoitus → Tarjousten arviointi → Hankintapäätöksen tekeminen
Hankintailmoitus
Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat (yli 60 000 €) on ilmoitettava julkisesti HILMA-järjestelmässä (http://www.hankintailmoitukset.fi/). Ilmoitusmenettelyn laiminlyönti on muotovirhe, joka pahimmillaan voi johtaa hankintapäätöksen kumoamiseen markkinaoikeudessa. EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista HILMAan tehty hankintailmoitus siirtyy järjestelmästä automaattisesti julkaistavaksi EU-direktiivin mukaisiin tietokantoihin.
HILMA-järjestelmä sisältää ilmoituslomakkeet, joilla vaaditut tiedot voidaan jättää. Lisäksi järjestelmään on syytä ladata tarjouspyyntödokumentit, jotta ne ovat viipymättä tarjoajaehdokkaiden käytössä. Ilmoituksiin on mahdollista liittää liitetiedostoja, joten kaikki taustadokumentit on kannattavaa lisätä hankintailmoituksen liitteiksi. Asiakirjat voidaan haluttaessa julkaista myös organisaation omilla verkkosivuilla, sillä hankintailmoitukseen voi lisätä myös kolme linkkiä Internet-sivustoille. (Liitetiedostot poistetaan HILMAsta ilmoituksen voimassaoloajan jälkeen, joten niiden arkistointi on hankintayksikön vastuulla.)
Toimittajat seuraavat HILMAan tulevia ilmoituksia ja jättävät tarjouksensa (tai osallistumishakemuksensa) hankintayksikön ilmoituksessaan antamaan osoitteeseen.
Huom. Suuri osa hankintayksiköistä käyttää Cloudia-kilpailutusjärjestelmää hankintailmoituksen tekemisessä ja hankintaprosessin läpiviennissä sen sijaan, että veisi ilmoitukset suoraan Hilma-järjestelmään.
Toimittajaehdokkaiden kysymyksiin vastaaminen
Tarjouspyyntöä laadittaessa ei ole mahdollista selventää tyhjentävästi kaikkia mahdollisia hankintaa koskevia seikkoja, joten tarjouspyynnössä on syytä antaa toimittajille mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä. Ohjeet ja deadlinet kysymysten esittämiseen sekä vastausten antamisprosessi tarkennetaan tarjouspyynnössä.
Hankintalain mukaan hankintayksikkö ei saa asettaa tarjoajaehdokkaita eriarvoiseen asemaan, joten toimittajien ei ole sopivaa esittää kysymyksiään henkilökohtaisesti, puhelimitse tai kasvokkaisissa tapaamisissa. Hankintayksikön tulee siis pidättäytyä tällaisesta yksityisestä vuorovaikutuksesta, ja kysymykset on syytä pyytää kirjallisina (sähköpostitse tai kilpailutusjärjestelmän kautta) tiettyyn määräaikaan mennessä.
Kun kysymysten määräaika umpeutuu, hankintayksikkö muotoilee niihin vastauksensa. Kilpailutuksen läpiviennin kannalta oleellisiin kysymyksiin kannattaa kuitenkin vastata mahdollisimman nopeasti, jotta toimittajat pystyvät huomioimaan vastauksessa annetut lisätiedot tarjouksessaan. Organisaation kannattaa varautua siihen, että käytössä olisi monenlaisia kompetensseja – teknisiä, sisällöllisiä, viestinnällisiä ja hallinnollisia – vastaamaan teemoiltaan kirjaviin kysymyksiin.
Mikäli kilpailutuksessa käytetään kilpailutusjärjestelmää, vastaukset kysymyksiin kannattaa jaella kilpailutusjärjestelmän kautta. Näin kaikki kilpailutukseen tutustuneet organisaatiot saavat heti vastaukset omiin ja toistensa esittämiin kysymyksiin. Jos taas kysymyksiin vastataan sähköpostilla, kannattaa kysymykset ja vastaukset koota yhteen dokumentiin, ja lähettää dokumentti kaikille yhteystietonsa ilmoittaneille toimittajaehdokkaille.
Tarjousten arviointi
Kun tarjousten määräaika on mennyt umpeen, voidaan saadut tarjoukset avata ja ryhtyä arvioimaan niitä.
Avoimella menettelyllä läpiviedyssä kilpailutuksessa saa tarjousten vertailussa käyttää vain tarjouspyynnössä esitettyjä kriteerejä. Tarjouspyynnössä on siis jo pystyttävä yksiselitteisesti muotoilemaan se, millä kriteerein toimittajavertailu ja valinta tullaan tekemään.
Tarjousvertailussa käytettäviksi valintaa ohjaaviksi tiedoiksi voidaan ottaa vain ne, jotka on jätetty kirjallisissa tarjousasiakirjoissa: mitään muita kanavia pitkin saatua taustatietoa toimittajista, järjestelmistä tai tarjotuista palveluista ei saa ottaa vertailussa huomioon.
Mikäli tarjouspyyntö sekä hankinnan kohteen kuvaus on tehty asiantuntevasti, on tarjousten arviointi, pisteytys ja vertailu suhteellisen yksinkertaista. Sen on kuitenkin perustuttava tarjouspyynnössä eriteltyihin seikkoihin ja eksplisiittisesti selitettyihin arviointipisteiden määräytymisperiaatteisiin.
Jos hankintayksikön huolenaiheena on se, että tarjouksia saattaa tulla kymmenittäin, ja kaikkien niiden sisältämät dokumenttimassat on analysoitava, pisteytettävä ja punnittava, voidaan tarjouspyynnössä kuvata jotkin minimikriteerit eli ehdottomat vaatimukset, jotka toimittajan on täytettävä, jotta tarjous otetaan mukaan vertailuun. Näillä kriteereillä voidaan rajata perustellusti tarjousvertailun ulkopuolelle esimerkiksi toimittajia, jotka eivät voi osoittaa toteen lakisääteisten maksujensa hoitamista, riittävää henkilöstöä projektin läpivientiin tai esimerkiksi riittäviä referenssejä kokemuksen todistamiseksi. Kannattaa kuitenkin pitää mielessä, että hankintalaki pyrkii nimenomaan tasapuolisiin tarjoamismahdollisuuksiin: minimikriteerit eivät saa suosia vain ”vanhoja” tai ”suuria”toimittajaehdokkaita.
Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu
Vertailukriteerinä julkisissa verkkopalveluhankinnoissa ei koskaan tule pitää yksinomaan hintaa: mikäli arviointi pohjautuu vain kustannuksiin, joudutaan tarjoajista valitsemaan aina halvin tarjous, riippumatta sen laadullisista ominaisuuksista. Hinnan pitäisi muodostaa korkeintaan puolet, mieluummin sitäkin vähemmän vertailukriteerien painoarvosta.
Verkkopalveluhankintojen tarjousvertailussa on syytä korostaa laadullisia tekijöitä, jotta palvelun rakentamiseen löytyvät sopivimmat suunnittelijat ja toteuttajat. Vertailun kohteeksi voidaan siis ottaa:
- tarjoajien ratkaisukuvaukset
- esitetty projektimalli
- tuki- ja ylläpitopalvelujen sisältö
Ratkaisukuvauksen painoarvo vertailussa kannattaa hyvinkin olla miltei puolet, ja projektiin esitettyjen toimintatapojen kuvauksen vaikkapa viidennes — tällaisin painoarvoin kustannusten painoarvo vertailussa olisi vain noin 30–40 prosenttia. ”Kokonaistaloudellisesti edullisin” tarjous vaihtoehdoista on siis se, joka pystyy esittämään vahvinta laatua säälliseen hintaan.
Hankinnan kustannusvertailuun on laskettava kaikki se työ (ja muut kustannukset, kuten lisenssihinnat), joka samalta toimittajalta tullaan ostamaan sopimuskauden aikana. Mikäli verkkopalvelun toimittajalta hankitaan myös pienkehitystä ja ylläpitotyötä, näiden hinta lasketaan mukaan tarjousvertailun kokonaiskustannuksiin vertailukelpoisella tavalla. Toistaiseksi voimassa olevissa tai yli 48 kuukautta voimassa olevissa hankintasopimuksissa käytetään vertailuhinnan laskemisessa 48 kuukauden sopimuskautta.
Jos julkishallinnon hankintayksikkö on sisäisesti rajannut verkkopalveluprojektiin käytettävissä olevan budjetin, tämä voidaan tuoda tarjouspyynnössä esiin. Jotta toimittajaehdokkaat eivät turhaan laatisi tarjouksia, jotka ovat selvästi kalliimpia kuin tilaajalla on varaa ostaa, voidaan maksimihinta esittää tarjouspyynnön rajauksissa. Hankinnalle voidaan täten esittää ehdoton kattohinta, ja hankintayksikkö voi tarjouspyynnössään selventää, että tämän kattokustannuksen ylittäviä tarjouksia ei oteta mukaan tarjousvertailuun.
Arvioinnin tasapuolisuus
Avoimella menettelyllä läpiviedyssä kilpailutuksessa ei ole kovin hyödyllistä tavata toimittajaehdokkaita tai kuulla tarjousten suullisia esittelyjä, sillä näistä tapaamisista saatuja tietoja ei voida säädösten mukaan käyttää tarjousvertailun kriteereinä. Mikäli toimittajaehdokkaiden vuorovaikutustaitoja halutaan vertailla, tämä voidaan tehdä esim. haastattelemalla referenssiasiakkaita. Tässä tapauksessa täytyy tarjouspyynnössä eksplisiittisesti esittää se, että asiakastyytyväisyys on yksi laadullinen vertailukriteeri, ja tarjouspyynnössä tulee olla kirjattuna se, mitä kysymyksiä referenssiasiakkaille tullaan esittämään ja millaista pisteytysmallia referenssiasiakkailta pyydetään tyytyväisyydestään toimittajaan.
Yleinen käsitys julkisten hankintojen hankaluudesta palautuu juuri tarjousvertailun tinkimättömyyteen: kun hankintayksikkö on jättänyt tarjouspyynnön, ei siinä esitettyjä vertailukriteereitä tai vaatimuksia voida enää myöhemmin muuttaa, vaihtaa tai tarkentaa, vaikka niihin olisi lipsahtanut jotakin löysästi ilmaistuja ”ajatusvirheitä”. Vertailuperusteita on noudatettava sellaisenaan. Ja kun toimittajaehdokkaat ovat jättäneet tarjouksensa, ei tarjouksia pääsääntöisesti voida enää myöhemmin korjata tai tarkentaa, vaikka tarjoaja olisi ymmärtänyt jotakin väärin tai tehnyt vahingossa muotovirheen.
Näiden väärinymmärrysten ennaltaehkäisemiseksi kannattaa hankintayksikön todella panostaa tarjouspyyntödokumentaation huolelliseen muotoiluun. Asiat on syytä vääntää rautalangasta äärimmäisen selkeästi ja konkreettisesti, jotta toimittajaehdokkaat ymmärtävät varmasti, mitä heiltä odotetaan. Ei pidä olettaa, että toimittajat automaattisesti osaisivat tulkita julkisten hankintojen yleisiä periaatteita tai hienovaraisia vihjeitä.
Kilpailutuksella saatavat tarjoukset ovat todennäköisesti juuri niin laadukkaita kuin tarjouspyyntö on ollut. Ja tarjousvertailu sujuu selkeän tasapuolisesti, jos tarjouspyyntöä varten laaditut vertailukriteerit on suunniteltu huolellisesti. Hyvä tarjouspyyntö varmistaa sen, että verkkopalveluprojektiin saadaan valituksi paras ja soveltuvin toimittaja.
Hankintapäätöksen tekeminen
Kun saadut tarjoukset on vertailtu ja pisteytetty tarjouspyynnössä esitetyn prosessin, kriteeristön ja painotusten mukaan, tulee korkeimman yhteispistemäärän saanut toimittaja valituksi verkkopalveluprojektin toteuttajaksi.
Hankintalain edellyttämä läpinäkyvyyden vaatimus tarkoittaa sitä, että vertailuperusteena on käytettävä mahdollisimman objektiivisesti mitattavia tekijöitä. Jos vertailussa käytetään pisteytystä, on vertailun dokumentaatiosta käytävä selkeästi ilmi, mihin tarjousten piste-erot perustuvat. Vertailudokumentit on laadittava siten, että kaikki tarjoajat voivat ymmärtää niistä, miten vertailussa saavutettuun lopputulokseen on päädytty.
Hankintapäätös laaditaan julkiseksi kirjalliseksi dokumentiksi, joka esittelee hankinnan kulun ja päätöksen perustelut. Hankintapäätös lähetetään kaikille tarjoajille, ja sen mukana tulee lähettää myös toimintaohjeet sen varalta, että hävinnyt tarjoaja haluaa tehdä valinnasta valituksen (ohjeet oikaisuvaatimukseen ja hakemusosoitus markkinaoikeuteen). Hankintapäätöksen saamisen jälkeen hävinneillä tarjoajilla on 14 päivän verran aikaa laittaa vireille valituksensa eli tehdä hakemus markkinaoikeudelle.
Hankintapäätös ei vielä tarkoita sitä, että voittaneen tarjoajan kanssa tehdään sopimus verkkopalveluprojektista, vaan hankintasopimus tehdään erikseen kirjallisesti, tarjouspyynnössä esitettyjen reunaehtojen pohjalta. Tätä sopimusta ei kannata allekirjoittaa ennen kuin valitusaika on mennyt umpeen.
Jälki-ilmoitus HILMAan
EU-kynnysarvon ylittävistä hankintasopimuksista tulee tehdä sähköinen jälki-ilmoitus HILMA-järjestelmään. Sen tarkoituksena on ilmoittaa julkisesti koko tarjoajakentälle siitä, millainen kilpailutus on viety läpi ja kuka kilpailun on voittanut. Jälki-ilmoituksilla kerätään myös hyödyllistä tilastotietoa.
Jälki-ilmoituksessa annetaan julkiseen tietoon mm. hankinnan yleinen kuvaus, käytetty hankintamenettely, saatujen tarjousten määrä, voittanut toimittaja ja hankinnasta tehdyn sopimuksen lopullinen kokonaishinta.
Jälki-ilmoitus on tehtävä viimeistään 30 päivän kuluttua sopimuksen solmimisesta.
Laadukkaalla hankintaprosessilla onnistuneeseen projektiin
Kilpailutusprosessin aikana syntyvät jo ne linjaukset, jotka vaikuttavat suuresti verkkopalveluprojektin onnistumisen mahdollisuuksiin:
- Vaatimusmäärittely
- Projektisuunnitelma
- Sopimusehdot
Huolellisesti laaditulla dokumentaatiolla voidaan ehkäistä projektin aikaisia ongelmia ja ristiriitatilanteita, ja projektin eteneminen tavoitellussa aikataulussa laadukkaisiin lopputuloksiin voidaan varmistaa.
Monella julkishallinnon tilaajalla on pelkoja sen suhteen, kuinka orjallisesti verkkopalveluprojekti on toteutettava juuri sellaisena kuin tarjouspyynnössä kuvattiin. Käytännössä projektien läpiviennissä havaitaan miltei aina painopistealueiden tai toteutustapojen muutostarpeita, jolloin projektinaikaisella muutoshallinnalla voidaan poiketa alkuperäisistä määrittelyistä tai tavoitteiden yksityiskohdista.
Kun tarjouspyynnössä on kirjattuna, että sopimuksen puitteissa voidaan tehdä myös jatkokehitystöitä, voidaan sopimuskaudella kehittää verkkopalvelua monipuolisesti ajanmukaisten tarpeiden mukaan.
Kaikista säädöksistä huolimatta hankintalaki ei ole mikään este onnistuneiden, palkitsevien ja hyvässä yhteistyössä rakennettujen verkkopalvelujen aikaansaamiselle. Kilpailuttamisen pelisäännöt palvelevat ja suojelevat niin ostajaa kuin tarjoajiakin. Nuo pelisäännöt on lopulta helppoa hallita, ja niiden periaatteet ovat perusteltuja ja järkeviäkin.
Hankintalaki ohjaa myös hyvään suunnitteluun, mikä tunnetusti tarkoittaa sitä, että homma on jo puoliksi tehty!
Huoleton Hilma-kilpailutus?
Julkishallinnon kilpailutuksissa hankintalaki antaa omat reunaehtonsa tarjouskilpailun läpivientiin. North Patrolin vankka kokemus julkisten hankintojen konsultoinnissa vapauttaa sinut keskittymään digipalvelusi olennaisuuksiin, kun me huolehdimme lakisääteisten velvoitteiden täyttymisestä.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
