Millä perusteilla tulisi valita intranetille teknologia? Kuten kaikissa teknologiavalinnoissa, oikean (siis juuri meille oikean) alustan valintaan liittyy paljon muutakin, kuin ominaisuuksien vertailua, mutta tämä on erityisesti intranetin kohdalla olennaista. Intranetin konsepti ja käyttötarkoitus sekä organisaatiokulttuuri vaikuttavat suuresti, kun valitaan soveltuvinta ratkaisua.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
20.1.2023
SharePoint Online on kiistatta Suomen yleisin intranetratkaisu. Selvityksemme mukaan SharePoint Online on vakiinnuttanut asemansa suosituimpana intranetratkaisuna, ja SharePointin on-premise-versiota lukuun ottamatta, muut teknologiat ja työkalut tulevat kaukaa perässä.
SharePointin valinta intranetratkaisuksi on usein sementoitu muualla kuin viestinnän tai HR:n pöydällä. SharePoint Online sisältyy samaan lisenssipakettiin kuin mm. Microsoftin pilvisähköpostit, Office-ohjelmat ja Teams, joten sen hyödyntäminen intranetratkaisuna – tai osana laajempaa intranettiä, on luonnollista. Se ei kuitenkaan ole aina se soveltuvin ratkaisu, ja myös SharePointin käyttö intranettinä tulisi punnita hyvin.
Sisältökonsepti ohjaa teknologiavalintaa
Intranetillä voidaan organisaatiosta riippuen tarkoittaa joko organisaation sisäistä verkkopalvelua, jossa jaetaan yhteiset ohjeet sekä ajankohtaistietoa, tai laajempaa kokonaisuutta, johon sisältyy lisäksi esimerkiksi dokumenttien työstämistä, toiminnanohjausta ja tehtäväkohtaisia ohjeita sekä työntekijöiden välistä tiedonjakoa ja vuorovaikutusta.
Jos intranettiä ajatellaan laajempana kokonaisuutena, M365 tarjoaa tähän hyvät työkalut. Samassa ekosysteemissä on lukuisia eri työvälineitä, jotka saadaan nivottua lähes saumatta yhteen. Jos tarkastellaan puhtaasti viestinnällistä intranettiä, eli organisaaton sisäistä verkkopalvelua, SharePoint ei kuitenkaan välttämättä ole soveltuvin ratkaisu.
Puhtaasti toiminnallisuuksia tarkastellen, SharePoint Online on monipuolinen ja kyvykäs alusta, mutta SharePointin kanssa joudutaan kuitenkin tekemään kompromisseja. SharePoint -intranet joko istuu käyttötarkoitukseen, tai käyttötarkoitus on muovattava istumaan SharePointiin. Tuotteena SharePoint on otettava enemmän tai vähemmän käyttöön sellaisenaan, eikä sitä juurikaan voi räätälöidä. Toki SharePointilla voidaan tehdä konseptuaalisesti hyvin erilaisia intranettejä, niin kauan kuin voidaan hyödyntää tarjolla olevia sivustotyyppejä.
Ehkä tärkein kysymys SharePoint Onlinen ja toki myös paikallisesti asennettavan SharePoint SE:n kohdalla on, sopiiko intranetin sisältökonsepti SharePointin sivustovetoiseen rakenteeseen. SharePoint -intranet koostuu lukuisista viestintäsivustoista, joissa on sisältösivuja vain yhdessä tasossa. Syviä hierarkioita ei oikein voi tehdä, vaan sisältörakenne tulee mukauttaa SharePointin tarjoamiin mahdollisuuksiin.
Sisältökonseptiin liittyy vahvasti myös käyttöoikeudet. Jos on tarve jakaa oikeuksia jopa sivukohtaisesti, SharePoint ei ole oikea ratkaisu. SharePoint ei taivu kovin granulaariseen oikeushallintaan, sillä luku- ja päivitysoikeudet jaetaan sivustokohtaisesti. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, ettemme voi samassa kontekstissa tarjota tietoa sekä työntekijöille että esimerkiksi esimiehille niin, että työntekijät eivät näe esimiesten sisältöjä.
Jos organisaatiossa on tarve kieliversioinnille, katse kannattaa ehkä suunnata muihin teknologiavaihtoehtoihin. Vaikka ominaisuuksia tarkastellessa, modernissa SharePointissa on kieliversiointi, se ei välttämättä vastaa organisaation tarpeita. SharePointin kieliversiointi on monella tapaa vielä keskeneräinen, vaikka se on kehittynyt alkuajoista. Kaikkia sisältötyyppejä ei esimerkiksi voi kieliversioida.
Vaikka vanhan intranetin sisältökonsepti ei istuisikaan SharePointin sivustorakenteeseen, se ei tarkoita, että SharePoint Online ei voisi olla hyvä vaihtoehto. Se tarkoittaa vain sitä, että intranetin sisältökonsepti on uudistettava vastaamaan SharePointin mahdollisuuksia.
Sama pätee muihin valmiisiin intranettuotteisiin, niin SharePointin päälle rakennettuihin tuotteisiin että tuotteisiin, jotka eivät ole sidoksissa mihinkään ekosysteemiin. Silloin kun oma tarve vastaa tuotteen konseptiin, ongelmia ei ole. Mutta jos vastaavuus on sinne päin, on helpompi muokata omaa tarvetta kuin yrittää muovata valmiista tuoteratkaisusta itselleen sopivaa. Jos tähän ei olla valmiita, pitää tarkastella muita vaihtoehtoja tai rakentaa intranet niin sanotusti pitkästä tavarasta, eli räätälinä tai asiakaskohtaisena toteutuksena jollekin julkaisujärjestelmälle.
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
Pilvi, oma konesali vai joku muu
Ideaalitilanteessa, voisimme aina valita parhaan teknologian juuri meidän käyttötarkoituksemme, vastaamaan meidän sisältökonseptiamme sekä tarpeita toiminnallisuuksille. Se, mitä meidän on tarkoitus rakentaa, on tärkein kriteeri, kun valitaan, millä rakennetaan, mutta ei suinkaan ainoa. Aivan kuten taloa rakentaessa meidän pitää noudattaa rakennuslupaa, meidän pitää intranetin kohdalla ottaa tiettyjä reunaehtoja huomioon.
Pilvikysymykset ovat edelleen pinnalla monessa organisaatiossa. Vaikka SharePointin osalta pilviversio ohitti paikallisesti asennettavat SharePointit jo muutama vuosi sitten, Microsoftin pilvestä tarjottava vaihtoehto ei ole kaikille organisaatioille vieläkään mahdollinen tietoturva- tai tietosuojasyistä. On tulkinnanvarasta täyttääkö Microsoftin pilviympäristö kaikki GDPR:n vaatimukset.
SharePoint Online ei ole ainoa intranetalusta, jota tarjotaan ainoastaan pilvestä. Esimerkiksi Optimizely, jonka CMS:ää (Episerver) on hyödynnetty intranetalustana varsinkin isoissa, kansainvälisissä organisaatioissa on enää saatavilla vain heidän omasta pilvestänsä, vähän vastaavasti kuin SharePoint Online.
Jos vaatimus on, että intranet tulee voida asentaa omaan konesaliin tai vähintään kotimaisen tai eurooppalaisen kumppanin ylläpitämään pilvipalveluympäristöön, vaihtoehtoja karsiutuu pois. Microsoft tarjoaa toki myös paikallisesti asennettavaa SharePointia, joka kulkee nykyisin nimellä Subscription Edition (SE). Jos pilvi-SharePoint ei ole vaihtoehto, paikallisesti asennettava versio voi tulla kyseeseen, mutta silloin emme saa niitä digitaalisen työympäristön synergiaetuja, mitä onlineversio tarjoaa. Lisäksi SharePoint SE:ssä on sisällön suhteen samat reunaehdot kuin SharePoint Onlinessa, joten jos sisältökonsepti ei istu täydellisesti SharePointtiin, kannattaa pohtia muita paikallisesti asennettavia vaihtoehtoja, esimerkiksi WordPressiä.
Noudatetaanko direktiiviä vai tehdäänkö vain saavutettava intranet?
Pilvikysymys ei ole ainoa huomioon otettava asia, kun pohditaan, minkälaiset ratkaisut ylipäätänsä ovat mahdollisia. Myös intranetin saavutettavuus on arvioita, etenkin julkishallinnossa, jokakuuluu saavutettavuusdirektiivin piiriin.
SharePoint Online ei läpäise direktiiviä, ainakaan jos sitä tulkitsee tiukasti. Moni intranetin saavutettavuuteen vaikuttava asia ei ole organisaation itsensä, saati teknisen kumppanin käsissä, vaan edellyttää toimia Microsoftilta. Microsoft on toki vakuuttanut, että he tekevät töitä SharePoint Onlinen saattamiseksi saavutettavuusdirektiivin mukaiseksi, mutta vielä ei olla maalissa.
Verkkopalvelu voi olla käytettävissä avustavilla teknologioilla ilman, että se on saavutettavuusdirektiivin mukainen, mutta jos ollaan oikein tiukkoja, julkishallinnon tulisi rakentaa intranetin sellaisella teknologialla, jonka saavutettavuuteen voi vaikuttaa. Fakta kuitenkin on, että suuri osa julkishallinnon organisaatioista on päätynyt SharePoint -intranettiin, sen saavutettavuushaasteista huolimatta.
Raha ratkaisee ja markkina on kapea
Yksi syy SharePointin suosioon on sen suhteellinen edullisuus. Hyvin harvalla organisaatiolla on loputon budjetti, joten vaikka kaikki muut vertailtavat kriteerit puhuisivat muun teknologian puolesta, raha voi olla se, joka ratkaisee valinnan SharePointin eduksi.
Toki SharePoint on lisensoitu tuote, mutta lisenssit ovat tyypillisesti organisaatioissa jo olemassa muista syistä, joten intranetin näkökulmasta SharePoint on ”lisenssivapaa”. Oikeasti lisenssivapaita vaihtoehtoja toki myös on, yhtenä esimerkkinä WordPress.
Lisenssit voivat muodostaa myös hankintateknisen haasteen varsinkin julkishallinnon organisaatioille, joilla voi olla vaikea hankkia ratkaisua, jolla on kovin korkeat lisenssikustannukset.
Lisenssikysymysten lisäksi, projektikustannukset ja elinkaarikustannukset painavat vaakakupissa. Lähtökohtana voidaan pitää, että mitä valmiimpana tuote otetaan käyttöön, sen pienemmät projektikustannukset siitä syntyy. Elinkaarikustannuksiin puolestaan vaikuttaa niin hostausratkaisu kuin paljonko kehitys- ja ylläpitotyötä voidaan tehdä itse, paljonko on hankittava kumppanilta ja paljonko tulee itse tuotteen mukana.
Maailma on täynnä erilaisia teknologiaratkaisuja ja valmiita intranettuotteita, mutta valitettavasti Suomen markkina on suhteellisen kapea. Microsoft on täällä valtias, ja muutama muu käy taistelua pienistä murusista. Jos haetaan kotimaista kumppania, joka pystyy tarjoamaan intranetille ylläpitopalveluita ja kehitystyötä, joudumme valitettavasti sanomaan hyvästit monelle muuten varteenotettavalle teknologialle. Toki intranettuotteita voidaan ostaa, vaikkei ylläpitokumppania löytyisikään Suomesta, mutta sen on silloin oltava tietoinen ratkaisu. Vahvasti tuotteistetuissa intraneteissä piilee myös toimittajalukon riski.
Summa summarun, intranetin alustaa ei voi valita pelkkiä ominaisuuksia vertailemalla. Teknologioita ei vertailla tyhjiössä, vaan vaihtoehtoja on aina peilattava siihen, mitä niillä olisi tarkoitus saada aikaiseksi ja minkälaisin reunaehdoin. Päätöstä alustasta ei siis tulisi tehdä yksin tietohallinnossa, vaan parhaaseen lopputulokseen päästään useimmiten vuoropuhelulla, jossa on organisaation eri osa-alueet edustettuna.
Sinua voisi kiinnostaa myös seuraavat artikkelit:
- Intranetin voi tehdä WordPressilläkin
- Case Solita: Insider-intranet syntyi Unily-tuotteen päälle
- Riihimäellä Workplace on yhteisöllisyyden väline
- Case: Oulun yliopiston henkilöstöintranetin pääroolissa on palveluhakemisto
- Case: Helsingin yliopiston uudessa intrassa kaikki ovat sisällöntuottajia
Teknologiavalinta on vuosikymmenen investointi
Teknologiaratkaisuissa ei kannata tehdä valintojaan kuumimpien trendien mukaan, vaan soveltuvuuden, skaalautuvuuden, ylläpitokokemuksen, yhteensopivuuden ja elinkaarikustannuksien ehdoilla. North Patrol auttaa näkemään teknologiavaihtoehtojen plussat ja miinukset puolueettomasti, konkreettisesti ja kaukonäköisesti.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
