Helsingin yliopiston uudessa intrassa kaikki ovat sisällöntuottajia

Vuosi 2017 oli Helsingin yliopistossa muutoksen vuosi. Yliopistossa oli käynnissä iso organisaatiouudistus ja samaan aikaan otettiin käyttöön opiskelijoille uusi Opintoni-palvelu, johon oli tarkoitus siirtää sellaisia sisältöjä, jotka ennestään olivat intrassa.

Helsingin yliopiston silloinen Flamma-niminen intra oli yhteinen sekä henkilökunnalle että opiskelijoille. Se oli vuosien saatossa paisunut, ja nyt siitä lohkaistaisiin osa opiskelijoiden sisällöistä muualle. Flamma ei myöskään toiminut mobiilissa, mikä on tänä päivänä suuri miinus. Kun huomioidaan myös, että intranetin alustaratkaisu oli tulossa elinkaarensa päähän, intranetuudistus oli enemmän kuin paikallaan.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Kuvassa Mikko Hassinen, Pauliina Pajunen ja Juha Sjöblom

Vaikka teknisen alustan vaihto oli projektin pakottava tekijä, uudistuksen yhteydessä tuli pohdittavaksi myös, kenelle ja mihin käyttötilanteisiin intra on oikeasti tarkoitettu. Etsiessään ratkaisua näihin kysymyksiin Helsingin yliopisto pyysi North Patrolin mukaan hahmottamaan ylätason konseptia ja yliopistolle sopivaa teknologiaratkaisua.

Yhteisintrasta luovuttiin, siirryttiin Liferayhin

Helsingin yliopisto oli ennen projektin alkua selvittänyt henkilöstön ja opiskelijoiden näkökulmia Flamman uudistamisesta sekä intranetien tulevaisuuden mahdollisuuksia ja kehityssuuntia.

Flamman osalta päätettiin keskittyä palvelemaan ensisijaisesti yliopiston henkilökuntaa. Intranet säilytettiin edelleen avoimena myös opiskelijoille, jotka pääsevät sitä kautta tutustumaan henkilökunnan maailmaan ja seuraamaan yliopistotason asioita.

Konseptuaalisesti uusi intranet tulisi olemaan arkea tukeva työkalu sekä sisäisen viestinnän tärkein väline. Vanhaan Flammaan verrattuna, uudessa intrassa sisältö on fokusoituneempaa, konkreettisempaa ja löydettävämpää, ja siirrytään pois yksikkö- ja organisaatiolähtöisestä ajattelusta.

Konseptuaalisesti oli hyvin tärkeää, että sisältöjä pystytään kohdentamaan eri käyttäjäryhmille. Personointiominaisuuksien puuttuminen oli mm. yksi syy siihen, että Suomessa hyvin yleisesti käytetty O365 Sharepoint Online ei soveltunut teknologiana Helsingin yliopistolle. Uutta ratkaisua pohtiessa tuli huomioitavaksi myös alustan modulaarisuus, sillä uudistusprojekti haluttiin vaiheistaa sekä jatkokehittää osakokonaisuuksina.

Loppupeleissä valinta oli avoimen lähdekoodin Drupalin ja kaupallisesti lisensoidun Liferayn välillä. Molemmat vaihtoehdot istuvat konseptiin ja ovat hyvin räätälöitävissä Helsingin yliopiston tarpeisiin. Yliopiston omaa Java- ja PHP-osaamista voitaisiin myös tulevaisuudessa hyödyntää alustojen ylläpidossa ja jatkokehityksessä. Loppupelissä vaakakuppi kallistui Liferay:n DXP:n puolelle, sen personointiominaisuuksien ja sivujen monistettavuuden vuoksi.

Uusi intranet toteutetaan yhteistyössä yliopistolaisten kanssa

Uuden intranetin kärkitavoitteeksi tuli käyttäjä- ja palvelukokemuksen parantaminen. Uuden intranetin tarkempaan suunnitteluun osallistuu laajasti yliopistolaisia. Yliopisto toteutti syksyllä 2017 yhdessä Helsinki Think Companyn kanssa kuuden viikon #flamethon-yhteiskehittämisprojektin, joihin osallistui noin 60 yliopistolaista.

#flamethon-työpajoissa tunnistettiin ongelmia, rajattiin haasteita, luotiin käyttäjistä minitarinoita ja ideoitiin mahdollisimman suuri määrä ratkaisuehdotuksia. Ensimmäisessä työpajassa luotiin pienryhmissä konseptista ensimmäiset mallit, joita esiteltiin ja opponoitiin.

Seuraavassa työpajassa luotiin konsepteista nopeita käytännön ratkaisumalleja, joista tehtiin prototyypit. Prototyyppejä testattiin oikeilla käyttäjillä, ja yhteensä noin 200 yliopistolaista osallistui näin konseptin kommentointiin.

Lopulta #flamethonista otettiin toteutukseen runsaasti konsepti-ideoita: käyttäjän oma profiilisivu ja sen ohjattu täyttäminen, vuosikellokalenterit eli henkilöstörooleille, sisältösivuille yhteiset ja yksikkökohtaiset sisällöt, jotka kohdentuvat käyttäjän mukaan, ennakoiva ja ehdottava haku sekä roolikohtaiset dashboardit.

Helsingin yliopiston projektia johti omistajan vahva visio

Toteutusprojektin kilpailutuksen voitti Ambientia. Tarjoukset pyydettiin tavoitehintaisina, mutta konsepti muuttui sen verran kilpailutuksen aikana, että uusi intra päädyttiin tekemään ketterillä menetelmillä, Helsingin yliopiston johtamana projektina.

Intraa toteutettiin alusta lähtien hyvässä yhteistyössä. Helsingin yliopiston palvelumuotoilukumppani Digitalist oli mukana muotoilemassa palvelua, ja Ambientian kehittäjät istuivat kaksi päivää viikossa Helsingin yliopiston ohjelmistotuotannon ja verkkopalveluiden asiantuntijoiden kanssa työstämässä ratkaisua yhdessä.

Vaikka Liferay ei tuotteena ollut Helsingin yliopiston kehittäjille ennalta tuttu, sen haltuunotto sujui mutkattomasti. Myös alustan ylläpidon vastuu oli Helsingin yliopistolla, ja ylläpitotyöhön liittyvän osaamisen kasvattaminen oli osa projektityötä.

Toimittajan ja yliopiston intranet-projektiryhmistä muodostetulla yhteisellä projektiryhmällä ja läsnätyöpäivillä pyrittiin varmistamaan saumaton yhteistyö ja tiedonkulku projektin aikana sekä myös yliopiston oman Liferay-osaamisen kehittyminen.

Omissa käsissä oleva toteutusvaihe edellyttää, että asiakkaan taholta on myös resursseja ja osaamista panostaa projektiin. Helsingin yliopisto pystyi irrottamaan projektin Product Owneriksi sataprosenttisella työpanoksella Juha Sjöblomin, jolla oli aikaisempaa kokemusta Liferaysta. Sisältöpuolesta vastasi Pauliina Pajunen ja teknisenä tuoteomistajana toimi Mikko Hassinen.

Kaikki ovat sisällöntuottajia

Liferay oli uusi alusta yliopistolaisille, joten myös sisällöntuotantopuolelle tarvittiin koulutusta. Sisältökoordinaattorit koulutettiin Liferayn käyttöön, ja uusien sivujen luominen ja portlettien hallinta rajattiin pienemmälle porukalle.

Haasteista huolimatta, Liferay on huomattavasti helpompi sisällöntuottajan näkökulmasta kuin vanha Oracle-pohjainen Flamma, sillä sisältöjä voi muokata Wysiwyg-näkymässä. Näin ollen Helsingin yliopistossa päädyttiin ratkaisuun, jossa kuka tahansa intran käyttäjä pääsee uudessa Flammassa muokkaamaan sisältöjä. Kaikille avoimilla muokkausoikeuksilla haluttiin oikeushallintaa yksinkertaisemmaksi, lisää wikimäisyyttä ja avoimuuden kulttuuria. Jokaisella sisällöllä on kuitenkin vastuutaho, jolle menee tieto siitä, kun sisältöä on muokattu.

Hyvä haku toivelistalla

Hyvä haku on jokaisen intrauudistajan toivelistalla korkealla, ja niin myös Helsingin yliopistolla. Uuden Flamman hakuun on panostettu todella paljon.

Hakumoottorina ei ole Liferayn oma haku, vaan Liferay GSearch, joka pohjautuu Elastic Searchiin, ja on käyttökokemukseltaan googlemainen. Liferay GSearch ei ole vielä virallinen osa Liferaytä, vaan Helsingin yliopisto pilotoi sitä.

Kaikelle sisällölle on lisätty avainsanat, ja sisältö on hakukoneoptimoitu. Sisältöjen löydettävyyttä tehostetaan painottamalla tärkeäksi määriteltyjä sanoja ja niiden synonyymejä. Näin voidaan nostaa hakutuloksiin ikään kuin googlemaisesti sponsoroituja linkkejä sellaisiin sisältöihin, joita halutaan käyttäjille korostaa.

Sisäinen some räjäytti pankin

Sisäinen some oli vähällä jäädä konseptista pois, sillä käyttäjätestauksessa siihen suhtauduttiin kahtiajakoisesti. Se päätettiin kuitenkin toteuttaa räätälöitynä toteutuksena Liferayn päälle. Sisäinen some tai yhteisövirta nimettiin Virtaseksi, ja sen käyttö on räjähtänyt. Verrattuna vanhaan intraan, Virtanen on se tärkein erottava tekijä.

Kehityskohteita on vielä

Helsingin yliopistossa digitaalisten palveluiden kehittäminen ei pääty projekteihin vaan ne jatkuvat tuotekehitysprosesseina. Yliopistossa intrankin halutaan vastaavat palveluntarjontaa koskeviin strategisiin tarpeisiin, toisaalta innovatiivisessa yhteisössä ideoita kerätään ja pilotoidaan yhteiskehittämällä.

Lanseeraukseen jälkeen keskeisiä uusia toiminnallisuuksia ovat olleet henkilöhaun kehittäminen ja palveluchatin käyttöönotto. Seuraavaksi jatkokehityksessä keskitytään muun muassa Liferayn hyödyntämiseen entistä tehokkaammin palvelualustana muun muassa työnkulkuihin.

Kaiken kaikkiaan Helsingin Yliopiston Flamma-uudistusprojekti on ollut erittäin onnistunut. Kehitysjonossa ei roiku kuin hyvin pieniä asioita ja pari isompaa kehityskohdetta on jo mietittynä. Samaan henkeen, kuin konseptia syksyllä 2017 työstettiin yhdessä yliopistolaisten kanssa, myös Flamman kehityssuunnitelmia pohditaan yhdessä tulevaisuustyöpajoissa.

Artikkelin pääkuvassa vasemmalla Mikko Hassinen, Pauliina Pajunen ja Juha Sjöblom. Kuva Juho Matilainen/Trustmary.

Projektin tiedot

Helsingin yliopiston Flamma-intranet
Teknologia-alusta: Liferay DXP

  • Ylätason konsepti ja teknologiavalinta: North Patrol, tammikuu 2017 – kesäkuu 2017:
  • Vaatimusmäärittely ja kilpailutus, North Patrol, elokuu 2017 – marraskuu 2017
  • #Flamethon -konseptisuunnittelu, Helsinki Think Company ja Helsingin yliopisto, marraskuu 2017 –joulukuu 2017
  • Palvelumuotoilu ja käyttöliittymäsuunnittelu, Digitalist & Ambientia, kevät 2018
  • Tekninen toteutus: Ambientia, huhtikuu 2018 – toukokuu 2019
  • 1.0-version julkaisu, maaliskuu 2019

 

Suunnittelemme toimivan intranetin

North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.

Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Camilla Heikkilä

VTM, IT-tradenomi Camilla Heikkilä on verkkopalvelusuunnittelun ja palvelukonseptien asiantuntija. Camilla konsultoi asiakkaita erityisesti julkisten ja sisäisten verkkopalveluiden ratkaisujen muotoilussa ja sisältökonseptoinnissa, sekä niiden hankintaan liittyvissä asioissa.

Camillalla on vahva viestinnällinen osaaminen ja hän auttaa kiteyttämään organisaation tarpeet ja sisällöt toimivaksi verkkosivukokonaisuudeksi, jossa myös loppukäyttäjän tarpeet on huomioitu. Teknisen osaamisen ansiosta, Camilla pystyy sujuvasti yhdistämään asiakkaan viestinnälliset tarpeet ja eri teknologioiden tarjoamat mahdollisuudet.

Palvelu- ja sisältökonseptien suunnittelun lisäksi, Camilla auttaa hankkeiden valmistelussa sekä optimaaliseen käyttäjäkokemukseen tähtäävien vaatimusten määrittelemisessä.

Camillalla on vuosien kokemus verkkopalveluiden suunnittelusta sekä sitä ennen yli kymmenen vuoden kokemus erilaisista verkkoviestintätehtävistä järjestösektorilla ja julkishallinnossa. Aikaisemman työuran aikana, Camilla on vastannut useasta verkkopalveluprojektista ja toiminut myös tuoteomistajan roolissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun