Solitan Insider-intranet syntyi Unily-tuotteen päälle

Solitalaisilla koitti uusi aika työyhteisöviestinnässä, kun uusi intranet, Insider, avautui maaliskuussa 2022. Insider on Unily-tuotteeseen pohjautuva intranet-ratkaisu, joka viritettiin vastaamaan Solitan tarpeita. Suomessa tuotteiden päälle tehdyt intranetit ovat harvinaisia, sillä meillä suositaan erityisesti Microsoftin välineiden avulla tehtyjä intranetejä. Millainen Insider on ja miksi Solita päätyi tuotteeseen, vaikka heillä on organisaatiossaan paljon erilaisia työkaluja ja etenkin osaamista?

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

12.5.2022

Anna Availa

Intranet tukemaan avointa ja osallistavaa kulttuuria

Solita aloitti tunnistamalla intranetin tavoitteita sisäisesti alkuvuonna 2021 ja otti keväällä North Patrolin kartoittamaan erilaisia vaihtoehtoja intranetin toteuttamiseksi. Jotta päästiin pureutumaan erilaisiin vaihtoehtoihin, kirkastettiin ensin konseptilliset tarpeet intranetille ja sitten vaatimukset itse työkalulle.

Intranetin tulee kattaa organisaation virallisen viestinnän sekä yhteisöjen virallisen ja epävirallisen viestinnän. Sen pitää palvella erilaisia ammatillisia ja harrastusyhteisöjä kaikissa maissa - ja sisällöntuotannon pitää olla kaikille avointa. Tavoitteena oli, että intranet on jokaiselle solitalaiselle jokapäiväisesti käytettävä sisältöjen keskus, joka yhdellä silmäyksellä näyttää, mikä hänen työympäristössään on tärkeää. Tiedon tulee löytyä nopeasti, ja olla laadukasta – luotettavaa ja ajantasaista. Työntekemisen ja kollaboraation tarpeet hoidetaan muissa kanavissa ja muilla välineillä kuin intranetissä.

Visiona oli, että tulevassa intranetissä solitalaiset käyvät keskustelua, tutustuvat toisiinsa, oppivat toisiltaan, jakavat kokemuksia ja tietoa sekä kannustavat toisiaan. Lisäksi intranetistä pitää nopeasti löytää työkaverit, ja että heidän esittelyistään voi lukea muutakin kuin pelkän yhteystiedon.

Kuva 1: Kuka tahansa solitalainen voi perustaa harrastusryhmä ja alkaa järjestää tapahtumia

”Intranetin pääasialliset kohderyhmät ovat kaikki solitalaiset. Halusimme erityisesti, että uudessa intranetissa on huomioitu eri maissa työskentelevien sekä uusien työntekijöiden tarpeet,” kertoo projektia johtanut Sonja Paju.

16 tuotteen läpikäynti

Konseptillisen määrittelyn jälkeen siirryttiin tunnistamaan keskeisimmät vaatimukset työkalulle, valitsemaan intranetin teknistä alustaa ja perehtymään muutamaan vaihtoehtoon tarkemmin.

Solitan keskeisimmät vaatimukset työkalulle liittyivät sisällön ylläpitoon ja päivitykseen, tiedon käyttämiseen tietokoneella ja mobiilisti, osallistumisen kannustamiseen ja käyttäjähallinnointiin. ”Erityisen tärkeä kriteeri oli nimenomaan sisällöntuotanto, koska Solitan avoin sisäisen viestinnän kulttuuri tarkoittaa sitä, että jokainen työntekijä voi luoda sisältöä intranetissä,” täsmentää Sonja.

Kuva 2: Uudet solitalaiset kirjoittavat itsestään esittelyjä

North Patrol peilasi vaatimuksia 16 intranet-tuotteeseen, joista kolme osui tarkimmin Solitan tarpeisiin. Interactiin, LumAppsiin ja Unilyyn tutustuttiin yhdessä erillisten demosessioiden avulla, ja lopullisen valinnan Solita teki Interactin ja Unilyn välillä testattuaan alustoja aidoilla sisällöillä.

”North Patrolin kanssa tehty esiselvitysprojekti auttoi saamaan omaa ajattelua valmiimmaksi, ja sen avulla tiedettiin, mitä aletaan tekemään sitten, kun itse käyttöönottoprojekti alkaisi,” toteaa Sonja.

Määrämuotoinen käyttöönottoprojekti

Käyttöönottoprojekti sujui hyvin, sillä se oli Unilyn puolesta napakasti roolitettu ja määrämuotoinen: viisivaiheista käyttöönottoprosessia rytmittivät työpajat ja kotitehtävät. Yhteistyö Unilyn projektipäällikön ja teknisen asiantuntijan kanssa sujui hyvin, mutta edellytti Solitalta projektin pitämistä tiukasti näpeissä.

Erityistä paneutumista valmiin tuotteen käyttöönotossa vaati Solita-brändin sovittaminen, kustomoidut postaustyypit ja widgetien tyylien hionta. Lisäksi Solitan avoin organisaatiokulttuuri toi omat haasteensa tuotteen kustomointiin.

”Intranet-tuotteista ei ole juurikaan kotimaisia esimerkkejä, joten benchmarkia oli vaikea saada. Määrittelemällä selkeän vision, huomioimalla meidän ihmiset ja käyttämällä mielikuvitusta saimme kuitenkin aikaan kuitenkin varsin hyvän lopputuloksen”, Sonja sanoo.

Sisältöjen rakentamiseen osallistui lukuisia Solitan tiimejä, ja esimerkiksi liiketoimintayksiköt vastasivat itse omista sivuistaan. Kaikki tehtiin muiden töiden ohessa ja tiukalla aikataululla. ”Automaattisia sisältömigraatioita ei tehty, vaan kaikki rakennettiin käsin uuteen intranetiin, jotta siellä olisi vain se sisältö, joka on relevanttia solitalaisille”, kuvaa Sonja sisältötyötä.

Verkkosivumainen Insider

Kaikki vaiva palkittiin, sillä lopputulos näyttää ja tuntuu hyvältä. Insider-intra on modernin näköinen ja hyvin verkkosivumainen, sillä kuvat ja erilaiset sisältölohkot rytmittävät verkkosivujen taittoa. Erilaisia sisältöblokkeja on käytetty kuitenkin maltillisesti, vaikka Unily itsessään tarjoaa niitä satoja.

Päänavigaation on kaksitasoinen: toisessa on yritys-, työntekijä- ja yhteisöjen sisällöt ja toisesta löytyy pikalinkitykset eri järjestelmiin ja ohjelmiin. "Pikalinkkejä, kuten kaikkea sisältöä, voi kohdentaa esimerkiksi eri maiden työntekijöille, ja käyttäjät voivat itse linkittää käyttämänsä järjestelmät ja ohjelmat omaan valikkoonsa," Sonja kuvailee personointia.

Kuva 3: Eri sisältökokonaisuuksille voi tehdä omia, selkeitä osioita

Innostunut vastaanotto

Insider julkaistiin maaliskuussa 2022 viisi kuukautta projektin alkamisesta. Uusi ja erilainen intranet otettiin innostuneesti vastaan: Insiderin oma analytiikka osoittaa, että liki kaikki 1 300 solitalaisesta on käynyt Insideriin tutustumassa. ”Insider koettiin välittömästi moderniksi ja helppokäyttöiseksi. Ja mikä tärkeintä - haku huomattiin toimivaksi ja tieto löytyy,” Sonja iloitsee.

Vanha intranet oli tekstipainotteinen, ja Insiderissa on panostettu visuaalisuuteen ja käyttökokemukseen.

”Vanha ja uusi intranet ovat niin erilaisia, että muutos tulee viemään aikaa,” toteaa Sonja.

Julkaisun jälkeen kehittäminen jatkuu. Tähän mennessä on otettu käyttöön kourallinen toiminnallisuuksia. Uusia toiminnallisuuksia otetaan käyttöön pikkuhiljaa, esimerkiksi oman uutisnäkymän personointi tulee käyttöön lähiaikoina. Jotta Insider pysyy tuoreena, sitä muokataan aktiivisesti käyttäjien palautteen perusteella.

Sonja on tyytyväinen uuteen intraan ja sen käyttöönottoon. Onnistuneen projektin mahdollisti se, että Solitan viestintä ja it toimivat saumattomasti yhdessä.

”Ilman it:n vahvaa panosta olisimme joutuneet tyytymään karvalakkisempaan malliin,” Sonja kiittelee it:tä. ”Lopputulos on oikein hyvä, ja solitalaisten palaute arvokasta jatkokehittämisen kannalta,” Sonja kertoo.


Harkitsetko intranetia tuotteena?

Brittiläistä Unilyä voi kutsua intranet-tuotteiden mersuksi, koska se sisältää kaiken, mitä intranet-tuotteelta voi toivoa: sisällön kohdentamisen käyttäjän mukaan, notifikaatioiden hallinnan, monipuoliset sosiaaliset toiminnallisuudet, rikastetut henkilöhakemistot, sisäänrakennetun ideointisysteemin, hyvän haun sekä selkeän käyttöliittymän sisältöjen tuottamiseen sekä runsaat vaihtoehdot sisältöjen esittämiseen widgetien avulla. Integrointeina Unily lupaa esimerkiksi sisältöjen jaon Slackiin ja Slack-näkymät upotuksina.

Kuva 4: Unilyn sivut voi rakentaa valmiista blokeista

Valmiiden tuotteiden käyttöönottoprojektit ovat selkeitä, lyhyitä ja nopeita. Tuotteessa on paljon valmiita ominaisuuksia, joista voi valita, mitkä otetaan käyttöön heti ja mitä ehkä myöhemmin. Puhdasverisen saas-tuotteen saa nopeimmillaan muutamassa päivässä. Laajempi kokonaisuus voi syntyä muutamassa viikossa tuotteen ominaisuuksia konfiguroimalla ja teemaa modifioimalla.

Valmiiden intranet-tuotteet ovat lisenssihinnoiltaan yleensä noin 25–50 euroa/käyttäjä/vuosi. Käyttöönoton hinta on tyypillisesti alkaen noin 20 000 € asiakaskohtaiselle käyttöliittymälle, mutta osan voi ottaa käyttöön myös ilman käyttöönottokustannuksia. Eniten hyötyä valmiista tuotteista saa organisaatiot, joissa ei ole paljon omaa henkilökuntaa IT:ssä ja viestinnässä.

Lue lisää valmiista intranet-tuotteista: Raportti analysoi valmiiden intranet-tuotteiden markkinaa

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Anna Availa

FM, KK Anna Availa on verkkoviestinnän sekä sisäisten ja ulkoisten verkkopalvelujen asiantuntija. Anna konsultoi asiakkaita verkkohankkeiden valmistelussa, vaatimusten määrittelyssä ja konseptisuunnittelussa.

Anna on työskennellyt verkkoviestinnän parissa useissa organisaatioissa julkisella ja yksityisellä sektorilla. Yritysten ja kaupunkiorganisaation viestintäpäällikkönä hän on kehittänyt voimakkaasti verkkoviestintää ja luonut organisaatioiden sähköisen viestinnän kokonaisuuksia, joista ovat löytyneet verkkopalvelujen ja introjen lisäksi muun muassa verkkolehdet, -vuosikertomukset ja -lehdet sekä sisäiset ja ulkoiset sosiaaliset mediat.

Annalla on parinkymmenen vuoden ajalta kokemusta lukuisista järjestelmistä, teknologioista ja toimittajista. Johtoryhmätyöskentely useissa organisaatioissa on antanut ymmärryksen siitä, miten liiketoimintaa tuetaan verkkoviestinnän keinoin.

Työssään Anna on vastannut viestintäjärjestelmistä ja toiminut useissa eri rooleissa kehittäessään ja ylläpitäessään niitä niin projektien vetäjänä kuin sisällöntuottajana.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun