Oulun yliopiston henkilöstöintranetin pääroolissa on palveluhakemisto

Oulun yliopistossa kyllästyttiin siihen, että henkilöstön ohjeet ja asiointipalvelut eivät löytyneet viestinnällisen intranetin sisältörakenteesta. Ratkaisuksi suunniteltiin, käyttäjätestattiin ja toteutettiin uusi henkilöstöintra, jossa on helppokäyttöinen palveluhakemisto.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

10.8.2020

Virpi Blom

Oulun yliopiston uusi intra keskittyy tiukasti asiatietoon: yksinkertainen informaation välittäminen on pääasia, ja mitään ylimääräistä ei julkaista. Tämä uudistus on ollut henkilöstölle hyvin tervetullut, kertoo intran käyttöönotosta vastannut viestintäpäällikkö Jaana Sandqvist.

Aiempi henkilöstöintranet oli OnPremises-SharePoint-alustalla toteutettu ”Notio”, joka ei ollut erityisen ihanteellinen viestinnällisten sisältöjen julkaisuun ja esittämiseen selailtavana verkkosivustona. Kun yliopiston julkinen verkkopalvelu (Oulu.fi) oli rakennettu Drupal-alustalle, päätettiin myös viestinnällinen intranet rakentaa Drupalilla.

Teknisen alustauudistuksen yhteydessä lähdettiin ratkaisemaan Notio-intranetin viestinnällisyyteen, löydettävyyteen ja käytettävyyteen liittyvät ongelmat.

Sama julkaisujärjestelmä intrassa ja julkisella sivustolla

Valitsemalla saman Drupal-julkaisujärjestelmän julkisten ja sisäisten verkkopalvelujen alustaksi Oulun yliopisto tavoitteli synergiaetuja niin käyttöympäristöjen ja käyttöpalvelujen pyörittämisessä kuin sisällöntuotannon opittavuudessakin. Kokonaisuuteen suunniteltiin yhteisiä sisältöjä, kuten uutisia ja tapahtumatietoja, joita voitaisiin esittää yhtäläisesti molemmilla sivustoilla.

Nämä jaetun sisällön synergiaedut lunastetaan vasta myöhemmin, sillä uusi henkilöstöintranet päätettiin toteuttaa ajanmukaisesti Drupal8-versiolla, kun julkinen Oulu.fi on toistaiseksi vielä 7-versiossa.

Kun julkinen Oulu.fi-sivusto uudistetaan piakkoin, voidaan sen toteutuksessa ottaa täysimääräisesti huomioon ne Drupal-arkkitehtuurin mahdollistamat keskitetyt tietovarastot, joita intranet ja julkinen www-palvelu molemmat käyttävät.

Käyttäjien ääni mukaan suunnitteluun

Notio-intranetin uudistusta ryhdyttiin suunnittelemaan jo syksyllä 2018: North Patrolin kanssa tehtiin esiselvitys teknologiavalinnoista, kanavien roolituksesta ja viestinnällisen intranetin konseptista. Alkuvuodesta 2019 oli henkilöstöintranetille suunniteltu konsepti, karkeat käyttöliittymäideat ja vaatimusmäärittely.

Vuoden 2019 aikana yliopiston Drupal-kumppani Exove toteutti uuden intranetin, jonka lopullinen käyttökokemus oli yliopiston oman suunnitteluryhmän tarkentama ja testaama.

Uuden intran osioiden ja sivupohjien suunnittelussa olivat mukana sisällöntuottajat, joiden kanssa asioita työstettiin lukuisissa työpajoissa: kaiken kaikkiaan mukana suunnittelutyössä oli lähemmäs 100 henkilöä.

Henkilöstöltä kerättiin avointa palautetta sisältö- ja käyttöliittymäsuunnitelmista, ja sitoutunut käyttäjäpaneeli kommentoi suunnitelmia niiden kaikissa vaiheissa. Käyttäjätestauksia järjestettiin hyödyntämällä erilaisia prototyyppejä, ja lopulliset mallit vielä testattiin pop-up-kierroksella henkilöstön kahvitiloissa.

Testauksista saatiin hyödyllisiä tietoja suunnitelmien tarkentamiseksi ja vahvistusta sille, että suunnittelutyö eteni oikeaan suuntaan. Henkilöstöä pidettiin kärryillä intranet-uudistuksesta tiedottamalla siitä säännöllisesti intranetissä ja yksiköiden info-tilaisuuksissa.

Myös uuden intranetin nimi nousi käyttäjien keskuudesta: henkilöstölle suunnatussa nimikilpailussa parikin työntekijää ehdotti vanhan ”Notio”-intran korvaajaksi palvelua nimeltä ”Patio”, niin tämä valittiin uuden henkilöstöintran nimeksi.

Kuvakaappaus: Pation palveluhakemisto tarjoaa selkeästi jäsennellyt henkilöstöohjeet.

Patio palvelee käyttäjäänsä

Viestinnällisten intranetien joukossa Oulun yliopiston Patio on todella pelkistetty: se tarjoaa sisäistä ajankohtaistietoa, yleistasoisia yksikköesittelyjä ja palveluhakemiston.

Palveluhakemisto on henkilöstöopas, jossa jokainen yksittäinen sisäinen palvelu tai ohjeistus (kuten ”Rekrytointiohje” tai ”Sairauspoissaolo” tai ”Lomien kertyminen”) on muovattu helposti ymmärrettäväksi, vakiomuotoiseksi ”palvelusivuksi”.

Palvelusivun muoto pakottaa sisällöntuottajan esittelemään palvelun ydinasiat tiiviisti, ja palvelusta vastaavan yhteyshenkilön tiedot löytyvät helposti. Jos palveluun liittyy asiointikanava, palvelusivu antaa selkeät ohjeet asiointiin, ja linkki asiointikanavaan löytyy aina samasta paikasta saman näköisenä. Myös linkit liitteisiin, lomakkeisiin tai lisätietoihin on jäsennelty sivupohjassa selkeästi.

Palveluhakemisto on toiminnallinen sovellus, joka tarjoaa selkeät haku- ja selailutoiminnallisuudet palvelujen löytämiseksi. Oulun yliopiston henkilöstö voi selailla palveluja metatietokategorioiden mukaan tai hakea palveluja avoimella sanahaulla. Näin tarvittavat, ajantasaiset ja oikeat henkilöstöohjeet ovat aina helposti ja selkeästi löydettävissä. Tästä ovat käyttäjät kiittäneet.

Yksinkertainen on kaunista

Oulun yliopisto tuntee uivansa nykyisen huomiokulttuurin trendeissä vastavirtaan, kun intranet on mahdollisimman pelkistetty, yksinkertainen työkalu.

Ajankohtaisia uutisia ja tapahtumia sekä niiden kieliversioita on helppoa tuottaa, ja käyttäjät voivat itse valita, minkä yksikön tai aihepiirin uutisointia seuraavat. Jokainen käyttäjä voi myös valita itselleen Pation etusivulle työkaluja ja pikalinkkejä, eli listan itselleen tärkeimmistä sovelluksista ja linkeistä.

Office 365-ympäristön Yammeriin on luotu Patio-keskusteluryhmä, joka on upotettu intranetin etusivulle matalan kynnyksen vuorovaikutuskanavaksi.

RSS-syötteinä Pation etusivulle tuodaan julkisesta verkkopalvelusta uutisotsikot sekä tulevien väitöstilaisuuksien ilmoitukset. Yhteisöpalvelujen kuulumiset kertoo Twitter-syötteiden upotus.

Jos henkilöstö ei ennätä seurailla ajankohtaisuuksia päivittäin, Patio auttaa pysymään ajan tasalla lähettämällä perjantaisin sähköpostiin uutiskirjeen viikon tiedotteista. Uutiskirjeeseen nousee automaattisesti syötteitä uutisista ja tapahtumista, mutta lisäksi viestintäasiantuntija toimittaa sitä ja valitsee uutiskirjeeseen sopivat nostot.

Oulun yliopiston viestinnän ryhmä arkaili pitkään tällaisen ”vanhanaikaisen” viestintäkanavan käyttöä, mutta henkilöstö onkin ollut viestintämuotoon yllättävän mieltynyt. Statistiikka kertoo, että uutiskirjettä luetaan ja klikkaillaan todella paljon, ja henkilöstöltä on myös tullut suoria anomuksia, ettei uutiskirjettä vahingossakaan lopetettaisi.

Usein intranetien käyttöönoton yksi tavoite on sähköpostitulvien vähentäminen, mutta tässä tapauksessa käyttäjien toiveena onkin intran generoima sähköposti!

Henkilöstölle on epäilemättä turvallista ja hallittavaa se, että intran uutisia ei tarvitse väijyä, vaan ne tulevat sähköpostiin helposti bongattaviksi, mutta vain kerran viikossa. Ja vain tiukkaa asiaa. Esimerkiksi henkilöstöhallinnolle tämä on toimiva ja henkilöstön tavoittava tiedotuskanava.

Appimainen intranet, mutta yllättävät työpöytäkäyttäjät

Kun Pation keskeisin anti on palveluhakemisto, hakemisto on rakennettu optimaaliseen mobiilikäyttöön. Niinpä mobiilinäkymät Patiosta ovat pelkistyneisyydessään hyvin ”appimaisia”. Myös hakutoimintoihin ja tietojen seurantaan kännykällä on kiinnitetty erityistä huomiota, jotta mobiilikäyttö olisi sujuvaa.

Yllättävästi kuitenkin statistiikan mukaan 98% käyttäjistä käyttää henkilöstöintraa työkoneellaan, ei mobiililaitteilla. Mikä tähän lienee syynä? Ovatko käyttäjien aikaisemmat kokemukset niin lannistavia, että mobiilikäytön mahdollisuuteen ei uskota? Vai onko yliopiston henkilökunta niin vahvasti tietotyöläisiä, että tietoja etsitään vain työympäristössä?

Oulun yliopiston käyttäjäkyselyillä selvitellään tätäkin kysymystä. Seurannassa on todettu, että mobiilikäyttäjien osuus kasvaa pikku hiljaa koko ajan. Henkilöstö siis näyttää lämpenevän hitaasti mobiilikäyttöön, jonka osuus on noussut kesään 2020 mennessä jo 13 prosenttiin.

Uusi Patio on nyt ollut käytössä joulukuusta 2019 lähtien, ja jatkokehittämistä tehdään käyttäjätarpeiden mukaan jatkuvana linjatyönä.

Pation jatkokehittämisestä vastaa tuoteomistajana toimiva Oulun yliopiston viestintäpäällikkö Jaana Sandqvist, joka näkee Pation tulevaisuuden valoisana:

”Kesäkuun käyttäjäkyselyn mukaan Patio saa kiitosta selkeydestä ja siitä, että etusivu tarjoaa niin käteviä pikalinkkejä kuin helposti katsauksen yliopiston ajankohtaisiin asioihin. Palvelut ja ohjeet -osio koetaan palvelevaksi ja tästä olen erityisen iloinen.

Jatkokehitystä ohjaa käyttäjäkyselyssä esiin tulleet kehittämistarpeet – osa on pieniä hyviä ideoita käyttäjiltä ja osa taas isompia kehittämispolkuja. Tulevaisuuden isoimpana suuntaviivana on haun kehittäminen edelleen ja yliopiston eri verkkosivustojen sekä niihin liittyvien järjestelmien yhteispeli.”

Oulun yliopiston henkilöstöintranet Patio

Asiakas:  Oulun yliopisto
Teknologia-alusta: Drupal 8

Suunnittelemme toimivan intranetin

North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.

Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Virpi Blom

FM Virpi Blom on verkkopalvelustrategioiden, käyttökokemuksen ja palvelukonseptien asiantuntija. Virpi konsultoi asiakkaitaan strategisten linjausten, konseptoinnin, määrittelyn ja suunnittelun kysymyksissä. Hänen erityisosaamistaan on verkkopalvelujen hyötyodotusten kirkastaminen, positiivisen käyttäjäkokemuksen varmistaminen sekä hankittavien ratkaisujen konseptointi ja määrittely siten, että niin loppukäyttäjien kuin ylläpitäjienkin tarpeet täyttyvät.

Virpin 25-vuotinen kokemus verkkopalvelujen suunnittelusta sisältää satojen internet-, intranet- ja extranet-palvelujen määrittelyä, suunnittelua, toteutusta, käytettävyystestausta ja kehittämistä. Aiemmissa työpaikoissaan hän on mm. toiminut johtavana konsulttina, konsultoinut verkkopalvelujen suunnittelua ja toteutusta lukuisissa eri rooleissa ja vetänyt User Experience -tiimiä.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun