North Patrol on digipalvelujen ja tietojärjestelmien suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Muotoilemme ideoista vision ja palvelukonseptin, löydämme parhaat arkkitehtuuri- ja teknologiaratkaisut, suunnittelemme toimivan käyttökokemuksen ja kilpailutamme ihannekumppanin toteutustyöhön. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Askelmerkit tietojärjestelmäuudistukseen: Isot päätökset, reittivaihtoehdot ja määrittelyn startti
Tietojärjestelmäuudistus ei yleensä epäonnistu siksi, että valittu teknologia olisi yksinään huono. Useammin ongelmat alkavat jo ennen teknologiavalintaa. Uudistusta lähdetään viemään väärällä oletuksella, vaihtoehtoisia etenemisreittejä ei tunnisteta, määrittely aloitetaan liian aikaisin tai kilpailutus käynnistetään ennen kuin tiedetään, mitä oikeastaan ollaan hankkimassa.
North Patrolin Perttu Tolvanen ja Noora Linnermo keskustelivat 13.5.2026 pidetyssä webinaarissaan tietojärjestelmäuudistuksen alkuvaiheesta. Mistä kannattaa lähteä liikkeelle, mitä päätöksiä alussa pitää tehdä, millaisia reittivaihtoehtoja uudistukselle voi olla ja miten valittu reitti vaikuttaa määrittelyyn ja hankinnan valmisteluun?
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Tietojärjestelmäuudistuksen lähtölaukaus voi tulla monesta suunnasta. Nykyinen järjestelmä ei enää tue toimintaa. Prosessit ovat liian manuaalisia. Integraatiot eivät toimi. Datan hallinta on vaikeaa. Kehittäminen on hidasta. Toimittajariippuvuus on kasvanut liian suureksi.
Tässä kohdassa keskustelu lähtee helposti väärään suuntaan. Sen sijaan, että pohditaan millaisella järjestelmällä nykymallin haasteita lähdetään ratkomaan, keskustelun tulisi keskittyä siihen, mitä ongelmaa oikeasti ollaan edes ratkaisemassa.
Harvoin kyse on vain järjestelmästä. Taustalla voi olla prosessiongelmia, epäselviä rooleja, osaamispuutteita, integraatioiden ja arkkitehtuurin haasteita, toimittajayhteistyön ongelmia tai näiden yhdistelmä. Jos ongelma tulkitaan liian nopeasti järjestelmäongelmaksi, organisaatio voi päätyä hankkimaan uuden korvaavan ratkaisun, johon vanhat toimintatavat ja epäselvyydet siirtyvät sellaisenaan.
Nykytilan analyysia ei kannata ohittaa
Kun vanha järjestelmä turhauttaa, nykytilan analysointi voi tuntua viivyttelyltä. Usein se on kuitenkin juuri se vaihe, joka säästää myöhemmin eniten aikaa ja rahaa.
Nykyjärjestelmän ongelmat tunnetaan yleensä hyvin, ainakin käyttäjien kipupisteiden tasolla. Huonommin tunnetaan järjestelmän vahvuudet, piilossa oleva monimutkaisuus ja todelliset riippuvuudet. Järjestelmässä voi olla poikkeuksia, integraatioita, raportteja, käyttöoikeusratkaisuja ja hiljaista osaamista, joita ei ole dokumentoitu kunnolla, mutta jotka ovat arjen toiminnalle kriittisiä.
Rehellinen nykytila-analyysi auttaa tekemään järkeviä tulevaisuutta koskevia päätöksiä. Mikä nykyisessä ratkaisussa toimii? Mikä on aidosti elinkaarensa päässä? Mitkä ongelmat johtuvat järjestelmästä ja mitkä toimintamallista? Mitkä riippuvuudet on huomioitava, vaikka ratkaisu olisi kokonaan uusi?
Johdolle pitää esittää oikeat alkuvaiheen kysymykset
Tietojärjestelmäuudistus ei ole vain tietohallinnon tai yksittäisen yksikön kehittämisprojekti. Uudistuksella voi olla suuretkin vaikutukset toimintamalleihin, asiakaskokemukseen, henkilöstön työhön, kustannuksiin, dataan, toimittajasuhteisiin ja koko organisaation kehityskykyyn.
Uudistuksen alkuvaiheessa onkin olennaista tehdä näkyväksi, mihin uudistus organisaation sitoo sekä pohtia mikä on uudistuksen strateginen merkitys ja millaisesta investoinnista puhutaan. Ennen uudistuksen käynnistystä on myös linjattava, onko organisaatiossa riittävästi muutoksen läpivientikykyä, onko nyt oikea hetki sekä mitkä ovat aikataulun, resurssien, osaamisen ja arkkitehtuurin reunaehdot.
Hyvä alkuvaiheen päätöksenteko ei lukitse vielä yksityiskohtaista ratkaisua. Se kirkastaa, kuinka iso muutos on kyseessä ja mitä vaihtoehtoja kannattaa selvittää.
Reittivaihtoehtoja on usein monia
Tietojärjestelmäuudistus ei tarkoita automaattisesti vanhan järjestelmän korvaamista uudella. Vaihtoehtoisia etenemisreittejä on usein monia.
Nykyisen ratkaisun jatkokehitys voi olla järkevää, jos järjestelmä on edelleen elinkelpoinen, mutta sen toiminnallisuudet, käyttöliittymä, integraatiot tai hallintamalli kaipaavat parannusta. Ennen jatkokehittämisestä päättämistä on hyvä tarkastella kriittisesti mm. järjestelmän odotettua elinkaarta sekä tulevaisuudessa maksettavaksi tulevaa teknistä velkaa.
Uuden järjestelmän rakentaminen voi olla perusteltua, jos kehittämisen tarpeet ovat sellaisia, etteivät nykyratkaisu tai saatavilla olevat valmisratkaisut taivu keskeisiin vaatimuksiin. Tämä reittivalinta on mm. määrittelytyön osalta hyvin työläs. Uudistuksen onnistunut läpivienti edellyttääkin lisäksi tiukkaa projektinhallintaa sekä selkeää siirtymävaiheen suunnittelua.
Palveluna ostettava valmisratkaisu voi olla kustannustehokas ja nopeampi vaihtoehto, jos markkinoilta löytyy organisaation tarpeisiin hyvin soveltuva tuote tai palvelukokonaisuus, jonka toimintamalliin organisaatio pystyy mukautumaan. Valmisratkaisuun siirtymisessä korostuvat usein juuri prosessien, roolien, vastuiden ja palvelutasojen sovittaminen valitun ratkaisun reunaehtoihin.
Joskus paras vaihtoehto on toimintamallien muuttaminen ilman varsinaista järjestelmäremonttia. Tunnistetut ongelmat voivat ratketa uuden teknisen ratkaisun hankinnan sijaan työnjaon, prosessien, vastuiden, ohjeistusten tai tiedonhallinnan parantamisella. Tämä vaihtoehto jää helposti liian vähälle huomiolle, vaikka se voisi monissa tilanteissa tuottaa riittävän hyödyn pienemmällä vaivalla ja kustannuksilla.
Usein lopullinen ratkaisu on myös näiden vaihtoehtojen yhdistelmä. Jotain jatkokehitetään, jotain korvataan, jotain ostetaan palveluna ja jotain ratkaistaan toimintamallia muuttamalla.
Uudistuksen alkuvaiheessa tarvitaan jonkinlainen hypoteesi suunnasta, muuten uudistuksen suunnittelussa ei päästä eteenpäin. Olemassa olevat reittivaihtoehdot kannattaakin tunnistaa ja analysoida mahdollisimman varhain.
Vaatimusmäärittelyä pidetään usein tietojärjestelmähankkeen vakiona. Kerätään tarpeet, kirjataan vaatimukset ja lähdetään kilpailuttamaan. Todellisuudessa hyvä määrittely riippuu hyvin paljon siitä, millaista uudistusreittiä on suunniteltu kuljettavan.
Nykyistä ratkaisua jatkokehitettäessä määrittely painottuu muutoksiin, nykyjärjestelmän rajoitteisiin, priorisointiin ja teknisen tiimin kanssa tehtävään tarkentavaa suunnitteluun. Mikäli lähdetään rakentamaan kokonaan uutta järjestelmää, tarvitaan tavoitetilan vaatimusmäärittelyä, teknologiarajauksia, hankinnan kohteen kuvausta ja usein ensimmäisen vaiheen tai MVP-version tarkempaa määrittelyä.
Jos ostetaan palvelu tai valmisratkaisu, määrittelyssä korostuvat palvelukuvaus, toimintamalli, roolit, vastuut, palvelutasot, sopimukset ja hallintamallit. Mikäli uudistus kohdistuu järjestelmäremontin sijaan toimintamallien parantamiseen, määrittelytyö kohdistuu ennen kaikkea prosessien muotoiluun sekä työnjaon, päätöksenteon, ohjeistusten ja muutoksen jalkautuksen suunnitteluun.
Esiselvitys säästää väärältä työltä
Hyvin tehty esiselvitys on usein paras tapa varmistaa, että uudistus lähtee oikeaan suuntaan. Esiselvityksessä ei vielä ratkaista kaikkea, mutta sen avulla luodaan riittävä ymmärrys päätöksenteon tueksi.
Ensin kuvataan liiketoimintaongelma ja sen vaikutukset. Sen jälkeen erotellaan järjestelmäongelmat, prosessiongelmat, osaamisongelmat, arkkitehtuurin haasteet ja toimittajayhteistyön ongelmat toisistaan. Nykytila dokumentoidaan riittävällä tasolla, myös nykyisen ratkaisun vahvuudet ja riippuvuudet huomioiden.
Tämän jälkeen tunnistetaan realistiset reittivaihtoehdot ja arvioidaan niiden kustannukset, aikataulu, muutosvaikutus, riskit ja elinkaari. Vasta sitten päätetään alustava suunta ja tehdään sitä tukeva määrittely. Varsinainen kilpailutus, toteutuksen suunnittelu tai toimintamallien muutosohjelma kannattaa käynnistää vasta, kun nämä kysymykset on käsitelty.
Tarvitsetko tukea tietojärjestelmäuudistuksen käynnistämiseen? Pohditaanko organisaatiossanne tietojärjestelmäuudistusta, mutta suunta, laajuus tai toteutusreitti ei ole vielä selvä?
North Patrol auttaa nykytilan analyysissä, vaihtoehtoisten uudistusreittien tunnistamisessa, tavoitetilan ja tiekartan muotoilussa, vaatimusmäärittelyssä, markkinakartoituksessa ja toimittajavalinnan valmistelussa. Autamme tekemään alkuvaiheen päätökset niin, että kilpailutus, toteutus tai toimintamallien muutos voidaan käynnistää oikealta pohjalta.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme:
Onko intranet kuolemassa? Intranet-selvityksen tulosjulkistus (3.6.2026 klo 10:00).
Ilmoittaudu webinaariin!
KTM Noora Linnermo on digitaalisen liiketoiminnan ja palvelukonseptien asiantuntija. Noora konsultoi asiakkaita tietojärjestelmien suunnittelussa, hankkeiden valmistelussa sekä optimaaliseen käyttäjäkokemukseen tähtäävien vaatimusten määrittelyssä.
Nooralla on vuosien kokemus erilaisten tietojärjestelmähankkeiden johtamisesta ja hän osaa auttaa hankkeiden suunnittelussa huomioiden sekä organisaation, loppukäyttäjien että ylläpitäjien tarpeet. Noora osaa tukea suunniteltavan ratkaisun organisaatiolle tuomien hyötyjen tunnistamisessa, hankkeen vaiheistuksessa ja tavoitteiden asetannassa.
Aiemmin työurallaan Noora on osallistunut tietojärjestelmäprojekteihin sekä tilaajan, toimittajan että konsultoivan asiantuntijan rooleissa. Projekteissaan hän on vastannut mm. tarvekartoituksista, toiminnallisista sekä teknisistä määrityksistä, käyttäjätestauksista ja käyttöönotoista sekä koulutuksista. Hän on toiminut myös teknisenä tuotepäällikkönä sekä järjestelmä- ja kehityspäällikkönä osallistuen organisaation IT-ratkaisuiden kokonaisvaltaiseen suunnitteluun ja kehitykseen.
Autamme vaativien ja laajojen tietojärjestelmähankkeiden valmistelussa. Olemme erittäin kokeneita esiselvitysvaiheiden ja vaatimusmäärittelyvaiheiden läpiviejiä. Yhdistämme usein prosessiin myös markkinavuoropuhelua ja neuvotteluja toimittajien kanssa.
Meitä on yhdeksän konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 40 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.
Olemme apunasi, kun kaipaat laadukasta vaatimusten määrittelyä, sopivimman konseptin ja ratkaisun muotoilua, tarjouskilpailun läpivientiä tai toteuttajan valvontaa ja apua testaukseen.
Olemme erikoistuneet digipalveluiden suunnittelutyöhön ja laadukkaaseen vaatimusmäärittelyyn. Tehtävämme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.
Kokemuksen tuomaa tietoa päätöksentekoon
Me emme myy koodausta emmekä lisenssejä. Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.
Projekti etenee aikataulussa
Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta. Me myös pidämme huolen, että oma organisaatiosi tekee päätöksiä sovitussa aikataulussa ja dokumentit valmistuvat annetuissa työmäärissä.
