Tietojärjestelmähankinnat ovat yrityksille ja organisaatioille merkittäviä investointeja – mutta silti ne epäonnistuvat yllättävän usein. Yleisin syy ei ole teknologia, vaan puutteellinen valmistelu ja tästä seuranneet ongelmat. Tässä artikkelissa käyn läpi, miksi laadukas esiselvitys on onnistuneen hankinnan kriittisin vaihe. Täydellinen ratkaisu ei ole esiselvityskään, mutta sen avulla voidaan välttää monia tyypillisiä karikoita, erityisesti jos esiselvitys tehdään huolellisesti.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
6.5.2026
Miksi tietojärjestelmähankkeet epäonnistuvat?
Tietojärjestelmähankkeiden epäonnistumisia selitetään usein väärillä teknologiavalinnoilla tai toimittajaongelmilla. Nämä voivat olla joskus ihan oikeitakin syitä ongelmiin, mutta edelleen se yleisin juurisyy liittyy hankkeen heikkoon valmisteluun. Väärä tuotevalinta tai huono tekninen toimittaja ovat ongelmia, jotka ovat usein hyvin suoraa seurausta siitä, kun valmisteluvaiheessa on hätiköity tai pohjatyöt on vain yksinkertaisesti tehty huonosti.
Moni hanke käynnistyy tilanteessa, jossa organisaatiossa on tunnistettu tarve muutokselle, mutta vielä ei ymmärretä riittävän tarkasti, mitä pitäisi ratkaista. Asiantuntijat siis ryhtyvät ratkaisemaan ongelmaa, ostamaan teknologiaa tai kilpailuttamaan kumppania liian aikaisin. Jos ongelmaa ei ymmärretä tarpeeksi hyvin, jäävät hankkeen tavoitteet liian yleiselle tasolle, eikä hankkeelle muodostu selkeää suuntaa tai tehtävää.
Kun projekti etenee liian vauhdikkaasti, saatetaan esimerkiksi tehdä teknologiavalintoja liian aikaisin – eli aikaisessa vaiheessa valitaan järjestelmä, ja vasta sen jälkeen yritetään sovittaa omat tarpeet siihen.
Toinen tyypillinen ongelma on se, että käyttäjien ja liiketoiminnan tarpeita ei kartoiteta riittävän systemaattisesti. Tällöin lopputuloksena voi olla tietojärjestelmä, joka on teknisesti toimiva, mutta ei tue arjen tekemistä. Tähän päädytään usein siksi, että hankkeiden toteutus on ollut liian IT-vetoista, vaikka yleensä tietojärjestelmien uudistuksissa on kyse pohjimmiltaan liiketoiminnan kehittämisestä. Ilman liiketoimintajohdon ja avainhenkilöiden aitoa sitoutumista onnistuminen on epätodennäköistä, koska liiketoiminnan käsitys erinomaisesta tietojärjestelmästä on usein erilainen kuin IT-osaston käsitys tästä asiasta.
Mitä esiselvitys ratkaisee?
Hyvin tehty esiselvitys tuo rakenteen ja suunnan hankkeelle. Sen keskeinen tehtävä on varmistaa, että ollaan ratkaisemassa oikeaa ongelmaa – ja että ratkaisu on organisaation näkökulmasta tarkoituksenmukainen.
Esiselvityksen aikana uudistuksen tavoitteet konkretisoidaan. Samalla tunnistetaan keskeiset tarpeet ja rajataan hankkeen laajuus. Tämä auttaa välttämään tilanteen, jossa projekti kasvaa hallitsemattomasti tai lähtee väärään suuntaan jo alkuvaiheessa. Mitä konkreettisemmin hanke pystytään rajaamaan ja suunnittelemaan jo valmisteluvaiheessa, sitä paremmin tiedostetaan toteutusvaiheessa tilanteet, joissa poiketaan alkuperäisestä suunnitelmasta. Selkeät tavoitteet ja rajaukset antavat myös muulle organisaatiolle ja rinnakkaisille hankkeille ennustettavat tiekartat ja aikataulut.
Toinen keskeinen hyöty on yhteisen ymmärryksen rakentaminen. Kun liiketoiminta, IT ja muut sidosryhmät osallistuvat valmisteluun, syntyy yhteinen näkemys siitä, mitä ollaan tekemässä ja miksi. Tämä vähentää väärinymmärryksiä myöhemmissä vaiheissa ja helpottaa päätöksentekoa. Liian usein eri yksiköiden erilaisia vaatimuksia ja toivomuksia yhteensovitetaan keskellä teknistä toteutusta, jolloin yleensä päädytään erikoisiin kompromisseihin tai hankkeen toteutus venyy, koska vaatimuksista ei saada yhteisymmärrystä.
Samalla hyvä esiselvitys toimii johdon työkaluna. Sen avulla voidaan arvioida hankkeen hyötyjä, kustannuksia ja riskejä ennen kuin sitoudutaan varsinaiseen toteutukseen. Käytännössä esiselvitys on vaihe, jossa tehdään perusteltu päätös siitä, kannattaako hanke käynnistää ja millä tavalla.
Liiketoiminnan ja IT:n yhteinen näkökulma
Yksi esiselvityksen tärkeimmistä tehtävistä on tuoda yhteen kaksi näkökulmaa: liiketoiminta ja IT.
Liiketoiminnan näkökulmasta kyse on investoinnista. Tavoitteena on parantaa tehokkuutta, asiakaskokemusta tai esimerkiksi tiedon hyödyntämistä. IT:n näkökulmasta taas keskeisiä kysymyksiä ovat toteutettavuus, arkkitehtuuri ja järjestelmäkokonaisuuden hallittavuus.
Ilman esiselvitystä nämä näkökulmat jäävät helposti erillisiksi. Liiketoiminta määrittelee tavoitteet omista lähtökohdistaan, ja IT yrittää myöhemmin sovittaa niitä tekniseen ympäristöön. Tämä voi johtaa kompromisseihin tai konflikteihin toteutuksen aikana, jotka heikentävät lopputuloksen laatua.
Esiselvitysvaiheessa nämä näkökulmat tuodaan samaan pöytään. Tavoitteita tarkastellaan yhtä aikaa sekä liiketoiminnan hyötyjen että teknisen toteutettavuuden kannalta. Samalla syntyy yhteinen kieli, jonka avulla hanketta voidaan viedä eteenpäin hallitusti.
Mitä tapahtuu ilman esiselvitystä?
Kun esiselvitys jätetään tekemättä tai tehdään liian kevyesti, seuraukset näkyvät lähes aina myöhemmissä vaiheissa.
Yleisin lopputulos on väärä järjestelmävalinta. Kun tarpeita ei ole määritelty riittävän tarkasti, valinta perustuu helposti oletuksiin tai yksittäisiin ominaisuuksiin. Tällöin järjestelmä ei lopulta tue organisaation todellisia tarpeita tai järjestelmän elinkaaren aikana kohdataan ongelmia. Huonosti sopiva järjestelmä rasittaa organisaation toimintaa yleensä useiden vuosien ajan, koska koko järjestelmän vaihtaminen on vaikeata, eikä usein ole taloudellisesti perusteltua, jos järjestelmä toimii edes kohtuullisesti.
Huonon valmistelun toinen tyypillinen seuraus on kustannuksien ja aikataulun karkaaminen käsistä. Puutteellinen valmistelu johtaa jatkuviin muutoksiin toteutusprojektin aikana, mikä kasvattaa sekä työmäärää että riskejä. Samalla projektin hallinta vaikeutuu. Yleensä tietojärjestelmähankkeissa on toteutusvaiheessa aina ratkaistavia ongelmia ja yllättäviä tilanteita. Siksi ne yllätykset, jotka on mahdollista ennakoida, kannattaa käsitellä ja ratkaista etupainotteisesti.
Lopulta ongelmien vaikutukset näkyvät tietojärjestelmän käyttäjissä ja liiketoiminnan sujuvuudessa. Jos järjestelmä ei vastaa tarpeisiin tai sen käyttöönotto on puutteellisesti valmisteltu, käyttäjätyytyväisyys jää alhaiseksi ja liiketoiminta ei sujukaan helpommin – ja näin investoinnin hyödyt jäävät saavuttamatta.
Esiselvitys ei hidasta hanketta – se mahdollistaa onnistumisen
Esiselvitys saatetaan joskus nähdä vaiheena, joka hidastaa hankkeen aikataulua. Käytännössä vaikutus on päinvastainen.
Huolellinen valmistelu nopeuttaa toteutusta, koska suunta on alusta asti oikea. Päätökset perustuvat tietoon, ei oletuksiin, ja projektin aikana tarvitaan vähemmän korjausliikkeitä.
Muutaman kuukauden panostus esiselvitykseen maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti toteutusvaiheessa. Samalla se vähentää merkittävästi riskiä epäonnistua.
Jos tietojärjestelmähankkeessa halutaan onnistua, tärkein päätös tehdään jo ennen projektin käynnistämistä: tehdäänkö esiselvitys kunnolla – vai ei.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Askelmerkit tietojärjestelmäuudistukseen: isot päätökset, reittivaihtoehdot ja määrittelyn startti (13.5.2026 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
