Verkkopalvelun vaatimusmäärittely on neuvottelu- ja kommunikointiväline, joka auttaa ostamisessa ja kilpailutuksessa. Etenkin avoimessa menettelyssä vaatimusmäärittely on kenties tärkein dokumentti, sillä se kuvaa toimittajalle sen palvelun, jonka heidän tulee luoda. Hyvin tehtynä vaatimusmäärittely auttaa myös toteutusprojektia pysymään raiteilla, sillä toimittaja pystyy tarjousvaiheessa arvioimaan työmäärän ja kustannukset mahdollisimman tarkasti ja kehitysjonoon päästään heti kiinni.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
16.11.2022
Aloitetaan sillä, että mitä oikein tarkoitetaan, kun puhutaan vaatimusmäärittelystä. Meidän puheissamme vaatimusmäärittely on noin 30–60 sivuinen proosamuotoinen synteesi siitä, mitä ollaan ostamassa. Vaatimusmäärittelyssä kuvataan toteutettava järjestelmä sekä käyttäjien että liiketoiminnan näkökulmasta. Siinä kuvataan usein niin lähtökohdat, tavoitteet ja palvelukonsepti, kuin vaatimukset sisällöille ja niiden esittämiselle sekä usein myös käyttökokemus, jota tavoitellaan. Lisäksi kuvataan tarvittavat toiminnallisuudet sekä tekniset vaatimukset ja reunaehdot.
Vaatimusmäärittelyllä maalaamme luotavasta palvelusta kokonaiskuvan, joka kertoo, mitä on tarkoitus tehdä ja miksi, sen sijaan, että listaamme irrallisena asioita, joita esimerkiksi uudessa verkkopalvelussa tulee olla, Vaatimusmäärittely ei siis ole sama asia kuin vaatimusluettelo, joskin vaatimusmäärittelystä voi halutessaan johtaa vaatimusluettelon.
Jos olet hankkimassa ja vertailemassa tuotetta, jolla joko on tarvittavia ominaisuuksia tai ei, taulukkomuotoinen luettelo soveltuu hyvin. Kun puolestaan ollaan tekemässä asiakaskohtaista toteutusta joko täysin räätälinä tai jonkun järjestelmän päälle, vaatimusluetteloa tärkeämpää on ymmärtää ja kuvata kokonaisuus, jota ollaan luomassa.
Vaatimusmäärittelyn avulla toimittaja arvioi työmäärät
Ensisijaisesti vaatimusmäärittelyä kirjoitetaan toimittajille, jotta heille syntyisi riittävän hyvä kuva lopputuloksesta, jonka heidän odotetaan toteutettavan. Siitä huolimatta, että vaatimusmäärittelyn sivumäärä voi olla joskus hyvinkin suuri, sillä ei pyritä tyhjentämään pajatsoa, vaan siinä kuvataan pelkästään ensimmäisessä vaiheessa toteutettava kokonaisuus, jota hankinta koskee.
Vaatimusmäärittely on myös juridinen dokumentti, joka on keskeinen osa allekirjoitettavaa sopimusta. Toimittaja sitoutuu tarjouksessaan tekemään sen palvelun, joka on vaatimusmäärittelyssä kuvattu. Tämä ensimmäinen, vaatimusmäärittelyssä kuvattu vaihe sidotaan hyvin usein joko kiinteään hintaan tai tavoitehintaan, joten toimittajan on tarjousta tehdessä tiedettävä, mitä hintaan tulisi sisältyä. Verkkopalvelun jatkokehitys on asia erikseen, eikä tulevia tarpeita tarvitse arvata vaatimusmäärittelyä tehdessä, joskin tahtotila tulevista kehityssuunnista voidaan kuvata, jos nämä ovat tiedossa.
Vaatimusmäärittely kirjoitetaan sellaisella tasolla, että toimittaja pystyy sen perusteella arvioimaan toteutuksen kustannukset, mutta jätetään tarpeeksi liikkumavaraa toimittajalle hyödyntää omaa osaamistaan varsinaisessa toteutuksessa. Emme siis kerro, miten palvelu tulee toteuttaa, vaan kuvaamme miten halutaan asioiden toimivan. Toimittajan vastuulla on keksiä, millä tavalla tarpeet ratkaistaan mahdollisimman fiksusti. Vaatimusmäärittelyä voi verrata vaikka arkkitehdin piirustuksiin, joihin insinöörien tulee löytää ratkaisut, ennen kuin rakentaminen voi varsinaisesti alkaa.
Laatuvertailu tehdään vaatimusmäärittelyä vasten
Hankintavaiheessa, toimittajan tehtävänä on vakuuttaa hankintayksikkö siitä, että osaavat tehdä vaatimusmäärittelyssä kuvatun palvelun. Toimittajien osaamista voidaan arvioida esittämällä heille kysymyksiä siitä, miten heidän mielestänsä vaatimusmäärittelyssä kuvatut asiat tulisi toteuttaa. Toimittaja tuo vastauksissaan osaamistaan esille, ja vastaukset arvioidaan osana laatuvertailua. Jos vertaa vaatimusluetteloihin, joiden arviointi ja pisteytys on suhteellisen suoraviivaista, ratkaisukysymysten arviointi vaatii enemmän tietotaitoa hankintayksiköltä, mutta antaa paremman kuvan toimittajan osaamisesta. Sen sijaan, että tyydymme toimittajan vakuutukseen siitä, että jokin asia tehdään, kysymme, miten asia tehdään.
Julkisissa hankinnoissa ja avointa menettelyä hyödyntäen vaatimusmäärittelyyn kohdistuvat ratkaisukysymykset tulee esittää kirjallisesti, mutta esimerkiksi yksityisen puolen hankinoissa voidaan samantyyppisiä kysymyksiä esittää toimittajan kanssa käytävissä neuvotteluissa.
Laatuvertailussa tulee olla tarkkana sen suhteen, että kysytään ratkaisuja vain sellaisiin asioihin, jotka on vaatimusmäärittelyssä kuvattu. Toimittajilta on vaikea vaatia vastauksia sellaisiin asioihin, joista näillä ei ole tietoa.
Vaatimusmäärittelyn tulee olla jokaisen ymmärrettävissä
Sen lisäksi, että vaatimusmäärittely toimii hankinnan apuvälineenä, se on myös tärkeä kommunikoinnin väline, myös organisaation sisäisesti. Vaatimusmäärittelyn tarkoituksena on huolehtia, että sekä tilaaja että toimittaja ymmärtävät luotavan kokonaisuuden samalla tavalla.
Vaatimusmäärittely pyritään kirjoittamaan selkeällä kielellä niin, että se on kenen tahansa luettavissa ja ymmärrettävissä – niin toimittajan projektipäällikön kuin oman organisaation toimitusjohtajankin. Siksi vaatimusmäärittelyt sisältävät harvoin esimerkiksi käyttötapauskaavioita tai arkkitehtuurikuvia, vaan nämä ovat korkeintaan liitteenä.
Vaatimusmäärittelyn lukeminen ja ymmärtäminen ei saa vaatia mitään erityisosaamista, vaan sen avulla voidaan kertoa esimerkiksi sisäisille sidosryhmille, mitä oikeasti ollaan tekemässä. Vaatimusmäärittely tekee myös projektiryhmälle näkyväksi suunnittelutyön, joka on hankintaa varten tehty. Sen avulla sanoitetaan projektiryhmän toiveet uudelle palvelulle.
Vaatimusmäärittely muuntuu kehitysjonon kohteiksi toteutuksen alussa
Ketterän kehityksen myötä, vaatimusmäärittely ei ole enää se dokumentti, jota luetaan toteutusvaiheessa kuin piru Raamattua. Koska vaatimusmäärittely ei kuvaa miten asioita tulisi toteuttaa, se vaatii tarkentamista toteutusprojektissa. Toimittajan ja tilaajan onkin hyvä projektin aluksi istua alas ja käydä määrittelyä läpi ja sopia yhdessä tarkennuksista ja toteutustavoista. Tämän jälkeen määrittely voidaan purkaa sellaiseen muotoon, joka sopii toimittajan toteutustapaan. Hyvin usein määrittely puretaan esimerkiksi käyttäjätarinoihin tai siitä johdetaan suoraan ketterän kehityksen toteutusjono ja myöhemmin projektin aikana myös testitapaukset.
Sen lisäksi, että hyvä vaatimusmäärittely auttaa toimittajaa arvioimaan projektin kustannukset ja pitää näin projektin paremmin budjetissa, se nopeuttaa myös toteutusvaihetta, kun päästään heti projektin alussa luomaan työjonoa toteutusta varten.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
