Toimiva digityöympäristö mahdollistaa ja rajoittaa

Erityisesti WhatsAppin käyttö on ollut korona-aikana paljon tapetilla monessa organisaatiossa. Tässäkin blogissa siitä kirjoitettiin viime vuonna, ja aiheeseen tarttui moni mediakin. Esimerkiksi YLE kirjoitti WhatsAppin ongelmista tietoturvan näkökulmasta.

WhatsApp on hyvä esimerkki työkalusta, joka voi olla valtava ongelma tai aivan toimiva palanen organisaation digityöympäristössä. Kaikki riippuu siitä mihin työkalua käytetään, miten sitä käytetään ja ketkä käyttävät – ja onko organisaation digitaalinen työympäristö kokonaisuutena toimiva. Moni organisaatio onkin nyt koronapandemian aikana herännyt työkalujen roolituksen ja pelisääntöjen merkitykseen.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Liika rajoittaminen johtaa varjoratkaisuihin

Moni organisaatio on ajautunut esimerkiksi WhatsAppin kanssa ongelmiin, koska oma tietoturvapolitiikka ja käytössä olevat työkalut ovat kategorisesti kieltäneet kaikki muut kuin organisaation viralliset työkalut. Työntekijöiden kuitenkin pitää pystyä tekemään työtehtäviään, viestimään ja jakamaan tietoa, ja jos viralliset työkalut eivät riitä, ottavat työntekijät käyttöön itse valitsemiaan työkaluja. Nämä itse valittavat työkalut taas yleensä ovat niitä työkaluja, jotka ovat tuttuja yksityiselämästä.

Täten moni organisaatio on itse aiheuttanut WhatsApp-ongelman, kun ei ole tarjonnut riittävän kyvykkäitä työkaluja omalle henkilöstölleen.

Sama ilmiö on myös monien muiden työkalujen kohdalla. Jos dokumentteja ei saa jaettua helposti kollegoille tai yhteistyökumppaneille, käytetään jakamiseen helposti sähköpostia tai kuluttajaratkaisuja.

Jos kiellät, tarjoa vaihtoehtoja ja ymmärrä käyttötilanne

Hyvien vaihtoehtojen tarjoaminen on ehdottomasti tärkein ratkaisu tilanteeseen, jossa joku osa organisaatiosta on ryhtynyt käyttämään työkalua, joka ei ole organisaation näkökulmasta järkevä ratkaisu.

Tällaisessa tilanteessa on myös hyvä tutustua kyseisen ryhmän tarpeisiin astetta paremmin, koska aina esimerkiksi WhatsAppin käyttö ei kerro siitä, että tarvittaisiin uusi chat-työkalu. Kyse voi olla työvuoroista, dokumenttien jakamisesta tai asiakasviestinnästä, eikä parempi chat-työkalu ole näissä tilanteissa välttämättä se oikea ja kestävä ratkaisu. Oikea ratkaisu voi olla vaikka parempi työkalu työvuorojen koordinointiin ja sijaisjärjestelyjen hoitamiseen.

Jos sallit, keskustele ja ohjeista käyttö

WhatsAppinkin käyttö voi olla järkevää joissain tilanteissa, joissa esimerkiksi asiakkaat preferoivat työkalua, ja työntekijöidenkin näkökulmasta nopea viestintä on helpointa tehdä juuri kyseisellä työkalulla.

Tällöin on tärkeätä keskustella näiden työntekijöiden kanssa ja luoda periaatteet siihen missä tilanteissa kyseistä työkalua voi käyttää ja millaista tietoa siellä voi jakaa. Jos organisaatiossa esimerkiksi on käytössä Teams, ja joissain tilanteissa WhatsApp on myös sallittu, on tärkeätä linjata näiden kahden työkalun eri käyttötarkoitukset, jotta ei synny päällekkäistä käyttöä.

Liiallinen vapaus johtaa sekamelskaan

Osa organisaatioista on myös havainnot ongelmat, jotka seuraavat vastakkaisesta mallista. Jos esimerkiksi Teamsin käyttöönotto on tehty vauhdikkaasti ja organisaatiossa on kannustettu käyttämään Teamsia mihin tahansa käyttötarkoituksiin, on seurauksena monessa paikassa ollut melkoinen Teams-kaaos, jossa dokumentit ovat jatkuvasti hukassa, ja ihmiset joutuvat viestimään samoista asioista moneen Teams-ryhmään.

Tämäkin ilmiö on tuttu jo verkkolevyjen ajoista. Kun kaikki saivat luoda uusia kansioita ja rajoittaa niiden käyttöoikeuksia miten tahansa, oli seurauksena yleensä viidakko josta uudet työntekijät eivät löytäneet enää yhtään mitään. Hyvin mietityt rajat ovatkin aivan keskeinen asia myös käytettävyyden näkökulmasta. Kun rajat ovat järkevät ja ymmärrettävät, on työkalua helpompi käyttää ja kokonaisuus pysyy hallinnassa useiden vuosien ajan.

Kaikki työkalut tarvitsevat roolituksen ja käyttöperiaatteet

Toimiva digityöympäristö rakentuu aina useista eri työkaluista. Joskus jollain työkalulla voi olla toki suuri rooli (Suomessa esimerkiksi SharePoint aiemmin, nykyisin usein Teams). Koronapandemian myötä moni näistäkin organisaatioista on kuitenkin ottanut käyttöön paljon muitakin työkaluja. Näin moni on havainnut, että jokaisella työkalulla tulee olla oma, määritelty ja viestitty roolinsa osana kokonaisuutta. Jos roolitusta ei viesti organisaatiolle, keksitään työkalulle usein käyttötarkoituksia, jotka voivat olla päällekkäisiä muiden työkalujen kanssa tai jopa jonkinlaista työkalun väärinkäyttöä.

Käytännössä tämä roolitus vaatii tiivistä yhteistyötä viestinnän, IT:n ja usein myös HR:n kanssa. Esimerkiksi kollegani Camilla Heikkilä on todennut tämän yhteistyön olevan keskeisin asia matkalla kohti toimivaa digityöympäristöä, jossa jokaisella työkalulla on oma roolinsa.

Lopputulos on aina yhdistelmä rajoituksia ja mahdollistamista

Digitaaliset työympäristöt ovat lopulta varsin erilaisia eri organisaatioiden välillä, vaikka työkalut olisivat hyvin samoja. Erilaiset tarpeet, erilaiset roolit ja erilaiset linjaukset työkalujen käytöstä voivat johtaa kohtuullisen erilaisiin ”pelikirjoihin”. Tässä ei ole mitään pahaa. Päinvastoin, on todennäköisesti merkki hyvin mietitystä kokonaisuudesta, jos organisaatio on päätynyt luomaan paljon omia linjauksia ja pelisääntöjä siihen miten työkaluja juuri tässä organisaatiossa käytetään.

Lopputulos on myös aina yhdistelmä rajoittavia sääntöjä sekä kannustavaa koulutusta ja ohjeistusta. Tällä tavalla syntyy toimiva digityöympäristö, joka on sekä tietoturvallinen kokonaisuus että tehokas organisaation työskentelyn mahdollistaja.

Suunnittelemme toimivan intranetin

North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.

Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun