Hyvä kilpailutus vaatii asiantuntemusta – YLE haastatteli North Patrolia

YLE:n tuore artikkeli käsittelee Keski-Pohjanmaan koulutuskuntayhtymän nettisivu-uudistuksen yllättäin kasvaneita kustannuksia ja vertaa projektia Kokkolan kaupungin verkkosivustouudistukseen, jossa konsulttina on ollut North Patrol.

Keski-Pohjanmaan koulutuskuntayhtymän verkkosivustouudistuksessa toteutunut laskutus on ollut noin kaksinkertainen odotettuun nähden.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

”Tässä vaiheessa näyttää siltä, että puhutaan tarjouksiin verrattuna noin 100 000 euron ylityksestä perustoimintojen osalta, sanoo yhtymäjohtaja Liisa Sadeharju. Laskutus on noin kaksinkertainen odotettuun verrattuna.”

Lainaus YLE:n artikkelista

>> Lue YLE:n artikkeli: Nettisivujen uudistuksesta odotettua isompi lasku Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymälle – hankinta käydään läpi talon sisällä (22.4.2020)

Vertailuna YLE:n artikkeli käyttää Kokkolan kaupungin uudistusta, johon oli budjetoitu kaupungin toimesta 150 000 euroa, mutta jonka voittanut tarjous oli noin 70 000 euroa. North Patrol auttoi projektissa Kokkolan kaupunkia suunnitteluvaiheessa ja kilpailutuksessa.

Kevyt hankinnan valmistelu kasvattaa riskejä budjetin ylityksiin

On hyvin harmillista, että tällainen kustannusten todella huomattava kasvu on tapahtunut. North Patrolin kokemuksien mukaan tällainen ei ole kuitenkaan mitenkään tavatonta alalla, kun ostetaan isoja kokonaisuuksia hyvin kevyellä kilpailuttamisella tai hankitaan pelkästään ohjelmistokehitysresursseja omaan projektijohtoon.

North Patrolissa suosimmekin siksi tämänkaltaisissa hankkeissa joko kiinteähintaisen urakan ostamista tai tavoitehintaista ostamista. Erityisesti tavoitehintaista ostamista suosimme isommissa kokonaisuuksissa, koska se lisää budjetin ennustettavuutta merkittävästi, mutta antaa silti paljon neuvotteluvaraa ratkaisun yksityiskohtien toteutuksessa. Tavoitehintainen ostaminenkin tosin edellyttää varsin laadukasta vaatimusmäärittelyä kilpailutusvaiheessa, ja liian kevyellä vaatimusten kuvaamisella voi toki tavoitehintaisessakin mallissa ajautua ongelmiin.

Esimerkiksi VTT:n hiljattain julkaistu verkkopalvelu kilpailutettiin viime vuonna tavoitehintaisena toteutuksena hyvin onnistuneesti.

Pelkkien toteutusresurssien ostamista North Patrolissa suosittelemme harkitsemaan vasta kun hankkeen kokoluokka on yli 500 000 euroa ja asiakkaalla on itsellään vahvaa projektijohtamisen ja teknisten arkkitehtuurien osaamista. Tästä aiheesta on esimerkiksi North Patrolin Sami Kalanen kirjoittanut juuri hiljattain laajemman artikkelin.

Resurssiostamisen mallia on sovellettu esimerkiksi Teoston asiointipalveluiden uudistuksessa, jossa hankinnan kokoluokka on yli miljoona euroa.

Laadukas vaatimusmäärittely on hyvän kilpailutuksen kulmakivi

Laadukkaiden vaatimusmäärittelyiden tekeminen ei ole rakettitiedettä, koska verkkosivustoja on tehty tässä maassa jo pitkään. Aiheeseen erikoistuneita ammattilaisia löytyy paljon. Monelle asiakkaalle iso verkkosivustouudistus on kuitenkin harvinainen erikoistilanne, joten hyvän vaatimusmäärittelyn tekeminen omin voimin voi olla haastavaa. Myös kilpailutusasiantuntijat ovat monissa organisaatioissa painottuneet osaamiseltaan toisenlaisiin ostokohteisiin, joten tämä on myös yksi syy siihen miksi tämän alueen kilpailuttamisessa on edelleen paljon vaihtelua.

Hyvän vaatimusmäärittelyn tekeminen ei myöskään ole mikään ”yleistaito”, koska erilaisissa hankkeissa tarvitaan hyvin erilaista asiantuntemusta. Esimerkiksi hyvä vaatimusmäärittely CRM-järjestelmälle on hyvin erilainen työtehtävä kuin hyvä vaatimusmäärittely verkkosivustolle. Kummassakin tapauksessa on tunnettava erittäin hyvin markkina, tarjolla olevat tuotteet ja asiakkaan erikoisvaatimukset. Hyvä CRM-konsultti tuskin tekee hyvää vaatimusmäärittelyä verkkosivustoprojektille, ja toisinpäin.

Esimerkiksi verkkosivustouudistuksen vaatimusmäärittely edellyttää vahvaa konseptisuunnitteluosaamista ja verkkoviestinnän hyvien käytänteiden ymmärtämistä. Usein on syytä tuntea myös teknologia-asioita aika paljon ja joskus on syytä olla ymmärrystä myös asiointipalveluiden suunnittelusta ja toteutuksesta.

Erikoistuneen osaamisen hankinta projektin alkuvaiheeseen onkin yksi parhaita tapoja saada projektit onnistumaan ja budjetit pitämään.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Tietosivustot

Autamme laajojen tietosivustojen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Muotoilemme konseptin, tietorakenteet, käyttökokemuksen ja toiminnot hyötypalveluksi, jota on miellyttävä käyttää, helppoa ylläpitää ja kustannustehokasta kehittää koko elinkaarensa ajan.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun