Teknisiä ratkaisuja kiinteistöille ja teollisuudelle suunnitteleva, tuottava ja ylläpitävä Caverion otti uuden intranetinsä käyttöön maaliskuussa 2018. Uudistuksen päätavoitteina oli toteuttaa sekä arjen työtä tukeva työkalu että mahdollistaa samanaikainen viestintä läpi organisaation, eri kielialueiden ja henkilöstöryhmien. Vahvalla omistajuudella ja johtamisella uudistus ja sisällöntuotannon toimintatapamuutokset toteutuivat aikataulussa ja budjetissa. Projektista kertovat projektia menestyksekkäästi käytännössä vetänyt digital communications manager Anne Kotila sekä Caverionin viestintä- ja markkinointijohtaja Päivi Alakuijala.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
– Vanha intranetimme oli synnytetty nopeasti siinä vaiheessa, kun Caverion irtautui omaksi yrityksekseen YIT:stä vuonna 2013. Tämä intranet oli käytössä vain osassa toimintamaistamme ja siitä oli kaksi erillistä versiota. Vaikka meillä oli hyvin toimiva viestintävastaavien verkosto, oli meillä vaikeuksia varmistaa yrityksen tavoitteiden, painopisteiden ja ihan käytännön asioidenkin viestinnän läpimeno kaikille henkilöstöryhmille ja kaikkiin toimintamaihin, koska tekniikka ei tukenut prosessia, Anne Kotila kuvaa lähtötilannetta.
Caverion suunnittelee, toteuttaa, huoltaa ja ylläpitää käyttäjäystävällisiä ja energiatehokkaita teknisiä ratkaisuja kiinteistöille, teollisuudelle ja infrastruktuurille Pohjois-, Keski- ja Itä-Euroopassa. Caverionilla on noin 16 000 työntekijää 12 toimintamaassa, enemmistö heistä työskentelee toimiston ulkopuolella.
– Vanhalla intranetilla emme juurikaan tavoittaneet tätä kohderyhmää, koska intranetimme ei ollut suunniteltu heidän lähtökohdistaan, eikä se ollut päätelaiteriippumattomasti saavutettavissa.
Esiselvitys ja tavoitteet
Caverion hyödynsi North Patrolin asiantuntemusta käyttäjien ja liiketoiminnan tarpeiden kartoittamisessa, osallistavassa suunnittelussa, konseptoinnissa, teknologiavalinnan tukena, varhaisen vaiheen prototypoinnissa, vaatimusten kirjaamisessa sekä toteuttajakumppanin kilpailuttamisessa.
Suunnitteluvaiheessa Caverionilta työhön osallistui aktiivisesti kolmihenkinen ydinryhmä viestinnästä ja IT:stä, reilun 10 henkilön projektiryhmä sekä mm. eri maiden viestintävastaavista koostuva laajennettu projektiryhmä. Laajennettu projektiryhmä osallisti aktiivisesti henkilöstöä kaikissa toimintamaissa co-design-menetelmin mm. haastattelemalla, testaamalla ideoita ja hakemalla kommentteja prototyyppeihin. Palautteet vedettiin yhteen ja linjaukset tehtiin projektiryhmän työpajoissa.
Esiselvityksen pohjalta tavoitteiksi asetettiin:
- Mobile-first. Pääsy intranetiin pyritään saamaan kaikille henkilöstöryhmille, kaikissa toimintamaissa.
- Focus ihmisiin. Mahdollisuus verkostoitua ja jakaa osaamista.
- Yksi Caverion. Yhteisen kulttuurin vahvistaminen. Henkilöstön ylpeyden vahvistaminen Caverionilla työskentelystä. Menestysten ja saavutusten viestiminen.
- Henkilöstön sitouttaminen. Jatkuvuuden viestiminen viestimällä uusista sopimuksista, urakoista ja projekteista. Uramahdollisuudet ja henkilöstöedut.
- Päivittäisen työn tukeminen. Henkilöhakemisto ja pikalinkit sovelluksiin.
- Sisältö pääosin omalla kielellä. Sisällön harmonisointi ja saman viestin välittäminen koko henkilöstölle minimaalisella manuaalisella työllä.
Toteutus
Anne Kotila toimi projektipäällikkönä läpi toteutusvaiheen sekä teknisen toimittajan että sisällöntuotannon suuntaan.
Teknisestä toteutuksesta Episerver-alustalle vastasi Solita. Projektia hallittiin kahden viikon sprinteissä. Solita toteutti myös visuaalisen ilmeen ja käyttöliittymän, joita lähestyttiin sekä desktop- että mobiilikäytön näkökulmista ja lopputuloksiin yhdistettiin molempien parhaat puolet.
Sisällöntuotannossa ydinrooleissa olivat viestintävastaavat sekä jokaisesta konsernifunktiosta vastuutetut henkilöt. Intensiivisin sisältötyön vaihe käynnistettiin marraskuussa.
Ensin järjestelmään toteutettiin englanninkielinen master-rakenne, joka sitten toimi pohjana myös maiden sivustoille. Yhteiset sisällöt sijaitsevat samassa paikassa maasta riippumatta.
Yhtenäisen sisältörakenteen saavuttaminen oli täysin kriittinen tekijä uuden intranetin tavoitteiden toteutumisessa. Sisältörakenne suunniteltiin yhteistyössä maiden ja funktioiden kanssa.
Itse sisällön tuotanto oli iso urakka, mutta taakkaa helpotti se, että sisällön luominen oli jaettu pieniin palasiin. Kukin toiminto vastasi omasta osiostaan ja tämän vuoksi sisältöä olikin työstämässä noin kolmesataa henkilöä eri toiminnoista.
– Työ onnistui yllättävän kivuttomasti. Uskon, että sitoutumista edisti se, että osa sisällöntuottajista oli ollut mukana jo esiselvitysvaiheessa. He olivat olleet itse linjaamassa uuden intranetin tavoitteita ja toteutustapoja, Anne Kotila iloitsee.
Uusi intranet
Uusi intranet tukee yhtenäistä toimintakulttuuria ja mahdollistaa tasavertaisen viestinvälityksen ilman pullonkauloja.
Alustana on Episerver, koska se tukee parhaalla tavalla monimutkaisia kielitarpeita. Nyt konserniviestintä voi lisätä intraan tärkeän tiedotteen (englanniksi), ja se julkaistuu kaikkiin maasivustoihin samanaikaisesti. Maiden viestintävastaavilla on mahdollisuus kääntää tiedote omalle kielelleen tai vaihtoehtoisesti antaa sen rauhassa julkaistua englanniksi. Sanoma kulkee jokaisen intrakäyttäjän etusivulle nopeasti ja tehokkaasti.
Suuressa roolissa intranetissa ovat pikalinkit. Kunkin maan pääkäyttäjä ylläpitää listaa pikalinkeistä ja kukin intranet käyttäjä voi valita itsellensä tarpeellisimmat omaan näkymäänsä. Linkit seuraavat mukana kaikilla muilla paitsi hakutulossivulla.
Intranetissä on myös henkilöhakemisto osana sisältöhakua. Henkilöllä on automaattisesti (tausta järjestelmistä) henkilökortillaan yhteystietonsa sekä tiedot esimiehestä ja tiimin jäsenistä. Jokainen voi itse täydentää profiiliin kuvansa ja tarkentaa osaamistietojaan.
Viestinnällisen intranetin rinnalla käytössä on Yammer, jonka keskustelut ovat näkyvissä myös intran etusivulle. Anne kertoo, että Yammerin käyttö on lähtenyt liikkeelle vaihtelevasti. Esimerkiksi Norjassa käyttöönottoa on tuettu monin tavoin ja siellä on jo useampia aktiivisia Yammer-ryhmiä.
Annen ja Päivin vinkit onnistuneeseen intranet-uudistukseen:
- Huolellinen esiselvitys ja konseptointi on kaiken perusta
- Osallista mahdollisimman laajasti, huolehdi että funktiot tunteva omistajuutta sisällöistä
- Pidä eri sidosryhmät ajan tasalla projektin etenemisestä
- Ylimmän johdon tuki hankkeelle on tärkeää, koska se auttaa sisällöntuottajia priorisoimaan hanketta ajankäytössään
- Tee realistinen aikataulu, äläkä lipsu siitä. Jos julkaisupäivää on pakko siirtää, tee se mahdollisimman myöhään.
- Juhli julkaisua! Jaa kiitosta ja kunniaa kaikille asianosaisille.
Case: Caverionin intranet C-Net
Asiakas: Caverion
Palvelu: Viestinnällinen intranet kaikkiin 12 toimintamaahan
Tekninen alusta: Episerver
Esiselvitys, konseptointi: North Patrol (kevät-kesä 2016)
Vaatimusmäärittely ja toteuttajan kilpailuttaminen: North Patrol (kevät 2017)
Tekninen, visuaalinen ja käyttöliittymällinen suunnittelu ja toteutus: Solita (syksy 2017)
Julkaisu: maaliskuussa 2018
