Kaikkia intranetejä ei tehdä SharePointilla ja ehkä SharePointin valta-asema onkin murentumassa. Tässä kymmenen vinkkiä intranetin suunnitteluun ja teknologiavalintaan Perttu Tolvasen eilisestä Intralife-seminaarin esityksestä, jossa käsiteltiin myös vaihtoehtoja SharePointille:
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
1. Todella toimivat intranetit ovat usein aika omituisia, koska ne ratkaisevat hyvin organisaatiokohtaisia ongelmia. Loistava intranet ei synny kopioimalla muita.
2. Kun monet muut järjestelmät paketoituvat, niin intranet voi olla se järjestelmä joka venyy moneen tarpeeseen – ja ratkaisee ne erikoiset, pienet ongelmat.
3. Ensin kannattaa miettiä oman intran kokonaiskonsepti ja painopisteet. Sitten vasta teknologiavalinta tämän työn pohjalta.
4. Jos olet tekemässä melko yksinkertaista sosiaalista ja/tai viestinnällistä intranettia, niin hyviä vaihtoehtoja on melko paljon.
5. Iso kysymys sosiaalisen intran kohdalla on se, että konseptoiko sosiaalisen kanavan erilliseksi vai integroiduksi? Myös järjestelmävalinta voi vaikuttaa tähän, ja organisaation koko. Yleensä mitä pienempi organisaatio, niin sitä tyypillisemmin sosiaalinen kanava on erillinen (Yammer, Slack, HipChat ym.).
6. Jos omiin vaatimuksiin kuuluu monikielisyys ja organisaatio toimii useassa maassa, niin yleensä kunnollinen web-sisällönhallintajärjestelmä on järkevämpi vaihtoehto kuin esim. SharePoint/Office 365. Näin erityisesti jos haaveilee jonkinlaisesta hybridikonseptista kielien ja maiden suhteen.
7. Mitä enemmän niitä fiksuja piensovelluksia omaan intranettiin aikoo sisällyttää, niin sitä järkevämpää on käyttää tarkoitukseen jotain aitoa portaalijärjestelmää.
8. Jos ehdottomasti haluaa sisällyttää dokumenttienhallinnan ja työtilat omaan intranet-kokonaisuuteen, niin Microsoft on ylivertainen kandidaatti. Tämä on yleensä järkevintä silloin kun koko organisaatio on tietotyöläisiä.
9. Office 365:een siirtyminen vaatii lähes poikkeuksetta kunnollista uudelleensuunnittelua intranet-konseptille. Migraatioista ei voi puhua; valtava on-premise-Sharepointilla tehty bisnesportaali ei taivu Office 365:n piensovellus-filosofiaan. Ehkä jossain kohtaa koko intranet pilkkoutuu piensovelluksiin Office 365 -maailmassa.
10. Minkä tahansa suunnan valitsee, niin tarkempi intranetin suunnittelu (käyttöliittymät, informaatiorakenteet, erityistoiminnot, jne.) kannattaa tehdä vasta valitun toteutuskumppanin kanssa siinä vaiheessa kun teknologia on jo valittuna.
