Hyvä hankintakonsultti auttaa vaatimusten määrittelyssä ja tarjousten laadullisessa arvioinnissa

9.1.2018

Perttu Tolvanen

Tyypillisesti asiakkaat käyttävät hankintakonsulttia kahdesta syystä: a) kun omat resurssit eivät riitä hyvän hankinnan ja kilpailutuksen läpivientiin ja/tai b) kun oma osaaminen ei riitä ostettavan teknologian tai aihepiirin arviointiin.

Julkishallinnossa hankintakonsultti on usein myös mukana, koska halutaan olla ehdottoman varmoja, että hankinta menee hankintalain sääntöjen mukaan ja kaikkia osapuolia kohdellaan mahdollisimman tasapuolisesti.

Hankintakonsulttien asiakkaat edustavat yleensä julkishallintoa, mutta esimerkiksi North Patrolin asiakkaissa on myös paljon järjestöjä ja yrityksiä. Yrityksetkin käyttävät hankintakonsultteja isojen tietojärjestelmähankkeiden valmistelussa ja kilpailutuksissa.

1) Hankintakonsultti helpottaa asiakkaan työtaakkaa

Hyvä tietojärjestelmiin erikoistunut hankintakonsultti ottaa vastuun vaatimusten määrittelystä, dokumenttien laadukkaasta työstämisestä, tarjousten huolellisesta vertailusta ja ylipäätään koko kilpailutusprosessin fasilitoinnista. Näin asiakkaan tiimi pääsee osallistumaan, kommentoimaan ja vaikuttamaan prosessiin, mutta raskas dokumenttien työstäminen ja läpikäynti hoituu hankintakonsultin toimesta.

2) Hankintakonsultti valikoi jyvät akanoista ja auttaa päätöksenteossa

Toinen merkittävä syy hankintakonsulttien käyttöön on myös se, että ei haluta yksinkertaisesti käyttää omaa aikaa myyntimiesten tapailuun ja monivaiheiseen neuvotteluprosessiin. Tämä on usein tyypillistä etenkin melko kokeneille ostajille, jotka ovat jo elämänsä aikana istuneet suuren määrän myyntipalavereita. Hankintakonsultin avulla prosessia halutaan tehostaa siten, että asiakkaan edustajat tapaavat toimittajien edustajia vasta siinä vaiheessa kun jyvät on eroteltu akanoista.

Tätä ”suojautumista myyntimiehiltä” on joskus toimittajien aika vaikea ymmärtää, ja meillekin usein ihmetellään, että ”miksi emme päässeet tapaamaan asiakasta”. Noh, asiakas ei halunnut tavata teitä, koska ette tehneet tarpeeksi hyvää tarjousta, jolla olisitte ansainneet paikkanne finaalikierroksille.

Hankintakonsultin asiakkaalle aika on rahaa, ja rahaa ei tuhlata.

3) Hankintakonsultti tuo ennustettavuutta projektiin

Mistä päästäänkin sitten kolmanteen asiaan, jota hankintakonsultilta ostetaan, nimittäin ennustettavaa budjettia ja aikataulua. Hankintakonsultin avulla asiakkaat haluavat varmistaa, että heidän ennakoimansa rahasumma riittää ja projekti valmistuu ennakoidussa aikataulussa.

Esimerkiksi North Patrolissa me puhumme usein sisäisesti siitä, että meidän on tärkeätä auttaa asiakkaita ennakoimaan tulevia vaiheita ja niiden vaatimia resursseja – olivat ne resurssit sitten rahaa tai sisäistä työtä.

On varsin tyypillistä, että meidän asiakkaallemme ei ole kovin tärkeätä se, että maksaako projekti 200 000 euroa vai 250 000 euroa, kunhan se toteutuu siinä budjetissa mistä on sovittu ja siinä aikataulussa mistä on sovittu.

(Toki hyvin tehty kilpailutus myös varmistaa sen, että budjeteissa ei ole turhia riskipuskureita ja tuntihinnat eivät ole aivan listahintoja, mutta nämä ovat lisäbonuksia, ei pääsyitä siihen miksi tehdään hyvä kilpailutus.)

Tämä kolmas asia on myös sellainen, jossa usein huomaamme ohjelmistotoimittajien ajattelevan tarjouskilpailua hieman väärin. Harvassa laadukkaassa tarjouskilpailussa kisataan ensisijaisesti hinnalla, koska esimerkiksi North Patrolin käyttämissä pisteytysmalleissa hinnan merkitys on melko rajallinen. Todellinen kisa käydään siinä kuka on uskottavin, ennakoitavin ja pystyy parhaiten kommunikoimaan tarjoamansa ratkaisut selkeästi ja asiakaslähtöisesti. Vasta jos laadullisesti hyviä tarjouksia on useita, alkaa hinnan painoarvo kasvaa.

4) Hankintakonsultti on vaatimusmäärittelyn ammattilainen

Tietojärjestelmähankkeissa on erityisen tärkeätä, että hankintakonsultti ei pelkästään tunne hankintalakia, vaan ymmärtää myös kohteesta, eli tietojärjestelmistä. Hankintakonsultti toimii asiakkaan tiimin oppaana ja neuvonantajana hyvien vaatimuksien muotoilussa. Tarvittaessa hankintakonsultti toimii myös vaatimusten kirjoittajana ja viimeistelijänä, jotta hankinnan kohteen kuvaus on ristiriidaton, ymmärrettävä ja selkeästi rajattu.

5) Hankintakonsultti varmistaa, että laadukas ratkaisu voittaa

Hankintakonsultin tulee ymmärtää hankinnan kohteena olevista ratkaisuista ja asiakkaan vaatimuksista riittävästi, jotta hän voi valita sopivimmat laadullisen vertailun menetelmät. Hankintakonsultin yksi tärkeimpiä tehtäviä on määrittää ne asiat, jotka tarkoittavat hyvää laatua asiakkaalle, ja varmistaa näiden arviointi osana kilpailutusta.

Samat taidot ja kokemukset korostuvat myös, kun arvioidaan eri ohjelmistotoimittajien ehdotuksien sopivuutta tavoitteisiin. Hankintakonsultin kenties tärkein tehtävä on varmistaa tasapuolinen arviointi osallistujille, ja asiantunteva laadullinen arviointi, jotta aidosti laadukkaat ratkaisut nousevat kilpailutuksessa esiin.

Näiden listattujen syiden lisäksi etenkin North Patrolin palveluita ostetaan myös puhtaasti tietojärjestelmien kehitykseen liittyvän asiantuntemuksen takia. Me autamme asiakkaita tavoitteiden kirkastamisessa, palvelukonseptin kärkien valinnassa, sisäisten näkemyserojen ratkaisussa, teknologioiden valinnassa, sisällöntuotannon käynnistämisessä ja ylipäätään vaativien tietojärjestelmähankkeiden moninaisissa kiperissä kysymyksissä.

Lue lisää: Ketterä hankinta vaatii hyvän valmistelun

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Intranet ja digitaalinen työympäristö 2024 -selvityksen tulokset (11.9.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

• Asiointipalvelut ja ekstranetit
• Fiksu kilpailutus
• Julkisten hankintojen konsultointi