Tämä artikkeli aloittaa Vinkit toimittajille -juttusarjan, jossa avataan North Patrolin kilpailutustapoja ja annetaan vinkkejä toimittajille siihen, miten kilpailutuksissa pärjää.Hankintakonsultin rooli on joskus toimittajille vieras, koska meitä ei ole lopulta kovin paljon Suomessa, eikä pienissä hankinnoissa hankintakonsultteja yleensä käytetä. Isompien hankkeiden kohdalla hankintakonsulttien käyttö on kuitenkin aivan tyypillistä, joten sitä kautta etenkin isommat firmat ovat yleensä nähneet jo monenlaisia hankintakonsultteja asiakkaan tukena.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
9.1.2018
Tyypillisestihän asiakkaat käyttävät hankintakonsulttia kahdesta syystä: a) kun omat resurssit eivät riitä hyvän hankinnan ja kilpailutuksen läpivientiin ja/tai b) kun oma osaaminen ei riitä ostettavan teknologian tai aihepiirin arviointiin. Jälkimmäisen syyn laajennus on vielä julkishallinto, jossa käytetään usein hankintakonsulttia, koska halutaan varmistaa, että hankinta menee hankintalain sääntöjen mukaan ja kaikkia osapuolia kohdellaan mahdollisimman tasapuolisesti.
Ei voi tosin sanoa, että yksityinen puoli ja julkinen puoli eroaisivat kovin paljon siinä miksi hankintakonsultteja käyttävät. Kummallakin puolella tärkein syy on yleensä halu helpottaa kilpailutusprosessin läpivientiä omalta puolelta, jotta omien asiantuntijoiden aikaa riittää muihin asioihin.
1) Hankintakonsultti helpottaa asiakkaan työtaakkaa
Hyvä hankintakonsultti ottaa vastuun dokumenttien laadukkaasta työstämisestä, niiden viimeistelystä, tarjousten huolellisesta vertailusta ja ylipäätään koko kilpailutusprosessin fasilitoinnista. Näin asiakkaan tiimi pääsee osallistumaan, kommentoimaan ja vaikuttamaan prosessiin, mutta raskas dokumenttien työstäminen ja läpikäynti hoituu hankintakonsultin toimesta.
2) Hankintakonsultti valikoi jyvät akanoista ja auttaa päätöksenteossa
Toinen merkittävä syy hankintakonsulttien käyttöön on myös se, että ei haluta yksinkertaisesti käyttää omaa aikaa myyntimiesten tapailuun ja monivaiheiseen neuvotteluprosessiin. Tämä on usein tyypillistä etenkin melko kokeneille ostajille, jotka ovat jo elämänsä aikana istuneet suuren määrän myyntipalavereita. Hankintakonsultin avulla prosessia halutaan tehostaa siten, että asiakkaan edustajat tapaavat toimittajien edustajia vasta siinä vaiheessa kun ns. jyvät on eroteltu akanoista.
Tätä ”suojautumista myyntimiehiltä” on joskus toimittajien aika vaikea ymmärtää, ja meillekin usein ihmetellään, että ”miksi emme päässeet tapaamaan asiakasta”. Noh, asiakas ei halunnut tavata teitä, koska ette tehneet tarpeeksi hyvää tarjousta, jolla olisitte ansainneet paikkanne finaalikierroksille.
Hankintakonsultin asiakkaalle aika on rahaa, ja rahaa ei tuhlata.
3) Hankintakonsultti tuo ennustettavuutta projektiin
Mistä päästäänkin sitten kolmanteen asiaan, jota hankintakonsultilta ostetaan, nimittäin ennustettavaa budjettia ja aikataulua. Hankintakonsultin avulla asiakkaat haluavat varmistaa, että heidän ennakoimansa rahasumma riittää ja projekti valmistuu ennakoidussa aikataulussa. Esimerkiksi North Patrolissa me puhumme usein sisäisesti siitä, että meidän on tärkeätä auttaa asiakkaita ennakoimaan tulevia vaiheita ja niiden vaatimia resursseja.
On aika tyypillistä, että meidän asiakkaallemme ei ole kovin tärkeätä se, että maksaako projekti 200 000 euroa vai 250 000 euroa, kunhan se toteutuu siinä budjetissa mistä on sovittu, ja siinä aikataulussa mistä on sovittu.
(Toki hyvin tehty kilpailutus myös varmistaa sen, että budjeteissa ei ole turhia riskipuskureita ja tuntihinnat eivät ole aivan listahintoja, mutta nämä ovat lisäbonuksia, ei pääsyitä siihen miksi tehdään hyvä kilpailutus.)
Tämä kolmas asia on myös sellainen, jossa usein huomaamme toimittajien ajattelevan tarjouskilpailua hieman väärin. Harvassa tarjouskilpailussa oikeasti kisataan hinnalla, koska esimerkiksi North Patrolin käyttämissä pisteytysmalleissa hinnan merkitys on melko rajallinen. Todellinen kisa käydään siinä kuka on uskottavin, ennakoitavin ja pystyy parhaiten kommunikoimaan tarjoamansa ratkaisut selkeästi ja asiakaslähtöisesti.
Näiden kolmen pääsyyn lisäksi etenkin North Patrolin palveluita ostetaan myös puhtaasti verkkopalveluiden kehitykseen liittyvän asiantuntemuksen takia. Me autamme asiakkaita tavoitteiden kirkastamisessa, konseptin kärkien valinnassa, sisäisten näkemyserojen ratkaisussa, teknologioiden valinnassa, sisällöntuotannon käynnistämisessä ja ylipäätään vaativien verkkopalveluhankkeiden moninaisissa kiperissä kysymyksissä.
