Toimimme kollegani Perttu Tolvasen kanssa puheenjohtajina Alma Talentin Digitaalinen työympäristö 2017 – seminaarissa.Tässä postauksessa yhteenveto mielestämme tärkeimmistä havainnoista kaksipäiväisestä semmasta.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Toisessa postauksessa konkreettisia vinkkejä ja oppeja kotiinviemisiksi intranetien ja digitaalisten työympäristöjen kanssa työskenteleville.
1. Tekoäly ja koneoppiminen
Tekoälystä ja koneoppimisesta puhuttiin seminaarissa kaikkein eniten, ainakin jos tarkastellaan teknologiaan liittyviä teemoja. Vaikka tekoäly ja koneoppiminen ovat jo luonnollisesti läsnä arjessa, siitä ei vielä mitään kovin mullistavan konkreettista ja hyödyllistä ole intraneteihin tarjota.
Seminaarissa haaveiltiin erityisesti tekoälyyn perustuvasta sisäisestä chatbotista, joka korvaisi sisäisen (ihmis-)asiakaspalvelun tarvetta. Chatbotilta voisi intrassa tiedustella esimerkiksi käyttämättömien lomapäivien määrää, eikä asiassa tarvitsisi vaivata HR-assistenttia. Varmasti houkutteleva ajatus, mutta tokihan jonkun pitää pohtia, missä asioissa chatbotti palvelee, ja miten, ja toteuttaa kaikki tarvittavat integraatiot esimerkiksi. Lupaava skenaario joka tapauksessa, ja kuulemma tällaisia jo on olemassa isoilla kansainvälisillä yrityksillä.
Myös ”uuden sukupolven hakuratkaisuna” puhuttiin seminaarissa Microsoftin Delve -työkalusta, joka hyödyntää koneoppimista päätelläkseen, mitkä dokumentit voisivat kiinnostaa ketäkin työntekijää. Tätä pidettiin kenties konkreettisimpana esimerkkinä tekoälyn hyödyntämismahdollisuuksista, vaikkakin Delven konkreettinen hyödyllisyys herätti yleisössä myös negatiivisia kommentteja. Tässäkin asiassa on varmasti vielä matkaa siihen, että automaattinen suosittelu alkaisi olemaan aidosti relevantti ja hyödyllinen todellisissa työtehtävissä.
2. Mitä ’sosiaalisen intranetin’ jälkeen?
Intraneteissä on nähtävissä tällä hetkellä kaksi päälinjaa: 1.) perinteiset viestinnällis-sosiaaliset intranetit ja 2.) sisäiset digitaaliset työympäristöt.
Perinteisissä viestinnällissosiaalisissa introissa pohditaan eritasoisten ohjeiden jakamisen, strategiaviestinnän, yhteisöllisyyden, työyhteisöviestinnän sekä jakamisen teemoja ja toiminnallisuuksia. Viestinnällis-sosiaalinen intranet on aivan relevantti skenaario esimerkiksi suurissa monikielisissä organisaatioissa, joissa on paljon tuotannon henkilöstöä. Intranetissä tulee olla työnantajan perusohjeet ja lakisääteinen sisäinen viestintä työntekijöille sekä henkilöstön yhteenkuuluvuutta ja samaan suuntaan kulkemista tukevaa sisältöä ja toiminnallisuutta. Tällaisesta uudistusprojektista vastaa tyypillisesti viestintäyksikkö.
- Tästä hyvänä esimerkkinä seminaarissa esillä ollut Pauligin case, josta on case-tarina myös blogissamme.
Tietotyöpainotteisissa organisaatioissa intranet on laajentunut digitaalisen työympäristön suunnitteluksi. Se ei ole vain viestinnällis-sosiaalisen intranetin suunnittelua, eikä sitä johda yksin viestintäyksikkö, vaan kehitystyö linkittyy koko organisaation kehittämiseen, erityisesti sisäisten prosessien, toimintatapojen ja työskentelykäytäntöjen kehittämiseen, jossa ovat mukana esimerkiksi kehittämisyksikkö, HR, IT, bisnesalueet jne.
Digitaalisen työympäristön kehittämishanke on siis yleensä myös sisäisten työskentelytapojen muutoshanke. Digitaalinen työympäristö koostuu useista sovelluksista, joilla on eri roolit ja tehtävät. Digitaaliset työvälineet tuovat uusia mahdollisuuksia toteuttaa sisäistä operatiivista työskentelyä (erityisesti yhteistyötä ja viestintää), usein aiempaa avoimemmalla tavalla. Monissa organisaatioissa yhteisiä työvälineitä otetaan vieläkin käyttöön vasta ensimmäistä kertaa koko organisaation laajuisesti. Toimintatapamuutosten juurruttaminen organisaatioon ja muutosjohtaminen olivatkin yksi päivien case-puheenvuorojen kantavista teemoista.
Esimerkiksi seminaarissa olivat esillä Alkon ja Ylen caset:
- Alkolla toimintatapamuutostyötä on tehty tavoiteellisesti jo vuosia (ks. myös Vinkkejä digitaalisen työympäristön kehittämiseen). Yksi sen pieni konkreettinen ilmentymä on sisäiseen viestintään linkittyy tiiviisti Yammer. Yammer on operatiivinen väline, jolla koordinoidaan työtä esimerkiksi myymälöissä. Sen rinnalla toimii myös viestinnällinen intranet, jossa on sisäiset toimintaohjeet jämptisti.
- YLE:llä uuden digitaalisen työympäristön myötä koko projektikulttuuri uudistui, aiempaa avoimempaan ja jakavampaan suuntaan. Muutos oli valtava, suoranainen mullistus, josta aiheutui toki myös kipuilua.
Pohdimme, että ehkä jatkossa vastaavien seminaarien sisällöt voisi jopa jakaa kahteen eri trackkiin, jossa toisessa puhuttaisiin erityisesti viestinnällis-sosiaalisista intraneteista, ja toisessa puhuttaisiin laajemmista digitaalisen työskentelyn kehityshankkeista, joissa intranet on vain yksi osa kokonaisuutta. Jälkimmäisen trackin agendalla voisi luontevammin olla mm. dokumenttienhallintaa, ryhmätyöskentelykäytänteitä ja monia muita kokonaisuuteen kuuluvia osa-alueita. Kummallekin kun on paikkansa jatkossakin.
3. Työntekijäkokemus
Vielä laajempaa perspektiiviä seminaarin teemoihin toi Jonathan Phillips (Intranetizen), joka korosti, että digitaalinen työympäristö on osa työntekijäkokemusta (employee experience). Työntekijäkokemus on työntekijän muodostama kokemusten summa kaikista niistä tekijöistä ja interaktiosta, jotka työntekijä kokee työnantajaorganisaatioonsa liittyen. Tähän liittyy laajasti niin henkilöstöetuja, työtiloja, työnteon prosesseja ja työvälineitä; kenttä on todella laaja – ja merkittävä. Työntekijät ansaitsevat miellyttävän kokemuksen, mutta usein erityisesti organisaation digitaaliset työvälineet tuottavat pettymyksen, Jonathan Phillips totesi. Osasyynä on työvälineistä saadun kokemuksen siiloutuminen ja kirjavuus.
Merkittävää on työntekijäkokemuksen rakentaminen kokonaisvaltaisesti. Työnantaja linjaa strategisesti, millaista työntekijäkokemusta se haluaa tarjota. Ja lopulta konkreettisesti myös, mikä rooli digitaalisella työympäristöllä siinä on. Kuinka digitaalinen työympäristö tukee organisaation toimintaa kohti tavoitteita. Phillips pohti keynotessaan malleja, miten työntekijäkokemusta voitaisiin organisaatiossa johtaa: onko sitä varten nimetty johtaja, yhteistyöelin vai johtaako sitä ylin johto.
Hienoa, jos myös Suomessa päästään keskusteluun työntekijäkokemuksesta (eikä jäädä kiinni vain tuttuun asiakaskokemukseen)! Miellyttävä työntekijäkokemus edistää organisaation menestystä. (Blogasin tästä aiheesta taannoin otsikolla Työelämän kivoittaminen – mitä tarkoitan sillä?).
Jonathan Phillips painotti omassa puheenvuorossaan sitä, että digitaalisen työympäristön pitää myös vastata työntekijän odotuksia, eikä esimerkiksi rajaton vapaus valita omat työkalunsa ole mitenkään tyypillinen työntekijän odotus. Työntekijät odottavat, että työnantaja on miettinyt ja valinnut sellaisen kokoelman työkaluja, jotka muodostavat toimivan kokonaisuuden juuri kyseiseen tehtävään ja toimintaan.
Milloin muuten nähdään Suomessa ensimmäinen rekryilmoitus jossa työnantaja kehuu tarjoavansa hyvin mietityn ja toimivan, sisäisen digitaalisen työympäristön?
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Hyvä vaatimusmäärittely – työmenetelmät ja lopputulokset (26.2.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin