Mihin suuntaan intranet ja digitaalinen työympäristö on menossa? Maailma on painiskellut pandemian kourissa jo puolitoista vuotta ja iso osa tietotyöläisistä on ollut tämän ajan enemmän tai vähemmän etätöissä. Vaikka pandemia ja sen mukanaan tuoma etätyömoodi ei suoranaisesti ole syynä digitaalisen työympäristön kehityssuuntiin, se on kiihdyttänyt sekä ajattelutapojen että toimintatapojen muutosta. Poimimme viisi teemaa, joiden ennustamme yleistyvän vuonna 2021.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
26.8.2021
1. Työntekijäkokemus edellä työvälineisiin
Ei keksitä pyörää uudestaan, mutta vaihdetaan näkökulmaa. Sen sijaan, että tarkastellaan vain yhtä työvälinettä kerrallaan, tarkastellaan kokonaisuutta ja nimenomaan työntekijän näkökulmasta. Mitä työntekijä tarvitsee, jotta hän pystyy tekemään työnsä hyvin, myös etätyöympäristössä? Hyvä työntekijäkokemus voi edellyttää, että erilaisille työntekijöille on erilaisia työkaluja tarjolla samoihin tai samankaltaisiin tehtäviin. Vaikka moni organisaatio etenkin Suomessa on hypännyt pandemia-aikana Teamsin kelkkaan, ensimmäisiä viitteitä Teams-krapulasta on jo saatu. Se ei kaikkien (etä)työkokemusta paranna ja joudutaan miettimään uusiksi, miten työn tekemistä voidaan helpottaa. Työkalupakki laajenee kun välineitä tarkastellaan työntekijöiden silmin.
2. Ei enää kahden kerroksen väkeä
Pitkään jatkunut kehityssuunta, jossa kaikille työntekijöille avataan pääsy vähintään organisaation yhteiseen intranettiin, kiihtyy entisestään. Enää ei (välttämättä) vaadita työnantajan tarjoamia laitteita ja yhteyksiä, vaan tietoon voi pilviympäristöjen ja mobiilituen myötä päästä käsiksi myös omalta kotikoneelta tai omasta puhelimesta. Myös ei-tietotyöläiset pääsevät näin kiinni ohjeisiin ja ajankohtaistietoon, ja esimiehen portinvartijarooli pienenee. Trendi voimistuu, kun kasvokkaisten tapaamisten määrä organisaatiossa vähenee. Ja samalla, kun organisaation sisäisten ohjeiden ja tiedon käyttäjäryhmä monipuolistuu, korostuu myös työntekijäkokemus. Minkälaisella paletilla palvellaan parhaiten koko organisaatiota?
3. Henkilökohtaisen työpöydän uusi tuleminen
Kun työvälinekirjo kasvaa niiden hallinta muuttuu haastavammaksi. Takavuosilta tuttu henkilökohtainen työpöytä on jälleen ajankohtainen, ja monet organisaatiot haaveilevat intranetistä, joka ei ole pelkästään ponnahduslauta muihin järjestelmiin, vaan kokoava työpöytä, joka tuo syötteitä muista työvälineistä. Yksi selkeä esimerkki henkilökohtaisesta työpöydästä on Microsoftin loppuvuodesta 2020 lanseeraama Viva Connections -konsepti, jossa mm. Teamsistä rakennetaan ”superkäyttöliittymää” sekä intraan, tiimeihin, kalenteriin, dokumentteihin ja keskusteluihin.
Intranet-puolella henkilökohtaisen työpöydän uusi tuleminen näkyy integroitavuusvaatimuksina. Sen sijaan, että pallotellaan käyttäjää järjestelmästä toiseen, tuodaan sisällöt käyttäjän luo - personoituna tietenkin. Intranettiin halutaan tuoda sisältöjä muista järjestelmistä ja alustan tulisi tähän taipua.
4. Digitaalisesti sosiaalinen
Sisäinen some ja sosiaalinen intranet ovat molemmat tuttuja käsitteitä ja valtaosassa organisaatioista on jo pitkään ollut käytössä jonkinlainen digitaalinen keskustelukanava tai sisällön kommentointitoiminnallisuus. Sosiaalisten toiminnallisuuksien hyödyntäminen on kuitenkin voinut olla vähäistä ja se on keskittynyt pitkälti ammatillisen tiedon jakamiseen. Työntekijä on pärjännyt hyvin, vaikkei ole aktiivisesti osallistunut keskusteluihin intrassa tai kommentoinut uutisia.
Etätyömoodin myötä sosiaalinen kanssakäyminen kollegoiden kanssa ja hiljaisen tiedon vaihtaminen ei kuitenkaan tapahdu enää vahingossa kahviautomaatilla, vaan nyt joudutaan ponnistelemaan sen eteen. Siksi sosiaalisen kanssakäymisen mahdollistaminen digitaalisesti tulee yhä tärkeämmäksi. Sosiaalisilta toiminnallisuuksilta vaaditaan nyt enemmän, eikä pelkkä kommentointimahdollisuus enää riitä. Tärkeintä on kuitenkin innostaa työntekijät olemaan kollegoiden kanssa yhteyksissä sisäisissä somekanavissa ja tähän tarpeeseen on kehitetty erillaisia luovia ratkaisuja, kuten pelillistämistä.
5. Juuri meidän brändin mukainen intranet
Suomi on Microsoft maa ja O365 selkeä markkinajohtaja. Microsoftin tuotteita kuten Modernia SharePoint Online -intranettiä ei tunnetusti voi juuri muokata ja Teams on samannäköinen ja samanniminen riippumatta organisaatiosta, jota sitä käyttää. Haluja luoda oman brändin näköinen digitaalinen työympäristö kuitenkin on. Toistaiseksi suurin osa uhraa oman (sisäisen)brändin Microsoftin alttarille, mutta tulevaisuus on todennäköisesti erilainen.
Pelkkä intranetin nimeäminen ei enää riitä. Kun työntekijät ovat yhä enemmän etätöissä, ja digitaalisen työympäristön rooli on olla organisaation digitaalinen toimisto, tulee sen brändäys yhä tärkeämmäksi. Digitaalisen työympäristön tulee heijastaa organisaatiota, jossa ollaan töissä, ei organisaatiota, joka tarjoaa työvälineen. Etenkin niissä organisaatioissa, jossa ei-tietotyöläisten osuus käyttäjistä on suuri, halutaan oman brändin mukaisia viestintätyökaluja. Jos et Teamsiä tai SharePointia muuten käytä, miten ymmärrät etsiä sieltä tietoa sairauslomista tai seurata, mitä meidän firmallemme kuuluu?
Tarve luoda juuri omannäköinen digitaalinen toimisto avaa ovia erilaisille intranet-tuotteille, jotka tarjoavat hyviä (ja helppoja) mahdollisuuksia työvälineiden brändäämiseen. Nähtävissä onkin pitkälle tuotteistettujen järjestelmien markkinaosuuksien lievää kasvua, kun etenkin edelläkävijäorganisaatiot haluavat panostaa digitaaliseen työnantajabrändiinsä ja valita O365:n rinnalle tätä paremmin tukevia ratkaisuja.
Tarkkasilmäiset ehkä jo huomasivat näiden viiden trendin yhteyden. Nämä eivät ole yksinäisiä saarekkeita, vaan yhteyksissä toisiinsa. Nähtäväksi jää, kuinka moni lopulta lähtee trendien aallonharjalle ja kuinka moni pitää tiukasti kukkaronnyöreistä vielä kiinni. Trendikkäin ratkaisu kun tunnetusti ei ole se edullisin. Palkintona voi kuitenkin olla tasa-arvoinen työpaikka, jossa työntekijät ovat tyytyväisiä ja sitoutuneita, ja kaikki rullaa etätöistä huolimatta.
