Digitaalisen työympäristön trendit vuonna 2021

Mihin suuntaan intranet ja digitaalinen työympäristö on menossa? Maailma on painiskellut pandemian kourissa jo puolitoista vuotta ja iso osa tietotyöläisistä on ollut tämän ajan enemmän tai vähemmän etätöissä. Vaikka pandemia ja sen mukanaan tuoma etätyömoodi ei suoranaisesti ole syynä digitaalisen työympäristön kehityssuuntiin, se on kiihdyttänyt sekä ajattelutapojen että toimintatapojen muutosta. Poimimme viisi teemaa, joiden ennustamme yleistyvän vuonna 2021.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

1. Työntekijäkokemus edellä työvälineisiin

Ei keksitä pyörää uudestaan, mutta vaihdetaan näkökulmaa. Sen sijaan, että tarkastellaan vain yhtä työvälinettä kerrallaan, tarkastellaan kokonaisuutta ja nimenomaan työntekijän näkökulmasta. Mitä työntekijä tarvitsee, jotta hän pystyy tekemään työnsä hyvin, myös etätyöympäristössä? Hyvä työntekijäkokemus voi edellyttää, että erilaisille työntekijöille on erilaisia työkaluja tarjolla samoihin tai samankaltaisiin tehtäviin. Vaikka moni organisaatio etenkin Suomessa on hypännyt pandemia-aikana Teamsin kelkkaan, ensimmäisiä viitteitä Teams-krapulasta on jo saatu. Se ei kaikkien (etä)työkokemusta paranna ja joudutaan miettimään uusiksi, miten työn tekemistä voidaan helpottaa. Työkalupakki laajenee kun välineitä tarkastellaan työntekijöiden silmin.   

2. Ei enää kahden kerroksen väkeä

Pitkään jatkunut kehityssuunta, jossa kaikille työntekijöille avataan pääsy vähintään organisaation yhteiseen intranettiin, kiihtyy entisestään. Enää ei (välttämättä) vaadita työnantajan tarjoamia laitteita ja yhteyksiä, vaan tietoon voi pilviympäristöjen ja mobiilituen myötä päästä käsiksi myös omalta kotikoneelta tai omasta puhelimesta. Myös ei-tietotyöläiset pääsevät näin kiinni ohjeisiin ja ajankohtaistietoon, ja esimiehen portinvartijarooli pienenee. Trendi voimistuu, kun kasvokkaisten tapaamisten määrä organisaatiossa vähenee. Ja samalla, kun organisaation sisäisten ohjeiden ja tiedon käyttäjäryhmä monipuolistuu, korostuu myös työntekijäkokemus. Minkälaisella paletilla palvellaan parhaiten koko organisaatiota?

3. Henkilökohtaisen työpöydän uusi tuleminen

Kun työvälinekirjo kasvaa niiden hallinta muuttuu haastavammaksi. Takavuosilta tuttu henkilökohtainen työpöytä on jälleen ajankohtainen, ja monet organisaatiot haaveilevat intranetistä, joka ei ole pelkästään ponnahduslauta muihin järjestelmiin, vaan kokoava työpöytä, joka tuo syötteitä muista työvälineistä. Yksi selkeä esimerkki henkilökohtaisesta työpöydästä on Microsoftin loppuvuodesta 2020 lanseeraama Viva Connections -konsepti, jossa mm. Teamsistä rakennetaan ”superkäyttöliittymää” sekä intraan, tiimeihin, kalenteriin, dokumentteihin ja keskusteluihin.

Intranet-puolella henkilökohtaisen työpöydän uusi tuleminen näkyy integroitavuusvaatimuksina. Sen sijaan, että pallotellaan käyttäjää järjestelmästä toiseen, tuodaan sisällöt käyttäjän luo - personoituna tietenkin. Intranettiin halutaan tuoda sisältöjä muista järjestelmistä ja alustan tulisi tähän taipua.

4. Digitaalisesti sosiaalinen

Sisäinen some ja sosiaalinen intranet ovat molemmat tuttuja käsitteitä ja valtaosassa organisaatioista on jo pitkään ollut käytössä jonkinlainen digitaalinen keskustelukanava tai sisällön kommentointitoiminnallisuus. Sosiaalisten toiminnallisuuksien hyödyntäminen on kuitenkin voinut olla vähäistä ja se on keskittynyt pitkälti ammatillisen tiedon jakamiseen. Työntekijä on pärjännyt hyvin, vaikkei ole aktiivisesti osallistunut keskusteluihin intrassa tai kommentoinut uutisia.

Etätyömoodin myötä sosiaalinen kanssakäyminen kollegoiden kanssa ja hiljaisen tiedon vaihtaminen ei kuitenkaan tapahdu enää vahingossa kahviautomaatilla, vaan nyt joudutaan ponnistelemaan sen eteen. Siksi sosiaalisen kanssakäymisen mahdollistaminen digitaalisesti tulee yhä tärkeämmäksi. Sosiaalisilta toiminnallisuuksilta vaaditaan nyt enemmän, eikä pelkkä kommentointimahdollisuus enää riitä. Tärkeintä on kuitenkin innostaa työntekijät olemaan kollegoiden kanssa yhteyksissä sisäisissä somekanavissa ja tähän tarpeeseen on kehitetty erillaisia luovia ratkaisuja, kuten pelillistämistä.

5. Juuri meidän brändin mukainen intranet

Suomi on Microsoft maa ja O365 selkeä markkinajohtaja. Microsoftin tuotteita kuten Modernia SharePoint Online -intranettiä ei tunnetusti voi juuri muokata ja Teams on samannäköinen ja samanniminen riippumatta organisaatiosta, jota sitä käyttää. Haluja luoda oman brändin näköinen digitaalinen työympäristö kuitenkin on. Toistaiseksi suurin osa uhraa oman (sisäisen)brändin Microsoftin alttarille, mutta tulevaisuus on todennäköisesti erilainen.

Pelkkä intranetin nimeäminen ei enää riitä. Kun työntekijät ovat yhä enemmän etätöissä, ja digitaalisen työympäristön rooli on olla organisaation digitaalinen toimisto, tulee sen brändäys yhä tärkeämmäksi. Digitaalisen työympäristön tulee heijastaa organisaatiota, jossa ollaan töissä, ei organisaatiota, joka tarjoaa työvälineen. Etenkin niissä organisaatioissa, jossa ei-tietotyöläisten osuus käyttäjistä on suuri, halutaan oman brändin mukaisia viestintätyökaluja. Jos et Teamsiä tai SharePointia muuten käytä, miten ymmärrät etsiä sieltä tietoa sairauslomista tai seurata, mitä meidän firmallemme kuuluu?

Tarve luoda juuri omannäköinen digitaalinen toimisto avaa ovia erilaisille intranet-tuotteille, jotka tarjoavat hyviä (ja helppoja) mahdollisuuksia työvälineiden brändäämiseen. Nähtävissä onkin pitkälle tuotteistettujen järjestelmien markkinaosuuksien lievää kasvua, kun etenkin edelläkävijäorganisaatiot haluavat panostaa digitaaliseen työnantajabrändiinsä ja valita O365:n rinnalle tätä paremmin tukevia ratkaisuja.

Tarkkasilmäiset ehkä jo huomasivat näiden viiden trendin yhteyden. Nämä eivät ole yksinäisiä saarekkeita, vaan yhteyksissä toisiinsa. Nähtäväksi jää, kuinka moni lopulta lähtee trendien aallonharjalle ja kuinka moni pitää tiukasti kukkaronnyöreistä vielä kiinni. Trendikkäin ratkaisu kun tunnetusti ei ole se edullisin. Palkintona voi kuitenkin olla tasa-arvoinen työpaikka, jossa työntekijät ovat tyytyväisiä ja sitoutuneita, ja kaikki rullaa etätöistä huolimatta.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: B2B-verkkokauppojen eri mallit ja menestystekijät (13.3.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Camilla Heikkilä

VTM, IT-tradenomi Camilla Heikkilä on verkkopalvelusuunnittelun ja palvelukonseptien asiantuntija. Camilla konsultoi asiakkaita erityisesti julkisten ja sisäisten verkkopalveluiden ratkaisujen muotoilussa ja sisältökonseptoinnissa, sekä niiden hankintaan liittyvissä asioissa.

Camillalla on vahva viestinnällinen osaaminen ja hän auttaa kiteyttämään organisaation tarpeet ja sisällöt toimivaksi verkkosivukokonaisuudeksi, jossa myös loppukäyttäjän tarpeet on huomioitu. Teknisen osaamisen ansiosta, Camilla pystyy sujuvasti yhdistämään asiakkaan viestinnälliset tarpeet ja eri teknologioiden tarjoamat mahdollisuudet.

Palvelu- ja sisältökonseptien suunnittelun lisäksi, Camilla auttaa hankkeiden valmistelussa sekä optimaaliseen käyttäjäkokemukseen tähtäävien vaatimusten määrittelemisessä.

Camillalla on vuosien kokemus verkkopalveluiden suunnittelusta sekä sitä ennen yli kymmenen vuoden kokemus erilaisista verkkoviestintätehtävistä järjestösektorilla ja julkishallinnossa. Aikaisemman työuran aikana, Camilla on vastannut useasta verkkopalveluprojektista ja toiminut myös tuoteomistajan roolissa.

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol lyhyesti

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Vuosittain meillä suunnitellaan ja valmistellaan yli 50 erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmähanketta. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Lue lisää meistä

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Realistisuus ja kaukonäköisyys

    Suunnittelemme digipalveluiden palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Me painotamme ratkaisujen toteutuskelpoisuutta, hyvien kumppaniehdokkaiden löytymistä ja kustannusten ennustettavuutta.

Siirry takaisin sivun alkuun