Keväällä 2020 lähes koko Suomi siirtyi yhdessä yössä tekemään etätöitä. Etätyöt jatkuvat monen osalta vielä syksyllä ja paluuta entiseen ei työnteon suhteen enää ole. Vaikka pandemia väistyy, etätyöt ovat tulleet jäädäkseen, ainakin laajemmassa mittakaavassa kuin ennen. Kun työntekijät eivät näe toisiaan toimistolla, digitaalisen työympäristön merkitys kasvaa. Fyysiseen työympäristöön on kiinnitetty huomiota jo pitkään, nyt olisi aika kääntää katse digitaalisiin työympäristöihin ja huolehtia, että työntekijöillä on hyvät edellytykset tehdä töitä riippumatta fyysisestä sijainnista.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
2.9.2020
Digitaaliset työympäristöt -selvityksemme osoitti, että monessa organisaatiossa poikkeusaika on muuttanut toimintatapoja ja uusia vuorovaikutus- ja tiedonjakovälineitä on otettu käyttöön. Etätyö on mahdollistettu kaikille, kun se on voinut olla harvalle suotu oikeus ennen hallituksen keväistä etätyökehotusta. Etätyön tekemisestä on tullut normi niillä aloilla, jossa se on mahdollista, mutta toimintatapoja haetaan monessa organisaatiossa vielä.
Tekniseen käyttöönottoon panostettu, toimintatapoja haetaan vielä
Teamsin hurja nousu alkoi jo ennen poikkeusoloja, mutta kovin juurtunutta Teamsin käyttö ei ole vielä ollut, kun etätyöt keväällä alkoivat. Jopa 68 % kyselyn vastaajista kertoo, että heidän organisaatiossaan on otettu uusia vuorovaikutus- ja tiedonjakovälineitä käyttöön viimeisen vuoden aikana, ja Teams on yleisesti se työväline, joka on otettu käyttöön.
Teams ei ole ainoa työväline, joka on saanut lisänostetta keväällä 2020. Useissa organisaatioissa on pilotoitu uusia työvälineitä joko ennen tai jälkeen etätyösuosituksen, ja monet jo käytössä olleet työvälineet saivat uutta nostetta etätyösiirtymän myötä. Kyselyssä esiin nousivat mm. Yammer, jonka rooli yhteisenä sosiaalisena kanavana on korostunut, kun työkavereita ei enää näe kahvihuoneessa, sekä Miro, joka helpottaa yhdessä suunnittelua ja siirtää fläppitaulut digitaaliseen maailmaan.
Järjestelmäpilottien ja uusien työvälineiden lisäksi, etätyötä on monessa organisaatiossa helpotettu myös mm. hankkimalla lisää lisenssejä ja laitteita työntekijöiden käyttöön, mutta vaikka teknisiä mahdollisuuksia on kehitetty, toimintakulttuuri ei muutu yhdessä työssä. Monessa organisaatiossa panostetaankin työvälineiden tekniseen käyttöönottoon, mutta yhteisten toimintatapojen jalkauttaminen jää puolitiehen.
Ilman yhteisesti sovittuja toimintatapoja ja käytäntöjä, hyvätkin työvälineet jäävät helposti vajaakäytölle ja etätyön tuottavuus kärsii, kun tieto ei kulje niin hyvin kuin voisi ja tietoa pitää etsiä. Monet kyselyn vastaajista kertovat, että Teamsistä on otettu videoyhteys aktiivikäyttöön ja etäkokoustaminen on lisääntynyt hurjasti, mutta Teamsin muita ominaisuuksia käytetään hyvin varovaisesti.
Jatkuva käyttöönoton tuki ja johdon esimerkki tärkeää
Miten näistä työvälineistä sitten saisi täydet tehot irti? Vajaa puolet kyselyn vastaajista kertoo, että heillä on järjestetty erilaisia koulutuksia työvälineisiin, ja reilulla kolmanneksella on tarjolla kirjallisia ohjeita. Valitettavasti edelleen tulee vastaan tapauksia, jossa tarjotaan välineet ja kehotetaan kokeilemaan niitä. Tämä, tässä laitteet, älkää rikkoko itseänne -tapa voi toimia muutamalla innokkaalla, mutta se ei edesauta yhteisten toimintatapojen syntymistä.
Yksittäiset järjestelmäkoulutukset eivät riitä menestyksekkääseen jalkautukseen. Onneksi moni vastaaja kertoo myös hyviä esimerkkejä siitä, miten erilaisten työvälineiden käyttöönottoa on organisaatiossa tuettu. Monet ovat menestyksekkäästi hyödyntäneet digimentoreita, digiluotseja, championeja tai tukiklinikoita uusien työvälineiden käyttöönottovaiheessa. Myös videoita on hyödynnetty uusien työvälineiden jalkauttamisessa.
Tällaisten iskuryhmien käyttö kuitenkin edellyttää, että ensin on sovittu, miten työvälineitä organisaatiossa käytetään. Muuten iskuryhmän työ jää tekniseksi vinkkaamiseksi, mikä sekin on tarpeen, mutta ei missään nimessä riittävää. Vastaajat nostavat hyvänä tapana esiin myös erillisen jalkautuskonseptin, ja tiimin, joka siitä viestii ja tiedottaa. Käyttötapauskohtaiset infot ovat myös osoittautuneet hyviksi ja haastavien käyttötapojen ohjeistukset, ja käytännön vinkit eri tapauksiin ovat toimineet.
Jotkut tarjoavat ohjeistusapua määrättyinä kellonaikoina Teamsissä, toisilla on Yammer-ryhmä, josta saa vertaistukea ja apua. Aina sen ei tarvitse olla järjestelmän pääkäyttäjä, jolta kysytään apua, vaan parhaat vinkit voivat tulla myös työkavereilta. Toinen on voinut ratkaista jo saman ongelman, mikä itsellä on edessä. Vertaistuki onkin yleensä paras tuki mutta johdon esimerkki on tärkeää. Digitalainen yhdessä tekeminen usein kulttuurimuutoksen, jolloin johdon sitoutuminen on avainasemassa.
