Luonnonvarakeskuksen (Luke) eri toiminnoilla on kovin kirjavia www-julkaisutarpeita, joita tuntui vaikealta yhdistää yhdelle järjestelmäalustalle. Toimivimmaksi ratkaisuksi osoittautui tehdä uusi www.luke.fi käyttämällä eri järjestelmiä erilaisten asioiden julkaisuun.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
18.10.2016
Luonnonvarakeskus aloitti toimintansa tammikuussa 2015, kun yhteen ja samaan tutkimuskeskukseen liitettiin Maa- ja elintarviketalouden tutkimuskeskus MTT, Metsäntutkimuslaitos Metla, Riista- ja kalatalouden tutkimuslaitos RKTL sekä Maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskus Tike. Nämä eri tutkimuslaitokset tuottavat suuren määrän informaatiota, jota raportoidaan ja julkaistaan varsin erilaisissa muodoissa.
Kun uudelle Lukelle ryhdyttiin suunnittelemaan verkkopalvelua vuoden 2014 aikana, tilanteen tarjoamat mahdollisuudet olivat kutkuttavat. Ilman aiempien laitosten historian painolastia uudelle organisaatiolle voitaisiin suunnitella täysin uudenlainen verkkosivusto, joka esittelee suomalaisia luonnonvaroja kaloista karhuihin ja maidontuotannosta korvasienisatoon. Sisällönsuunnittelijat eivät halunneet päästää itseään helpolla, vaan palvelukonseptiin haettiin kunnianhimoisesti vaikuttavuutta, innostavuutta ja intuitiivista käytettävyyttä.
Uutta verkkosivustoa (www.luke.fi) lähdettiin suunnittelemaan sellaiseksi, että siitä olisi helppoa hahmottaa teemakohtaisesti, millaista tutkimusta Suomessa tehdään ja millaisia löydöksiä tutkimuksessa on tehty. Käyttökokemusta suunniteltiin HTML-protomallin avulla, jotta työryhmä sai tarkennettua ideoitaan konkreettiselle tasolle.
Täysin uuden organisaation sivustosuunnittelussa oli myös kääntöpuolensa: kuinka voisi suunnitella sisältöstrategiaa, priorisointeja ja tehtävien esittelyjä organisaatiolle, jota ei vielä ole? Luke ei ollut vielä aloittanut toimintaansa, joten sillä ei ollut strategiaa, missiota ja tehtävänasettelua. Sisältösuunnittelijoiden ryhmä oppi sietämään epävarmuutta ja jatkuvia muutoksia aiemmin tehtyihin suunnitelmiin.
Arkkitehtuurin eheyttä yhtenäisellä julkaisualustalla?
Luonnonvarakeskuksen muodostaneilla organisaatioilla oli kaikilla hieman erityyppisiä järjestelmiä verkkosivujensa ja erillissovellustensa julkaisuun. Luke joutui pohtimaan sitä, millaisia hyötyjä voisi pitkällä tähtäimellä tuottaa panostus siihen, että kaikki erilaiset järjestelmät rakennetaan uudelleen ja ajetaan yhteisesti jaettuun ympäristöön.
Mikäli lähdettäisiin yhteisesti jaettuun julkaisujärjestelmään kaikessa verkkojulkaisussa, pitäisi kaikki erilaiset julkaisutyypit määritellä ja yhteensovittaa, kilpailuttaa ja käyttöönottaa sekä kouluttaa kirjaville ylläpitäjäryhmille. Tämä tuntui mittavalta haasteelta, etenkin kun uuden organisaation luomisessa aikataulu oli todella kiireinen ja organisaatiouudistus vei muutoinkin kaikkien työaikaa hallinnollisiin järjestelyihin.
Ja mikä olisi sopiva, kattava, monipuolinen julkaisujärjestelmä kaikenlaisen julkaisemisen tukemiseen, jos yhteistä järjestelmää haettaisiin? Valtionhallinnon yhteinen julkaisujärjestelmä YJA oli keskeneräinen, mutta kiinnostava. Sen pohjana oleva Liferay vaikutti ihanteellisen monipuoliselta, mutta YJAn kehittämisaikatauluihin ei mitenkään mahtunut julkaisuaikataulultaan kriittinen Luke.fi.
Vanhojen organisaatioiden julkaisujärjestelmissä oli paljon historiallisia tietokertymiä, joita ei ollut realistista suunnitella siirrettäviksi johonkin uuteen ympäristöön. Luonnonvarakeskuksen tapahtumat ja niihin ilmoittautumiset ylläpidettiin Lyyti-järjestelmässä. Säännölliset tilastojulkaisut ylläpidettiin Drupal-järjestelmässä, jota oli vuoden verran tavoitteellisesti räätälöity tämän tilastodatan tarpeita varten. Luken hankkeita (noin 500-1000 käynnissä koko ajan) keskitettiin SolePRO-järjestelmään, ja Luken yli tuhannen asiantuntijan tiedot keskitettiin SoleCRIS-osaajatietokantaan. Lukelle on kertynyt yli 80 000 julkaisuviitettä, joten julkaisujen ylläpidon siirto omasta J2EE-pohjaisesta Jukuri-järjestelmästä tuntui mahdottomalta.
Vaikka uuden Luke.fi-palvelun tuli tarjota ristiinlinkitettyä tietoa kaikista noista Luonnonvarakeskuksen toiminnoista (tilastoista, julkaisuista, hankkeista, asiantuntijoista, tapahtumista jne.), ei tietolähteitä voitu mitenkään realistisesti ajatella siirrettäviksi johonkin uuteen julkaisujärjestelmäympäristöön. Niinpä Luken oli syytä lähteä siitä, että tiedot tuotetaan kirjavissa ympäristöissä, ja Luke.fi-sivuilla näytetään niistä vain ajantasaisia listauksia tai nostoja.
Määrittelyvaihe ja alustavalinta
Määrittelyvaiheeseen Luke otti avukseen North Patrolin, jonka kanssa vaatimusmäärittely ja tarjouspyyntödokumentit tarkennettiin. Määrittelyvaihe koetteli suunnitteluryhmän kärsivällisyyttä, sillä kaikkia poltteli halu lähteä jo tekemään verkkopalvelua, jota oli niin pitkään suunniteltu sisäisesti.
Jälkikäteen kuitenkin Luken projektia vetänyt tiedottaja Anna-Riitta Lund on kiitollinen siitä, että vaatimusmäärittelyyn maltettiin panostaa ja käyttää aikaa:
— Huolellisesti tehty vaatimusmäärittely oli hyvä pohja lähteä yhteistyöhön toimittajan kanssa: priorisoinnit ja rajaukset saatiin kuntoon sekä sisäisesti että yhteistyökumppania varten. Sen ansiosta kilpailutus sujui hyvin ja alustavalinta oli mahdollista tehdä.
North Patrolin kanssa kartoitettiin vaihtoehdot uuden Luke.fi-palvelun julkaisujärjestelmäksi. Tarpeiden analyysissa ei löydetty mitään perusteltuja syitä valita erityisen järeitä ja kalliita sisällönhallintatuotteita. Drupal oli räätälöitävyytensä puolesta erittäin vahva vaihtoehto, mutta lopulta WordPress-toteutuksen kustannustehokkuus osoittautui vertailussa ylivoimaiseksi.
Vaikka Lukea hieman huolestutti se, voisiko WordPressin kaltainen ”blogialusta” suoriutua tarvittavista integraatioista, käyttökokemusratkaisuista ja tulevaisuuden palveluvisioista, valinta tehtiin reippaasti. Lukella oli väliaikaiset esittelysivut samalla alustalla, joten WordPress oli sisällöntuottajille tuttu väline. Hyväksyttiin myös se, että suunnitelmat voivat vielä elää sovitettaessa niitä järjestelmäalustan kyvykkyyksiin.
Joustava toteutusvaihe
Uuden Luke.fi-palvelun toteutus kilpailutettiin onnistuneesti avoimella menettelyllä: tarjouksia saatiin vähän alle 10, ja vertailu oli sujuvaa tehdä täsmällisesti suunniteltujen laatuvertailujen avulla. Tarjouskilpailun voitti jyväskyläläinen Valu Digital, jonka kanssa työ aloitettiin aikataulujen tarkentamisella ja toteutettavan kokonaisuuden mitoituksella.
Luke oli jo ottanut huomioon WordPress-alustan rajoituksia esim. käyttäjähallinnan suhteen, ja yhteistyössä toteuttajakumppanin kanssa ideoitiin sellaisia ratkaisuja, joilla Luken tarpeet voitiin toteuttaa.
Projektin scope tarkistettiin tavoiteaikataulun ja prioriteettien suhteen: jotkin suunnitellut toiminnot päätettiin jättää toteuttamatta, ja sen sijaan visuaalisen ulkoasun ratkaisuihin panostettiin enemmän. Muutostarpeet hoidettiin projektissa notkeasti, ja lisätyönä rakennettiin projektin aikana esimerkiksi some-seinä.
Anna-Riitta Lund kertoo projektiryhmän olleen todella tyytyväinen yhteistyöhön Valun kanssa:
– Yhteinen kieli tilaajan ja toimittajan välille löytyi, ja toiminta oli joustavaa. Projektipäällikkö tulkitsi hyvin asiakkaan tarpeita, ja halutessamme saatoimme myös olla suoraan yhteydessä toteutuksesta huolehtiviin asiantuntijoihin.
WordPress integraatioalustana
Luonnonvarakeskuksen WordPress-toteutuksessa on poikkeuksellisen paljon integraatioiden eli automaattisten tiedonsiirtojen avulla tuotettuja sisältötyyppejä.
Verkkopalveluun tuodaan esimerkiksi Jukuri-julkaisutietokannasta Luken julkaisujen perustiedot selailtaviksi ja haettaviksi. Luken asiantuntijahaun data tuodaan ulkoisesta järjestelmästä, ja samoin projektiarkisto muodostuu ulkoa tuodusta datasta. Tapahtumakalenterin tapahtumat tuodaan Lyyti-järjestelmästä.
”Meille on jo tullut aika paljon kyselyjä muualta valtionhallinnosta siitä, kuinka WordPress on toiminut näin vahvasti räätälöitynä ja integroituna muihin järjestelmiin. Tiedonsiirrot taustajärjestelmistä ovat olleet yllättävän helppoja toteuttaa. Eniten säätämistä on ollut Luke.fi-hakunäkymien esitystavoissa: kun taustajärjestelmät on suunniteltu omaan käyttötarkoitukseensa, niissä ei ole otettu huomioon sitä, miltä niiden tiedot näyttävät muissa ympäristöissä esitettynä. Sellaista on aika hankalaa suunnitella etukäteen paperilla, vaan vasta sitten kun lopputuloksen näkee havainnollisesti käytännössä.”, Anna-Riitta toteaa.
Suunnitelmia pitää uskaltaa muuttaa
Arvioidessaan verkkopalvelun toteutusprojektia jälkikäteen Anna-Riitta Lund on hyvin tyytyväinen prosessiin ja sen lopputuloksiin. Erityisen onnistunutta Luken tapauksessa oli oman talon sitoutunut, hyvin roolitettu ja vastuutettu projektiryhmä. Lisäksi myös projektille saatiin jo alkuvaiheesta mukaan talon johdosta koostunut ohjausryhmä, joka antoi ohjausta ja linjauksia suunnitteluryhmälle.
Projektiryhmä otti kunnia-asiakseen huolellisen suunnittelun ja määrittelyn, vaikka se oli välillä turhauttavaakin. Silti pienenä yllätyksenä tuli se, miten paljon yksityiskohtia jäi kuitenkin määrittelemättä, ja miten paljon muutoksia etukäteissuunnitelmiin lopulta tuli.
– ”Vaatimusmäärittelyä ei varmaan koskaan saa oikein tarkalle tasolle – ei siinä kannata jäädä hinkkaamaan yksityiskohtia, vaan määritellä rohkeasti parhaan arvauksen mukaan. Asioitahan voi myöhemmin muuttaa”, muistuttaa Anna-Riitta.
Joustavuus suunnitelmissa onkin paras oppi, jonka Luken työryhmä on projektista saanut. Omiin suunnitelmiin ei pidä hirttäytyä kiinni, vaan vaihtoehtoja kannattaa harkita koko ajan matkan varrella. Erityisesti projektin loppuvaiheessa oli sisällöntuottajilla niin paljon tehtävää, että aikataulu kävi kovin tiukaksi: silloin ei ollut varaa olla perfektionisti, vaan tietty keskeneräisyys sisällöissä oli hyväksyttävä, Anna-Riitta kertoo. Sivuston kehittäminenhän jatkuu täyttä häkää myös julkaisuajankohdan jälkeen.
Jos jostain ei pidä joustaa, se on verkkopalvelun tavoitteiden ja tehtävien rajaaminen, Anna-Riitta linjaa. Tavoitevision täytyy pysyä kirkkaana mielessä, niin toteutustyön kaikki vaiheet sujuvat selkeämmin.
Uusi Luke.fi-sivusto onkin otettu hyvin vastaan, ja sen uudistaminen ja kehittäminen jatkuu edelleen. Viestintävetoisesti suunnitellussa verkkopalvelussa on huomioitu kohderyhmien tiedontarpeet, ja näin on saatu pystyyn nykyaikaiset ja näyttävät verkkosivut.
Hankkeen tiedot
WordPress
Hankinnan hintaluokka: 100 000 – 200 000 €
- Syksy 2014 — Sisältösuunnittelu ja HTML-proto (Luke)
- Kevät 2015 — Vaatimusmäärittely ja teknologiavalinta (North Patrol)
- Kesä 2015 — Julkinen kilpailutus ja toimittajavalinta (North Patrol)
- Lokakuu 2015 – maaliskuu 2016 — Suunnittelu ja toteutustyö (Valu Digital)
- Syksy 2015 — Sisältökonseptin suunnittelu (Kaskas Media)
- Kevät 2016 — Käytettävyysarviointi (Adage)
- Maaliskuu 2016 — Julkaisu
Kaipaatko neuvoa omaan verkkopalveluhankkeeseesi? » Ota yhteyttä!
Vaatimusmäärittely on digiprojektissa keskeinen dokumentti, jonka avulla konkretisoidaan tietojärjestelmän tai verkkopalvelun suunnittelu, hahmotetaan tekniset ratkaisut, pyydetään toteuttajalta perusteltu työmäärä- tai kustannusarvio ja ohjataan ketterän toteutustyön työtehtäviä. North Patrolin vetämässä määrittelytyössä vaatimukset saadaan kirjattua laadukkaasti, asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti.
