Verkkopalveluprojektin taustalla ovat käyttäjien ja liiketoiminnan tarpeet, uudet ideat sekä erilaiset rajoitukset ja reunaehdot. Projektia käynnistettäessä ei ole aina täysin selvää, mitkä ovat ne ongelmat, haasteet ja tarpeet, jotka uuden verkkopalvelun tulisi ratkaista, ja mitkä uusista ideoista ovat niitä, jotka auttavat ratkaisun löytymistä.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
18.9.2014
Menestyksekkään verkkopalveluprojektin perusedellytys on se, että hanke on linjassa organisaation liiketoimintatavoitteiden kanssa. Ennen uuden verkkopalveluprojektin käynnistämistä projektin tavoitteet ja laajuus kannattaa tarkentaa tekemällä esiselvitys. Esiselvitys on organisaation johdolle apuväline päätöksenteossa, kun päätetään käynnistetäänkö verkkopalveluprojekti vai ei.
Esiselvityksen sisältö
Esiselvityksessä määritellään liiketoiminnan asettamien vaatimusten perusteella verkkopalveluprojektin tavoitteet ja laajuus. Toinen keskeinen tehtävä esiselvitysvaiheessa on luoda taloudelliset ja aikataululliset raamit projektin toteutukselle.
Tyypillisessä esiselvityksessä otetaan kantaa seuraaviin asioihin:
- projektin tausta ja tarve
- tavoitteet ja vaatimukset
- alustava palvelukonsepti
- kustannukset
- projektin hyödyt ja kannattavuus
- projektin vaiheistus ja aikataulu
- projektin resursointi, organisointi ja hallinta
- toteutusvälineet.
Tarpeiden tunnistaminen
Tyypillinen verkkopalveluprojekti lähtee liikkeelle halusta kehittää tai laajentaa nykyistä, jo olemassa olevaa verkkopalvelua. Siksi esiselvityksessä on tärkeää kuvata lähtökohtatilanne ja nykyinen verkkopalvelu: Millaisia sisältöjä ja toiminnallisuuksia verkkopalvelussa on, ketkä sitä käyttävät ja millaisille teknisille ratkaisuille se perustuu.
Esiselvityksessä olisi hyvä kuvata ne tarpeet, johon ajatus uudesta kehitysprojektista on syntynyt. Esiselvityksen tulee ottaa myös kantaa siihen, jatkokehitetäänkö projektissa vanhaa verkkopalvelua, vai korvataanko se kokonaan uudella tietoteknisellä ratkaisulla.
Tavoitteiden ja vaatimusten asettaminen
Verkkopalveluprojektia voidaan pitää onnistuneena silloin kun se on tuottanut siltä odotetut lopputulokset. Projektilta odotettavat lopputulokset tuleekin määritellä esiselvityksessä mahdollisimman yksikäsitteisesti ennen projektin alkamista. Esiselvityksen tulisi ottaa kantaa siihen, mitä verkkopalvelun avulla pitäisi pystyä tekemään ja mihin organisaation ongelmiin siltä odotetaan ratkaisua. Odotetut lopputulokset konkretisoidaan laatimalla verkkopalvelun alustava konsepti.
Yksityiskohdat siitä, millaisilla toiminnoilla ja teknisillä ratkaisuilla tavoitteisiin päästään, eivät kuulu esiselvityksen piiriin, vaan niihin palataan verkkopalvelun määrittelyvaiheessa. Verkkopalvelun tavoitteita ja vaatimuksia voidaan kuitenkin tarkentaa tekemällä esiselvityksen yhteydessä alustava vaatimusmäärittely, jota toimii lähtökohtana verkkopalvelun tarkemmalle määrittelylle.
Realistinen budjetti
Verkkopalveluhankinnalle tulee varata riittävä budjetti, jossa on huomioitu myös varsinaisen tietojärjestelmän lisäksi tulevat kustannukset, kuten käyttäjäkoulutus. Budjetissa kannattaa myös varautua pieniin kustannusarvion ylityksiin ja muihin projektin aikana ilmeneviin lisämenoihin.
Oman organisaation henkilöresurssit ovat usein pullonkaula verkkopalveluhankkeissa. Budjetointivaiheessa kannattaakin ottaa huomioon myös oman organisaation työstä aiheutuvat kustannukset. Oman organisaation panosta tarvitaan mm. verkkopalvelun suunnittelussa ja sisällöntuotannossa sekä projektin koordinoinnissa.
Esiselvitysvaiheessa toimittaja ja käytettävät ohjelmistot eivät yleensä ole vielä tiedossa. Kustannuksia ja työmääriä voi kuitenkin haarukoida esimerkiksi vertaamalla projektia muiden vastaavien projektien kustannuksiin tai pyytämällä sitoumuksettomia kustannusarvioita eri toimittajilta.
Suurimpia kustannuseriä tyypillisessä verkkopalveluprojektissa ovat:
- Ohjelmistolisenssit
- Verkkopalvelun määrittely ja suunnittelu
- Teknisen toteutuksen projektityö
- Sisällön tuottaminen
- Käyttäjien koulutus
- Ylläpito- ja käyttöpalvelukustannukset (lasketaan esim. 5 vuodelle)
Hyödyt ja kannattavuus
Kun projektin kustannukset ovat selvillä, voidaan niitä vertailla saavutettaviin hyötyihin hankkeen kannattavuuden arvioimiseksi. Projektin kannattavuuden arviointi toimii tärkeimpänä perusteena sille, toteutetaanko projekti vai ei. Verkkopalvelut kuitenkin poikkeavat perinteisistä tietotekniikkainvestoinneista siten, että niiden kannattavuuden arvioinnissa joudutaan usein käyttämään tavallista abstraktimpeja arviointikriteerejä.
Verkkopalveluprojektilla tavoitellut hyödyt ovat monesti laadullisia. Tämän tyyppisiä hyötyjä ovat mm. organisaation imagon paraneminen, parempi tiedon kulku yrityksen sisällä tai yhteistyökumppaneille sekä tiedon ajantasaisuus. Laadullisten hyötyjen rahallinen arvo on vaikeasti määriteltävissä. Niinpä perinteisten investointilaskelmien (esim. ROI-laskelmat) tekeminen verkkopalveluhankkeille on usein lähes mahdotonta
Verkkopalveluprojekteille on kuitenkin mahdollista laskea myös euromääräisiä hyötyjä. Verkkopalvelu voi esimerkiksi säästää organisaation työvoimakustannuksia tehostamalla jotakin prosessia, kuten tilausten käsittelyä tai asiakastukea. Verkkopalvelu voi myös korvata jonkin toisen viestintämuodon osin tai kokonaan. Tällöin palvelun hyödyksi voidaan laskea esim. säästöt painatus- ja postituskustannuksissa.
Vaiheistus ja aikataulu
Projektille asetetut aikataulupaineet johtavat usein epärealistisiin aikatauluihin, joiden noudattaminen on käytännössä mahdotonta. Esiselvitysvaiheessa tulisi pyrkiä siihen, että projektin aikataulu on toteuttamiskelpoinen, ja projektin eri vaiheille on varattu riittävästi aikaa.
Projektinaikaiset ongelmat ja muutokset venyttävät helposti projektin aikataulua. Aikatauluihin jo suunnitteluvaiheessa jätetty joustovara takaa sen, ettei yksittäisen vaiheen viivästyminen vaaranna koko projektin aikataulua. Liian kireässä aikataulussa on riskinä myös se, että se johtaa usein joidenkin projektiin kuuluvien tehtävien laiminlyöntiin aikataulun kirimiseksi projektin aikana. Usein liian tiukka tavoiteaikataulu johtaa esimerkiksi siihen, että verkkopalvelua ei ehditä testaamaan kunnolla, vaan se otetaan käyttöön keskeneräisenä.
Esiselvitysvaiheessa on hyvä pohtia myös verkkopalveluprojektin pilkkomista useiksi peräkkäisiksi projekteiksi. Monesti on järkevää osittaa projekti siten, että kiireisimmät osiot tehdään ensimmäiseksi, ja vähemmän kiireelliset toiminnallisuudet toteutetaan vasta myöhemmin. Vaiheistus parantaa projektin hallittavuutta ja mahdollistaa organisaation toiminnan kannalta kriittisimpien toiminnallisuuksien nopeamman käyttöönoton.
Projektin organisointi ja hallinta
Esiselvityksen teon yhteydessä kuvataan alustavasti tulevan verkkopalveluprojektin organisointi ja hallinta. Tämä kannattaa tehdä siinäkin tapauksessa, että kaikki projektin osapuolet eivät olisi vielä selvillä. Esiselvitysraportin tulisi ottaa kantaa ainakin seuraaviin hankkeen hallintaa ja organisointia koskeviin kysymyksiin:
- Projektiorganisaatio
- Seuranta ja raportointi
- Muutosten hallinta
- Viestintä
Toteutusvälineiden arviointi
Esiselvitysvaiheessa ei yleensä lyödä lukkoon verkkopalvelun teknisiä yksityiskohtia. Esiselvitys voi kuitenkin sisältää suosituksia projektin toteutuksessa käytettävistä teknologioista. Esiselvitys voi sisältää myös vertailuja erilaisten teknisten ratkaisumallien hyvistä ja huonoista puolista.
Verkkopalveluprojekti hyödyntää usein jo olemassa olevia ohjelmistoja ja laitteistoja. Tällöin esiselvityksessä on huomioitava valmiin ympäristön rajoitukset ja mahdollisuudet. Verkkopalvelun hankintaa suunnittelevalla organisaatiolla saattaa myös olla käytössä tietohallinnon standardeja ja suosituksia, jotka täytyy ottaa huomioon toteutusvälineitä valittaessa. Kriittisimpiä rajauksia esiselvitysvaiheessa ovat käyttöjärjestelmiä, ohjelmointikieliä ja tietokantaohjelmistoja koskevat rajoitukset sekä erityiset vaatimukset järjestelmän arkkitehtuurille
Esiselvityksessä on hyvä ottaa kantaa siihen, mitkä muut tietojärjestelmät liittyvät verkkopalveluun. Organisaation koko tietojärjestelmäarkkitehtuuri on otettava huomioon toteutusvälineitä valittaessa erityisesti silloin, kun integraatioiden määrä on suuri tai ne ovat teknisesti monimutkaisia. Esimerkiksi liitettävyys muihin järjestelmiin voi olla merkittävä asia toteutusvälineitä valittaessa.
Perusteltu päätös projektin käynnistämisestä
On tärkeää, että organisaation johto sitoutuu aidosti käynnistettävän verkkopalveluhankkeen läpivientiin. Johdon hyväksyntä ja sitoutuminen kertoo muulle organisaatiolle, että projekti on tarpeellinen ja että myös johto uskoo siitä saatavan selkeitä hyötyjä. Ilman johdon sitoutumista projektin menestyksekäs läpivieminen ja sen tavoitteiden saavuttaminen on epätodennäköistä.
Esiselvityksen avulla johto voi arvioida konkreettisesti verkkopalvelulta odotettuja hyötyjä ja sen toteutuksen kustannuksia sekä tunnistaa eri kehittämiskohteiden prioriteetit. Hyvin laadittu esiselvitys on organisaation johdolle arvokas väline päätöksenteossa, kun päätetään käynnistetäänkö verkkopalveluhanke vai ei ja missä muodossa se viedään läpi.
