Sisältöjen heikko löydettävyys on käytännössä jokaisessa intranetprojektissa yksi tärkeimmistä ratkaistavista ongelmista. Usein ajatellaan, että hyvä haku ratkaisee löydettävyyshaasteet. Haku voi olla avuksi, mutta jos intranetistä halutaan löytää tietoa, tulee sisältöjen vastata käyttäjien tiedontarpeita, rakenteen pitää olla kunnossa ja eri sisältötyyppejä tulee käyttää oikein. Fiksun sisältörakenteen suunnitteluun kannatta käyttää aikaa, etenkin jos uusi intranet luodaan M365 SharePoint Onlinella. Sisältöjen taivuttaminen Modernin SharePointin rakenteeseen kun vaatii sisällönsuunnittelijalta täysin erilaista ajattelutapaa.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
18.1.2023
Modernin SharePointin sisällönsuunnittelun haasteet
Perinteisesti verkkopalveluita ja myös viestinnällisiä intranettejä on rakennettu hierarkkisesti niin, että sivustosta muodostuu sisältöpuu, jossa on pääsivuja, joiden alla on alasivuja, joiden alla puolestaan vielä enemmän alasivuja.
Moderni SharePoint Online -intranet edellyttää kuitenkin, että ajattelutapaa käännetään. SharePoint Online -intranet koostuu useasta, toisistaan irrallisesta viestintäsivustosta (Communicaton Site), jossa on teknisesti sisältösivuja yhdessä tasossa. SharePointin viestintäsivustoissa ei siis ole ”alasivuja” saati ”alasivujen alasivuja”, eikä meillä näin ole mahdollisuutta luoda syviä, puumaisia hierarkioita. Sen sijaan joudumme miettimään intranetin sisältöjä pienimpinä sisältökokonaisuuksina tai sisältöpaketteina.
Vaikka yksittäisessä sivustossa on sivuja vain yhdessä tasossa, loppukäyttäjälle voidaan luoda illuusio syvemmästä rakennehierarkiasta, sillä navigaatio rakennetaan modernissa SharePointissa käsin. Teknisesti sivut ovat kuitenkin toistensa ”sisaruksia” eikä ”äitejä ja lapsia”. Navigaatiorakenteessa on myös rajansa, eikä SharePointissa ole mahdollista luoda kovin syviä hierarkioita edes käsin.
Modernissa SharePointissa jokaisella sivustolla on oma, sivuston sisäinen vaakanavigaatio, eikä lainkaan perinteistä vasenta pystynavigaatiota. Navigaation kasvaessa osa otsikoista piiloutuu varsinkin pienemmillä näytöillä kolmen pisteen taakse, eikä näitä sisältöjä enää löydetä.
Vähänkään isomman intranetin kaikkia sisältöjä ei siis kannata kerätä yhteen viestintäsivustoon, siitäkin syystä, että navigaatio paisuu leveyssuunnassa ja rakenteiden hallinta käsin menee hankalaksi. Sen sijaan että yritetään mahduttaa kaikki sisällöt yhdelle viestintäsivustolle ja rakentaa siitä käsin monipolvinen hierarkiarakenne, kannattaa sisällöt pilkkoa useampaan eri viestintäsivustoon ja yhdistää nämä keskitinsivuston tai hubisivuston (Hub Site) avulla isommaksi kokonaisuudeksi.
Hubisivusto tarjoaa päänavigaation, joka kulkee mukana kaikkien sisältösivustojen läpi ja jonka avulla käyttäjä voi siirtyä viestintäsivustolta toiselle. Hyvin isoissa intraneteissä voi olla tarpeen luoda useampia hubisivustoja.
Lue lisää erilaisista navigaatiomalleista: Hyvän navigaation suunnittelu – North Patrolin vinkit
Sisältörakenne suunnitellaan alhaalta ylös
Siinä, missä puumaisessa hierarkiassa sisällönsuunnittelu lähtee yleensä pääotsikoista, joiden alle kootaan otsikkoon liittyviä sisältöjä vesiputousmaisesti, moderneja SharePoint -intranettien sisältörakennetta kannattaa suunnitella ennemmin alhaalta ylös.
Ensimmäiseksi on hyvä tehdä sisältöinventaario nykyisen intranetin sisällöistäja tunnistaa minkälaisia sisältökokonaisuuksia meillä on. Sisältökokonaisuudet muodostavat tyypillisesti SharePointissa kukin oman viestintäsivuston.
Kun sisältökokonaisuudet tai teemat ovat kirjattu, näitä lähdetään ryhmittelemään ja yhdistämään toisiinsa, ja näin saadaan johdettua lopuksi koko intranetin rakenne. SharePoint Online -intranettiä suunnitellessa sisältöjä kannattaakin ennemmin hahmotella ajatuskarttojen kuin Excel-listojen avulla.
Joissain tilanteissa voi olla tarpeen ketjuttaa sivustoja, eli luoda viestintäsivusto, joka konseptuaalisesti kuuluu toisen viestintäsivuston alle. Tässä on kuitenkin huomioitava, että näillä sivustoilla ei ole teknistä, hierarkkista suhdetta toisiinsa, ja molemmilla sivustoilla on omat navigaationsa, joten meidän tulee ratkaista, millä tavalla johdamme käyttäjää sisältökokonaisuudesta toiseen, ja myös miten johdamme hänet takaisin.
Ajankohtaissisältö ja oikeushallinta vaikuttavat myös sivustosuunnitteluun
Sivustorakennetta suunnitellessa tulee myös huomioida, että modernissa SharePointissa uutiset tuotetaan jokaiselle sivustolle, eikä yhteiseen uutiskeskukseen. Näin sivuston nimestä tulee myös uutisen kategoria. Tässä on hyvät ja huonot puolensa.
Hyvänä puolena on ehdottomasti se, että hajauttamalla uutisointia ja antamalla uutisointioikeuksia sivustokohtaisesti, voimme madaltaa kynnystä tuottaa uutisia läpi organisaation, ja voidaan myös erottaa nk. viralliset, viestinnän kuratoimat uutiset muusta ajankohtaisviestinnästä.
Huonona puolena voidaan nähdä se, että viestintätarpeet eivät aina korreloi muuten fiksujen sisältökokonaisuuksien kanssa. Esimerkiksi, jos meillä on paljon sisältöä lomista ja poissaoloista, nämä voi olla hyvä koota omaksi sivustoksi. Ajankohtaisviestinnän näkökulmasta lomat ja poissaolot voi olla liian tarkka kategoria, ja uutisointi olisi tarkoituksenmukaisempaa keskittää Henkilöstöasiat -otsikon alle. Tällöin on tarve luoda Henkilöstöasioille myös oma sivusto, vaikka varsinainen asiasisältö sijaitseekin sivustoilla, jotka ovat konseptuaalisesti Henkilöstöasioiden alla.
Kuten päivitysoikeuksia, myös lukuoikeuksia annetaan SharePoint Onlinessa sivustokohtaisesti. Emme siis voi antaa lukuoikeuksia yksittäiselle sisältösivulle vaan samat oikeudet tulee olla koko sivustolla. Emme siis esimerkiksi voi sijoittaa vain esimiehille tarkoitettua ohjesivua kontekstiin, työntekijöille tarkoitetun tiedon kylkeen.
Jos halutaan luoda intranet, jossa sisältö on hyvin löydettävissä, joudumme uhraamaan paljon ajatusta niin sisältöjen kuin rakenteen suunnittelulle, mutta myös sille, miten erilaisia sisältötyyppejä hyödynnetään.
Jos kipupiste on, että sisältöjä ei löydy intranetistä, mutta kaikki substanssisisältö onkin tarjolla vain liitetiedostoissa, jotka pahimmassa tapauksessa sijaitsevat erillisessä dokumentinhallinta-järjestelmässä, johon vain linkitetään intranetistä, paraskaan rakennesuunnittelu ei pelasta tilannetta. Varsinkin usein tarvittavat tiedot tulisi purkaa ohjedokumenteista sisältösivuille, ja vielä oikeaan paikkaan rakennetta.
Intranet ei muodostu vain naksuttelemalla
Intranetin luominen modernilla SharePoint Onlinella voi olla teknisesti hyvin suoraviivaista. Pienen ja yksinkertaisen intranetin voi näppärä tekijä jopa naksutella kasaan itse. Haaste piilee kuitenkin sisältörakenteen ja sivustoarkkitehtuurin fiksussa suunnittelussa.
Ei ole olemassa yhtä patenttiratkaisua intranetille, vaan organisaatioilla on erilaisia tarpeita ja tavoitteita viestinnälliselle intranetille. Luotavaan kokonaisuuteen vaikuttaa niin organisaation koko, rakenne, kielisyys ja organisaatiokulttuuri kuin organisaation muut järjestelmät.
Sisältösuunnittelulle ja SharePointin sivustosuunnittelulle kannattaa uhrata aikaa ja varata myös resursseja, jotta kokonaisuudesta saadaan alusta alkaen toimiva. Sivuja ei myöskään siirretä tuosta vaan yhdeltä sivustolta toiselle, joten intranetuudistuksen onnistumisen edellytys on, että suunnittelutyö tehdään hyvin. Myös sisällön tuotannolle, uudelleen editoinnille ja sivustojen rakentamiseen kannattaa varata hyvin aikaa, sillä sisältötyöllä on suuri merkitys tavoiteaikataulussa pysymiseen. Jos projekti myöhästyy, syy on harvoin teknisessä toteuttajassa vaan pikemminkin oman organisaation junnaavassa sisältötyössä.
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
