Omien työkalulinkkien muokkaus, entistä parempi haku ja monipuolinen henkilöhaku. Siinä muutama ominaisuus, joita ei ole tarjolla vakiona modernissa SharePoint Online -intranetissä, vaan ovat pieniä räätälöintejä, jotka nostivat Metsähallituksen intranetin aivan uudelle tasolle.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
29.8.2022
Metsähallitus on valtion liikelaitos, jonka päätehtävänä on hoitaa, käyttää ja suojella hallinnassaan olevia valtion metsätalous-, luonnonsuojelu- ja erämaa-alueita.
Kuten lähes kaikissa intraneteissä, myös Metsähallituksen intranetin sisältö oli vuosien mittaan paisunut. Vanhassa intranetissä oli noin 1 500 sivua ja satoja dokumentteja, ja sen suurimmat ongelmat liittyivät tiedon heikkoon löydettävyyteen, ajantasaisuuden hallintaan sekä hankalaan mobiilikäyttöön.
Mobiilikäytön mahdollistaminen oli erityisen tärkeää, sillä vaikka valtaosa Metsähallituksen reilusta tuhannesta työntekijöistä on toimihenkilöitä, henkilökuntaan kuuluu myös esim. metsureita, tai luonnonsuojelualueiden huoltomiehiä, joiden työpäivä kuluu pitkälti muualla kuin tietokoneella.
Muutosten myötä vanhan intranetin ylläpidosta ja etenkin sisältörakenteen hallinnasta oli tullut hyvin vaikeaa, eikä intranet enää vastannut ulkoasultaan Metsähallituksen uutta digitaalisten palveluiden graafista ohjeistoa. Kun siihen vielä lisää, että vanha intranet ei ollut saavutettava, ja julkishallinnon organisaationa Metsähallitusta sitoo Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta ja sen sisältämät saavutettavuusvaatimukset, oli kasassa monta hyvää syytä uudistaa intranet.
Hakuun panostettiin erityisesti
Metsähallitus pyysi North Patrolilta apua uuden intranetin suunnitteluun ja kilpailutukseen.
Metsähallituksessa on pitkään ollut käytössä M365 -ympäristön työkalut. Myös vanha, kesällä 2017 käyttöönotettu intranet oli tehty M365 SharePointilla, mutta klassisilla sivupohjilla. Lisäksi Metsähallituksessa oli entuudestaan käytössään mm Yammer, ja Teamsiä oltiin ottamassa aktiivisemmin käyttöön.
Suunnittelutyön lähtökohdaksi otettiin M365 SharePoint Onlinen modernit sivupohjat, ja tavoitteena oli suunnitella intranet, joka hyödyntää valitun alustan ominaisuuksia mahdollisimman kustannustehokkaasti. Intranetin teknisestä toteutuksesta ja ylläpidosta vastaa Cloudriven
Alusta alkaen oli kuitenkin selvää, että räätälöinneiltä ei voitaisi täysin välttyä, jos ja kun haluttaisiin luoda sellainen intranet, joka palvelee metsähallituslaisia mahdollisimman hyvin.
Metsähallituksen organisaatio on hyvin laaja ja suurin osa työntekijöistä työskentelee jollain Metsähallituksen neljästä vastuualueesta, jotka ovat Luontopalvelut, Metsätalous, Eräpalvelut ja Kiinteistökehitys. Uudella intranetillä haluttiin tuoda organisaatiota lähemmäs toisiaan ja välttää siiloutumista eri yksiköihin. Yksi tapa edesauttaa tätä on helpottaa kollegoiden löytymistä hyvällä henkilöhaulla.
M365-ympäristössä jokaisella käyttäjällä on olemassa Delve-profiili, jota voidaan hyödyntää henkilökorttina myös intranetissä. Koska henkilökortit eivät ole osa SharePointia, intranetin haku ei kuitenkaan suoraan niihin ulotu. Tästä syystä Metsähallituksen intranettiin suunniteltiin erillinen henkilöhaku, joka kohdistuu vain Delven profiilikortteihin.
- Henkilöhaku on saanut hyvä palautetta, kertoo projektista Metsähallituksessa vastannut verkkoviestintäpäällikkö Satu Sorjonen.
Delve-profiilikortteihin saadaan henkilöiden perustiedot Metsähallituksen Active Directorystä, joka on integroitu HR-järjestelmään.
Sorjonen kertoo, että henkilöhakua päädyttiin räätälöimään suunniteltua enemmän, niin että saatiin monipuolisemmat suodattimet, joiden avulla työntekijöitä voi hakea esimerkiksi vastuualueen, tiimin, yksikön, nimikkeen tai toimipaikan mukaan. Lisäksi henkilöhaku hakee Delve-profiiliin lisätiedoista vapaasanahaulla, jos käyttäjä on profiiliinsa päivittänyt tietoja, esimerkiksi osaamisistaan. Myös poissaolotieto haetaan HR-järjestelmästä niin, etteivät pitemmällä poissaololla olevat henkilöt tule hakutuloksiin ollenkaan.
Käyttäjille tarjotaan myös henkilöhausta erillään oleva vapaasanahaku, joka kohdistuu koko intranettiin. Myös tämä vaati hiukan räätälöintiä, sillä lähtökohtaisesti modernissa SharePoint Onlinessa yksittäiseltä viestintäsivustolta haettaessa haku kohdistuu vain kyseisen sivuston sisältöihin. Tämä on loppukäyttäjälle usein haastava hahmottaa, joten parhaan hakukokemuksen aikaansaamiseksi SharePointin haku on kohdennettava aina koko intranetin sisältöihin, riippumatta mistä sijainnista käyttäjä tietoa hakee.
Tässäkin tapauksessa räätälöintiä vietiin vielä hiukan suunniteltua pidemmälle ja Cloudriven teki Metsähallitukselle erillisen hakukeskuksen, jossa käyttäjille on tarjolla myös hyvät suodattimet.
Intranetin haun osumatarkkuus on hyvä ja haku oli Satu Sorjoselle iloinen yllätys, vaikka Metsähallituksen intranetissä sisältöihin ei lisätä asiasanoja, mikä helpottaa erityisesti ylläpitäjien työtä.
Personoitavat työkalulinkit olivat käyttäjille iloinen yllätys
Hakuihin kohdentuvien räätälöintien lisäksi Cloudriven toteutti personoitavan työkalulistauksen intranetin etusivulle.
Yksi intranetin tärkeimmistä ominaisuuksista on toimia tiedonhaun lähtöpisteenä ja ponnahduslautana ja tarjota henkilöstölle suorat linkit eri järjestelmiin tai työkaluihin. Metsähallituksen työntekijöillä on intranetin lisäksi runsaasti erilaisia tietolähteitä ja digitaalisia työkaluja käytössä. Vanhassa intranetissä oli tarjolla työkalulistaus, joka oli hyvin käytetty.
Eri työntekijöillä on kuitenkin erilaisia tarpeita, eikä kaikki työkalut ole kaikille yhtä relevantteja. Siksi päädyttiin suunnittelemaan intranetin etusivulle personoitava elementti, johon käyttäjä pystyy itse valitsemaan hänelle tärkeät linkit yhteisestä linkkilistauksesta.
- Omien työkalujen muokkaus on saanut paljon kiitosta, Satu Sorjonen kertoo.
Suunnistuskisalla intranet tutuksi
Intranetin sisältörakenne meni uudistuksessa täysin uusiksi, osittain modernin SharePoint Onlinen logiikasta johtuen, ja osittain siksi, että tiedon löydettävyys koettiin vanhassa intranetissä haastavaksi.
Vanhassa intranetissä hallinnon tuottamat tukisisällöt, kuten talousasiat, viestintäasiat ja tietohallintoasiat olivat navigaatiossa pääroolissa, ja uudessa ne on niputettu yhden otsikon alle. Näin saatiin lisää näkyvyyttä muille sisällöille ja helpotetaan näiden löydettävyyttä.
Intranetin sisältörakennetta hahmoteltiin alustavasti jo määrittelytyön yhteydessä, mutta varsinainen sisältötyö kulki toteutusprojektin rinnalla ja sisällöt ja rakenne kirkastui Sorjosen mukaan lopullisesti vasta tämän prosessin yhteydessä.
Satu Sorjonen kertoo, että Metsähallituksessa perustettiin laaja sisältöryhmä, joka kokoontui kuukauden välein. Kun toteutustyö eteni, sisällöntuottajat pääsivät läheltä seuraamaan intranetin rakentumista, ja heidän oli helpompi hahmottaa kokonaisuutta ja mahdollisuuksia, ja miettiä omia sisältöjä tätä vasten. Sorjosen mielestä oli ehdottoman hyvä asia, että sisällöntuottajat pääsivät ajoissa näkemään, minkälainen intranetistä tulee.
Sisällöntuottajia on pyritty huomioimaan läpi koko prosessin. Heille on pidetty sisällöntuottajakoulutuksia, jonka jälkeen Teamsissä on ollut tarjolla pikaohjeita eri tarpeisiin. Vanha intranet koettiin vaikeaksi ylläpitää, ja nyt vastaavaa kokemusta ei Sorjosen mukaan ole.
Metsähallituksen uusi intranet julkaistiin keväällä 2022 ja palaute on ollut yllättävänkin positiivista, Sorjonen kertoo. Toki yksittäisiä negatiivisia kommentteja on tullut, kuten intraneteistä yleensä. Aina kun muutos on suuri, osa kokee, ettei sisältöjä löydä – hyvästä hausta huolimatta.
Arvioidakseen intranetin sisältörakennetta ja löydettävyyttä sekä opettaakseen henkilökuntaa käyttämään intranettiä myös navigoimalla, Satu Sorjonen ideoi leikkimielisen suunnistuskisan, jossa työntekijöiden piti etsiä vastauksia eri tehtäviin intranetistä. Vastauksen yhteydessä kerätiin myös palautetta uudesta intranetistä.
Lyhyt kokemus uudesta intranetistä on jo osoittanut, että se ehdottomasti on parempi kuin vanha – ja hyvä niin.
Tietolaatikko:
Teknologia: M365 Sharepoint Online
Määrittely ja kilpailutus: North Patrol, maaliskuu-kesäkuu 2021
Tekninen toteutus: Cloudriven, lokakuu 2021 – huhtikuu 2022
Sisällöntuotanto: Metsähallitus tammikuu – huhtikuu 2022
