North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Viestintä ja vuorovaikutus Teamsissa, Yammerissa ja WhatsAppissa
Teams on odotetusti yleisin organisaation sisäisen kommunikoinnin väline. Yli 70 prosenttia kyselyn vastaajista mainitsi Teamsia käytettävän oman tiimin sisäiseen yhteydenpitoon ja vertaistukeen. Toiseksi yleisin ryhmän sisäisen kommunikoinnin väline, Yammer, sai yli puolet vähemmän mainintoja. Yrityskäytössä vähintäänkin kyseenalainen, WhatsApp, oli kyselyn tulosten mukaan kolmanneksi suosituin tiimien sisäisen viestinnän kanava.
Teams ja Yammer ovat yleisimmät välineet tiedon jakamiseen myös eri organisaatioryhmien välillä. Perinteisesti organisaation sisäiseen viestintään hyödynnetty intranet oli katsauksessa kolmanneksi käytetyin kanava tiimirajat ylittävän viestinnän osalta.
Teamsin pikaviestintä- ja videoneuvottelutyökalut ovat myös enemmistön vastaajista käytössä. Pikaviestintään hyödynnetään myös mm. Skypea, WhatsAppia, Slackia, Yammeria ja Google Hangoutsia, mutta hyvin usein näitä mainittin käytettävän Teamsin rinnalla.
Samoin videoneuvotteluita varten organisaatioissa on rinnakkain käytössä useampia työkaluja. Laajemmin Teamsin ohella käytetään mm. Skypea ja Zoomia. Muita vastauksissa mainittuja videoneuvotteluratkaisuja olivat mm. Slack, GoToMeeting, Google Meet, AdobeConnect, Panopto ja Polycom Videomeeting.
Dokumenttien hallintaan hyvin vaihtelevia käytäntöjä
Myös tiedostojen yhteistyöstämiseen ja jakamiseen organisaation sisällä on käytössä useita eri työkaluja. Teamsin ja SharePoint-työtilojen yhdistelmä on yksi yleisesti käytetty ratkaisu. Jonkin verran mainintoja saivat myös mm. Google Drive, Confluence ja M-files.
Dokumenttien hallintaan liittyen organisaatioissa on kuitenkin selvästi vielä paljon kehitettävää. Selvitys osoittaa, että esimerkiksi Teamsin osalta juuri tiedostojen yhteistyöstäminen koetaan vielä haastavaksi. Lisäksi organisaatioiden käytössä on laaja valikoima työkaluja, kuten sähköposti, verkkolevyt, OneDrive, jotka vääriin käyttötarkoituksiin valjastettuina osaltaan hankaloittavat tiedonkulkua ja -jakamista. Sähköpostin ja OneDriven osalta ongelmana on etenkin henkilöihin ja käyttäjätileihin vahvasti sitoutuva malli, jossa henkilövaihdokset aiheuttavat haasteensa tiedonkulun ja tiedon löytymisen näkökulmasta.
Tukea työhön viestinnällisestä intrasta
Sisäisen viestinnän ja digitaalisten työvälineiden tehtävänä on myös tarjota alusta projektityölle sekä toimia kanavana työtä tukevan ohjeistuksen jakamiselle.
Työn ohjeistamiseen liittyen organisaatioiden viestinnällisten intranetien merkitys korostuu. Kyselyn tuloksissa intranet nousikin vahvasti Teamsin rinnalle vastaajien arvioidessa käytetyimpiä työkaluja sisäisten työohjeiden jakamiseen.
Sähköpostin merkitys sisäisessä viestinnässä on viime aikoina vähentynyt merkittävästi. Selvityksestä ilmenee kuitenkin, että 30 prosenttia vastaajista mainitsee sen edelleen yhtenä ohjeiden jakamisen välineenä. Jaetaanko tietoa kenties varmuuden vuoksi myös sähköpostilla, koska työntekijöiden ja kollegoiden tavoittaminen muissa kanavissa on edelleen epävarmaa?
Projektien johtamiseen ja tiedonhallintaan on käytössä monipuolinen valikoima erilaisia työkaluja. Microsoftin työkalut, Teams ja SharePoint, saivat kyselyssä jälleen eniten mainintoja. Vahvojen projektiorganisaatioiden käytössä on lisäksi erityisesti projektityötä tukevia työkaluja, kuten Confluence tai Jira. Muita mainittuja projektityön välineitä olivat muun muassa Trello, Slack, M-files, Harvest, Silverbucket, Reportronic, Asana, Flowdoc ja Orchidea.
Kulttuurin vahvistamiseen ja työilmapiiristä huolehtimiseen monta kanavaa
Avoimella ja aktiivisella sisäisellä viestinnällä on suuri merkitys organisaation kulttuuriin ja työviihtyvyyteen. Toimivilla viestinnän kanavilla ja selkeästi roolitetuilla digitaalisen työn työkaluilla voidaan varmistaa tasapuolinen ja ajantasainen viestintä ja vahvistaa organisaation sisäistä vuorovaikutusta.
Selvityksen mukaan intranetit nähdään edelleen tärkeimpinä organisaatiokulttuurin vahvistajina.
Vastaajaorganisaatioissa yhteenkuuluvuuden tunteen lisäämisessä tukeudutaan vahvimmin Yammeriin, Teamsiin ja intranetiin, joissa avoimen tiedonjakamisen, keskusteluiden ja kommentoinnin avulla vahvistetaan vuorovaikutusta organisaation sisällä. Näiden lisäksi hyödynnetään monipuolisesti erilaisia muita välineitä ja kanavia, kuten esimerkiksi WhatsAppia, SharePointin työtiloja, Facebookia tai Slackia.
Selvityksen mukaan intranetit nähdään edelleen tärkeimpinä organisaatiokulttuurin vahvistajina. Kulttuurillisen yhteenkuuluvuuden ja me-hengen luomisessa myös Yammerin rooli korostuu. Teamsin merkitys organisaatiokulttuurin rakentamisen ja vahvistamisen näkökulmasta on tulosten perusteella melko pieni. Kuitenkin joka viides vastaajista mainitsee sen työkaluna myös organisaatiokulttuurin ylläpitoon ja vahvistamiseen.
Uudet työvälineet käyttöön tehokkaasti
Uudenlaisia työvälineitä ja toimintatapoja on otettu ahkerasti käyttöön organisaatioissa. Etenkin keväällä puhjennut koronaviruspandemia pakotti organisaatiot mukautumaan pikavauhdilla etätöihin, jolloin digitaalisten työympäristöjen ja -välineiden merkitys korostui entisestään.
Uusien, montaa käyttötarkoitusta palvelevien ja tehokkaiden työvälineiden, kuten Teamsin, käyttöönotto ei kuitenkaan ole vähentänyt käytössä olevien työkalujen määrää. Selkeän hallintamallin ja yhteisten pelisääntöjen puuttuminen voi osaltaan vaikuttaa siihen, ettei käyttöönotetuista työkaluista saada kaikkia tehoja irti. Osa työntekijöistä pitäytyy vanhoissa tutuissa työkaluissa ja toimintatavoissa, mikä aiheuttaa haasteita yhtenäisen viestintä- ja vuorovaikutusmallin toteutumisessa organisaatiossa.
Teamsin käyttöönotto ei ole vähentänyt käytössä olevien työkalujen määrää.
Uusien työvälineiden käyttöönoton onnistumisen kannalta onkin ensisijaisen tärkeää, että kaikille on selvää, mitä työvälineitä organisaatiossa käytetään mihinkin käyttötarkoitukseen. Työkalujen tulee olla kunnossa, ja käyttäjille on oltava tarjolla sekä tukea tekniseen käyttöön että vinkkejä käytännön käyttötapauksiin. Tärkeää on myös, että organisaation johto on sitoutunut muutokseen ja, että uusia tapoja ja välineitä hyödynnetään aktiivisesti myös heidän toimestaan.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme:
Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00).
Ilmoittaudu webinaariin
Lue palveluistamme
Pyydä tarjous
