Turun yliopiston uusi ja upea verkkopalvelu näki päivänvalon marraskuussa 2018. Lopputulos on jotain aivan muuta, kuin mitä vanha verkkopalvelu tarjosi. Turun yliopiston vanha verkkosivukokonaisuus oli vuosien varrella päässyt pahasti rämettymään, ja pääsivuston rinnalle oli syntynyt useita pienempiä erilliskokonaisuuksia. Tutkijat ja tutkimusryhmät olivat myös täysin erillään pääsivustosta. Vanhan pääsivuston rakenne myös nojasi pitkälti organisaatiorakenteisiin, joka oli etenkin opiskelijoille haastava hahmottaa. Myös tekninen alusta oli tiensä päässä, joten yliopistolla oli hyvä tilaisuus miettiä miten koko verkkopalveluiden kokonaisuus kannattaisi uudistaa.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
16.5.2019
Vuonna 2017 Turun yliopisto päätti aloittaa perusteellisen verkkopalvelu-uudistuksen. Kumppaniksi konseptisuunnitteluvaiheeseen valikoitui kilpailutuksen kautta North Patrol. Työ alkoi tarpeiden kartoituksella, konseptisuunnittelulla ja yliopiston digitaalisten kanavien uudelleenroolituksella. Tämä tarina kertoo millaisia linjauksia alkuvaiheessa tehtiin, ja millaisten vaiheiden seurauksena uusi verkkopalvelu saatiin lanseerattua.
Käyttäjähaastattelut nostivat esiin yliopiston kilpailuetuja
Ennen varsinaisen suunnittelun aloittamista, Turun yliopisto oli tehnyt jo kattavaa pohjatyötä ja kerännyt uudistukseen kohdistuvia tarpeita laajalti. Konseptityö aloitettiin silti muutaman päivän ryhmähaastatteluprosessilla, jossa North Patrolin konsulttien johdolla jututettiin niin tuoreita opiskelijoita, vasta Turkuun muuttaneita tutkijoita kuin paikallisen lehdistön edustajia. Eri kohderyhmien kanssa käytyjen keskustelujen kautta syntyi käsitys siitä minkälaisia asioita eri ryhmät hakevat sivustolta ja erityisesti siitä minkälaiset asiat saisivat eri kohderyhmät innostumaan ja vaikuttumaan.
Yliopiston viestintätiimi ja North Patrolin konsultit muodostivat yhdessä varsin kokeneen ryhmän, joten eri käyttäjäryhmien tietotarpeet oli ryhmällä jo ennakkoon varsin hyvin tiedossa. Konseptityössä päästiin näin keskittymään niihin asioihin, joilla todella luotaisiin kilpailuetua ja nostettaisiin Turkua esiin yliopiston luontaisilla vahvuuksilla.
Saimme erinomaista ajattelutukea North Patrolin osaavilta konsulteilta. Yhdessä onnistuimme laatimaan selkeän ja perustellun konseptisuunnitelman, jonka suhteen ei tarvinnut tehdä kompromisseja hankkeen aikana, toimituspäällikkö Tuomas Koivula Turun yliopiston viestinnästä sanoo.
Opiskelijoiden houkutteluun laajemmat sisällöt
Uuden sivuston suunnittelussa tuleville opiskelijoille suunnattu kokonaisuus sai varmasti eniten huomiota, koska verkkosivuston merkitys on erittäin suuri opiskelijoille, kun he pohtivat yhtä elämänsä tärkeintä valintaa. Yksi uusia painotuksen alueita uudella sivustolla on opiskelijan kokonaisvaltaisen viihtymisen korostaminen. Moni Turun yliopiston tavoittelema opiskelija muuttaa muualta Turkuun opiskelemaan, jolloin tiivis kampus keskellä ainutlaatuista kaupunkiympäristöä on vahva kilpailuetu esimerkiksi verrattuna pääkaupunkiseudun varsin hajallaan ja keskustan ulkopuolella oleviin kampusalueisiin.
Ylipäätään uuden sivuston suunnittelussa keskityttiin nostamaan esiin asioita, jotka erottelevat Turkua sen kovimmista kilpailijoista. Tämä nähtiin tärkeänä lähestymiskulmana, koska moni tärkeä kohderyhmien edustaja aktiivisesti vertailee erilaisia vaihtoehtoja, ja Turussa nähtiin tärkeänä pärjätä tässä vertailussa.
Iso uudistus oli koulutussisältöjen kokoaminen yhteen paikkaan määrämuotoisiksi korteiksi. Toivomme, että tämän myötä opiskelijat saavat aiempaa paremman käsityksen koulutusten sisällöistä ja voivat vertailla niitä keskenään, Koivula sanoo.
Tutkijat ja tulokset esiin
Aiempi verkkosivusto oli etenkin tutkimuksen esittelyn osalta varsin staattinen, eikä yliopiston laaja tutkijakunta ja monialainen tutkimustyö nousseet esiin. Uudistuksessa etenkin tätä staattisuutta vastaan haluttiin hyökätä, ja siksi merkittävä osa suunnitteluprojektiakin oli selvittää miten yliopiston pääsivustolle saataisiin tutkijoiden henkilöprofiilit ja julkaisutiedot päivittymään automaattisesti. Tämän työn seurauksena yliopistossa parannettiinkin julkisia rajapintoja (api.utu.fi-palvelua), ja näin mahdollistettiin yliopiston pääsivustolle näiden tietojen julkaisu automaattisesti.
Samalla henkilökuntaa kannustettiin tietojensa päivityksiin tutkimusportaaliin, joten henkilökunnan näkökulmasta paremmin palveleva yliopiston sivusto ei vaatinut mitään sellaista työtä, jota ei jo muista syistä kannattaisi tehdä.
Hyödylliseksi tutkimusprofiilien täyttämisessä on koettu työpajatyyppinen toiminta, jossa tutkija voi saapua paikalle ja saa ”kädestä pitäen” opastusta profiilinsa kartuttamiseen. Yliopiston kirjasto ja viestintä ovat yhdessä pitäneet kymmeniä tällaisia työpajoja, Koivula kertoo.
Myös tutkimuksen aihealueiden selailtavuutta ja löydettävyyttä kehitettiin. Nyt tutkimus-osiossa voi selata koko tutkimustarjontaa ilman organisaatiorakenteissa sukeltelua. Tämä mahdollistaa yliopiston tutkimuksen monialaisuuteen ja syvyyteen perehtymisen niin median edustajille, rahoittajille kuin muille tutkijoille.
Sisältöjen yhtenäisyyden varmistamiseksi ja sisällöntuottajien kuormituksen vähentämiseksi teki Turun viestintätiimi valtavasti sisältöihin liittyvää ennakkotyötä. Kaikista keskeisistä sisällöistä tehtiin esimerkkisuorituksia ja monet avainsisällöt luotiin jo luonnoksina aikaisessa vaiheessa. Näin varmistettiin, että uusi konsepti toimii, vaikka kaikilla sisällöntuottajilla ei olisikaan sisällöntuotantovaiheessa yhtä paljon aikaa käytettävissä sisältöjen muotoiluun.
Punaisena lankana työssä oli sisältöjen selkeyteen ja hahmotettavuuteen panostaminen. Uudistuksen myötä sivustolta karsiutui pois paljon kuvailevaa tekstisisältöä, Koivula sanoo.
Uuden visuaalisen ilmeen suunnittelussa hyödynnettiin myös yliopiston mainostoimistokumppani KMG Turun osaamista.
North Patrolin tekemien käyttöliittymämallien perusteella mainostoimisto rakensi visuaalisen ilmeen perusteet, jotka tekninen toteuttaja vei toteutusvaiheessa edelleen käyttöliittymäratkaisuiksi ja viimeisteli verkkopalvelun toiminnalliset ratkaisut.
Teknologiaksi valittiin Drupal
Konseptisuunnitteluvaiheen jälkeen työstettiin uudesta pääsivustosta tarkempi vaatimusmäärittely ja valittiin teknologia palvelun toteutukseen. Teknologiaksi valittiin pitkän vertailun jälkeen avoimen lähdekoodin julkaisualusta Drupal, jonka yhtenä etuna nähtiin mahdollisuudet monipuoliseen sisältöjen suositteluun ja erilaisiin haku- ja suodatusnäkymiin. Yliopiston uudella sivustolla onkin käytössä paljon metatietoihin perustuvaa sisältöjen suosittelua ja lisäksi monessa osiossa tarjotaan käyttäjille erilaisia täsmähakuja (mm. ihmisiin, julkaisuihin, tutkimukseen, koulutukseen, yrityspalveluihin).
Teknisen toteutuksen kilpailutuksen voitti Wunder Finland
North Patrol avusti Turun yliopistoa myös kilpailutusvaiheessa, jossa tiukan kisan voittajaksi selviytyi Wunder Finland.
Turun yliopiston oma ICT-tiimi oli myös toteutuksessa vahvasti mukana, ja toteutettava kokonaisuus haluttiin sijoittaa omille palvelimille, jotta jatkokehitys olisi mahdollista myös yliopiston omien sovelluskehittäjien toimesta.
Ketterä tekeminen vaatii asiakkaan puolelta paljon testaamista
Turun projektiryhmä oli varautunut tiiviiseen toteutusvaiheeseen, ja hanketta johtamaan oli nimetty projektipäällikkö. Intensiivinen työskentelymalli aiheutti hieman yllätyksiä, ja esimerkiksi testaukseen jouduttiin asiakkaan puolella panostamaan ennakoitua enemmän.
Teknisen toteutuksen kesto olikin lopulta hieman pidempi kuin ennakoitiin, mutta yliopisto on tyytyväinen lopputulokseen.
Uusi sivusto on näyttävä, yksinkertainen ja kestävä
Uusi sivusto on ennen kaikkea konseptiltaan kestävä. Sisällöt on luotu yksinkertaisten sapluunojen kautta ja lopputulos on hyvin yhtenäinen. Organisaatiorakenteet eivät korostu, asiat ovat etusijalla ja yliopiston monialaisuus tulee esiin monessa kohtaa.
Verkkopalvelun selkeyden ja linjakkuuden säilymisen elinehtona on sivuston jatkuva laaduntarkkailu ja kehittäminen. Ilman tätä hyväkin konsepti lähtee nopeasti rönsyilemään, Koivula sanoo.
>> Tutustu Turun yliopiston verkkopalveluun
Hankkeen tiedot
- Hankinnan kokoluokka: yli 300 000 euroa
- Tammikuu-huhtikuu 2017: Konseptisuunnittelu (North Patrol)
- Syyskuu-marraskuu 2017: Vaatimusmäärittely ja julkinen kilpailutus (North Patrol)
- Syyskuu 2017: Visuaalisen ilmeen ja käyttöliittymien suuntaa-antavat mallinnukset (KMG Turku)
- Lokakuu 2017: Teknologia-alustan valinta (North Patrol)
- Maaliskuu – marraskuu 2018: Tekninen toteutus (Wunder Finland)
- Marraskuu 2018: Julkaisu
- Joulukuu 2018 ->: Ylläpito ja jatkokehitys (Turun yliopisto ja Wunder Finland)
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
